Anna Rutkowska

Miejska Biblioteka Publiczna w Szczecinie

Trudny czytelnik w bibliotece – sposoby komunikacji

Biblioteka jest nie tylko miejscem pełnym książek, o których często mówi się, że

posiadają duszę. Jest przede wszystkim miejscem, w którym spotykają się ludzie. Każdy z

nich jest inny, ma różnorodne potrzeby i oczekiwania. Praca w wypożyczalni i czytelni oparta

jest między innymi na komunikacji z czytelnikami.

Komunikacja (z łac. communicatio – wymiana, łączność, rozmowa) jest procesem wymiany

wiadomości w środowisku społecznym, obejmującym aktywność poznawczą, stany

afektywne oraz zachowania1.

Najczęściej spotykamy się z komunikacją bezpośrednią – interpersonalną, oznaczającą

porozumiewanie się między osobami. To proces złożony i dynamiczny, którego podstawą jest

zależność zachodząca między nadawcą a odbiorcą komunikatu. Określana jest według modelu

transferu informacji2. Proces komunikowania zaczyna się już w momencie, gdy pojawia się

zamysł w postaci myśli, uczucia, tego, czym nadawca chce podzielić się z odbiorcą. Nadawca

jest źródłem informacji, przesyła ją poprzez kanał do odbiorcy.

Kanał staje się środkiem przekazu wiadomości, może nim być kanał pisemny – tekst, kanał

słowny – w komunikacji werbalnej, czy kanał niewerbalny – gest, mimika, dotyk, dystans

przestrzenny, kontakt wzrokowy, pozycja ciała, intonacja głosu, akcent, czy rytm mówienia. 1 Psychologia społeczna: encyklopedia Blackwella, red. A.S.R. Manstead, M. Herwstone, Jacek Santorski & CO, Warszawa 2001, s.327. 2 Morreale S.P., Spitzberg B.H., Barge J.K., Komunikacja między ludźmi. Motywacja, wiedza i umiejętności, Wyd. Naukowe PWN, Warszawa 2007, s. 34.

Odbiorca dekoduje wiadomość, nadaje jej znaczenie. Jeśli przekaz przebiega prawidłowo

następuje sprzężenie zwrotne i wówczas odbiorca staje się nadawcą, gdyż wysyła komunikat

zwrotny.

Podstawowym problemem utrudniającym prawidłowe odebranie komunikatu jest

nieumiejętność słuchania, która dodatkowo może być zakłócana przez szereg czynników.

Należy zwrócić uwagę na istotną różnicę pomiędzy słyszeniem, a słuchaniem. Słyszenie jest

procesem automatycznym.

Natomiast słuchanie jest wyuczoną umiejętnością komunikacyjną. Składa się z trzech

podstawowych etapów: odbierania, tworzenia znaczenia i wreszcie reagowania3.

Odbieranie polega na nastawieniu na całą wiadomość, wraz ze świadomym poświęceniem

uwagi. Tworzenie znaczenia dotyczy sposobu, w jaki słuchacz rozumie przekazaną właśnie

uwagę. Natomiast reagowanie jest etapem końcowym, następuje po zapamiętaniu tego, co

było powiedziane. Polega na przekazaniu mówcy informacji zwrotnej. Może to być reakcja

niewerbalna – kiwanie głową oznaczające zrozumienie lub reakcja werbalna – wyjaśnienie,

czy zadanie dodatkowego pytania. Słuchanie jest najczęściej używaną umiejętnością

komunikacyjną. Jeśli nauczymy się słuchać zdecydowanie łatwiej będzie nam porozumieć się

z czytelnikami.

W codziennej pracy mamy kontakt z bardzo różnymi czytelnikami, zależy to między

innymi od charakteru i przeznaczenia biblioteki. Największa różnorodność odbiorców istnieje

w bibliotekach publicznych, w których czytelnicy są w różnym wieku, pochodzą z wielu

środowisk, każdy z nich ma inne potrzeby. Komunikacja będzie ułatwiona, jeśli będziemy

zdawać sobie sprawę z istnienia barier komunikacyjnych. Pierwszą grupę stanowią czynniki

fizyczne: hałas, zbyt wysoka lub niska temperatura w pomieszczeniu, nieodpowiednie

oświetlenie i wszystko to, co wprowadza jakiekolwiek zakłócenia w środowisku pracy.

Przeszkodami fizycznymi mogą być również pewne elementy tkwiące w samym człowieku.

Czasami są to tiki nerwowe, nadmierna ruchliwość osoby mówiącej, zmęczenie czy głód.

Kolejną grupę stanowią czynniki psychologiczne, należą do nich: tempo mówienia,

znudzenie, albo przeciążenie zbyt wieloma wiadomościami. Ostatnią grupę tworzą czynniki

kulturowe, do których można zaliczyć naruszanie cudzych wierzeń, nieposzanowanie

wartości, symboli 4. Stosunkowo najłatwiej przebiega eliminowanie przeszkód fizycznych,

poznanie różnic kulturowych również ułatwi nam komunikację. Najtrudniej jest pokonać 3 Morreale S.P., Spitzberg B.H., Barge J.K., Komunikacja między ludźmi. Motywacja, wiedza i umiejętności, Wyd. Naukowe PWN, Warszawa 2007, s. 211. 4 Bocheńska K., Akademia umiejętności interpersonalnych 20 spotkań z komunikacją, Wyd. Impuls, Kraków 2009, s. 177.

bariery psychologiczne, gdyż często pozostają niezauważane. Naukowcy opracowali katalog

barier, do których zaliczono dwanaście podstawowych reakcji tworzących zapory w

komunikowaniu się5. Schematy komunikacyjne zachodzące między nadawcą a odbiorcą, po

zetknięciu się z emocjami tworzą bariery. Towarzyszy im zazwyczaj powstawanie

mechanizmów obronnych człowieka, prowadzących do wytwarzania zachowań osłabiających

argumenty, czy samoocenę drugiej strony. Często skłaniają też do przyjmowania postawy

obronnej, budzą opór. Mogą sprzyjać reakcjom prowadzącym do zależności, wycofywania

się, niepewności. Nie ułatwiają rozwiązanie problemu, z którym może w danym momencie

borykać się każda z osób uczestniczących w komunikacji.

Wyróżnia się trzy podstawowe grupy barier. W pierwszej mieszczą się bariery służące

osądzaniu. Należy do nich obrażanie, krytykowanie polegające na wyrażaniu negatywnych

ocen o drugiej osobie, orzekanie, chwalenie połączone z oceną – samo chwalenie jest

pozytywne, natomiast już w połączeniu z oceną służy manipulacji. Drugą grupę tworzą

bariery służące decydowaniu za innych. Zaliczymy tu rozkazywanie, grożenie,

moralizowanie, nadmierne i niewłaściwe wypytywanie, doradzanie. Do trzeciej grupy

zaliczono bariery służące uchylaniu się od udziału w cudzych problemach, co prowadzi do

uniknięcia sedna rozmowy. Czyli zmiana tematu, logiczne argumentowanie, czy pocieszanie,

gdy nieumiejętnie próbuje się powstrzymać negatywne emocje drugiej osoby.

Najczęściej spotykane są bariery z grupy służącej osądzaniu. W naszych osądach

kierujemy się stereotypami, klasyfikujemy ludzi, oceniamy po pozorach, często brakuje nam

empatii, przyklejamy ludziom etykietki, nie potrafimy słuchać. Znajomość i świadomość

istnienia barier może stać się pierwszym krokiem do pokonania ich i systematycznego

eliminowania, dzięki czemu komunikacja we wszelkich aspektach będzie przebiegała

prawidłowo. Jest to szczególnie ważne, gdy mamy kontakt z czytelnikiem trudnym.

Kogo można określić trudnym czytelnikiem? Na to pytanie nie ma jednoznacznej

odpowiedzi. W zależności od tego, co sprawia nam największą trudność w codziennej pracy

w kontakcie z czytelnikami, to będzie decydowało o naszej definicji czytelnika trudnego.

Dla potrzeb referatu przedstawię najczęściej spotykane typy czytelnika trudnego.

Dla wielu czytelnik niepełnosprawny lub z zaburzeniami psychicznymi może być

właśnie czytelnikiem trudnym, który jednak dzięki większemu zaangażowaniu ze strony

bibliotekarza może korzystać z usług biblioteki.

5 Stewart J., Mosty zamiast murów, podręcznik komunikacji interpersonalnej, Wyd. Nauk. PWN, Warszawa 2005, s.175.

Część barier zewnętrznych łatwo można zlikwidować: służą temu podjazdy dla wózków

inwalidzkich, oznaczenia dla osób niedowidzących. Trudniej jest z barierami tkwiącymi w

nas. Przecież nie uczestniczymy w specjalnych szkoleniach, podstawową wiedzę możemy

czerpać z osobistych doświadczeń, obserwacji czy z literatury fachowej. Bardzo często

traktujemy osoby niepełnosprawne „inaczej”, jednocześnie obawiamy się, że w rozmowie

będziemy nietaktowni. Należy przede wszystkim pamiętać o tym, że przychodzi do nas

człowiek, którego celem jest uzyskanie informacji czy wypożyczenie książki. Jednocześnie

trzeba mieć świadomość, że komunikacja może być utrudniona poprzez zmniejszenie

możliwości lub całkowite uniemożliwienie nadawania lub odbierania komunikatów

werbalnych z powodu deficytów związanych z funkcjonowaniem aparatu mowy, słuchu, czy

rozumienia języka 6. Dodatkowe blokady wewnętrzne u osoby niepełnosprawnej wynikają ze

świadomości własnej odmienności fizycznej, co skutkuje wzrostem lękliwości, nieśmiałości i

obawami, czy osoba sprawna zechce nawiązać z nią kontakt.

Jednocześnie u osób sprawnych występuje często wycofanie, brak chęci komunikacji

wynikające przede wszystkim z niewiedzy dotyczącej zachowań osób niepełnosprawnych.

Nie lada wyzwaniem staje się obsługa osoby niepełnosprawnej, która ma problem z

mówieniem i jednocześnie jest osobą niedowidzącą. Należy zachować spokój, nie bać się,

nastawić się pozytywnie i cierpliwie słuchać. Połową sukcesu jest ukierunkowanie na

aktywne słuchanie, jeśli nie wykazujemy zdenerwowania, zniecierpliwienia, nastawiamy się

na nawiązanie komunikacji, wówczas okazuje się, że nie jest to trudne i zaczynamy rozumieć

wypowiadane słowa, które początkowo wydawały się nam całkowicie niezrozumiałe. Warto

pamiętać o tym, by poświęcić takiemu czytelnikowi odpowiednią ilość czasu i zadbać o to, by

jednocześnie pozostali użytkownicy biblioteki byli w tym czasie obsługiwani przez innych

pracowników. Jeśli nie ma takiej możliwości warto wytworzyć życzliwą atmosferę prosząc

czekające osoby o wyrozumiałość i cierpliwość. W takiej sytuacji nikt nie będzie czuł się

ignorowany.

Osoby z zaburzeniami psychicznymi, czyli: osoby chore psychicznie, upośledzone

umysłowo i wykazujące inne zakłócenia czynności psychicznych7 z całą pewnością mogą być

zaliczane do grupy czytelników trudnych. Kontakt jest o tyle bardziej skomplikowany, że

bibliotekarz nie jest specjalistą, który mógłby bazować na wiedzy medycznej. A praktycznie

niemożliwa jest próba przewidzenia reakcji takiej osoby, gdy na przykład spotka się z

6 Bielawska I., Dębska U, Niektóre aspekty komunikacji osób niepełnosprawnych, [w:] Psychologiczne konteksty komunikacji, red. Klebaniuk J., Oficyna Wydawnicza ATUT, Wrocław 2005, s. 154. 7 Ustawa z dnia 19 sierpnia 1994 r. O ochronie zdrowia psychicznego, Dz.U. z 1994 Nr 111, poz. 535 z późn. zm.

odmową, czy inną niespodziewaną przeszkodą. W rozmowie należy pamiętać by zachowywać

spokój, komunikat powinien być prosty, aby mógł być zrozumiały dla odbiorcy. Nie należy

też wymagać zbyt skomplikowanych dodatkowych czynności, które mogłyby stanowić

ewentualną barierę i powodować wzrost irytacji.

Trudny czytelnik to także ten, który absorbuje nas swoim zachowaniem. Czasami jest

to osoba, która już teraz, natychmiast chce uzyskać to, czego oczekuje. Dodatkowo potrafi

być niecierpliwa, nie potrafi zrozumieć, że istnieją sytuacje, w których nie może wypożyczyć

upragnionej książki. Co wtedy?

Z pewnością pomocna może być wiedza z zakresu komunikacji interpersonalnej.

Przykładowymi propozycjami wykorzystywania tej umiejętności stanowią przedstawione

poniżej konkretne sytuacje.

Sytuacja 1.

Czytelnik chce prolongować książkę, która jest zarezerwowana przez innego

czytelnika, wówczas jest to niemożliwe (nie pozwala na to system biblioteczny).

Należy odpowiedzieć spokojnie, że na wykonanie tej operacji nie pozwala system. Niestety,

często nie jest to satysfakcjonująca odpowiedź, czytelnik czasem uważa, że to jednak

bibliotekarz jest bezduszny. Można wówczas łagodnie wyjaśnić, że: „inny czytelnik czeka na

tę książkę, a gdyby Pan/i w przyszłości dokonywał rezerwacji, wówczas będzie dokładnie tak

samo”. Próba postawienia kogoś w odwrotnej sytuacji pozwala na lepsze zrozumienie kogoś

innego. Jednak czasem rozmówca nie posiada rozwiniętej empatii, sytuacja komplikuje się.

Najważniejsze, by nie pozwolić wytrącić się z równowagi i pamiętać o kilku podstawowych

zasadach: zachować spokój, słuchać i dać czytelnikowi do zrozumienia, że jest słuchany, że

poświęca się mu uwagę. Można powiedzieć: „Doskonale rozumiem Pana/i zdenerwowanie,

ale niestety nie mogę łamać regulaminu. Proszę o zwrot książki w przewidzianym terminie.

Mogę Panu/i zaproponować ponowną rezerwację tytułu, co da szansę na dokończenie

lektury”. Mówienie spokojnym, a jednocześnie stanowczym głosem pozwoli na załagodzenie

sytuacji, propozycja ponownej rezerwacji nie będzie oczekiwanym rozwiązaniem, ale

pokazuje, że faktycznie nie jesteśmy bezduszni i robimy to, co w naszej mocy. Bezwzględnie

trzeba pamiętać, że nie należy wdawać się w żadne niepotrzebne dyskusje. Należy skupiać

się na problemie, a nie na osobie, bez krytykowania jej, czy osądzania.

Sytuacja 2.

Czytelnik spędza dużo czasu w wypożyczalni, wyszukuje książki, po czym udaje się

do stanowiska bibliotekarza i dowiaduje się, że niestety nie może nic wypożyczyć, ponieważ

ma przetrzymane książki w innej filii lub nieuregulowaną opłatę (takie sytuacje występują

często w bibliotekach mieszczących się na terenie miast, w których biblioteka ma nawet

kilkanaście filii, działa w nich system komputerowy). Możemy sobie wyobrazić, co czuje

osoba, która nie może dostać upragnionej rzeczy i absolutnie nie rozumie faktu, że jest winna

zaległości. Znowu pamiętamy, by zachować spokój i powiedzieć NIE. Można to zrobić

stanowczo a jednocześnie przyjaźnie. Proces ten przebiega w trzech etapach 8. Należy okazać

rozmówcy zainteresowanie: „rozumiem, że Panu/i bardzo zależy na tych książkach…” to

pierwszy etap. W kolejnym etapie należy powiedzieć „nie”. Należy też dodatkowo podać

powody swojej decyzji. A w ostatnim etapie zaproponować rozwiązanie alternatywne, czyli

np.: zaproponować odłożenie książek do następnego dnia, do chwili uregulowania zaległości.

Często ten ostatni etap w literaturze przedstawiany jest jako technika manipulacji określana

mianem reguły wzajemności 9. Działamy tu w myśl zasady: duża prośba – odmowa – mała

prośba zakończona zgodą. Jednak w opisanej wcześniej sytuacji takie działanie jest

zachowaniem, które zadowoli obie strony, pozwoli na osiągnięcie kompromisu. Czytelnik

osiągnie cel, jednak będzie on jedynie odsunięty w czasie. A bibliotekarz stanie się osobą,

której udało się rozwiązać problem.

Trudny czytelnik, to też czytelnik niegrzeczny, czasem nawet arogancki.

Jeśli osoba przychodząca podnosi głos, czy krzyczy, wówczas należy stanowczo zareagować,

wszak to nie jest odpowiednie miejsce, by demonstrować niestosowne zachowania.

Zdecydowanie odradzam reakcję opartą na tzw. ciętej odpowiedzi (ripoście), ponieważ

rzadko stawia nas w pozycji zwycięzcy, powoduje jedynie wzrost agresji u rozmówcy.

Oczywiście reakcja pracownika powinna być spokojna i zdecydowana. Należy w prosty

sposób poinformować, że w bibliotece obowiązuje cisza. Jeśli czytelnik nadal będzie mówił

podniesionym głosem, w dalszym ciągu należy mówić do niego stanowczo, łagodnie, w miarę

monotonnie. Ton naszego głosu sprawi, że zdenerwowany czytelnik w końcu się wyciszy.

Nie bez znaczenia będzie też mowa ciała. Jeśli zaburzana jest nasza przestrzeń prywatna, co

ważne, dla każdego z nas może być inna - od 45 do 120 cm 10, należy odchylić się lekko do

tyłu, być wyprostowanym, utrzymywać kontakt wzrokowy. Jeśli to nie pomaga - można

wstać. Postawa stojąca sygnalizuje jednocześnie, że nie ulegniemy, nie boimy się, tym samym 8 Neumann E., Jestem innego zdania…O sztuce prowadzenia trudnych rozmów, Wyd. Jedność, Kielce Cop. 2007, s. 62. 9 Cialdini R. S, Wywieranie wpływu na ludzi. Teoria i praktyka, GWP, Gdańsk 2004, s. 54. 10 Griffin E., Podstawy komunikacji społecznej, GWP, Gdańska 2003, s. 104.

zaznaczamy też, że nie pozwalamy na niegrzeczne zachowania i wyrażamy gotowość

dalszego działania.

Jeśli to nie pomaga, dobrym sposobem może być pozwolenie naszemu rozmówcy na

wypowiedzenie jego kwestii - nie zważajmy wówczas na to, że jego pretensje mogą być

nieuzasadnione. Gdy przerwie swój wywód można spokojnie zapytać: „rozumiem, proszę mi

powiedzieć na czym polega Pana/i problem?”. W tej sytuacji często okazuje się, że to, co

wcześniej zostało powiedziane w wielu zdaniach można przedstawić o wiele krócej,

dodatkowo nie jest to aż tak bardzo skomplikowane, a rozwiązanie często może być bardzo

proste.

Trudnym czytelnikiem jest także czytelnik, który nie potrafi przyznać się do

nieznajomości pewnych terminów, jest nieśmiały. Tutaj zadaniem bibliotekarza jest przede

wszystkim obserwacja i umiejętność słuchania, a następnie upewnienie się, czy komunikat

został prawidłowo odczytany przez czytelnika. Pomocne będą odpowiednie pytania - w

zależności od sytuacji. Jeśli czytelnik nie potrafi sprecyzować jakiej informacji poszukuje,

wówczas należy zadać pytania konkretyzujące, pozwalające na uzyskanie szerszych

informacji, co jednocześnie da nam pewność, że nie doszło do nieporozumienia, a informacje

czy książki, które wyszukaliśmy będą odpowiadały potrzebom czytelnika.

Inną skuteczną techniką jest zadawanie pytań streszczających, pozwala to na utrzymanie

kontaktu z rozmówcą, a jednocześnie umożliwiają upewnienie się, że prawidłowo rozumiemy

czytelnika, np.: „Czy dobrze rozumiem: Pan/i uważa, że…” Obie techniki opierają się na

aktywnym słuchaniu, ułatwiają osiągnięcie celu i wzajemne zrozumienie.

Mianem trudnego czytelnika można też określić czytelnika wymagającego, który jest

dobrze zorientowany na konkretną literaturę. W takich sytuacjach komunikacja jest bardzo

prosta, wystarczy pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Bibliotekarz, który jest

profesjonalistą, dba o swój rozwój osobisty, angażuje się w swoją pracę, na bieżąco śledzi

nowości wydawnicze, książki nominowane do nagród literackich oraz pozycje znajdujące się

na liście bestsellerów - połowę sukcesu ma już za sobą. Teraz wystarczy zadanie kilku

konkretnych pytań, by uzyskać więcej informacji na temat tego, czego oczekuje czytelnik, a

wówczas jest gwarancja, że klient będzie zadowolony.

Należy pamiętać, że dla wielu bibliotekarzy trudny czytelnik może oznaczać bardzo

różnych użytkowników biblioteki. Wpływa na to wiele czynników. Istotny jest charakter

konkretnej placówki, umiejętności interpersonalne bibliotekarza, jego osobowość, stopień

rozwoju emocjonalnego, doświadczenie zawodowe. Czynniki te często wzajemnie

uzupełniają się, można wypracować własne skuteczne sposoby działania. Jednak z całą

pewnością dużym ułatwieniem i pomocą mogłyby być specjalistyczne szkolenia i warsztaty z

zakresu komunikacji interpersonalnej organizowane przez pracodawców. Efektem tych

działań będzie zadowolony czytelnik i bibliotekarz mający satysfakcję ze swojej codziennej

pracy.

Bibliografia:

Adams K., Galanes G.J., Komunikacja w grupach, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa

2008.

Bocheńska K., Akademia umiejętności interpersonalnych 20 spotkań z komunikacją, Wyd.

Impuls, Kraków 2009.

Cialdini R. S, Wywieranie wpływu na ludzi. Teoria i praktyka, GWP, Gdańsk 2004.

Doliński D., Techniki wpływu społecznego, Wydawnictwo Naukowe SCHOLAR, Warszawa

2005.

Goffman E., Zachowanie w miejscach publicznych, Wydawnictwo Naukowe PWN,

Warszawa 2008.

Griffin E., Podstawy komunikacji społecznej, GWP, Gdańska 2003.

Leary M. Wywieranie wrażenia na innych. O sztuce autoprezentacji, GWP, Gdańsk 2002.

Leathers D. G., Komunikacja niewerbalna, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007.

McGrath H., Edwards H., Trudne osobowości, Dom Wydawniczy REBIS, Poznań 2010.

Morreale S.P., Spitzberg B.H., Barge J.K., Komunikacja między ludźmi, Wydawnictwo

Naukowe PWN, Warszawa 2007.

Mosty zamiast murów. Podręcznik komunikacji interpersonalnej, red. Stewart J.,

Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005.

Neumann E., Jestem innego zdania…O sztuce prowadzenia trudnych rozmów, Wyd. Jedność,

2007.

Pease A i B., Mowa ciała, Dom Wydawniczy REBIS, Poznań 2007.

Psychologia społeczna w relacji ja - inni, red. Moscovici S., WSiP, Warszawa 1998.

Psychologia społeczna: encyklopedia Blackwella, red. A.S.R. Manstead, M. Herwstone, Jacek

Santorski & CO, Warszawa 2001.

Psychologiczne konteksty komunikacji, red. Klebaniuk J., Oficyna Wydawnicza ATUT,

Wrocław 2005.

Ustawa z dnia 19 sierpnia 1994 r. O ochronie zdrowia psychicznego, Dz.U. z 1994 Nr 111,

poz. 535 z późn. zm.