TEKNIK TEKNIK MEMIMPIN MEMIMPIN

RAPATRAPATDrs. Kasdi HaryantaDrs. Kasdi Haryanta

Disampaikan dalam Latihan Kepemimpinan Disampaikan dalam Latihan Kepemimpinan OSIS/PPSK SMA Xaverius 1 Palembang OSIS/PPSK SMA Xaverius 1 Palembang

di Wismalat Podomorodi Wismalat Podomoro

1. Konsep dasar1. Konsep dasar• Rapat merupakan sarana yang

berguna dalam lembaga, organisasi, biro jasa, perusahaan, dan lain-lain yang dapat membantu manajemen karena melalui rapat dapat dipermudah tugas yang makin sulit untuk mengoordinasi kegiatan yang sifatnya beraneka ragam.

2. Pengertian2. Pengertian• Berkumpulnya sekurang-kurangnya dua

atau lebih orang untuk memutuskan suatu tujuan (Shrap v. Dawes, 1976).

• Rapat dapat bervariasi ukurannya, baik dari jumlah peserta, tujuan, maupun yang lain. Rapat sekelompok kecil orang dalam organisasi secara teratur disebut rapat komisi. Komisi merupakan suatu badan yang mencakup orang-orang yang secara kolektif bertanggung jawab atas keputusan dan tindakannya terhadap otoritas ysng lebih tinggi. Komisi diberi wewenang untuk mengesahkan suatu keputusan melalui mayoritas suara dan lazim terikat atas suara itu.

3. Tujuan Rapat3. Tujuan Rapat– memberikan informasi tentang sesuatu, misalnya hasil

pertemuan, rapat, seminar, berita yang relevan, keputusan rapat terbatas

– memperoleh informasi tentang kegiatan, hasil observasi, kerja lapangan, dan problema mendesak

– menghimpun pengetahuan serta pengalaman untuk memecahkan masalah

– mengembangkan kerja sama dan mempengaruhi sikap agar berkomitmen, berdedikasi, dan berloyalitas

– mengutarakan keluhan– mengambil keputusan dalam batas-batas

kewenangannya– menentukan langkah-langkah kerja opreasional– dan lain-lain

4. Keuntungan Rapat4. Keuntungan Rapat– anggota diberi kesempatan untuk menentukan sikap

mereka– anggota dapat mengajukan kepentingan mereka– pengetahuan dan pengalaman dapat dihimpun bersama– banyak informasi yang tersedia yang dapat dikumpulkan

angota– gagasan dapat dikembangkan– pemecahan baru dapat diusulkan melalui rapat tersebut– kepuasan kerja dan kinerja SDM dapat ditinngkatkan sebab

mereka merasa memberikan sumbangan untuk organisasi– pihak manajemen dapat memeproleh masukan tentang

kesulitan, hambatan, dan keluhan sehingga dapat diambil tindakan yang tepat dan cepat guna mencegah terjadinya hal –hal yang tak diinginkan.

– Arus komunikasi horizontal terbina serta garis strukutral dapat berjalan

– Dan lain-lain.

5. Kekurangan Rapat5. Kekurangan Rapat• Segi penundaan

• Penundaan terjadi karena:• tanpa alasan yang jelas• diskusi berlarut-larut dan tak relevan• seseorang mementingkan diri atau demi kelompoknya• kesulitan mengumpulkan orang karena waktu singkat.

• Penundaan dapat berakibat buruk jika keputusan harus diambil segera. Pengambilan keputusan dapat tertunda dan menimbulkan keresahan serta rasa frustrasi. Anggota yang tidak hadir biasanya terkejut.

Segi kepribadianSegi kepribadian• Segi kepribadian dapat menghambat bila:

• kurang pandai dalam menentukan kebijakan atau pendapat

• kurang dewasa dalam bersikap• rasa egoisme tingi• lupa atas status dan kedudukan yang erat

kaitannya dengan hak, kewajiban, dan kewenangan

• sikap berpikir positif dan terbuka yang kurang berjalan

• tidak bisa menepiskan kepentingan tersembunyi di balik gagasan.

6. Jenis Rapat6. Jenis Rapat– Berdasarkan sifat : 1) rapat fo0rmal; 2)

rapat nonformal.– Berdasarkan jumlah peserta: 1) rapat

kecil; 2) rapat raksasa.

7. Rapat formal 7. Rapat formal bercirikanbercirikan::

– ada prosedur dan peraturan-peraturan yang relatif ketat dan disepakati

– kepemimpinan dikendalikan oleh seorang ketua– contoh:

• 8.3.1 rapat umum tahunan• 8.3.2 rapat umum perusahaan• 8.3.3 rapat dewan direktur• 8.3.4 rapat dewan pemerintahan• 8.3.5 rapat komisi lokal• 8.3.6 rapat asosiasi profesional• 8.3.7 rapat dewan kerja• 8.3.8 rapat komisi konsultatif• 8.3.9 dll.

8. Rapat nonformal 8. Rapat nonformal bercirikanbercirikan

– kurang diperhatikan prosedur dan ketentuan atau peraturan

– sering sekadar bertemu muka– sering juga sengaja dibuat nonformal

sesuai dengan tujuan sehingga tepat sasaran menghimpun pendapat dan memecahkan masalah

– tidak ada ketua, acara, peraturan, resolusi atau laporan meskipun ada data tertulis.

• Beberapa jenis dan urusan yang berbeda mungkin dipadukan, dan formalitas dapat diubah yang memberi kesempatan diskusi efektif serta pengambilan keputusan sebagaimana diperlukan.

• Rapat eksekutif bersifat membahas dan menentukan pokok-pokok pembicaraan serta mempunyai tugas tambahan yaitu mengimplementasikan isi keputusan. Misal dewan direktur

9. Prosedur dalam rapat9. Prosedur dalam rapat• Pola tetap dalam kegiatan rapat.

Dasarnya adalah peraturan dan konvensi yang sudah dikondisikan, ditinjau, ditimbang, dan diterima secara umum dalam pengertian adil dan secepatnya.

10. Ketua rapat10. Ketua rapat• Ketua merupakan orang yang penting dalam rapat yang

atas kesanggupannya amat menentukan hasil pertemuan. • Untuk itu bagi seorang ketua rapat perlu:

– memiliki watak yang kuat– tak bersikap dogmatik– tak memaksakan kehendak atau pandangan sendiri– mampu mengungkapkan gagasan secara lancar tanpa harus

berpidato– mampu mengendalikan rapat tanpa menolak adanya tukar-

menukar pikiran– berwibawa– menghormati pendapat orang lain– menanamkan sikap adil– tegas dalam menentukasn sikap– arif dan bijaksana dalam berpikir, berkata, bertiundak, dan

berbuat

11. Tugas ketua11. Tugas ketua– memastikan bahwa penunjukan dirinya sesuai dengan

peraturan– memastikan bahwa rapat diadakan secara sah sesuai

dengan ketetapan yang berlaku dan kuorum memenuhi ketentuan

– mengikuti urutan mata acara– memelihara ketertiban dan mengoordinasi dengan baik– memberi kesempatan yang ingin bicara– mengedalikan pembicaraan sesuai dengan tujuan rapat

sehingga tak terbawa ke hal yang tak relevan– menangkap aspirasi peserta baik yang menerima

maupun menolak pendapat– membuat catatan yang perlu selain menunjuk seorang

notulis– menyampaikan informasi kepada pihak yang

berkompeten.

12. Wewenang ketua12. Wewenang ketua– memelihara ketertiban dan bila perlu

memerintahklan orang yang tak tertib meninggalkan tempat rapat

– menentukan urutan acara– memutuskan titik-titik prosedur– menunda rapat (jika perlu)– menentukan rumusan hasil rapat sebagai

kesimpulan yang perlu ditegaskan– menggunakan jalan/suara khusus apabila

rapat menemui jalan buntu.

14. Pendekatan ketua 14. Pendekatan ketua dalam rapatdalam rapat

– menyambut hadirin, terutama anggota yang baru

– mengatakan tujuan rapat (menegasskan tujuan)

– menggalakkan diskusi, lewat pernyataan umum atau tanggapan khusus atas seorang peserta

– membuat ringkasan pada tahap tertentu– mengulangi argumen pro dan kotra atas

usulan yang belum diambil keputusan– menutup rapat dengan tepat waktu.

15. Notulis15. Notulis• Notulis merupakan pihak yang terlibat dalam rapat dengan

tugas utama menginventarisasi prosedur dan gagasan pembicaraan.

• Untuk itu bagi seorang notulis perlu:– memiliki keterampilan menyimak gagasan dengan baik– mempunyai kemampuan mengangkap gagasan utama

pembicaraan– memiliki keterampilan menulis dengan cepat– memiliki kemampuan merumuskan gagasan dengan cermat– mempunyai kecerdikan dalam memilih kata-kata rumusan– bersikap objektif– mampu membedakan fakta dan opini– mampu membedakan konsep dan pendapat– dan lain-lain.

16. Tugas Notulis16. Tugas Notulis– menulis deskripsi tentang rapat dalam 5W+H

(apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana)

– mencatat urutan prosedural rapat– menuliskan gagasan-gagasan yang muncul

beserta pihak yang mengemukakan– menuliskan butir-butir kesepakatan hasil

rapat– menuliskan butir-butir keputusan rapat– merumuskan ketetapan hasil rapat– dan lain-lain.

The wis man has The wis man has long ears and a long ears and a short tongue.short tongue.

• The wis man shapes himself to circumstances as water shapes itself to the vessel than containts it.

• (Orang arif membentuk dirinya ke dalam lingkungannya seperti air membentuk dirinya ke dalam bejana yang menampungnya)

•He who has health has hope; and he who has hope, has everything.

• (Siapa saja yang memiliki kesehatan puya harapan, dan dia yang memiliki harapan mempunyai segalanya)

Good luck!

Goodbless with you!