Topdesk Servicepunt Facilitair

  • View
    314

  • Download
    3

Embed Size (px)

DESCRIPTION

4e Onderwijsconferentie van ROC Leiden

Transcript

  • 1. Nancy Dubbeldeman Iris Kuiper Marcel Bas

2. Onderwijsconferentie 2014 Een andere kijk op TOPdesk en de Selfservicedesk 3. Programma Inleiding Hoe gaat het in zijn werk? Praktijkgevallen Zelf werken met TOPdesk Afsluiting 4. Inleiding TOPdesk/Selfservicedesk: ondersteuning voor Services (Facilitair, catering, huisvesting, roosters maken, pasjesbeheer, leenlaptops) IT-Workz (netwerkbeheer, technisch (hardware-)beheer, gastaccounts) 5. Waarom is TOPdesk nuttig voor onze grote organisatie? Informatie wordt op n plek verzameld Inzichtelijk voor aanmelder en behandelaar Communicatie overzichtelijker dan via e-mail 6. Wat is TOPdesk? Eigenlijk helpdesksoftware, ontwikkeld voor verwerken van storingen Nu ingericht voor Services Geschikt voor Selfservicedesk (wordt vervolgd) 7. Hoe gaat het in zn werk? (1) Melding komt binnen: zoeken naar aanmelder 8. Hoe gaat het in zn werk? (2) Verzoek/storing wordt beschreven 9. Hoe gaat het in zn werk? (3) Een aantal medewerkers is behandelaar 10. Hoe gaat het in zn werk? (4) De behandelaars registreren hun acties 11. Voordelen van TOPdesk Kennis vastgelegd voor mobiel personeel Vraag niet meer neergelegd bij slechts n persoon Opgeslagen melding n oplossing oproepbaar Patronen en tendensen herkenbaar 12. Wat kan de Selfservicedesk voor jullie betekenen? Melding snel gedaan Overal op ons netwerk toegankelijk Melding steeds te volgen op ondernomen acties Oude meldingen terugzien 13. Praktijkgevallen Geval 1 Selfservicedesk: Laptopkaraanvraag voor examen 14. Praktijkgevallen Geval 1 Omschrijving 15. Praktijkgevallen Geval 1 Actie door behandelaars 16. Praktijkgevallen Geval 2 Cursusbijeenkomst Komt binnen als activiteitenplanner 40 personen koffie, thee, koekjes, later drank Beamer, scherm, 40 Wi-Fi-gastaccounts Tafels, stoelen in carrvorm opgesteld 17. Praktijkgevallen Geval 2 Acties: SPF-medewerker stuurt planner naar keuken Zet aanvraagdeel voor beamer, scherm en opstelling door naar concirges Vraag IT-Workz om Wi-Fi-gastaccounts Reserveert ruimte evt. in Facilitaire Agenda 18. Praktijkgeval: zo moet het niet (1) Bijeenkomst externen 5 februari Vr Kerstvakantie bekend: Bijeenkomst met laptops, gastaccounts, catering Organisator vraagt manager Diensten en Middelen om planner Manager Diensten en Middelen: Bij Servicepunt Facilitair 19. Praktijkgeval: zo moet het niet (2) Bijeenkomst externen 5 februari Vr Kerstvakantie bekend: Organisator heeft planner ingevuld en ingediend Organisator stemt e.e.a. af met Chef Diensten en Middelen; stuurt haar kopie van planner Alles loopt nu, achter de schermen. Echter, organisator benadert chef Automatisering voor gastaccounts 20. Praktijkgeval: zo moet het niet (3) Bijeenkomst externen 5 februari Chef diensten en middelen vraagt, in antwoord op mailtje organisator, aan Servicepunt Facilitair nog eens alles in behandeling te nemen Organisator geeft aan chef diensten en middelen nieuw bezoekersaantal door. Chef diensten en middelen geeft dit door aan Servicepunt Facilitair. 21. Praktijkgeval: zo moet het niet (4) Bijeenkomst externen 5 februari Na Kerstvakantie. Organisator vraagt chef diensten en middelen of rondleiding mogelijk is. Chef zegt ja. Nog drie dagen: Organisator geeft chef diensten en middelen n Servicepunt nieuw bezoekersaantal door. Is dit bericht goed aangekomen? 22. Praktijkgeval: zo moet het niet (5) Bijeenkomst externen 5 februari Servicepunt zegt organisator dat alles geregeld is, zoals afgesproken, inclusief gastaccounts Chef in antwoord op mailtje organisator, cc aan concirges en Servicepunt: Alles komt goed. (niet wetende dat Servicepunt allang contact had met concirges) 23. Praktijkgeval: zo moet het niet (6) Bijeenkomst externen 5 februari Nog 1 dag: organisator vraagt Servicepunt om stiften (had eerder gekund, op planner) De dag zelf: Chef automatisering stuurt organisator s ochtends vroeg mailtje met gastaccounts. Organisator haast zich naar Servicepunt: Waar zijn de gastaccounts? Chef automatisering, later: Kijk in je mail 24. Praktijkgeval: zo moet het niet (7) Bijeenkomst externen 5 februari Terzelfdertijd - organisator: Er is niets voor de rondleiding geregeld. Servicepunt weet niet van rondleiding Chef diensten en middelen herinnert zich rondleiding. Paniek