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GOBIERNO EN LINEA
KARINA ROMERO REINA
CLAUDIA ROCIO VELASQUEZ
SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
GESTION DOCUMENTAL
BOGOTA
2015
GOBIERNO EN LINEA
KARINA ROMERO REINA
CLAUDIA ROCIO VELASQUEZ
PRESENTADO A
INSTRUCTORA
TATIANA TOVAR
SENA
CENTRO DE GESTION ADMINISTRATIVA
GESTION DOCUMENTAL
BOGOTA
2015
Tabla de Contenido
LISTA DE TABLAS...................................................................................................5
LISTA DE ILUSTRACIONES...................................................................................6
INTRODUCCION.....................................................................................................7
GOBIERNO EN LINEA.............................................................................................8
OBJETIVO GENERAL..........................................................................................8
COMO FUNCIONA...............................................................................................8
OFICINA SIN PAPEL............................................................................................8
NUEVAS TENDENCIAS EN EL TRATAMIENTO DE GESTION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRONICOS................................................9
EL IMPACTO TECNOLOGICO......................................................................9
MODIFICACION DE LOS METODOS DE TRABAJO....................................9
CAMBIO EN LA FORMA DEL DOCUMENTO:.............................................10
EL DOCUMENTO ELECTRONICO....................................................................10
INADAPTACION DE LOS PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS TRADICIONALES 10
- Principio de Procedencia...........................................................................10
- Selección y Valoración..............................................................................10
- Retención y conservación.........................................................................10
- Organización y descripción.......................................................................10
- Acceso y uso.............................................................................................11
El NUEVO PARADIGMA..............................................................................11
EVOLUCION DEL USO DEL PAPEL.....................................................................12
PRINCIPALES SOPORTES NORMATIVOS..........................................................13
Ley 527 de 1999:................................................................................................13
Ley 594 de 2000:................................................................................................13
Ley 1151 de 2008:..............................................................................................13
Ley 1437 de 2011:..............................................................................................13
Decreto 019 de 2012:.........................................................................................13
Directiva Presidencial 004 de 2012:...................................................................14
Ley 1564 de 2012:..............................................................................................14
MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES DE COLOMBIA....................................................................15
GESTION DOCUMENTAL..................................................................................15
DIRECCION DE VIGILANCIA Y CONTROL.......................................................16
Funciones........................................................................................................16
Coordinación Agencia Nacional del Espectro:................................................16
Desafíos y necesidades:.................................................................................17
LOGROS............................................................................................................18
QUE ES EL PLAN VIVE DIGITAL......................................................................21
INTRODUCCION
Gobierno en línea es más que tecnología, no significa sólo computadores e Internet, sino que hay una serie de aspectos normativos, sociales, culturales, que inciden en el desarrollo del Gobierno en línea; implica un cambio organizacional para un Estado centrado en el ciudadano, enfocarnos en sus necesidades como los clientes que son de la Administración Pública y a quienes hay que prestarles un buen servicio. E igualmente implica un cambio cultural para los ciudadanos y las empresas en la forma en que se relacionan con el Estado.
Así mismo impulsa una visión unificada del Estado, donde los colombianos no tienen que aprenderse la estructura del Estado, conocer cómo funciona cada institución para poder interactuar con éstas, ni acudir de un lugar a otro para resolver sus necesidades o cumplir con sus obligaciones, sino que el Estado es uno sólo con el que pueden relacionarse fácilmente. Con un Gobierno en línea que propende por la protección de la información del individuo y que adelanta acciones para estimular la credibilidad y confianza en el Gobierno en línea.
Desde luego, Gobierno en línea es una oportunidad para todos, está abierto para todos los colombianos al facilitar el acceso equitativo y multi-canal. Gran parte de las soluciones existentes actualmente se pueden acceder por Internet pero sabemos que debemos aprovechar penetraciones más altas de otros canales como el teléfono fijo, el teléfono móvil, los telecentros que ha venido instalando el Programa Comparte del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en las zonas más alejadas del país y, en un futuro cercano, la televisión digital, para llegar fácilmente con los servicios de Gobierno en línea a toda la población.
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GOBIERNO EN LINEA
OBJETIVO GENERAL
Contribuye con la construcción de un estado más eficiente, más trasparente y participativo y que presta mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC:
Facilitar la eficiencia y colaboración en y entre las entidades del Estado, así como con la sociedad en su conjunto.
Contribuir al incremento de la transparencia en la gestión pública Promover la participación ciudadana haciendo uso de los medios
electrónicos Fortalecer la condiciones para el incremento de la competitividad y el
mejoramiento de la calidad de vida
COMO FUNCIONANos basamos en tres secciones: Tendencias, acompañamiento y monitores, donde en ellos podemos definir los diferentes lineamientos que vamos a trabajar brindando un acompañamiento donde se ofrecen mayores servicios y menos tramites y adicionalmente se monitorea y se evalúa estos parámetrosi.
OFICINA SIN PAPELEstá enfocado en la mejor gestión de la información reduciendo sistemáticamente el uso del papel mediante la sustitución de soportes en papel por medios electrónicos.
Busca que las entidades Públicas ofrezcan servicios a la comunidad mediante medios tecnológicos ofreciendo un mejor y más amplio servicio al ciudadano reduciendo el uso inapropiado de los insumos, mejorando los espacios de almacenamiento, los desperdicios y la contaminación que se pueda presentar por el uso inapropiado y desmedido del papel.
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NUEVAS TENDENCIAS EN EL TRATAMIENTO DE GESTION DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS ELECTRONICOS
EL IMPACTO TECNOLOGICO
Es el método donde hay una revolución de la información electrónica.
Se puede decir de una reducción o anulación de las distancias espacio- temporales, e incluso de las barreras jerárquicas.
Cambios sobre el método de trabajar, jugar, socializar, organizar, enseñar, etc.
Genera cambios para los sistemas de archivo de gestión.
- Nuevas prácticas de comunicación.- Nuevas formas documentales.- Cambio en la estructura organizativa.
MODIFICACION DE LOS METODOS DE TRABAJO
- Recreación de la organización y sus actividades de un modo tecnológicamente accesible las 24 horas al día, desde cualquier lugar y sin ningún tipo de barreras jerárquicas.
- Instantaneidad.- Descentralización organizativa.
Comunicaciones horizontales: “espacio virtual de trabajo común”- Los ficheros de datos, en sí mismos, dejan de ser estáticos: entorno
service- delivery.
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CAMBIO EN LA FORMA DEL DOCUMENTO:
EL DOCUMENTO ELECTRONICOEste tipo de documento es fácilmente manipulable, enlazable interna y externamente, es rápidamente transformable e intrínsecamente localizable, se puede transportar y replicar infinita e instantáneamente.
No es una entidad física inerte, con la estructura lógica y las relaciones físicas interdependientes.
Sus atributos físicos son en gran medida, función del software y están separados del contenido informativo o del contexto del documento.ii
INADAPTACION DE LOS PRINCIPIOS Y PRÁCTICAS TRADICIONALES
Principio de Procedencia.Los métodos por los que la oficina creadora puede usar los registros no reflejan almacenamiento físico, son establecidos por las funcionalidades del software.
Lo que preserva el orden físico son las asociaciones lógicas entre los registros
Selección y Valoración:No tiene sentido hablar de “master file”, ni del ciclo de vida.
Instantaneidad, multiplicidad y continua variabilidad
Retención y conservación:Conservación soporte físico, continuidad de uso.
Organización y descripción:Física e intelectual: la ordenación física de los documentos electrónicos es de escasa importancia, descripción contextual.
Acceso y uso:Control intelectual colectivo.
Sistemas de acceso basados en la oferta.
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El NUEVO PARADIGMA
Reinvención de los archivos.
- Contenido del registro – contexto- Registro en sí mismo – función- Preservación y acceso – intervención en la creación- El contexto y el entorno funcional- Importancia de la valoración- No custodia.
EVOLUCION DEL USO DEL PAPEL
La iniciativa de cero papel busca establecer nuevos lineamientos para hacer más eficientes y efectivos los trámites, eliminando el uso del papel en la gestión que realizan las entidades públicas tanto para sus procesos internos como para los servicios que prestan hacia los ciudadanos, haciendo uso de las herramientas tecnológicas TICS y cambio de la cultura organizacional.
Esta evolución está distribuida en 5 fases:
1. Uso exclusivo de papel, administración manual. 2. Uso exclusivo de papel, administración apoyada en aplicaciones de
tecnología.3. Combinación de papel con documentos digitalizados, administración
apoyada en aplicaciones de tecnología.4. Combinación de papel y documentos digitalizados con documentos
electrónicos, administración apoyada en aplicaciones de tecnología.5. Uso exclusivo de documentos electrónicos, administración exclusiva
mediante aplicaciones de tecnología.
Con esto podemos observar que desde el uso de documentos en papel se han venido implementando gran variedad de aplicaciones y software para evitar el uso inapropiado de papel y en lo posible realizar documentos de forma electrónica con ayuda de una buena administración
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PRINCIPALES SOPORTES NORMATIVOS
Ley 527 de 1999:En ella podemos observar que se reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico, firma digital, el valor probatorio, la validez y la eficacia de los mismos frente a una acción judicial, establece el carácter de originalidad siempre que cumpla con los requisitos de autenticidad e integridad.
Ley 594 de 2000:Donde se estable la ley general de archivos, programa de gestión de documentos, puede contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos, los documentos emitidos por los citados medios gozaran de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Ley 1151 de 2008:Es en la que se detallan los lineamientos generales de Estrategia de Gobierno en Línea (GEL), que han dado lugar a un conjunto importante de iniciativas.
Ley 1437 de 2011:Con el cual se expide el código contencioso administrativo, introduce el concepto de expediente electrónico, sede electrónica, notificación electrónica, entre otras.
Decreto 019 de 2012:Denominado el “decreto anti tramites” se enfoca en suprimir tramites y procedimientos innecesarios en la administración pública, incentivando e impulsando el uso de los medios electrónicos y las nuevas tecnologías en estas.
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Directiva Presidencial 004 de 2012:Establece los lineamientos generales, para la implementación de la iniciativa del Cero Papel en la administración pública, con el fin de identificar, racionalizar, simplificar, automatizar los tramites y procesos, procedimientos y servicios internos, para lograr una eficiente y oportuna prestación de los servicios a cargo de estas entidades.
Ley 1564 de 2012:Con la cual se expide el código general del proceso, introduce elementos a considerar en el manejo de expedientes y uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones en todas las actuaciones judiciales.
DECRETO DE GOBIERNO EN LÍNEA (DECRETO 2573 DE 2014:
Por el cual se definen los lineamientos, instrumentos y plazos de la estrategia Gobierno en para garantizar máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y más participativo y que preste mejores con la colaboración toda la sociedad.
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MINISTERIO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y LAS COMUNICACIONES DE COLOMBIA
GESTION DOCUMENTAL
En cumplimiento a la Ley de Transparencia 1712 se genera el espacio - Gestión
Documental- para la correspondiente publicación de los documentos requeridos y
solicitados por ley.
1. Inventario Documental
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y
precisa las series o asuntos de un fondo documental.
2. Tablas de Retención Documental - TRD
Las Tablas de Retención Documental - TRD, constituyen un instrumento
archivístico que permite la clasificación documental de la entidad acorde a su
estructura orgánico - funcional, e indica los criterios de retención y disposición final
resultante de la valoración documental por cada una de las agrupaciones
documentales.
3. Cuadros de Clasificación Documental - CCD
El Cuadro de Clasificación Documental - CCD es un instrumento archivístico que
se expresa en el listado de las series y sub-series documentales con su
codificación, que permite la identificación y agrupación de los documentos
producidos por el Ministerio TIC en ejercicio de sus funciones.
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4. Programa de Gestión Documental - PGD
El Programa de Gestión Documental es un documento estratégico de la gestión documental, en el cual se estable para la Entidad las estrategias que permitan a corto, mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental.
DIRECCION DE VIGILANCIA Y CONTROL
Funciones:
Regir en correspondencia con la ley las funciones en el sector de TIC
Sancionar contravenciones a los principios del acceso, uso e interconexión.
Inspeccionar, vigilar y controlar los servicios de radiodifusión sonora.
Régimen de sanciones e infracciones. - Competencia frente al régimen general de
telecomunicaciones, salvo espectro y usuarios.
Desde el año 2010 a octubre de 2012 se han aperturado 1.814 investigaciones de
las cuales se ha tomado como decisión la imposición de una sanción en 446
casos, así:
Coordinación Agencia Nacional del Espectro:
El Ministerio ha suscrito un Convenio de Cooperación con el fin de adelantar
tareas de coordinación con la Agencia Nacional del Espectro, el cual se ha venido
desarrollando de la siguiente manera:
Entrega de expedientes relacionados con el control del espectro radioeléctrico -
salvo radiodifusión sonora.
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Entrega de expedientes con diligencia de decomiso por operación sin permiso
para el uso del espectro radioeléctrico.
Entrega de equipos de control de espectro de la direcciones territoriales.
Coordinación para las visitas técnicas a concesionarios de radiodifusión sonora.
Desafíos y necesidades:
En materia de vigilancia y control frente a todos los proveedores de redes y
servicios de telecomunicaciones, en cuanto a las obligaciones derivadas de los
títulos habilitantes, -salvo en lo relacionado con el control de espectro
radioeléctrico- se seguirán desarrollando actividades como interventorías de
telefonía móvil celular, audiencias financieras y verificación de obligaciones
especiales.
En lo relacionado con obligaciones regulatorias numeración, interconexión, tarifas
y portabilidad numérica y con el fin de desarrollar estrategias de vigilancia y control
a todos los proveedores de redes y servicios de telecomunicaciones, la Dirección
de Vigilancia y Control seguirá emprendiendo acciones como el procesamiento de
denuncias relacionadas con temas de interconexión y la finalización de las
investigaciones.
A propósito de vigilancia y control de los concesionarios del servicio de
radiodifusión sonora, se seguirán adelantando investigaciones con el soporte
técnico de la ANE en cuanto a mediciones y verificación de parámetros técnicos.
En cuanto a las acciones de vigilancia y control de los licenciatarios del servicio
postal, salvo en lo relacionado con protección a usuarios, libre competencia y
competencia desleal según lo determina la ley 1369 de 2009, se seguirán
realizando actividades como visitas para verificar obligaciones relacionadas con
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título del servicio postal, visitas a posibles operadores clandestinos y adelantar las
investigaciones que se encuentren abiertas.
LOGROS
1. La mejor política TIC del mundo: Colombia tiene la mejor política TIC del
mundo. Su objetivo es reducir la pobreza y generar empleo. En este
Gobierno pasamos de 2,2 millones de conexiones de Internet a más de 9,7
millones. Ya superamos la meta del cuatrienio.
2. El primer país con cobertura total de Internet de alta velocidad
La prioridad son los más pobres: 2 millones de familias de estratos 1 y 2
reciben subsidios de Internet de banda ancha y tienen 628 Puntos Vive
Digital para capacitarse y/o usar Internet. En instalación 271 nuevos
Puntos, para un total de 899.
3. Más calidad y mejores precios en telefonía celular fomentamos la
competencia para que la gente tenga mejores precios y más calidad en
celulares. Pasamos de 3 operadores en 3G a 6 operadores en 4G.
4. La competencia es la mejor regulación Durante este gobierno hemos
pasado de 3 a 10 operadores gracias a la asignación de espectro y a la
implementación de medidas regulatorias como: portabilidad, prohibición
bloqueo de bandas, regulación de dominancia, roaming obligatorio,
compartición de infraestructura, regulación operadores móviles virtuales y
eliminación de cláusulas de permanencia.
5. Tecnología como herramienta para superar la pobreza la prioridad son los
más pobres: 2 millones de familias de estratos 1 y 2 reciben subsidios de
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Internet de banda ancha y tienen 628 Puntos Vive Digital para capacitarse
y/o usar Internet. En instalación 271 nuevos Puntos, para un total de 899.
6. La mayor entrega de computadores y tabletas a escuelas públicas
En este Gobierno realizamos la mayor entrega gratuita de computadores y
tabletas a entidades educativas en la historia del país: cerca de 2 millones
de terminales, desde el 2010.
7. Más de 60.6% de Mi pymes conectadas a Internet En 2013 el 60,6 % de
las Mipymes están conectadas a Internet (había 7% en 2010) un
incremento de 757%. A través de Mipyme Vive Digital, más de 32.000
empresas se benefician con innovación a través de aplicaciones
desarrolladas por el sector privado y 200 mil microempresarios capacitados
en competencias TIC.
8. La mitad de los hogares colombianos conectados a Internet pasamos del
17% de hogares conectados al comienzo del Gobierno y en 2014 logramos
que el 50% accedan a internet.
9. Tecnología para conectar y desarrollar el campo la mayor inversión en la
historia del país para llevar Internet al campo y a los lugares más
apartados: 1 billón de pesos para 7.621 Kioscos Vive Digital en centros
rurales poblados de más de 100 habitantes.
10. La mayor red de emprendedores de Latinoamérica más oportunidades
para los jóvenes que ahora conforman la mayor red de emprendedores de
América Latina: 70.000 colombianos desarrollando aplicaciones. Colombia
el único país del mundo con 17 ViveLab, laboratorios para la producción de
contenidos digitales.
11. Colombia líder de Gobierno en línea cada vez mejores en gobierno digital.
Colombia es líder en gobierno electrónico en América Latina y el sexto país
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del mundo en participación electrónica. Colombia tendrá directores de
tecnología en las entidades públicas para organizar la información del
Estado.
12. Vive Digital en todos los departamentos del país a través de alianzas con
gobernadores y alcaldes, el Plan Vive Digital fue adoptado y funciona en los
32 departamentos y en la mayoría de las ciudades del país.
13. Los mejores días de la televisión pública durante este Gobierno hemos
desarrollado iniciativas para fortalecer la televisión pública, orientadas a
desarrollar contenidos en alianza con las casas productoras más grandes
del mundo, acompañamiento y generación de infraestructura y contenidos,
con una inversión superior a los 161 mil millones de pesos. Gracias a estos
esfuerzos, la TV pública colombiana ha obtenido 42 premios nacionales e
internacionales.
14. Código Postal en el país Colombia ya tiene Código Postal, el cual permite
que los colombianos reciban y envíen la correspondencia de manera más
segura y efectiva.
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QUE ES EL PLAN VIVE DIGITAL
Vive Digital, es el plan de tecnología para los próximos cuatro años en Colombia,
que busca que el país dé un gran salto tecnológico mediante la masificación de
Internet y el desarrollo del ecosistema digital nacional.
El Plan responde al reto de este gobierno de alcanzar la prosperidad democrática
gracias a la apropiación y el uso de la tecnología. Vive Digital le apuesta a la
masificación de Internet. Está demostrado que hay una correlación directa entre la
penetración de Internet, la apropiación de las Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones (TIC), la generación de empleo y la reducción de la pobreza. El
plan Vive Digital conlleva entonces importantes beneficios sociales y económicos.
Según estudios de Raúl Katz, de la Universidad de Columbia, en el caso Chileno
aumentar en 10% la penetración de Internet generó una reducción en el
desempleo del 2%. Según el UNCTAD Information Economy Report 2010, en
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países en desarrollo como Filipinas e India, por cada empleo generado en la
industria TIC se generan entre 2 y 3.5 empleos adicionales en la Economía. Según
el Banco Mundial y el reporte del Foro Económico Mundial, The Global Information
Technology Report 2010, hay una correlación directa entre el Network Readiness
Index, que mide el uso y desarrollo de las TIC, y su competitividad internacional.
Encontramos que Colombia debe superar diversas barreras para lograr la
masificación de Internet. Tenemos barreras en todas las partes del ecosistema
digital, es decir, en infraestructura, servicios, aplicaciones y usuarios. En esta
propuesta de Vive Digital analizamos éstas barreras y proponemos diversas
iniciativas para superarlas.
Vive Digital, una experiencia participativa
La propuesta del Plan Vive Digital fue presentada el 28 de octubre en Andicom
2010 y durante el mes de noviembre se recibieron comentarios y sugerencias a
través de la página www.vivedigital.gov.co. Durante este proceso hemos trabajado
en equipo y contado con los aportes de compañías privadas, entes
gubernamentales, instituciones internacionales e individuos*.
Las iniciativas que los 13 Ministerios formularon para el plan de tecnología Vive
Digital se publicaron en el sitio Web: www.vivedigital.gov.co el 28 de octubre de
2010.
En www.vivedigital.gov.co, 27 propuestas y 6 temas relacionados con el plan y su
contexto fueron puestos a discusión pública, en forma de foros en línea,
garantizando así transparencia y equidad en la participación.
Cada uno de los foros fue moderado por un representante de Vive Digital: un
experto en el tema, quien además será responsable de la ejecución de la
propuesta.
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Hasta el 30 de noviembre de 2010, 5.681 personas y entidades se registraron en
el sitio, dejando 2.023 aportes y comentarios a las iniciativas.
La convocatoria se hizo a través del sitio web del Ministerio TIC, distintos medios
de comunicación y redes sociales (YouTube, .Facebook y Twitter)
Todas las personas que contactaron al equipo del Ministerio TIC, interesados en
dar sus opiniones y comentarios al plan, fueron dirigidos al sitio web para que
dejaran allí sus comentarios. De esta manera, los ciudadanos e instituciones, así
como las pequeñas, medianas y grandes empresas usaron la misma plataforma
única de participación.
Denuncia la pornografía infantil
Sexting y grooming
Ciberdependencia
Ciberacoso
Delitos informáticos
Formadores tic
Casos de éxito
PRINCIPIOS
Para asegurar que las intervenciones estatales sean adecuadas e integrales y
logren optimizar el uso de los recursos, el Plan Vive Digital sigue cinco principios
básicos:
1. "El mercado hasta donde sea posible, el Estado hasta donde sea necesario" La Tercera Vía, 1999, Dr. Juan Manuel Santos. Promover el desarrollo del sector privado para expandir infraestructura y ofrecer servicios.
2. Incentivar de forma integral la oferta y la demanda de servicios digitales para alcanzar una masa crítica.
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3. Reducir barreras normativas e impositivas para facilitar el despliegue de infraestructura y oferta de servicios de telecomunicaciones.
4. Priorizar los recursos del Estado en inversiones de capital.
5. El Gobierno va a dar ejemplo.
BARRERAS QUE IMPIDEN LA MASIFICACIÓN DE INTERNET
Figura 02
CONCLUCIONES
1. La visión de Gobierno en línea es la de un Estado construido por y para los colombianos, mediante el aprovechamiento de las TIC, para la prosperidad del país. Un Estado más eficiente, más transparente y participativo que presta mejores servicios electrónicos con la colaboración de toda la sociedad.
2. El objetivo del gobierno en línea, es medir la capacidad y voluntad del sector público en la utilización de tecnologías de la información y las comunicaciones para prestar servicios públicos,
3. El gobierno en línea busca promover la oferta de información y de servicios del Estado a través de Internet, facilitando la gestión en línea de los organismos gubernamentales y apoyando su función de servicio al ciudadano, dando paso al concepto de gestión por medios electrónicos y de atención al ciudadano por medios no presenciales.
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CIBERGRAFIA:
http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/que-es.shtml
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparencia/
LEY_594_DE_2000.pdf
http://www.mintic.gov.co/portal/vivedigital/612/w3-propertyvalue-6106.html
18
i http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/que-es.shtmliihttp://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-3-documentos-electronicos-v1.pdf
