Tutoriel excel

TUTORIEL EXCEL

pour augmenter votre efficacité

Avant propos

Ce tutoriel écrit pour faciliter l’utilisation d’Excel, en particulier par les statisticiens, est librement téléchargeable en version anglaise à l’adresse suivante :

http://bl-bus-dotnet3.ads.iu.edu/albrightbooks/Downloads/ExcelTutorial.doc

avec l’avertissement suivant de l’auteur Chris ALBRIGHT :« This Excel tutorial is a Word document with embedded spreadsheets. It provides a simple way to improve your spreadsheet skills, including your efficiency in doing simple repetitive tasks. It will work with any version of Excel from version 97 on. And in response to questions from several users, please feel free to distribute this tutorial, at no charge, to anyone who can benefit from it. (August, 2001) »

Il nous a semblé intéressant d’en diffuser aussi librement une traduction, tout aussi libre, pour en faciliter la lecture aux francophones.

Avant tout, nous vous suggérons de faire immédiatement une copie de ce fichier Word sous le nom de votre choix. Ainsi vous pourrez toujours revenir au document initial s’il vous arrive de faire quelque erreur destructrice au cours de vos exercices.

Sommaire

Introduction..........................................................................................2

1. Pour aller en haut de la feuille........................................................3

2. Pour se déplacer à la fin d’une rangée...........................................4

3. Pour diviser l’écran en deux............................................................5

4. Pour sélectionner une plage de cellules..........................................6

5. Pour sélectionner plusieurs « étendues » de cellules.....................7

6. Comment faire du « copier-coller » ?..............................................8

7. Copier et coller avec l’option Collage Spécial...............................11

8. Déplacer ( couper et coller ).........................................................12

9. Utilisation des références absolues et relatives............................13

10. Insertion et destruction de lignes ou colonnes.............................15

11. Générer une série.........................................................................17

12. Utilisation du bouton de sommation.............................................18

13. Utilisation des noms de plage.......................................................19

14. Fonctions utiles.............................................................................22

Diffusion MODULAD 1 Traduit de Chris ALBRIGHT

http://bl-bus-dotnet3.ads.iu.edu/albrightbooks/Downloads/ExcelTutorial.doc

15. Utilisation de la fonction « wizard » (fx) dans la barre d’outils......25

16. Utilisation des fonctions SI............................................................26

17. Utilisation des fonctions de recherche..........................................29

18. Utilisation des tables de données.................................................31

19. Pour enregistrer des macros simples sur Perso.xls.......................34

20. Comment personnaliser sa barre d’outils ?...................................35

21. Définir le nombre de feuilles par défaut dans un nouveau classeur36


Introduction

L’objectif de ce tutoriel est de vous apprendre à exécuter les taches les plus simples que vous pourrez rencontrer lors de la manipulation d’Excel. Nous avons pu remarquer qu’au lieu de se concentrer sur le travail qu’ils avaient à faire avec Excel, certains perdaient plutôt leur temps à des taches fastidieuses faute de savoir manipuler le logiciel. L’apprentissage de quelques « astuces » simples vous permettra d’optimiser votre travail, et par conséquent de gagner un temps précieux qui pourra vous servir pendant vos périodes de travail intense.

Nous essayerons de vous apprendre à travers quelques exemples (parfois statistiques) des « astuces » qui vont considérablement augmenter votre efficacité. Nous ne prétendons surtout pas être exhaustifs quant à l’information que vous allez pouvoir obtenir du tutoriel, mais nous voulons juste que vous appreniez à faire les taches les plus fréquentes d’Excel. Pour ce qui est du niveau requis pour la lecture de ce tutoriel, nous supposerons que vous connaissez les notions de colonne, ligne, valeur absolue et relative, etc. Autrement, nous vous conseillons de lire des livres de base avant de passer au tutoriel.

Comme vous pourrez le voir, ce tutoriel se veut convivial. Une de ses particularités est que vous pourrez passer à une feuille Excel en pleine lecture de ce document Word, au moment de faire les exercices que nous vous proposons (pour cela, double-cliquez sur le tableau, les barres d’outils sont alors celles d’Excel et non plus celles de Word).

1. Pour aller en haut de la feuille

Bien souvent, vous voudrez revenir à la position de départ pour avoir les idées un peu plus claires sur ce que vous êtes en train de faire.

Pour aller à la cellule A1 de votre feuille Excel, il vous suffit d’appuyer en même temps sur les touches Ctrl et Home (cette dernière étant généralement représentée par une flèche orientée nord-ouest ).

Exercice : Essayez !

2. Pour se déplacer à la fin d’une rangée

Il vous arrivera très certainement de vouloir vous déplacer à la fin d’une colonne, ou d’une ligne de chiffres. Pour ce faire, vous allez vous servir des combinaisons de la touche Fin et de la touche de direction vers laquelle vous désirez aller.

Appuyer sur les touches fin et flèche (suivant la direction vers laquelle vous voulez aller).


Exercice : Mettez-vous sur la première case du tableau et déplacez-vous.

Votre déplacement va dépendre du type de la case sur laquelle vous vous situez, suivant que la case est vide ou non. Par exemple, si vous partez d’une case vide, vous irez jusqu’à la dernière case vide, autrement dit juste avant la dernière case non vide.

3. Pour diviser l’écran en deux

Il est parfois utile d’avoir à séparer son écran en deux, pour pouvoir profiter de plus d’informations.

Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur l’un des deux curseurs de séparation et tout en ayant le « click » gauche appuyé, il ne vous reste plus qu’à déplacer le trait de séparation où vous le voulez.

Cliquez sur un curseur et maintenez le doigt sur le « click » gauche.

Exercice : Essayez de diviser l’écran, puis d’annuler la séparation !

4. Pour sélectionner une plage de cellules

En utilisant Excel, vous aurez très certainement à sélectionner au moins une fois une étendue de cellules. En fait, c’est une opération que l’on fait relativement souvent, et il est donc important de bien savoir l’exécuter. Il existe pour cela plusieurs moyens efficaces de le faire, suivant la taille de la plage et le fait que vous puissiez la visualiser entièrement sur l’écran ou non.

Dans le cas où l’étendue « rentre » dans l’écran, il vous suffit de cliquer dans un coin de cette étendue, et le bouton de souris toujours appuyé, de vous diriger vers le coin opposé. Vous pouvez également cliquer sur l’un des coins de votre étendue,


appuyer sur la touche Shift, et cliquer de nouveau sur le coin opposé de l’étendue que vous voulez sélectionner.

Exercice : Essayez de sélectionner l’étendue B2 : D7

Dans le cas où l’étendue sort de l’écran, il vous suffit de cliquer sur un des coins le plage que vous voulez sélectionner, puis la touche Shift maintenue, faites les combinaisons de touches Fin et Flèche de direction, en fonction de la direction vers laquelle vous voulez aller.

Vous pouvez également faire apparaître de façon artificielle le début et la fin de l’étendue que vous voulez sélectionner en utilisant les curseurs de séparation, puis procéder comme précédemment avec la touche Shift et la souris.

Exercice :Essayez de sélectionner l’étendues B2 : C100 et E2 : N5 en utilisant les deux

méthodes

5. Pour sélectionner plusieurs « étendues » de cellules

Il vous arrivera très certainement d’avoir à sélectionner en même temps plusieurs « étendues » de cellules et c’est justement ce que nous allons vous expliquer dans cette partie du tutoriel.

Dans un premier temps, vous allez faire comme précédemment dans le cas d’une seule étendue de cellules. Une fois que vous aurez sélectionné le premier groupe de cellules, vous vous déplacerez avec la souris vers la cellule du second groupe que vous voudrez sélectionner. Avant de cliquer sur cette cellule, vous appuierez sur la touche Ctrl que vous laisserez maintenue le temps du click. Vous procéderez ensuite comme vous avez l’habitude de faire au moment de la sélection de la seconde étendue de cellules, et ainsi de suite.


Par exemple : sélectionnez l’étendue B2 : C4, puis appuyez sur la touche Ctrl et cliquez sur la cellule E2, puis sélectionnez l’étendue E2 : F6.

Exercice : Essayez de sélectionner les trois groupes de cellules !

Résultat à obtenir :

6. Comment faire du « copier-coller » ?

Le « copier-coller » est une des fonctions les plus utilisées d’Excel. Cette fonction vous permettra de gagner énormément de temps si vous l’exécuter efficacement. De nombreuses personnes se servent de la barre de fonctions pour faire un « copier-coller », mais sachez qu’il existe un moyen beaucoup plus efficace pour le faire, en se servant des raccourcis.

Tout d’abord il vous faudra sélectionner l’étendue de cellules que vous voudrez copier. Une fois fait, vous allez faire la combinaison de touches Ctrl+c. Vous avez ainsi copier l’étendue sélectionnée.

Pour coller cette étendue, il vous suffit de sélectionner l’étendue de cellules sur laquelle vous allez faire le collage. Une fois fait, vous allez faire la combinaison de touches Ctrl+v. Vous avez ainsi collé l’étendue sélectionnée.

Dans l’exemple qui suit, copiez la formule en C2, puis sélectionnez l’étendue C3 : C8, et collez-y cette formule.

Exercice : Essayez de copier la formule en C2 jusqu’à la colonne C8 !



Remarque : les cellules que vous allez copier sont entourées par un liseré en tirets. Si vous voulez annuler votre sélection, il vous suffit d'appuyer sur la touche Esc.

Vous pouvez également vous servir de la barre d’outils pour faire votre « copier-coller » ou vous pouvez encore faire un click droit sur la souris pour faire apparaître un menu qui vous permettra de faire votre « copier-coller » rapidement.

Exercice : Utilisez la technique que vous voulez pour copierla formule en C2 sur l’étendue C3 : C8

Touches de raccourcis, barre d’outils, click droit, c’est une question de goût, mais sachez que de toutes façons vous irez plus vite qu’en utilisant le menu d'édition.

Une chose qu’il vous arrivera souvent de faire sous Excel est d’appliquer une formule à une ligne ou à une colonne. Pour cela, plusieurs moyens efficaces s’offrent à vous.

Sélectionner les cellules C2 : C8 dans lesquelles vous voudrez mettre le résultat du produit de la colonne A par la colonne B. Entrez ensuite la formule que vous voulez appliquer et qui correspond à la cellule dans laquelle vous êtes (par exemple la cellule C2 induit la formule =A2*B2), ensuite au lieu d’appuyer sur la touche Enter, faites la combinaison Ctrl+Enter.


Exercice : Essayez !

Remarque : Une fois que vous avez sélectionné une étendue de cellules, vous pouvez par exemple remplir chacune des cellules par un même nombre en l’écrivant une fois et une seule et en faisant la combinaison de touches Ctrl+Enter.

Exercice : Essayez d’appliquer la remarque à l’étendue B2 : D8 avec le chiffre 10 !

Comme on va le voir dans l’exemple ci-dessous, un autre moyen de reporter la formule située en C2 dans l’étendue C3 : C8, va être de la « tirer ». Une fois que vous aurez cliqué sur la cellule C2, il vous suffira de « tirer » le petit carré situé en bas à droite de la cellule jusqu'à l’étendue désirée, pour copier la formule.

Exercice : Copiez la formule en C2 en la tirant jusqu’en C8 !

Remarque : une fois sur le carré, votre pointeur de souris prend la forme du signe plus et vous indique que vous pouvez déplacer la formule.

Une autre façon d’aboutir au même résultat, va être de faire un double click sur le petit carré que vous avez tiré précédemment. Excel va automatiquement appliquer la


formule aux champs bien renseignés, c’est à dire ceux pour lesquels il pourra faire une multiplication, jusqu’au moment où il ne pourra pas en faire et alors il s’arrêtera.

Exercice : Placez votre curseur au bon endroit et double-cliquez !

Remarque : Excel va arrêter son calcul à la cellule A9.7. Copier et coller avec l’option Collage Spécial

Vous avez souvent une plage de cellules contenant des formules, et vous voulez remplacer les formules par les valeurs qu’elles fournissent.

Pour copier les formules et coller des valeurs :

Sélectionnez la plage avec les formules, appuyez sur Control+c pour copier, et sélectionnez la plage sur laquelle vous voulez coller les valeurs (qui peut-être la même que celle copiée). Vous ouvrez alors, puisqu’il n’y a pas de touche clavier équivalente, le menu « Edition/Collage Spécial » , puis sélectionnez l’option « Valeurs » .

Exercice : Copiez la plage D2 : D8 sur elle-même, mais en collant les valeurs

Vous pouvez également essayer les autres options de la boîte de dialogue « Edition/Collage spécial ». Par exemple, si vous avez une série d’étiquettes entrées en ligne, et que vous voulez la même à un autre endroit en colonne, essayez la copie et le collage spécial avec l’option « Transpose ».


8. Déplacer ( couper et coller )

Il doit fréquemment vous arriver de vouloir déplacer des données d’un endroit de la feuille à un autre.

Pour ce faire (opérations « couper » et « coller ») :

Sélectionnez le domaine à déplacer, appuyez sur Ctrl+x (pour couper), sélectionnez le coin en haut à gauche du nouveau domaine, et appuyez sur Ctrl+v.

Comme pour la copie et le collage, des boutons de menu peuvent être utilisés à la place des touches clavier, mais ces dernières sont plus efficaces que de passer par des menus. De plus, il est à remarquer que vous n’avez besoin de sélectionner que la cellule du coin en haut à gauche pour sélectionner la plage sur laquelle vous voulez coller les données. En effet, Excel sait que la taille de la plage à coller est la même que celle de la plage copiée.

Exercice :Déplacez la plage A2 : C8 vers la plage D2 : F8

Regardez comment les adresses relatives affectent éventuellementles formules de la colonne F


9. Utilisation des références absolues et relatives

Comme vous le savez probablement, les références absolues sont indiquées dans les formules par le signe dollar « $ », et elles déterminent la façon dont une formule est copiée ou déplacée. Ainsi, dans la formule « =B4*$A$1 » de la cellule B5, le signe dollar indique que lorsque vous copiez cette formule vers une autre cellule, par exemple C5, seul le premier terme varie, c’est à dire que la formule dans C5 est « =C4*$A$1 ». Généralement, vous voulez, lorsque vous copiez ou déplacez une formule, que certaines parties de la formule restent fixes (références absolues), et que d’autres changent (références relatives) selon la position de la cellule de Diffusion MODULAD 10 Traduit de Chris ALBRIGHT

destination. C’est un concept primordial quant à l’efficacité des opérations et il est important que vous preniez le temps de le comprendre.

Voici deux points importants :

(1)Les signes $ sont pertinents seulement pour les opérations de copie et de déplacement ; ils n’ont pas d’effet inhérent sur la formule. Par exemple, les formules « =5*B3 » et « =5*$B$3 » dans la cellule C3 donnent exactement le même résultat. La différence apparaît seulement dans le cas où la cellule C3 serait copiée ou déplacée à un autre endroit.

(2)Il n’est pas nécessaire de taper le signe $, cela peut être fait avec la touche F4, comme cela est vu ci-dessous.

Pour mettre dans une cellule une formule en référence absolue ou en référence absolue et relative, en utilisant la touche F4 :

Entrez une référence dans une formule. Appuyez alors sur F4.

En fait, appuyer plusieurs fois sur F4 revient à boucler les différentes possibilités : B3 (ni la ligne ni la colonne ne sont fixées), $B$3 (colonne B et ligne 3 fixés), B$3 (seul la ligne 3 est fixée), et $B3 (seule la colonne B est fixée).

Exercice :Entrez la formule appropriée dans la cellule B7 et la copiez jusqu’à E7

(Déplacez-vous vers la droite pour voir la réponse correcte)


Exercice :Entrez une formule avec les références absolues/relatives appropriées

dans la cellule C5, et pouvant être copiée de C5 à F9.(Déplacez-vous vers la droite pour voir la réponse correcte)



10. Insertion et destruction de lignes ou colonnes

Il arrive souvent que l’on ait besoin d’insérer ou de détruire des lignes ou des colonnes. Notez que détruire une ligne ou une colonne n’est pas similaire à en effacer le contenu, c'est-à-dire rendre toutes les cellules vides. Détruire signifie éliminer complètement.

Pour insérer au moins une ligne :

Cliquez sur un numéro de ligne et tirez vers le bas autant de lignes que vous voulez faire apparaître, puis pressez Alt+i puis l (l’équivalent dans le menu est Insertion/Ligne).

Les lignes insérées le sont au-dessus de la première sélectionnée.

Par exemple, si vous sélectionnez les lignes 8 à 11 puis insérez, 4 lignes seront insérées entre les anciennes lignes 7 et 8.

Exercice : Insérez des lignes pour les données Février, Avril et Mai

Les colonnes sont insérées de la même manière, sauf que l’on tape Alt+i puis c.


Exercice :Insérez des colonnes pour les ventes de Dupont, Martin et Nguyen

(de façon à ce que les responsables de ventes soient classés par ordre alphabétique)

Pour détruire au moins une ligne :

Cliquez sur un numéro de ligne puis descendez d’autant de lignes que vous voulez détruire, pressez alors Alt+e puis s (ou avec le menu : Edition/Supprimer). Les colonnes sont détruites de la même manière.

Exercice : Les produits K322 et R543 ne sont plus valables,supprimez donc les lignes correspondantes.

11. Générer une série

Il existe une méthode très simple pour remplir la colonne A, commençant par la cellule A2, avec les valeurs 1, 2 jusqu’à 1000 (1 dans la cellule A2, 2 dans la cellule A3, et ainsi de suite).

Pour remplir une colonne avec une série :

Entrez la première valeur dans la première case (1 dans la cellule A2). Dans cette case, allez avec le curseur dans le menu « Edition/Recopier/Série » pour obtenir la boite de dialogue « Série de données ». Changez la sélection de la ligne pour celle de la colonne, assurez-vous que le type est linéaire, et que 1 est dans la Valeur de pas. Entrez la valeur finale dans Dernière valeur, et cliquez sur OK.

Comme vous pouvez le deviner avec la boîte de dialogue, beaucoup d’autres options sont possibles. N’ayez pas peur de toutes les expérimenter.

Exercice : Les séries de jours dans la colonne A devraient aller de 1 à 25,et dans la colonne B de 26 à 50.


12. Utilisation du bouton de sommation

La fonction somme est si utile pour sommer toute une ligne ou toute une colonne qu’un bouton lui est dédié (bouton ), automatisant la procédure. Donnons un exemple de son utilité : supposons que vous ayez un tableau de nombres dans la plage B3 : E7. Vous voulez que la somme des lignes apparaisse dans la plage F3 : F7, et que la somme des colonnes apparaissent dans la plage B8 : E8. Cela est très simple.

Pour effectuer des sommes de lignes ou de colonnes avec le bouton de sommation :

Sélectionnez le ou les plages sur lesquelles vous voulez avoir les sommes (F3 : F7 et B8 : E8, souvenez-vous comment sélectionner des plages multiples), et cliquez sur le bouton de sommation.

Exercice :Utilisez le bouton de sommation pour effectuer des sommes de lignes et de colonnes

13. Utilisation des noms de plage

Les noms de plage sont très utiles pour rendre des formules plus compréhensibles. Ainsi, quelle est la formule la plus claire : « =B20-B21 » ou « = Revenu – Coût » ?

L’usage efficace des noms de plage requiert un peu d’expérience, mais voici ci-après quelques conseils utiles :

Pour définir un nom de plage :


Sélectionnez une plage que vous voulez nommer. Puis tapez le nom désiré dans la case en haut à gauche sur l’écran. (Cette case est juste au-dessus de la tête de la colonne A, elle affiche généralement l’adresse de la case où le curseur se trouve.)

Vous pourriez également passer par « Insertion / Nom / Définir », mais taper directement dans la « boîte de nom » est plus rapide et intuitif. Par ce chemin, les noms des plages ne dépendent pas de la « casse », c'est-à-dire qu’en particulier un mot est le même qu’il soit écrit en minuscules ou en majuscules.

Par exemple, « Revenu », « revenu » et « REVENU » sont interchangeables.

Exercice : Nommez la plage rectangulaire contenant les données.

Pour supprimer un nom de plage :

Utilisez le menu « Insertion/Nom/Définir ». Vous disposez alors de tous les noms créés. Cliquez sur celui que vous voulez détruire et ensuite cliquez sur Supprimer.

Exercice : Les plages numériques sont couramment nommées « Données »Supprimez ce nom et remplacez le par « Base de données »

Supposez que vous ayez les étiquettes Revenus, Coût et profit dans les cellules A20, A21 et A22, et que vous vouliez que ce soient les cellules B20, B21 et B22 (qui contiennent les valeurs de revenu, coût et profit) qui portent ces noms. Voici comment le faire rapidement.

Pour créer des noms de plage à partir d’étiquettes adjacentes :

Sélectionnez la plage comprenant les étiquettes et les cases à nommer (A20 : B22). Puis utilisez le menu « Insertion/Nom/Créer », assurez-vous que c’est le bon endroit qui est sélectionné, et cliquez sur OK.

Excel essaie, souvent avec succès, de deviner où sont les étiquettes que vous voulez utiliser comme noms de plage. S’il échoue, vous pouvez toujours passer outre son choix.


Exercice : Nommez les plages A3 : A8, B3 : B8,et cela en accord avec les étiquettes de la 2ème ligne.

Quelquefois vous avez à entrer une formule utilisant une adresse de cellule, comme « =B20-B21 ». Plus tard, vous nommez B20 « revenu » et B21 « coût ». La formule ne devient pas automatiquement « =Revenu–Coût ». Cependant, vous pouvez la changer (et elle devient alors plus lisible).

Pour adresser des noms de plage à une formule existante :

Sélectionnez une cellule (ou plusieurs) avec la (les) formule(s). Puis utilisez le menu « Insertion/Nom/Appliquer », sélectionnez le(s) nom concernant les formules impliquées, et cliquez sur OK.

Exercice : Adressez les noms des cellules B2 et B3 aux formules de la ligne 7

Pour voir la liste de tous les noms de plages et vérifier les plages auxquels ils s’appliquent :

Cliquez sur la flèche à droite de l’endroit où s’affiche le nom des plages, et cliquez sur n’importe lequel des noms de plage visibles. La plage concernée est automatiquement sélectionnée.

Exercice : Il y a 5 noms de plages. Localisez-les.


Quelquefois, les noms de plages sont directement utilisés dans les formules. Par exemple, si B20 est nommée Revenu, et B21 Coût, alors entrer la formule « =Revenu – Coût » dans la cellule B22 est le plus naturel. Mais examinons la situation suivante. La plage B3 : B14 contient les revenus pour chacun des 12 mois, et son nom est Revenus. De même, C3 : C14 contient les coûts, et son nom est Coûts. Pour chaque mois, vous désirez le revenu du mois moins le coût dans la cellule appropriée de la colonne D. Vous l’obtiendrez correctement si vous sélectionnez la plage D3 : D14, tapez la formule « =Revenus – Coûts », et pressez les touches Ctrl+Entrée. Si vous cliquez sur une cellule de cette plage, vous verrez la formule « =Revenus – Coûts ».

Cela peut prêter à confusion. Comment Excel sait, par exemple, que la formule dans D3 est vraiment « =B3-C3 » ? Disons juste qu’il est assez intelligent pour le comprendre. Si cela vous gêne, cependant, vous pouvez toujours entrer « =B3-C3 » et le recopier pour les cellules en dessous. Vous serez alors plus tranquille, mais vous perdrez l’avantage des noms de plages !

Exercice :Entrez la formule pour toutes les cellules de la plage D3 : D14,

en utilisant les noms de plage.(Si vous voulez, calculez les profits dans la colonne E par le moyen habituel,

sans utiliser les noms de plage.)

14. Fonctions utiles

Elles sont nombreuses et ne reconnaissent pas les majuscules ; par exemple « MOYENNE » ou « moyenne » reviennent au même. Nous n'exposerons que quelque unes de ces fonctions.

Pour utiliser la fonction MOYENNE :

Entrez la formule =MOYENNE (étendue), où l’étendue des cases est quelconque.

Ceci effectue la moyenne des valeurs contenues dans les cases. En fait, il est possible d’inclure plus d’une étendue de cases dans la fonction MOYENNE, du moment qu'elles sont séparées par des virgules. Ce principe s'applique de la même façon pour les fonctions NB, NBVAL, ECARTYPE, ECARTYPEP, MAX, et MIN que nous verrons plus tard. Par exemple, =MOYENNE(B5,C10:D12,Revenus) est acceptable (où Revenus est le nom d’une étendue de cases). Le résultat est la moyenne des valeurs de toutes les cases concernées. Notez que si une de ces cases n’a pas de valeur numérique, elle sera ignorée dans la moyenne.

Exercice :


Utilisez la fonction MOYENNE en case B10 pour calculer la moyenne des coûts

Pour utiliser la fonction NB :

Entrez la formule =NB(plage ; arguments), où plage est quelconque et arguments est facultatif

Dans le cas où la liste des arguments est omise NB renvoie le nombre de cellules de la plage contenant des valeurs numériques. Si on lui fournit une liste d'arguments, la fonction NB retourne le nombre de fois qu'apparaissent ces arguments.

Il existe une fonction similaire, NBVAL, qui compte toutes les cases non vides dans la plage considérée.

Utilisez les fonctions NB et NBVAL pour remplir les cases E1 et E2Notez qu'il y a des étudiants sous la portion visible de la feuille Excel

Remarque : Attention au résultat lorsqu'un des arguments est inclus dans un autre. Par exemple,=NB(B2:B6;7;77) va retourner comme résultat 5.

Pour utiliser la fonction ECARTYPE :

Entrez la formule =ECARTYPE(plage) où plage est encore quelconque.

Cette fonction évalue l'écart-type d'une population en se basant sur un échantillon de cette population, elle ignore toute case ne contenant pas de valeur numérique. Si la plage représente non plus un échantillon mais une population entière il faut alors


utiliser la fonction =ECARTYPEP(plage). Il est à noter que la valeur donnée par la fonction ECARTYPEP est biaisée ce qui n'est pas le cas pour la fonction ECARTYPE.

Exercice :Utilisez la fonction ECARTYPE (ou ECARTYPEP) pour remplir les cases B1 et B2.

(Pour B2, vous pouvez copier les notes dans la colonne Cpuis effectuer quelques changements)

Pour utiliser les fonctions MAX et MIN :

Entrez les formules =MAX(étendue) ou =MIN(étendue) où l’étendue est toujours quelconque.

Elles donnent évidemment le maximum (ou minimum) des valeurs dans l’étendue.

Exercice : Utilisez les fonctions MIN et MAX pour remplir les cases B8 à C9

15. Utilisation de la fonction « wizard » ( f x) dans la barre d’outils.

Cette fonction est très utile, en effet, non seulement elle donne une liste de toutes les fonctions disponibles d'Excel (par catégories) mais en plus elle permet de les utiliser facilement. Par exemple, si vous savez qu'il existe une fonction permettant de tronquer des réels mais que vous n'êtes plus sûr de son nom ou de comment l'utiliser, alors il suffit de procéder comme suit:

Pour utiliser la fonction « wizard » :

Sélectionnez une cellule blanche dans laquelle vous voulez le résultat de la fonction. Pressez le bouton fx et cliquez sur la catégorie qui semble la plus


appropriée. Trouvez la fonction recherchée et sélectionnez la. A ce moment, vous pouvez obtenir de l'aide ou presser le bouton OK et entrer les bons arguments pour la fonction.

Exercice : Utilisez la fonction Wizard pour calculer la valeur du Khi-deux d'indépendance entre la variable EJECTION (oui, non)et la variable TYPE D'ACCIDENT (Collision, tonneau).

Solution : Formule en cellule G15 « =TEST.KHIDEUX(G6:H7;G12:H13) »

16. Utilisation des fonctions SI

Ces fonctions sont très utiles, elles peuvent être très simples comme très compliquées. Nous allons donner quelques exemples.

Pour entrer une fonction SI simple :

Entrez la formule =SI(condition; expression1; expression2), où condition est n’importe quelle condition qui est ou vraie ou fausse, expression1 est la valeur de la formule si la condition est vraie, et expression2 est la valeur de la formule si la condition est fausse.

Un exemple simple est =SI(A1<5; 10; "NA"). Notez que si au moins une des deux expressions n'est pas une valeur numérique, elle doit être entre guillemets comme dans l’exemple.

Exercice : Entrez les fonctions SI appropriées dans les colonnes C et D.


Il peut être utile d'utiliser des fonctions SI emboîtées, par exemple si la condition possède trois modalités.

Pour utiliser la fonction SI dans ce cas :

Entrez la formule =SI(condition1; expression1; SI(condition2; expression2; expression3)). Si la condition1 est vraie, la valeur prise sera expression1. Autrement, on regarde si la condition2 est vraie. Si elle l’est, l’expression2 sera la valeur prise. Sinon, l’expression3 sera choisie.

Exemple: =SI(A1<0;10;SI(A1=0;20;30)). Supposez que cette formule soit entrée dans la case B2. Si A1 contient un nombre négatif , B2 aura 10. Sinon, si A1 contient 0, B2 contiendra 20. Enfin, si A1 est positif, B2 contiendra 30.

Exercice : Utilisez des fonctions SI emboîtées pour remplir la colonne Mention

Un étudiant obtient la mention A si sa note est supérieure à 90, un S (satisfaisant) si sa note est comprise entre 60 et 90 ou I (insufisant) sinon.

Etudiant Note Mention1 702 953 554 805 606 90

On peut également avoir besoin de conditions plus complexes (conditions ET et OU), ces dernières ne sont pas difficiles à utiliser dès que l'on connaît la syntaxe.

Pour utiliser les conditions ET et OU dans une fonction SI:

Entrez la formule =SI(ET(condition1; condition2); expression1; expression2). Le résultat est expression1 si à la fois condition1 et condition2 sont vraies. Sinon le résultat est expression2.

Notez la syntaxe: ET est suivi des conditions, séparées par un point virgule et entre parenthèses. Bien sûr, plus de 2 conditions peuvent être incluses dans le ET.

Exercice : Utilisez une fonction SI avec l'option ET pour remplir la colonne Vente

Pour utiliser une condition OU dans une fonction SI:

Entrez la formule =SI(OU(condition1; condition2); expression1; expression2). Le résultat sera l’expression1 si la condition1 ou la condition2 est vraie (ou si les 2 le sont). Sinon, c’est l’expression2 qui conviendra.Diffusion MODULAD 21 Traduit de Chris ALBRIGHT

De nouveau, plus de 2 conditions peuvent être incluses dans le OU.

Exercice :Utilisez des fonctions SI avec l'option OU pour remplir la colonne Bonus.

(La solution se trouve à droite)

Solution cellule F5 : =SI(OU(B5>=95 ; C5>=95 ; D5>=95 ; E5>=95) ; 0,01*SOMME(B5:E5) ; 0)

17. Utilisation des fonctions de recherche

Les tableaux de recherche sont utiles quand vous voulez comparer une valeur particulière à un ensemble de valeurs, et, en fonction de cette valeur, retourner un "résultat" donné. Il existe deux versions des tableaux de recherche : verticaux (RECHERCHEV) et horizontaux (RECHERCHEH). Le principe étant rigoureusement le même, nous étudierons uniquement la fonction RECHERCHEV.

La fonction RECHERCHEV prend en compte trois arguments :

(1)la valeur particulière à comparer,

(2)le tableau de recherche, contenant les différentes valeurs auxquelles il faut comparer la valeur particulière (cet ensemble de valeurs doit se trouver dans la colonne la plus à gauche du tableau de recherche) ainsi que les résultats correspondant à chacune de ces valeurs (dans les autres colonnes du tableau de recherche),

(3) le numéro de la colonne du tableau de recherche où se trouve le résultat à donner.

La fonction RECHERCHEV est souvent copiée vers le bas dans une colonne, il est donc généralement nécessaire que le second argument de la fonction soit une référence absolue ; il suffit pour cela d'attribuer un nom à la plage des cellules correspondant au tableau de recherche (Voir le paragraphe « utilisation des noms de plage »).

La seule contrainte des tableaux de recherche est que les valeurs de la première colonne (valeurs de comparaison) doivent être triées par ordre croissant.

Exemple : supposons que vous voulez attribuer des mentions à des étudiants en fonction des moyennes générales qu'ils ont obtenu : en-dessous de 8/20, « éliminé » ; entre 8 et 12, « passable » ; entre 12 et 14, « assez bien » ; entre 14 et 16, « bien » ; et 16 ou plus, « très bien ». La feuille de calcul ci-dessous vous montre comment mettre cet exemple en forme. La colonne de comparaison du tableau de recherche commence à 0 (la plus petite note possible), puis enregistre toutes les valeurs séparant les intervalles (8 jusqu'à 16). Le tableau de recherche qui se trouve dans la Diffusion MODULAD 22 Traduit de Chris ALBRIGHT

plage E2:F6 se voit attribué le nom suivant : TableauDeRecherche (référence absolue).

La formule type utilisée dans la cellule C2 (et copiée vers le bas dans la colonne C) est =RECHERCHEV(B2;TableauDeRecherche;2)

Elle compare la valeur en B2 (c'est-à-dire 10) aux valeurs de la colonne E et cherche parmi celles-ci la plus grande qui est inférieure ou égale à la valeur en B2. C'est 8. Ensuite, puisque le dernier argument de la fonction RECHERCHEV est 2, le résultat reporté en C2 provient de la deuxième colonne du tableau de recherche sur la même ligne que le 8 : « passable ».

Pour utiliser la fonction RECHERCHEV :

Créez un tableau de recherche avec au minimum deux colonnes, la première étant triée par ordre croissant, et pour de meilleurs résultats attribuez un nom de plage à ce tableau. Ensuite, entrez la formule :

=RECHERCHEV(valeur;tableau de recherche; numéro de la colonne) comme décrit plus haut.

Exercice :Entrez un tableau de recherche dans les colonnes O et P,

et des fonctions RECHERCHEV dans la colonne C.On suppose que :

pour les commandes inférieures à 300 unités, le prix unitaire est de 3 Fpour des commandes entre 300 et 400 unités, le prix unitaire est de 2.50 F

pour des commandes de plus de 400 unités, le prix unitaire est de 2 F

(Faites défiler l'écran vers la droite pour voir la bonne réponse.)


Résultats : formule en C2 : =RECHERCHEV(B2 ; RechTableau ; 2) * B2


18. Utilisation des tables de données

Les tables de données permettent de voir comment changent un ou plusieurs résultats lorsqu'on fait varier une ou deux entrées. Il existe deux types de tables de données : celles à une entrée (avec un ou plusieurs résultats) et celles à deux entrées (avec un seul résultat).

Pour illustrer ce chapitre, nous utiliserons l'exemple suivant : M. Dupond achète une nouvelle voiture pour un montant de 120 000 F ; il verse un acompte de 30 000 F et paiera le reste à crédit, sur les 36 prochains mois au taux annuel de 8,5%. Nous pouvons nous intéresser à au moins deux résultats : le montant mensuel des remboursements et le total des intérêts versés.

Pour commencer, utilisons une table à une entrée, pour voir comment varie un seul résultat, ici le montant mensuel des remboursements, quand on fait varier le taux d'intérêt annuel :

Pour créer la table ci-dessus :

Tout d'abord, entrez la formule du résultat dans la cellule E3 ( le paiement mensuel étant déjà calculé par la fonction PMT dans la cellule B7, il suffit d'entrer la formule =B7 dans la cellule E3). Entrez une suite de taux d'intérêt dans la colonne D en démarrant à la cellule D4. Ensuite, sélectionnez la table entière, c'est-à-dire la plage D3:E8 et utilisez le menu Données/Table en mettant B4 pour la « cellule d'entrée en colonne » (il n'y a pas de cellule d'entrée en ligne, donc laissez l'espace correspondant vide).

( Formules : en B3 : = B1-B2 en B7 : = VPM(B4/12 ; B5 ; -B3) en B8 : = B7*B5-B3 )

Que se passe-t-il quand vous faites ça ? Excel prend chaque taux d'intérêt de la colonne D, le substitue dans la cellule d'entrée en colonne que vous avez désignée (ici la cellule B4), recalcule la formule de la cellule E3 (cellule grisée) avec ce nouveau taux d'intérêt, et enregistre le résultat dans la table de données.

Remarque : nous utilisons ici une « cellule d'entrée en colonne » car les différentes entrées possibles (taux d'intérêt) sont listées en colonne.

Il est également possible d'enregistrer plusieurs résultats dans les tables à une entrée.

Regardons l'exemple ci-dessous, dans lequel l'entrée est toujours le taux d'intérêt, mais cette fois nous considérons deux résultats : le paiement mensuel et le total d'intérêts payés. Cette table est construite exactement de la même façon que la précédente, mais maintenant la plage est D3:F8.


Exercice :Créez une table à une entrée qui montre l'évolution du montant des mensualités

et du montant des intérêts lorsqu'on fait varier le nombre de mensualités(cellule B5) de 12 à 48 (en augmentant de 12 à chaque fois)

(Faites défiler l'écran vers la droite pour voir la réponse correcte)

les tables à deux entrées vous permettent de faire varier deux paramètres, une en ligne et l'autre en colonne, et d'enregistrer un résultat unique dans la table.

Pour illustrer ce cas, la feuille qui suit vous montre comment évolue le montant des mensualités lorsqu'on fait varier le taux d'intérêt annuel et le montant de l'acompte.

Pour créer la table ci-dessus :

Entrez la formule (=B7) du résultat dans le coin supérieur gauche de la table de données (cellule grisée D2). Entrez une suite de taux d'intérêt au-dessous de cette cellule et plusieurs montants d'acompte à droite de cette cellule. Finalement, sélectionnez la table de données en entier (plage D2:G7) et utilisez le menu Données/Table : entrez B2 comme « cellule d'entrée en ligne » et B4 comme « cellule d'entrée en colonne ».

( Formules : en B3 : = B1-B2 en B7 : = VPM(B4/12 ; B5 ; -B3) en B8 : = B7*B5-B3 )

Remarque : B2 est la « cellule d'entrée en ligne » car les différents montants d'acompte sont entrés en lignes (E2:G2). De même, B4 est la "cellule d'entrée en colonne" parce que les taux d'intérêts sont entrés en colonne (D3:D7). Excel remplace Diffusion MODULAD 26 Traduit de Chris ALBRIGHT

chaque montant d'acompte dans la cellule B2, chaque taux d'intérêt dans la cellule B4, respectivement par les différents acomptes des entrées en ligne et les différents taux d'intérêts en colonne. Il ensuite calcule la formule de la cellule D2, et enregistre le résultat (paiement mensuel) dans la table.

Exercice :Créez une table à deux entrées qui donne le montant total des intérêts pour chaque

nombre de mensualités de 12 à 48 (en augmentant de 12 à chaque fois), et pour chaque montant d'acompte de 10 000 F à 30 000 F (en augmentant de 10 000 F à

chaque fois).Les montants d'acompte seront en ligne et le nombre de mensualités en colonne.

(Déplacez vous à droite de la feuille pour voir la réponse correcte).

19. Pour enregistrer des macros simples sur Perso.xls

Une macro est une suite d'instructions (programme) qui permet d'automatiser différentes tâches sur Excel. Microsoft a développé un langage de programmation, le VBA (Visual Basic for Applications) pouvant servir à développer des macros sur Excel et d'autres applications de Microsoft Office. L'apprentissage de ce langage nécessite beaucoup d'heures de travail, mais il n'est pas nécessaire pour enregistrer des macros simples. Les macros sont pratiques pour automatiser des tâches que vous effectuez souvent. En effet, une fois enregistrée, la macro peut être associée à un bouton que vous pouvez placer dans la barre d'outils. Ainsi, à chaque fois que vous aurez besoin d'effectuer une tâche, il suffira de cliquer sur le bouton correspondant.

1. Allez sur l’enregistreur de macros (avec le menu Outils/Macro/Nouvelle macro).

2. Donnez un nom approprié à la macro dans l'espace réservé.

3. Sous le menu « Enregistrer la macro dans », cliquez sur « Classeur de macros personnelles » puis sur « OK ». Ceci enregistre votre macro dans un fichier appelé « Perso.xls ».

4. Attention ! A partir de cet instant, toute action effectuée sera enregistrée.

5. Une fois la suite d'actions terminée, cliquez sur le carré « stop » bleu (ou avec le menu Outils/Macro/Arrêter l'enregistrement). Cela met fin à l’enregistrement de la macro.

6. Pour vérifier si la macro fonctionne correctement, sélectionnez une ou plusieurs case(s) et faites tourner la macro. Pour cela, utilisez le menu Outils/Macro/Macros, cliquez sur le nom de la macro enregistrée à l’instant, et cliquez sur le bouton Exécuter.


Exercice :Enregistrez une macro qui encadre en bleu la ou les cellules sélectionnées et testez la.

( Pour cela, utilisez le menu Format/Cellule)

20. Comment personnaliser sa barre d’outils ?

Excel propose de nombreuses barres d'outils. Trois d'entre elles, la Standard, la Mise en forme et la Dessin, apparaissent par défaut à l'ouverture d'Excel. Ce que vous ignorez peut-être, c'est qu'il existe d'autres barres d'outils que vous pouvez rendre visible à n'importe quel moment. De plus, il existe un grand nombre de boutons préprogrammés que vous pouvez rajouter à n'importe quelle barre d'outils. Au contraire, vous pouvez supprimer n'importe quel bouton que vous n'utilisez jamais. Vous pouvez même créer assez facilement votre propre barre d'outil et des boutons personnalisés (effectuant vos propres macros ).

Pour voir la liste des barres d’outils et faire apparaître ou disparaître certaines d’entre elles :

Mettez le curseur sur une barre d’outils et cliquez sur le bouton droit. La liste des barres d’outils s’affiche. Cliquez sur le nom de la barre que vous voulez faire apparaître ou disparaître.

Pour insérer – ou supprimer - des boutons préprogrammés sur n’importe laquelle des barres d’outils préexistantes :

Placez le curseur sur n’importe laquelle des barres d’outils et cliquez sur le bouton droit. Choisissez l’option Personnaliser (en bas) puis Commandes. Une liste de catégories et de boutons apparaîtra. Cliquez sur n’importe laquelle des catégories et ensuite cliquez sur n’importe quel bouton. Vous avez accès à une description de ce que fait le bouton. Si vous souhaitez avoir ce bouton sur une barre d’outils, déplacez le simplement sur celle-ci. De même, si vous avez un bouton inutile sur une barre d’outils, ramenez-le dans la liste des commandes.

Pour ajouter un bouton, associé à une de vos macros personnelles, sur une barre d'outils :

Placez le curseur sur n'importe quelle barre d'outils, cliquez sur le bouton droit, et choisissez l'option Personnaliser. Dans l'onglet Commandes, cliquez sur la catégorie Macros ; vous y trouverez un bouton personnalisé qui n'a aucune macro associée. Déplacez-le jusqu'à une barre d'outils puis cliquez sur le bouton droit. Vous disposez alors de plusieurs menus :

- Affecter une macro : vous permet de choisir la macro à associer à ce bouton parmi vos macros personnelles,

- Modifier l'image du bouton : vous donne accès à un certain nombre de boutons non utilisés pour modifier le bouton par défaut,

- Editeur de boutons : si vous voulez dessiner vous-même l'image associée à votre bouton,- Copier / Coller l'image du bouton : si vous voulez emprunter une image déjà utilisée pour

la modifier (menu Editeur de boutons),...


Pour créer une nouvelle barre d'outils (avec éventuellement vos propre boutons):

Placez le curseur sur n'importe quelle barre d'outils, cliquez sur le bouton droit, et choisissez l'option Personnaliser. Dans l'onglet Barres d'outils, cliquez sur l'option Nouvelle puis entrez le nom que vous voulez donner à votre barre d'outil.

La barre d'outil que vous venez de créer a alors les mêmes propriétés que celles qui existent déjà : vous pouvez l'afficher, la masquer ou lui ajouter des boutons.

21. Définir le nombre de feuilles par défaut dans un nouveau classeur

Dans Excel, par défaut, un classeur contient 3 feuilles de calcul. Cependant vous pouvez en avoir besoin de plus.

Pour modifier le nombre de feuilles par défaut dans un nouveau classeur :

Allez dans le menu Outils/Options puis dans l'onglet Général et modifier le nombre de feuilles de calcul par nouveau classeur.

Remarque : les feuilles non utilisées prennent beaucoup de place sur votre disque dur.


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