Embed Size (px)
Citation preview
תיק ידע: איך בונים תכנית עבודה שעובדת?
2015יולי|
עמותת נובה – מי אנחנו?
לארגונים חברתייםיעוץ עסקי ופיתוח אסטרטגי הארגון המוביל בישראל בתחום
2005מאות פרויקטי ייעוץ מאז
מתנדבים כולל מנטורים בכירים מהמגזר העסקי, ראשי צוותים מחברות 1000מעל
ייעוץ מובילות וסטודנטים מצטיינים לקחו חלק בפעילות
מיקוד אסטרטגיה ארגונית
פיתוח אסטרטגיה שיווקית
ייעול מערכי תפעול
פיתוח הכנסות עצמאיות
מערך בנייתמדידה
תחומי ההתמחות:
מה תקבלו בתיק ידע זה
בשנים האחרונות צברה נובה ניסיון רב בפיתוח והטמעה של כלים ניהוליים.
תיק ידע זה הוכן על בסיס ניסיון וידע זה במטרה לסייע לכם, מנהלים בארגונים חברתיים,
בפיתוח תכניות עבודה.
התיק יעסוק, בין השאר, בנושאים:
– בעבור מה זה טוב?תכלית תכנית העבודה
– מאפייני מטרות טובות, איסוף מטרות פוטנציאליות בחירת מטרות לתכנית עבודה
ועוד.
– סוגי המשימות שמתאימות לתכנית העבודההגדרת משימות לתכנית עבודה
- כיצד נטמיע תכנית העבודה בחיי היומיום של הארגוןהטמעה
אנו מקווים כי מידע זה יהיה לכם לעזר.
נשמח לקבל שאלות, הערות או הארות על תיק הידע
תוכן עניינים
התכלית של תכנית עבודה והערך שהיא מייצרת
בחירת מטרות לתכנית עבודה
הגדרת משימות לתכנית עבודה
תכנית עבודה: ממטלה שנתית להזדמנות ארגונית
5
למה צריך תוכנית עבודה?
אין גורם בארגון שלא צריך תוכנית עבודה
יוצרת סדר וארגון של משימות ולכן מעלה את הסיכויים לעמידה ביעדים ובמטרות
מאפשרת מדידה והגדרת הצלחה וכשלון
מייצרת ניראות בתוך הארגון כך שגורמים שונים יכולים להסתנכרן ולשלב מאמצים
מייצר נראות ועוצמה עם גורמים תומכים מחוץ לארגון
מייצרת הערכה של משאבים נדרשים ולכן התארגנות לגיוס משאבים בזמן
בונה קונצנזוס ארגוני
אחריות מוגדרת היטב ודברים לא נופלים בין הכסאות
בניית תכנית העבודה מייצרת מבנה ארגוני חשוב שמכריח מנהלים לחשוב על
הפעילות
מעודד למידה ארגונית
6
תהליך בניית תכנית העבודה ותוצריה, מייצרים ערכים רבים עבור מגוון בעלי עניין בארגון
"פעם בשנה אני יושבת עם התורם הכי גדול שלנו ומציגה לו את תוכנית העבודה הארגונית"
"בניית תוכנית עבודה מכריחה אותי לשבת ולחשוב"
"אני לומד יותר מהיעדים שלא הצלחתי להשיג בשנה שעברה מאשר מהיעדים שעמדתי בהם"
"אנחנו מתווכחים המון סביב תהליך בניית תוכנית העבודה, אבל
בסוף מקבלים החלטה משותפת"
"אחרי שמסיימים תוכנית עבודה אנחנו יוצרים גאנט ארגוני משותף
לביצוע משימות"
"לכל משימה בתוכנית עבודה יש אחראי. זה מקל על העניינים"
תוכן עניינים
התכלית של תכנית עבודה והערך שהיא מייצרת
בחירת מטרות לתכנית עבודה
הגדרת משימות לתכנית עבודה
תכנית עבודה: ממטלה שנתית להזדמנות ארגונית
לפני פירוט משימות – נגדיר מטרות
או מציאות, שאנו מטרה- תוצאה עד מצפים,רוצים או שואפים אליה
.לזמן מסוים
ו אנו אמורים להתקרב אמצעי איתלמטרה, והמגדיר באופן כמותי
בנקודה מסוימת מהי הצלחה
פעולות לביצוע כדי לממש יעד
מטרה
יעד
משימה
הרחבת מאגר מתנדבים איכותיים
מתנדבים 20שימור שימשיכו לשנה שניה
בתפקיד
מיפוי מתנדבים לשימורשיחות שימור
דוגמאהגדרה
מקורות ליצירת מאגר מטרות פוטנציאליות
שיחות עם ממשקים
בארגון
למידה מהעבר
מעבר על ת"ע משנים קודמות: באילו יעדים עמדנו, באילו לא, •מדוע?
מעבר על סקרים: איזה פידבק קיבלנו ממוטבים, שותפים, •מתנדבים ועובדים
למידות ותובנות שנאספו / נרשמו במהלך השנה•
בחינה של פעילויות
הארגון ושל מטרות קיימות
)אם ישנן(
לערוך שיחות עם ממשקים בארגון: המנהל שלי, עובדים • מקבילים לי, עובדים מתחתי. מה הכי חשוב בעיניהם? היכן
כדאי להתמקד בשנה הבאה?
להציג לממשקים השונים את המטרות עליהם אני חושב ולקבל •משוב.
בחינה של מטרת קיימות - האם הן מקדמות את חזון הארגון? אם לא, כיצד נוכל להגדיר אותן מחדש?
בחינה של פעילויות הארגון – שימוש בסט של קריטריונים, תעדוף וגזירה של מטרות מהפעילויות החשובות ביותר
נצמצם ונבחר את המטרות המתאימות ביותר
10
מטרות5עד מבוסס על
למידהבונה יכולות לטווח ארוך
מדידנמצא בשליטתי
משרת את החזון ואת המטרות
הארגוניות
מאתגר אך בר השגה
מה מאפיין מטרה טובה לתוכנית עבודה?
11
מה המאפיין החסר במטרה הבאה? – דוגמא א'
לפעול לשיפור תרבות הנהיגה בישראלחזון העמותה:
מנהלת תוכניות חינוךבעל התפקיד:
הקטנת מספר תאונות הדרכים מטרה שהוצגה בתוכנית העבודה:
באזור הדרום
12
לפעול לשינוי תרבות הנהיגה בישראלחזון העמותה:
מנהלת תוכניות חינוךבעל התפקיד:
הקטנת מספר תאונות הדרכים באזור הדרוםמטרה שהוצגה בתוכנית העבודה:
נמצא בשליטתי
מדיד
משרת את החזון ואת המטרות הארגוניות
מאתגר אך בר השגה
מטרות מתאימות לתוכנית העבודה: הרחבת הפעילות החינוכית באזור
הדרום חינוך לתרבות בטיחות בדרכים לנהיגה
באופניים
יעדים אופציונאליים לתוכנית העבודה: פתיחת שת"פ עם מועצה אזורית תמר
להדרכות בבתי ספר תיכוניים פיתוח מערך הדרכות חדש לילדי כיתות
ג' בתוצאות הידע 20%שיפור של
בבטיחות
דוגמא )-(
דוגמאות )+(
המאפיין החסר:
מה המאפיין החסר במטרה הבאה? – דוגמא א'
13
מה המאפיין החסר במטרה הבאה? – דוגמא ב'
קידום והובלה של מחקר פורץ דרך שיביא למציאת חזון העמותה:
טיפול לחולי תסמונת המאדים
גייס משאביםבעל התפקיד:
שיפור ביכולת של העמותה מטרה שהוצגה בתוכנית העבודה:
לגייס משאבים לתחום
14
מדידנמצא בשליטתי
משרת את החזון ואת המטרות הארגוניות
מאתגר אך בר השגה
מטרות מתאימות לתוכנית העבודה: הגדלת המימון לתחום המחקר הקטנת הסיכון בתרומות באמצעות
הגדלת מספר התורמים לעמותה
יעדים אופציונאליים לתוכנית העבודה: גיוס שלM1₪ למחקר באוניברסיטת בן
גוריון בניית חומרי שיווק המתארים את
הצלחות העמותה בתחום פיתוח שיתוף פעולה עם שני מממנים
אסטרטגיים
דוגמא )-(
דוגמאות )+(
המאפיין החסר:
מה המאפיין החסר במטרה הבאה? – דוגמא ב'
קידום והובלה של מחקר פורץ דרך שיביא למציאת טיפול לחולי תסמונת חזון העמותה:
המאדים
גייס משאביםבעל התפקיד:
שיפור ביכולת של העמותה לגייס משאבים לתחוםמטרה שהוצגה בתוכנית העבודה:
15
הרחבה על שני המאפיינים שלא הודגמו
צריך להיות בידי את המשאבים הכספיים
צריך להיות בידי את משאבי הזמן
המטרה צריכה להיות מושגת בטווח הזמן של תכנית העבודה. אם לא, ניתן להגדיר
יעדי ביניים.
אני צריך להיות מסוגל להציב יעדים ריאליים למטרה ולמדוד אותםם
מטרה מאתגרת אך בת השגה
אם אני לא יכול לממש את המטרה, אולי אחת המשימות להגשמת המטרה
צריכה להיות המטרה עצמה
מטרה צריכה לענות על צורך משמעותי אצלי או בארגון
מטרה צריכה להיות משמעותית מבחינת התשומות שניתנות לה
מטרה טובה לרוב תגרום לערך לו רק לי אלא גם לפונקציות אחרות בארגון
מטרה המשרתת את החזון ואת מטרות הארגון
אם המטרה אינה מייצרת השפעה אמיתית, יכול להיות שמדובר למעשה במשימה בלבד, בדרך להשגת מטרה
אחרת משמעותית יותר
תוכן עניינים
התכלית של תכנית עבודה והערך שהיא מייצרת
בחירת מטרות לתכנית עבודה
הגדרת משימות לתכנית עבודה
תכנית עבודה: ממטלה שנתית להזדמנות ארגונית
ממה מורכבות משימות בתוכנית עבודה?
אבני דרך
אחראי
משאבים
לו"ז
ממשקים בארגון
עם הסמכות והכוח לבצע את המשימה
הערכת המשאבים הנדרשים לביצוע המשימה )כוח אדם, הכשרה, כסף, ציוד, זמן(
תכנון הזמן הדרוש להשלמת המשימה, יצירת גאנט* כולל לתהליך
פריטת שלבי התהליך )למשל יצירת צוות היגוי( והתחנות שיש לעבור בדרך על מנת לבצע בהצלחה את המשימה
רתימת כל הגורמים בארגון שיש להם השפעה על אבני המשימות
המשמש לתיאור פעילויות עם הקשרים ביניהן תוך ציון הזמן של כל פעילות ופעילות.תרשים הוא תרשים גאנט*
המשימה אחראי לו"ז אבני דרך )ניתן לבחור יותר
מאחת(
יעד משאבים ממשקים בארגון
1 ביצוע סקר לבחינת צרכי
המתנדבים
דנה 1.1.14 בניית הסקר -(11.11.13)שליחת סקר -(11.12.13)ניתוח תוצאות -(25.12.13)
אחוז -מענה –
75%
-2000 -₪ התייעצות עם
מומחה סקרים
שעות 20-עבודה רכזת
מתנדבים
מנהלי -סניפים-
עידוד המתנד
בים לקחת
חלק בסקר
2
דוגמא: המטרה - פיתוח תכניות למידה לתמיכה במתנדבים
חשוב לשלב בתוכנית העבודה משימות תכנון, ביצוע ובקרה
19
מטרה משימה סוג משימה
השמות חברתיות הגדרת תוכנית השמות חברתיות תכנון
השמות חברתיות הצגת קונצפט השמות חברתיים לפורום הנהלה שיתוף
השמות חברתיות יצירת קשר עם ארגונים לשיתוף פעולה ביצוע
השמות חברתיות ביצוע ארגונים3בחירת פיילוט עם
השמות חברתיות פרסום משרות ביצוע
השמות חברתיות ביצוע מתנדבים3השמת
השמות חברתיות עדכון נהלי עבודהבקרה והסקת
מסקנותחיבור בוגרים לעשייה
חברתית עם גופים חיצוניים.
ליצירת גישה לבוגרים לפיתוח "קריירה חברתית/ עסקית" guidelineבניית עם גופים חיצוניים לנובה בעלי ערך מוסף גבוה ומצוינות
תכנון
חיבור בוגרים לעשייה חברתית עם גופים
חיצוניים.
תוכניות מקבילות לנובה לפיתוח "קריירה חברתית" עם גופים 5סגירת חיצוניים בעלי ערך מוסף גבוה ומצוינות
פעילות פיתוח
ניהול מתנדבים ביצוע ובמייל של נובה CRMמעבר על פניות מועמדים ב
ניהול מתנדבים קבלת חו"ד ויצירת קשר עם הפונים לברור רצונות/ צרכים / חוזקות
והתאמה ביצוע
ניהול מתנדבים בחינת צרכי ההתנדבות במטה והפניית המועמד להמשך קשר עם מנהלי
הזרועות הרלוונטים במטה ביצוע
ניהול מתנדבים בסיום תפקידי התנדבות יצירת קשר עם המתנדב לבחינת ש"ר והמשך
פעילות בנובה ביצוע
פיתוח שירותים ואירועים לבוגרים
ביצוע לבוגרים: אלה אלקלעי- פרסום הארוע1אירוע
פיתוח שירותים ואירועים לבוגרים
לבוגרים: אלה אלקלעי-סיכום האירוע1אירוע בקרה והסקת
מסקנות
תוכן עניינים
התכלית של תכנית עבודה והערך שהיא מייצרת
בחירת מטרות לתכנית עבודה
הגדרת משימות לתכנית עבודה
תכנית עבודה: ממטלה שנתית להזדמנות ארגונית
כלים פרקטיים למינוף תוכנית העבודה בתוך הארגון בעבודה היומיומית
שיתוף במטרות
הגדרה נכונה של מטרות העל והמשימות המרכזיות יכולה לאפשר לי לשתף •אותן בתוך הארגון וליצר סביבן הסכמה רחבה.
הגדרה נכונה של מטרות העל והמשימות המרכזיות מאפשרת לשתף בהן •גורמים חיצוניים כגון תורמים, ולנסות לגייס כסף לדברים החשובים לכם
בקרה
בקשו מאנשים להכין מספר פעמים בשנה תמונת מצב של יעדים ומדדים•שתפו את תמונת המצב בישיבות הנהלה רחבות•שנו את תוכנית העבודה עוד במהלך השנה על מנת להתמודד עם דברים לא •
צפויים
נטילת האחריות
הגדירו את היעדים ביחד עם האחראי לביצוע, כדי לראות שהוא מסוגל •לעמוד בו, וליצור אצלו תחושת אחריות.
התייחסו לעמידה ביעדים בשעת מישוב של העובד )המקל(•תנו פידבק חיובי על עמידה ביעדים )הגזר(•
סנכרון
צרו "מפה ארגונית" המתארת מתי אמורות להסתיים משימות משמעותיות •בארגון )אפילו אקסל או יומן משותף יכולים לעזור פה(
צרו פורומים של אנשים בעלי אחריות דומה )דוגמת רכזים( או משיקה •)דוגמת הנהלה( ועבדו בקבוצה לביצוע תוכנית העבודה
בחינת משאבים
כמתו משאבי זמן כדי להבין כמה תשומות באמת נדרשות ל"עיסוק בשוטף", •כדי שהארגון יתחיל להכיר בתשומות האמיתיות שנדרשות כדי לתפעל את
הפעילות השוטפת ולתקצב אותה בהתאם.
ת בלבדדוגמאו
יצירת קשר
:// . .http www novaproject o/rg
.info@novaproject org. תל אביב2, קומה 29קרליבך
פתוח לבוגרי נובה בלבד
