octubre de 2005

El cuadro social en un minuto – Vol. 2, Ed. 4 ¿Es su club rotario un lugar para "reunirse, charlar, comer y marcharse"? Un club para "reunirse, charlar, comer y marcharse" es aquel en el cual los socios se congregan cada semana, se dan la mano, comparten una buena comida y, tras una breve sesión de asuntos rotarios, se marchan "como si tal cosa". Según Bill Crawford, ex gobernador del Distrito 6740, este tipo de clubes constituye una barrera que dificulta las actividades de captación y retención de rotarios, especialmente entre los socios más nuevos y más jóvenes. "La mayor parte de los socios que nos hacen falta en nuestros clubes son gente que no tiene mucho tiempo, y la afiliación a Rotary les requiere dedicar aun más tiempo e interés", afirma. "Los convencemos para que tomen parte en el extraordinario esfuerzo humanitario de nuestra organización y en numerosas ocasiones se decepcionan al enfrentarse a la realidad de aquellos clubes en los cuales los rotarios se limitan a 'reunirse, charlar, comer y marcharse'. “Lograr que las reuniones sean más que un encuentro semanal es la clave de la captación y la retención de socios", explica Crawford. “Tenemos que contar con un programa en todas y cada una de las semanas, que brinde a los rotarios información y entusiasmo, a fin de que se conviertan en parte activa de dicho programa. Como rotarios activos, depende de nosotros cambiar de tal manera que nuestros socios conozcan la verdad sobre Rotary y deseen formar parte de ella”. Crawford cree también que demasiados rotarios no saben lo suficiente sobre la obra de Rotary en el mundo como para identificarse personalmente con la misión de la entidad. "Esta falta de conocimientos y dedicación personal hace que pierdan interés los atareados rotarios, que se afilian al club para aportar su tiempo y dinero a actividades y propósitos más fructíferos que 'reunirse, charlar, comer y marcharse'... y esa falta de interés impulsa a los socios a abandonar el club". Al respecto, Crawford plantea la siguiente sugerencia: “Tenemos que lograr que la afiliación al club les resulte más interesante, a través de la participación casi inmediata en un proyecto en beneficios de los residentes de la comunidad y mediante programas que ofrecen información sobre Rotary y su obra en las comunidades en las que vivimos”. Un vistazo al club Según demostró la investigación efectuada por la División de Desarrollo del Cuadro Social de RI, uno de los principales factores de la merma de socios es la escasa calidad de los programas, proyectos y liderazgo de los clubes. Por ejemplo, un ex

rotario de Austria recientemente expresaba estos comentarios a RI: "Me di de baja porque en aquel momento, nuestro club local no contaba con un programa. En las reuniones se limitaban a sentarse a comer... por tal motivo, me afilié a un club [de servicio] que tiene una meta". Para garantizar que los programas, proyectos y liderazgo del club atiendan a las verdaderas necesidades de los socios, es importante efectuar periódicamente una evaluación crítica de los diversos elementos del club. Formúlese las siguientes preguntas y considere la posibilidad de implementar las soluciones pertinentes respecto a aquellas preguntas cuya respuesta sea negativa: Reunión/programa del club

- ¿Cuenta el club con oradores de distinto origen y filiación cuyas charlas resulten amenas?

- ¿Son todas las reuniones interesantes y están debidamente organizadas? - ¿Le da el presidente una cordial bienvenida a todos los asistentes a medida que

llegan a la sede de la reunión? - ¿Se sientan los socios junto a distinta gente en cada reunión? - ¿Resulta el local de reunión del club atractivo, con equipo de sonido, podio,

banderas, banderines y otros objetos alusivos a Rotary adecuados? - ¿Se les extiende una bienvenida cordial a los rotarios visitantes y se les rinden

los honores del caso? - ¿Lo pasan bien los socios en las reuniones?

Administración del club

- ¿Existe en el club un equilibrio adecuado entre actividades sociales, de compañerismo y de servicio?

- ¿Se publica semanalmente el boletín del club y se distribuye a todos los socios? - ¿Organiza el club asambleas periódicas debidamente planificadas durante el

curso del año? - ¿Observa el club el debido respeto al tiempo de los socios disponiendo que se

cumpla el horario de las reuniones? - ¿Organiza el club una impresionante ceremonia o procedimiento de instalación

cuando se le da bienvenida al club a un nuevo socio? - ¿Se reúne periódicamente la directiva y cuenta con un orden del día

debidamente planeado para sus reuniones? Participación de los socios

- ¿Es elevado el nivel de asistencia de los socios del club? - ¿Participan todos los socios del club en las actividades del club?

Actividades y proyectos del club

- ¿Permite el club la participación de los familiares de los rotarios? - ¿Son los proyectos de servicio del club eficaces y relevantes respecto a las

necesidades de las comunidades a las que sirven? - ¿Organiza el club suficientes actividades sociales o para establecer contactos a

efectos de garantizar que los socios se vinculen entre sí?

Mejor iniciativa para la evaluación del desempeño de un club Antes de junio de 1997, el cuadro social del Club Rotario de Evergreen, Colorado, EE.UU., había descendido desde su mayor nivel, 51 socios a 32, y el número de mujeres había disminuido desde el 40% al 10%. La asistencia era baja y la participación en los proyectos de servicio también había mermado. Los socios decidieron tomar varias decisiones difíciles para salvar al club. Efectuaron una encuesta entre todo el cuadro social sobre asuntos tales como afiliación, vida empresarial, comunidad, local de las reuniones, hora de reunión costos (cuotas, comidas, etc.) proyectos de servicio, eventos de recaudación de fondos y presupuesto operativo. Se proporcionaron a los socios los resultados del estudio y se concertó una reunión para la referida evaluación crítica a fin de decidir el destino del club, la cual se centró en la necesidad de que Rotary fuera más accesible tanto para los rotarios actuales de la localidad como para los que se afiliaran en el futuro. Tras un extenso debate, el club votó en favor de convertirse en un sólido club de servicio (a diferencia de un club social), efectuar las reuniones a la hora del desayuno y no de la cena, buscar un local más céntrico a un costo más bajo y disminuir el costo de cada comida de 15 a 6 dólares. Los dirigentes del club continuaron trazando el nuevo rumbo del club, mediante el desarrollo de un amplio programa para el desarrollo del cuadro social, incluido un estudio actualizado sobre clasificaciones, un programa de orientación para socios nuevos, un programa de mentores, medidas para poner de relieve la diversidad, la producción de un folleto sobre el club actualizado, una guía de información rotaria para los socios nuevos, un programa de reconocimiento al "rotario del mes", un programa de anfitriones para dar la bienvenida a los visitantes y mucho más. Al comienzo, estos cambios espectaculares tuvieron como consecuencia la baja de varios socios. Sin embargo, en última instancia la voluntad reconstructora del club rindió los dividendos que se esperaba. En 1999, el club contaba con 81 socios y en la actualidad suman 120. Además de salvar al club, los cambios contribuyeron a ampliar el servicio que Rotary brinda en la comunidad. Cuestionario sobre la satisfacción de los socios ¿Se ha observado en su club una tendencia al descenso del cuadro social, de la asistencia o de la participación en los proyectos? Quizá podría resultarle útil al club la distribución de un cuestionario entre los socios, a fin de evaluar su grado de satisfacción con las reuniones, programas y proyectos del club. Ser consciente de la satisfacción de los rotarios con los diversos elementos del club puede ayudarle a que el club siga siendo relevante y responda a sus necesidades. Considere la posibilidad de utilizar el cuestionario sobre la satisfacción de los socios incluido en la publicación Guía para el aumento del número de socios (417-SP) a efectos de preparar o actualizar su propio cuestionario sobre la satisfacción de los socios del club. Esta publicación puede encargarse por 3 dólares cada ejemplar o descargarse gratuitamente a través de www.rotary.org.

Redactora: Jana Bodensteiner, coordinadora de la División de Desarrollo del Cuadro Social Rotary International Teléfono: +1 847 866 3000 One Rotary Center Correo electrónico: membershipminute@rotaryintl.org1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201 EE.UU. Más información sobre el desarrollo del cuadro social en Rotary en: http://www.rotary.org/membership/index.html