YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ

Hazırlayan : BAHADIR ÇAKMAK

“Zamanın gereklerine göre bilim ve teknik ve her türlü medeni buluşlardan azami derecede yararlanmak

zorunludur.”

Mustafa Kemal ATATÜRK

İÇERİK

Temel Kavramlar1

Bilişim Sistemleri 2

Y.B.S. Tasarımı ve Özelikleri3

Örnek bir Y.B.S4

Giriş

Yönetici bir karar alırken, kararı destekleyecek bilgiye ihtiyaç duyar. Gereksiz bilgi ile karar alma işi zorlaşır ve giderek olanaksızlaşır.

Bunu önlemek için bilgi ve veri akışının iyi düzenlenmesi gerekir.

•Yönetici bir karar alırken, kararı destekleyecek bilgiye ihtiyaç duyar.

•Gereksiz bilgi ile karar alma işi zorlaşır ve giderek olanaksızlaşır.

•Bunu önlemek için bilgi ve veri akışının iyi düzenlenmesi gerekir.

Temel Kavramlar

Yönetim

Bilişim

Sistem

Yönetim ( Management )

1. Yönetme işi, çekip çevirme, idare: *

 2. mec. Dümen.

İng. : Management

Kelimenin etimolojik yapısına baktığımızda 1598’lere dayanıyor.**

Yönetme eylemi olarak adlandırılır.

 

http://tdkterim.gov.tr/bts/?kategori=verilst&kelime=y%F6netim&ayn=tam ** http://www.etymonline.com/index.php?search=management&searchmode=none

Yönetim

Yönetim, insanların işbirliğini sağlama ve onları bu amaca doğru yürütme iş ve çabalarının toplamıdır. Başka bir deyişle, başkalarının aracılığı ile amaçlara ulaşma veya başkalarına iş gördürme faaliyetlerinin toplamı yönetim sürecini oluşturur. Bu tanımlamadan anlaşılacağı gibi, yönetim araçlara yönelmiş (ereksel), insansal ve psiko-toplumsal bir süreçtir.

Yönetim sürecinde rol alan, yani ortak çaba ve çalışmalara katılan * Bireyler (iştirakçiler), * İş gören ve iş gördüren (iş yapan ve iş yaptıran), * Yönetilen ve yöneten, * Ast ve üst, memur ve amir gibi çeşitli terimlerle anılan bir toplumsal farklılaşmaya uğrarlar.

Bilgi ( Information)

1. İnsan aklının erebileceği olgu, gerçek ve ilkelerin bütünü, malumat. 2. Öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile elde edilen gerçek, malumat, vukuf: 3. İnsan zekâsının çalışması sonucu ortaya çıkan düşünce ürünü, malumat, vukuf. 4. fel. Genel olarak ve ilk sezi durumunda zihnin kavradığı temel düşünceler. 5. Bilim: Doğa bilgisi.  *

Bilgi işlemde, kullanılan uzlaşımsal kurallardan yararlanarak kişinin veriye yönelttiği anlam. bk. Veri **

İngilizce karşılığı Information olan bilgi köken olarak 1387 yılnda Fransızca informacion, ve Latince  informationem kelimelerinden türemiştir. ***

* http://tdkterim.gov.tr/bts/?kategori=verilst&kelime=bilgi&ayn=tam** Bilişim Terimleri Sözlüğü - 1981*** http://www.etymonline.com/index.php?search=information&searchmode=none

Bilgi ( Information )

Data ham bilgiyi işaret eder. Enformasyon ise bu ham bilginin bir bağlamda anlamdırılmasıdır.

Bir Satış sorumlusuTarafından yapılanSatış miktarı

Favori Renginiz

DATA

Bu satıcını aylıkPerformansını ölçmek için bu bilgi ;

Alınacak bir hediye için bu bilgi ;

ENFORMASYON

Sistem ( System )

1. Düzen2. Bir sonuç elde etmeye yarayan yöntemler düzeni3. Yol, yöntem4. Bir aracı oluşturan düzen, düzenek, tertibat5. Model, tip *

İngilizce karşılığı system olan kelimenin kökeni Fransızca système den gelmekte.1610 lu yıllarda evreni tarif etmek için kullanılmıştır.1630 lu yıllarda organizma yapısı bütün yaşamsal faaaliyetlerin genel anlamında kullanılmıştır.Ardından birbiri ile ilişki disiplinler, gerçekler ve fikirler bütünü şeklinde yorumlanmıştır. **

* http://tdkterim.gov.tr/bts/?kategori=verilst&kelime=sistem&ayn=tam** http://www.etymonline.com/index.php?search=system&searchmode=none

Sistem ( System )

Belli bir amaç için bir sınır içinde işleyen etkileşimli bileşen kümesi Birbiriyle etkileşim içerisinde olan bir dizi unsurun bir tek yapı gibi işlev görmesidir

Bir parça topluluğu ;

Parça veya bileşenler düzenli bir şekilde bir araya getirilmiş. Parça veya bileşenler sistemin içinde bulunarak etkilenmiş Topluluk iş yapıyor.

Sistemin üç önemli öğesi vardır.

1. Parçalar – Elemanlar

2. İlişkiler

3. Amaçlar

Temel Sistem Sınıfları

Kapalı Sistem : Çevresinden izole olan sistemdir.Dış Çevresi sistemin davranışımı

Değiştiremeyecek veya etkilemeyecek sistemlerdir.

Açık sistem : Çevresiyle etkileşimi olan sistemdir.Çevresinden belli ölçüde girdiler alır.Bu girdiler sonucunda çıktılar verip belli etkiler bırakır.

Kararlı sistemler : Girişten çıkışın tahmin edilebildiği sistemlerdir.

Stokastik sistem : Sistemin o anki durumunun bir önceki duruma bağlı olarak yaklaşık olarak tahmin edilebilmesidir.

Bilişim Sistemleri

Bir organizasyon içinde karar verme sürecini destekleyen; bilginin yayınlanmasını sağlayan , dataları toplayan, istendiğinde geri sunan ve işleyen genel sistemlerdir. ( Lauden & Lauden,2004 )

Kısaca bir bilişim sistemi bir datayı girdi olarak alır,

Onu işler ve karar verme işlemiyle birlikte bir çıktı ortaya çıkarır.

Bilişim sistemleri

GDSS : Grup karar destek sistemleriCSCWS : Bilgi.destekli birlikte çalışma sistemleriESS : Üst Yönetim Destek sistemleri

Yönetim Bilişim Sistemleri

Temel kavramlardan yola çıkarak Yönetim Bilişim Sisteminin tanımını nasıl yaparız ?

Yönetim Bilişim Sistemi

“ Bilginin toplanması, işlenmesi ve aktarılmasını uyumlaştıran bilgisayara dayalı bir ağdır.”

Örgütte bir kaynak olarak bilginin kullanımı , işlenmesi ve yönetimi için gereken eylemler ve sistemler bütünüdür.

İşletme planlarının ve yönetim fonksiyonlarının etkinliğini arttırmak amacıyla insan ve bilgisayar tabanlı kaynakların toplanması , saklanması, değerlendirilmesi, iletişimi ve kullanımıdır.

YBS Amacı

Kurumsal bilginin üretimi, depolanması, paylaşımı ve kullanımını sağlayarak bilginin kurumda etkin bir rol oynamasını temin etmek

Problem çözme ve karar verme konusunda gerekli desteği sağlamak

Kurumun bilgi kullanım ve teknolojik altyapısını oluşturmak ve geliştirmek

Alt sistemleri koordine etmek ve bütünleştirmek.

İyi bir mali kontrol sistemi kurmak

• Bilgi kaybolur, unutulur, yok olur…• Değişmeyi ve öğrenmeyi öğretir• Tasarruf ve verimlilik sağlar• En iyi pratik yöntemler sunar• Sorun çözmeye yönelik yararlı bilgi sağlar• Karar destek sistemlerini barındırır• Süreç dokümantasyonu sağlar• İnsan Kaynakları yönetimi sağlar• Bütün birimlere ortak bir veri setiyle çalışma imkanı tanır• Veri tutarsızlığı riskini azaltır• Harcamalara ve gelirlere detaylı bir şekilde kaydedilme imkanı

tanır• Organizasyonel işlerin daha sistemli ve düzenli çalışmasını

sağlayarak kurumların kimliklerinin oluşumuna katkıda bulunur

Neden YBS ?

YBS tasarımında yer alan süreçler

1. YBS faaliyetlerini üstlenecek biriminin organizasyonel ve örgütsel yapısının

oluşturulması,2. YBS faaliyetlerinin amaçlarının , ihtiyaçlarının ve kritik başarı faktörlerinin

belirlenmesi,3. Mevcut organizasyonun incelenmesi, yatay ve dikey bilgi akışı ihtiyacının belirlenmesi,4. Birimlerin diğer birimlerle ilişkilerinin incelenmesi ve bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi,5. Kritik başarı faktörlerinin belirlenmesi,6. Zaman planlaması,7. Raporlama ve dosyalama planları,

8. YBS faaliyetlerin hedeflerinin belirlenmesi ve bir eylem planının

oluşturulması,9. Yönetim bilişim sistemi tasarımı :

Hardware + software + humanware

10. Sistem işletimi ve güvenliği ile ilgili prosedürlerinin hazırlanması

ve standartlaştırılması,11. Sisteme ve sistem işletimine ait eğitimin verilmesi,12. Sitemin kurulması ve çalıştırılması,13. Sistem etkinliğinin ve verimliliğinin kontrolü,14. Hataların,eksikliklerin, uygunsuzlukların ve yeni ihtiyaçların

tespiti, çözüm önerileri oluşturulması ve önlemlerin alınması.

YBS tasarımında yer alan süreçler

YBS’nin Tasarlanması

1

6

5

2

3

4

Data YapılarınınBelirlenmesiProblemlerin Çözümünün

Belirlenmesi

Sorguların Oluşturulması

Yönetim Raporları Tasarlanması

Sistem Konfigürasyon Tasarlanması

Sistem FonksiyonlarınınTasarlanması

Veri Tab. Ol.

YBS’nin Yapıtaşları

YBS’nin yapıtaşlarını genel olarak inceleyecek olursak şu şekilde özetlenebilir:

1. Yönetim teorisi1.1. Olaylara sistematik bakış açısı,1.2. modelleme (tanımlama ve analiz),1.3. sistem organizasyonu,1.4. kontrol ve komünikasyon (bireyler arası iletişim)...

2. Bilgi üretme2.1. Bilgisayar sistemleri,2.2. Karar verme sistemleri...

3. Sistem tasarımı

YBS’nin Genel Yapısı

Kurum içi verilerin şirket veritabanları

Dış verilerin veritabanları

Geçerli işlemverileri

Uygulama Veri tabanları

İşlem işleme sistemleri

Yönetim BilgiSistemleri

Karar destek sistemleri

İdari desteksistemleri

Uzmansistemleri

İşle ilgili işlemler

Girdi ve hata listesi

Detaylı raporlar

İstisna raporları

Talebe bağlı raporlar

Kilit-gösterge raporlar

Programlı raporlar

Çalışanlar

Şirket içi ağ

Uygulama veritabanları

YBS Genel Yapısı

Kalıcı Veritabanı : Bu veritabanı, periyodik ilkeler üzerindeki güncel kayıtların birleştirilmiş ve birincil veritabanıdır.

İşlevsel Veritabanı : Geçici veya işlem kayıtlarının veritabanı Birleşik Mekanizma : Birincil kayıtlarla işlenen kayıtların birleşme

işlemidir. Genellikle,  bir işin işlenmesi, kalıcı veritabanından bilgilerin silinmesi, biriktirilmesi, birleştirilmesi, değiştirilmesi ve birincil kayıtlara karşılık gelen iş kayıtlarının eşleştirilmesi işlemlerini içerir. Genellikle, birincil kayıtları yaratmak için bize yardım edecek olan algoritmalara ihtiyaç duymaktayız.

Kaynak : İşlenmemiş ham veriyi içeren kaynak işlenecek birimlere dönüştürülür.

İşlenecek verinin girileceği ve düzenleneneceği insan – bilgisayar arayüzünün ayarlanması : Bu arayüzler rapor yaratmak için kullanıcılara ve kullanıcı gruplarına izin verir. Eylemsel, düzenli ve stratejik kullanıcı arayüzleri yaratılmış olur.

YBS’nin Uygulama Alanları

Finansman Bilgi Sistemi Pazarlama Bilgi Sistemi İmalat ve Üretim Bilgi Sistemi Personel Bilgi Sistemi

YBS Gereklilikleri

Uygun nitelik ve nicelikte bilgisayar , ek donanım ,ek hizmet ,malzeme …. Şirket ve birimlerin bugün ve gelecekte ki gerekli ve olası ihtiyaçlarına cevap

verebilecek nitelikte ,yüksek kapasite, kullanım kolaylığı , data transferi yapabilmek ,büyümeye açık olmak gibi teknik özelliklere sahip bilgisayarlarla bütünleşik sistem yazılımı ve uygulamalar.

Donanımı ve yazılımı etkin ve verimli kullanabilecek insan kullanımı , kullanıcı eğitimi.

Örnek YBS Uygulama

SOMA AÇIKOCAKLARI İÇİN GELİŞTİRİLEN MADENCİLİK

YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ

Giriş

Yönetim Bilgi Sistemi (YBS), iş planlaması ve etkin yönetim işlemleri amacıyla veri

toplama, yedekleme, rapor üretme, iletişim ve kullanım ile ortaya konulan, insan ve

bilgisayara dayalı kaynaklann bir bileşimidir. YBS, düzenli ve yinelenen yapısal ve özet

raporlar üreterek yönetim etkinliklerini kolaylaştırır. Bunlar karar vermede kullanılır.

Günümüzde, artan üretim maliyetleri, düşük kalite ve tahmin edilemeyen satış fiyatları

madencilik firmalarının yönetimini güçleştirmektedir. Tüm bu problemlere çevresel

sınırlamalarda yeni bir boyut katmıştır. Bu nedenle, bilgisayar ve bilgisayar ağına dayalı

YBS, modern maden yönetiminin bir parçası haline gelmiştir.

Madencilik firmaları; YBS projelerini, aşağıda sıralanan beş nedenden bir ya da birden fazlasına dayandırarak başlatırlar. Bu nedenler, İngilizce'de ilk harfleri "C" ile başlamasından dolayı "beş C" olarak bilinirler (Capability "etkinliğin artması", Control "kontrol", Communication "iletişim", Cost "maliyet", Competitive Advantage "rekabet avantajı"). Böylelikle YBS'yi uygulamaya sokarak;

• Daha çok miktardaki bilgiyi, daha hızlı elde etmek,• Daha doğru ve güvenilir bilginin eldesiyle-kontrolu sağlamak,• Ayrı ayn iş alanlarını birleştirerek iletişimi güçlendirmek,• Maliyeti izlemek ve düşürmek,• Tedarikçilerle düzenlemeleri iyileştirerek, müşterilerin güvenlerini

kazanarak, yeni ürün geliştirmeye yönelerek, rakip firmaları devre dışı bırakmak ve rekabet yönünden üstün konuma gelmek mümkün olabilmektedir (Senn,1989).

Madencilik Yönetim Bilgi Sistemi (MYBS) ilk olarak 1960'lı yıllarda Amerika BirleşikDevletleri'nde geliştirilmeye başlanmıştır (Themelis ve Pana, 1977). Günümüzde ise birçok büyük maden firması, kendi MYBS'lerini geliştirerek basan ileuygulamaktadırlar. Bunlara örnek olarak "British Coal"(Hartley,1991), "BrunswickMining and Smelting"(MacPherson ve Stothant,1995), "Endako" madeni (Jedrzejczakve McDowell, 1993), "Kennecott" bakır madeni (Liqun ve diğ.,1994), "Newmont" altınmadeni (Fiye, 1988), "Nan Fen" açık ocağı , "Ben Xi" demir-çelik firması(Liqun vediğ.,1994) gösterilebilir. Ancak her birinde uygulanan M YBS arasında; kültürel,ekonomik gelişim, politik/yasal ortam ve teknolojik kademelerinden kaynaklananfarklılıklar görülmektedir (Watson ve dig., 1997).

İşlem Aşamaları

1. Ön-İnceleme Aşaması2. Detay İnceleme Aşaması

1. Veri Toplama2. Kullanıcı gereksinimlerinin belirlenmesi ve Karar

Analizi3. Proje Önerisi Hazırlama

1-Ön inceleme Aşaması

Bu aşamada; problemler, amaçlar, sistemden beklenen yararlar ve konulan sınırlamalar tanımlanır. Soma açıkocaklan için yukarıda verilen kapsamda saptamalar yapılmış olup, konunun anlaşılabilmesi yönünden bir örnek verilecektir.

İşletmede veri akışı ile ilgili bir problem saptanmış olup farklı kademelerdekiyöneticilere aynı periyot, format ve içerikte raporların gönderildiği, özellikle alt ve orta yönetim kademeleri arasında bu yönden büyük bir fark olmadığı görülmüştür.

Bu nedenle, gereksiz ve çift raporları ortadan kaldırarak raporlama sistemini yenilemek ve raporların maliyetini azaltmak amaçlanmıştır. Böylelikle sistemden, raporlama sistemini daha etkin hale getirmesi beklenmektedir.

2-Detay İnceleme Aşaması

Veri toplama, veri akışı ya da karar analizi ve proje öneri hazırlama bölümlerinden oluşan bu aşamanın ana amacı, mevcut sistemin durumunu ve kullanıcı gereksinimlerini detay olarak ortaya koymaktır.

2. 1. Veri Toplama

Veri toplamada; röportaj, anket, gözlem ve kayıt taramadan oluşan durum saptama (fact finding) tekniklerinin hepsi kullanılarak sistemde üretimle ilgili mevcut 58 adet raporincelenmiştir.

2.2. Kullanıcı Gereksinimlerinin Belirlenmesi ve Karar AnaliziYBS, yöneticilerin karar vermelerini kolaylaştırmak amacıyla bilgileri toplayan,

depolayan, analiz eden ve doğru bilgiyi sunan modern bir araçtır. Kullanıcı gereksinimlerini belirlemek ve karar analizi yapabilmek amacıyla her kademedeki yöneticilerden temsili kişiler seçilerek anket uygulanmıştır. Anketin kapsamı yönetim kademesine göre daraltılıp genişletilmiştir.

2-Detay İnceleme Aşaması

2.3. Proje Önerisi HazırlamaProje önerisi dokümanı; proje yöneticisi, üyeleri ve katılan birimleri içeren

organizasyon şeması ile, MYBS için tanımlanan amacı gerçekleştirebilmek içinyapılması gereken işler ve sorumluluklan, her bir işin başlama bitiş tarihleri, maliyetleri ve önerileri içerir. Hazırlanan bu dokümanın projeden sorumlu üst kademe yöneticilerince onaylanması gerekir.

Sistem Yapısı

Sistem ve Alt Sistemlerin Tasarlanması ve Veri akışıSistem tasarımında hiyerarşik yaklaşım kullanılmıştır. İşlevsel bölünme

tekniği kullanılarak Soma açıkocaklan Madencilik Yönetim Bilgi Sistemi (SOMMIS), Üretim ve Üretim Destek Sistemleri (ÜDS) olmak üzere iki ana module bölünmüştür. ÜS, ÜDS ve onların alt sistemleri şekilde gösterilmektedir.

Sistemler Arası Veri Akışı

Veriler Arası İlişkiler

Çıktı ve Girdilerin Tasarımı

Duruma ve içeriğine göre ekranda görüntü veya basılı rapor şeklinde olabilen çıktılar, ya doğrudan girdi kaynağından (dosya-lar-) ya da işlemden geçirilerek tasarlanırlar. Çıktıların tasarımında; ortak kalemler aracılığıyla dosyalar arasında ilişkiler kurularak sorgulamalar yapılmış ve bu sorgulamalarda aritmetiksel işlemler ile gruplama ve sıralama gibi özellikler kullanılmıştır. Aşağıda sıralanan sorular dikkate alınarak 111 adet çıktı hem görüntü hem de rapor şeklinde tasarlanmıştır.

- Çıktıyı kim alacak? Kuruluşun içinden mi yoksa dışından mı?- Kullanım amacı nedir?- Ne zaman, hangi sıklıkta ve hangi ayrıntıda olmalıdır?- Görüntü mü veya rapor şeklinde mi olmalıdır?

Yazılım ve Donanım Seçimi

SOMMIS'in geliştirilmesinde yazılım olarak Microsoft Access İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemi kullanılmıştır (Microsoft Access ® 97,1996). Bu paket program ile verilerin toplandığı tablolar, bilgi gereksinimlerini anında karşılama amacıyla gerektiğinde tablolar arası ilişki kurularak sorgulama yapma, veri giriş ekranları ve raporlan tasarlamak mümkün olmaktadır.

Rapor örneği

Sonuç

Hızlı data girişi, bilginin etkin analız edilmesi ve görüntülenmesini sağlaması özellikleri ile SOMMIS, Soma açıkocaklarının daha etkin yönetiminde önemli rolü olacaktır.

Verilerin tek bir kaynaktan girilmesi ve etkin bir tasarım ile veri giriş hataları azaltılarak veri girişi hızlandırılmıştır. Her kademe yönetici, sadece kendi bilgi gereksinimlerini karşılayan raporlan eski sisteme göre daha hızlı olarak alabilecek ve böylelikle daha kısa zamanda daha doğru karar almaları kolaylaşacaktır. Ayrıca birimler arası bilgi akışıda daha etkin hale gelecektir.

SOMMIS'in tasarımının modüler ve standart olması nedeniyle değişen kullanıcı gereksinimlerine paralel olarak geliştirilmeye ve genişletmeye uygundur.Ancak sistemin etkinliği; gereksinimleri karşılayabilecek verilerin mevcut olmasına vebu verilerin bilgiye dönüştürülerek ilgili yönetim kademelerine zamanındaulaştırılmalarına bağlı olarak artar. Ayrıca yönetim kademelerinin sisteme katılımları vekarar vermede kullanımları ile de sistemden en fazla yarar sağlanmış olacaktır.