TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS

Por: Amarilis Rivera O.

Hector M. Funeme

John A. Rico

Carlos E. Piñeros

V Semestre

Grupo N°·3

Docente: Doris

Zuluaga

INTRODUCCION

TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRONICOS

OBJETIVOS

RESPONSABLES

EXPEDIENTE ELECTRÒNICO

EXPEDIENTE TRADICIONAL Y ELECTRÒNICO

VENTAJAS DE LOS EXPEDIENTES ELECTRÒNICOS

FOLIADO DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS

EXPEDIENTE MIXTO O HÌBRIDO

DESARROLLO DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL

IMPORTANCIA DE LA GESTIÒN ELECTRÒNICA

PROCESO DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL

NORMATIVIDAD

IMPLEMENTACIÒN

ORGANIZACION DE LOS ESPACIOS EN EL TRABAJO

RECOMENDACIONES

ORGANIZACION DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÒNICOS

BIBLIOGRAFIA

CONCLUSIÒN

Las tecnologías de la información están introduciendo cambios significativos en nuestra sociedad, las cuales no solo permiten la recolección, procesamiento, almacenamiento, recuperación y comunicación de grandes cantidades de información sino la celebración de actos que producen consecuencias, así mismo, la rapidez de las operaciones realizadas a través del uso de la tecnología y los efectos “en masa” que esta puede producir han cambiado algunos conceptos o consideraciones respecto del tiempo y distancia en cualquier actividad humana. Actualmente la información es manejada a través de ordenadores electrónicos es decir, se crean los documentos electrónicos los cuales deben conservarse como evidencia de actos a efectos de responsabilidad y memoria, manteniendo propiedades que, garanticen que dicho documento sea auténtico, fiable, íntegro y disponible.

Representa el conjunto de las operaciones efectuadas para la

transformación o configuración, la memorización y la restitución de

acuerdo con las necesidades de las informaciones contenida en los

documentos electrónicos recopilados.Se deben:

Establecer políticas y procedimientos para organizar y

conservar este tipo de documentos. Implementar mecanismos que garanticen que los documentos electrónicos almacenados en su

versión final no pueden ser modificados.

Realizar la selección de documentos electrónicos para determinar cuáles se van a conservar.

Proveer un espacio físico con condiciones adecuadas para conservar documentos en soporte electrónico. Temperatura debe

estar entre 16.°C y 20.°C y humedad entre 30% y 40%. Mantener por lo menos una copia de seguridad de los

documentos producidos por medios automáticos en depósitos situados en diferentes áreas geográficas.

Investigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar

documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información estigar en el mercado sobre avance tecnológico, adquirir equipos de almacenamiento de información y trasladar documentos producidos por medios

automáticos a nuevos soportes, antes de que los actuales sean obsoletos y se corra riesgo de pérdida de información.

Darle el tratamiento adecuado a los documentos electrónicos garantizando la conservación de los mismos, a corto y largo plazo así como su autenticidad.

La accesibilidad a este tipo de documentos debe ser permanente,

independientemente de los sistemas en que se produjeron.

Establecer buenas practicas en la gestión de los documentos para

garantizar la conservación y acceso a la memoria histórica de las entidades.

Es responsabilidad de la persona encargada del archivo, junto a quienes toman las

decisiones, de garantizar que la organización aplique las políticas necesarias tanto para

acometer la gestión de documentos como los programas archivísticos de conservación a largo

plazo.Los archiveros deben esforzarse especialmente por intervenir en:

el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su ciclo de vida.

La determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de

conservación permanente.El establecimiento de sanciones por la

destrucción, alteración, etc., de documentos que han sido identificados como de conservación

permanente.

Es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contenga.El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad, órgano o entidad actuante, según procesa. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico permitirá su recuperación cuando se requiera.La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de conformidad con la ley. .

Los Expedientes Electrónicos garantizan un acceso eficiente y seguro a la información completa y a todos los documentos desde cualquier sitio, y su primordial función es la de conservar y transmitir. En un expediente electrónico podemos encontrar los documentos electrónicos que a su vez, el contenido es referente al expediente, que por lo cual podemos encontrar archivos de texto creados, fotografías digitales, videos digitales, música digital, páginas de Internet; los mensajes de texto y los mensajes multimedia creados y enviados por un teléfono móvil celular (SMS y MMS), los, las hojas de cálculo creadas mediante el uso de programas como Excel. En general cualquier documento que no repose en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o transmitido por medios electrónicos.

✔Comparación entre el expediente tradicional y el electrónico, especificando los mecanismos que permiten garantizar la autenticidad, integridad y entrega en

destino del expediente Expediente tradicional:

✔Acuses de recibo✔ Efectiva entrega en destino

✔Huella digital del índice y firma ✔Foliado

✔ IntegridadExpediente electrónico:

Firma electrónica Sello y firma

✔ Autenticidad Mecanismo electrónico Mecanismo en papel

Elemento a garantizar

Rapidez de localización y ubicación de expedientes.

Disminución importante del los errores humanos

Incluyen documentos (digitalizados, electrónicos Office, e-mails, web, etc.),

links y URLSs, multimediaAcceso central y búsqueda global en

todas las informaciones (Dependiendo de la información)

Funcionalidades integradas: archivado, búsqueda, procesamiento, clasificación, historial, almacenamiento seguro para

revisión de documentos y expedientes, etc Información adicional: Posibilidad de

añadir fechas y plazos para inicio, finalización o revisión.

Acceso desde cualquier lugar del mundo a través de un determinado software y con

acceso según el usuario Permitir una reducción considerable del

espacio físico Acelerar las operaciones

Rapidez en la producción de índicesReducir los costos “Papelería, Tiempo,

Almacenamiento”  

Mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la autoridad,

órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la

integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación cuando se

requiera. La autoridad respectiva conservará copias de seguridad periódicas que cumplan con los

requisitos de archivo y conservación en medios electrónicos, de

conformidad con la ley.

Expediente mixto o híbrido es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o tradicionales, relacionados entre sí, y

conservados en parte en soporte electrónico, en parte como expediente físico.

La aplicación de los sistemas híbridos o mixtos, son la de producir, almacenar y mantener

documentos en soporte físicos y otros soportes que la tecnología nos ofrece, como puede ser el

microfilme o los medios electrónicos, que se relacionan entre si, de manera que llegado a

este punto de convergencia para garantizar una conservación de los documentos archivísticos

por todo el tiempo que se les necesite,

los sistemas híbridos son utilizados como una forma de garantizar la preservación de la información, para no tener tropiezos y aumentar su eficiencia en la atención de los ciudadanos y el orden jurídico en general que los documentos públicos sustentan y para respaldar la legalidad de la gestión de la actividad privada.

En la antigüedad, los documentos eran escasos y muy importantes. La mayoría de las transacciones financieras se regulaban verbalmente. Las ventas de terrenos, los derechos de tránsito y otros tratos eran una costumbre.

Con el transcurrir de los siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel (y más tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos), los ficheros o kárdex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación.

Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. El uso del computador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas. En los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por computador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.

Cuando el uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición

de los procesadores de textos y otras aplicaciones ofimáticas, y sobre todo con la llegada del correo

electrónico, surgió la necesidad de capturar y conservar también documentos que nacen, viven y mueren en

formato electrónico. Conseguir esto representó un nuevo salto en la complejidad y exigencias a los sistemas

informatizados y en la forma de pensar de los administradores y archiveros.

En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.

La forma de trabajar ha cambiado en los últimos años debido a la incorporación de las tecnologías de la

información en las empresas e instituciones, para llevar a cabo distintos procesos internos; lo cual repercute

directamente en los actuales servicios de información y documentación, por la cual la información interna y externa de la empresa es muy importante, además de un elemento

clave y estratégico de cara a la competitividad de las organizaciones, por lo que es esencial la aplicación de un

sistema de gestión electrónica en la organización.

La forma de trabajar ha cambiado en los últimos años debido a la incorporación de las tecnologías de la

información en las empresas e instituciones, para llevar a cabo distintos procesos internos; lo cual repercute

directamente en los actuales servicios de información y documentación, por la cual la información interna y externa de la empresa es muy importante, además de un elemento

clave y estratégico de cara a la competitividad de las organizaciones, por lo que es esencial la aplicación de un

sistema de gestión electrónica en la organización.

Hoy, se entiende la gestión documental como un proceso global, corporativo e integral de una organización,

entendido como un sistema de gestión integrado capaz de controlar la producción, la circulación, el almacenamiento y

la recuperación de cualquier tipo de información. La gestión electrónica de expedientes tiene un importante papel en la gestión eficaz de los procesos internos y

externos de la empresa

Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la gestión y la administración

del documento desde el mismo momento que se produce o recibe el documento y en el desarrollo de cada una de sus

fases y etapas de carácter archivístico, con el objeto de facilitar su producción, trámite, ordenación, clasificación, descripción, conservación, utilización y disposición final.

Este proceso garantiza la atención oportuna en la recepción de documentos y un excelente tiempo de

respuesta en su distribución, asegurando la confidencialidad de la información. Todo dado a unas

políticas aplicadas por cada entidad.

Se debe garantizar la recepción y distribución oportuna de los documentos y la organización, almacenamiento y

conservación. Los proceso de gestión documental deben establecer procedimientos específicos en la recolección y

manejo de los documentos recepcionados para su custodia y entrega al usuario final como lo son:

Correspondencia interna.Mensajería especializada.

Mensajería externa.Archivo activo.

Archivo inactivo.Además estos procesos incluyen sistemas automatizados de organización de los documentos que debemos tener en

cuenta por ejemplo que desde la misma unidad de correspondencia se da el desarrollo a todo trámite del

manejo documental.

Se debe garantizar la recepción y distribución oportuna de El proceso de gestión de documentos comprende, además

de lo ya mencionado, la consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación y la preservación; con el

objeto de facilitar su utilización y conservación. La ley 594 de 2000, nos indica la obligación que tienen las

entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de

documentos . Cada entidad, sea pública o privada, debe reconocer, adaptar y aplicar el concepto de ciclo de vida

de los documentos, desde su producción o recepción hasta que por decisión deben ser destruidos o

conservados permanentemente atendiendo a su valor histórico, mediante un Programa de Gestión de

Documentos (PGD).

Se La idea de implementar un programa de gestión de documentos, más que por imposición obligatoria, se hace necesario, ya que es la manera de asegurar el control de

los documentos en sus diferentes fases, con el objetivo de facilitar su consulta, conservación y utilización.

Dado a que existen diferentes entidades, tanto públicas como privadas que prestan servicios públicos, los sistemas empleados para la gestión de documentos deberán incluir

planes de organización de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, así como

su normalización y control.

La ley 594 de 2000, en su Titulo V: Gestión de Documentos, hace mérito en la obligación de implementar un Programa de Gestión de Documentos en las entidades, dado a que los documentos deben tener un ciclo vital en los archivos. Con este alcance, esta ley nos clarifica las

clasificaciones de estos: Archivo de Gestión, donde reposan los documentos de

consulta frecuente; Archivo Central, agrupa documentos de los Archivos de

Gestión que ya no son de uso tan frecuente.Archivo Histórico, al que se transfieren desde el Archivo Central, los documentos de conservación permanente.

La cantidad de tiempo que dedicado al trabajo administrativo y la incorporación generalizada del

ordenador a estas tareas durante los último años, suponen un factor de riesgo que debe tenerse en cuenta para

prevenir daños a la salud. para prevenir riesgos en estas actividades debe tener en

cuenta algunas recomendaciones básicas

La iluminación y ventilación del lugar deben ser adecuados.

La silla de trabajo debe ajustarse la altura de la silla, para que los pies toquen el suelo.

Los codos y la muñeca deben estar a la altura del teclado, debe evitarse que estén doblados hacia abajo o estirados

hacia arriba. Preferiblemente el Mouse debe estar a la misma altura del

teclado

El monitor debe tener brillo y color adecuados, de manera que no deslumbren la visión

Mantener limpio el filtro o pantalla del monitor. El escáner o impresora debe estar ubicada en un área ventilada. También debe hacérsele mantenimiento con

alguna regularidad. El monitor debe estar ligeramente por debajo a la altura de

los ojos Los pequeños descansos (de 5 a 10 minutos) y cambios

de rutina o postura (por ejemplo cada dos horas) favorecen la distensión física y mental, disminuyen la fatiga visual, evitan irritaciones y aumentan la capacidad de trabajo.

Pueden acompañarse de suaves estiramientos.

Es un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos

electrónicos. Como Base de datos, hardware, Software, Redes,

Usuarios, y administradores La organización de documentos electrónicos de los

archivos de gestión consiste en agruparlos de acuerdo a la serie y/o subserie a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental”.

Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas

categorías se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para clasificar los documentos en formato

papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD), también llamadas Tablas

de Retención Documental TRD.

Es un sistema computarizado, un conjunto de programas, Las cuales deben estar elaboradas teniendo en cuenta el

sistema organizacional de las instituciones. Ejemplo de organización de documentos electrónicos (en

carpetas): Series: SubSeries. Para la organización de documentos electrónicos de debe:

Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento producido o recibido

Ordenar : Conformación de expedientes   Describir: Se dan niveles de descripción

Clasificación de documentos electrónicos Para que la información contenida o almacenada en

disquetes, Cd, Zip, Tape Backup sea de fácil búsqueda y recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas

normas técnicas establecidas para su identificación que permiten visualizar las características de la información

contenida en ellos.

POLÍTICAS DE CONSERVACION Para llegar a una adecuada conservcaciòn, los

documentos electrónicos es imprescindible incorporar una serie de requisitos armamentísticos desde el momento en que se diseñan los sistemas informáticos y controlar los

documentos durante todo su ciclo de vida para garantizar su calidad e integridad permanente. Pero cierta medida no

puede llevarse a cabo sin un conjunto de políticas y estrategias generales que faciliten la gestión de

documentos a lo largo de su ciclo de vida.

POLÍTICAS Es imprescindible que los archivos gocen de

reconocimiento legal dentro de las instituciones. Si no es así, una de las prioridades más urgentes debería ser el desarrollo de un marco normativo dentro de ellas, en el

contexto de la legislación estatal y autonómica existente. Se apuntan algunos principios de la norma UNE-ISO

15489 al respecto: “ Las organizaciones han de definir y documentar las

políticas de gestión de documentos, en el contexto del marco reglamentario existente, y garantizar que se implementan y mantienen en todos los niveles de la

organización”.

POLÍTICAS debe ser adoptada y respaldada en el nivel más alto de

decisión. Las responsabilidades sobre su cumplimento deben estar

asignadas y documentadas. Los archiveros deben tener competencias reconocidas para intervenir, al menos, en los siguientes aspectos de

formulación de políticas: El desarrollo de una política de gestión de documentos que

abarque todo su ciclo de vida La determinación de funciones y responsabilidades con

respecto a la gestión de documentos que han sido identificados como de conservación permanente.

El establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, etc. de documentos que han sido identificados

como de conservación permanente

Para la organización de documentos electrónicos de debe: Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento

producido o recibido Ordenar : Conformación de expedientes   Describir: Se dan niveles de descripción

Clasificación de documentos electrónicos Para que la información contenida o almacenada en

disquetes, Cd, Zip, Tape Backup sea de fácil búsqueda y recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas

normas técnicas establecidas para su identificación que permiten visualizar las características de la información

contenida en ellos.

El desarrollo de la archivista ha estado enmarcado en los

últimos 10 años por disciplinas como la informática, la

administración y la gestión de información,gracias a las

cuales es común escuchar sobre conceptos como gestión

documental, gestión de electrónica de documentos y

gestión de información empresarial, los cuales convergen

en el campo de la administración de negocios como en un

primer escenario, la tecnología ha modificado

enormemente, durante los último años la forma como se

almacena, genera, accede y usa la información, lo cual no

solo ha traído como consecuencia el cambio de

paradigmas que hasta hace poco eran simples

predicciones de los tecnologistas, sin ninguna base

empírica, caracterizada cada vez más por la creciente

clientela de información en soportes electrónicos.

En el campo archivístico conceptos como el de gestión de documentos seincorporaron a las bases teóricas tradicionales de la disciplina archivística,otorgándole fuerza a conceptos hasta entonces manejados por administradores y especialistas en planeación organizacional, al integrar al concepto de archivo el de documentación corriente o en trámite (es decir al prearchivo o archivo en formación), lo cual abrió un espectro de posibilidades para los archivistas frente a la planeación de la documentación en una organización.

Programa de Gestión documental, segunda fase, parámetros para un proyecto de automatización, Armando Barrera.

CASAS DE BARRAN, Alicia. Los expedientes electrónicos: un desafío. En: Revista INFOLAC. Vol. 13, N° 4, 2000. 6 p.

CHAIN NAVARRO, Celia. La Gestión de Información en la Organizaciones. Murcia: Universidad de Murcia, 2000.

DAVENPORT. Thomas. Ecología de la Información. México: Oxford University Press, 1999.

UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. Internet, comercio electrónico y telecomunicaciones. Bogotá: La universidad, 2002.

GAETE GONZALEZ. Eugenio. Instrumento público electrónico. Barcelona:Editorial Bosch, 2002.