“Goed genoeg is ruim voldoende”

Opgemaakt, samengevat en ingeklopt:notariële akten in Brabant 1743-1935

Christian van der Ven, digitale archivaris BHICBijeenkomst RHC’s DTR WP3 toegankelijkheid, Den Haag, 24 september 2015

Goed idee!

Zullen we onze schepenprotocollen en notarisakten scannen en ze daarna op de best mogelijke manier toegankelijk laten maken?!

Beste index

van ooit!

Resultaat

De beste index van ooit?

Nee, na 10 jaar hard werken door een groep vrijwilligers was ongeveer 1% van het totale aantal akten gedaan…

…en het project werd gestopt

Ondertussen online…

Gebruikers zoeken namen van personen en plaatsen

Gebruikers zettenindexen online

Soort akte

Bronvermelding

Samenvatting

Datum

Samenvatting

Datum, soort akte en bronvermelding

Zoeken

Koppeling naar onze scans…

…of foto’s van gebruikers!

Overige weetjes

• Conversie van platte tekst op websites, Word-documenten, boekjes via OCR etc.

• Beheer in MAIS-Flexis• Gekoppeld aan de toegang (inv.nr.) en

doorzoekbaar via aparte ingang• Scans/foto’s gekoppeld per akte

Resultaten

• Binnen 2 jaar meer dan 270.000 schepen-, notaris- en andere akten toegankelijk gemaakt

• Community zorgt voor gestage stroom nieuwe indexen en foto’s

• Na de genealogische database de meest populaire zoekingang

Doel notarisproject

Met als motto “goed genoeg is ruim voldoende”

Zo snel mogelijk een van onze belangrijkste en populairste, maar ook een van de omvangrijkste archieven digitaal toegankelijk maken

Repertoria

Eigentijdse nadere toegangen op akten:

• Aktenummer• Datum• Soort akte• Omschrijving namen, plaatsen en goederen• (Datum registratie en betaalde rechten)

Repertoria

• Toegankelijk maken op basis van repertoria

• Voordelen:– Belangrijkste gegevens al samengevat, vergt dus

minder ervaring en tijd– Informatie over aanwezigheid akten beschikbaar

(brevet/originali, minuut), ook van niet aanwezige akten dus toch informatie

– Sluit aan bij bestaande praktijken gebruikers

Repertoria

• Nadelen:– Handschrift soms lastiger te lezen– Informatie niet altijd even uitgebreid

(bijvoorbeeld alleen voorletters vermeld of slechts hele korte samenvatting)

– Nabewerking nodig voor specifieke zoekopties (bijvoorbeeld alleen zoeken op achternaam)

VeleHanden

• www.velehanden.nl• Crowdsourcing / vrijwilligerswerk nieuwe stijl

• Iedereen kan online helpen• Waar, wanneer en hoeveel je wilt

(onze topcontroleur woont in Nieuw-Zeeland)• Hulp via forum, e-mail, chat etc. van andere

deelnemers en archiefmedewerkers

VeleHanden

Invoervelden:

• Aktenummer• Datum• Brevet/originali, minuut of soort akte

(normalisatie achteraf voor filtering)• Omschrijving

VeleHanden

Kwaliteitscontrole:

• Enkele invoer en controle• Goede instructies, praktische voorbeelden• Voorkeur opgeven voor plaats en periode• Tekst markeren bij twijfel• Ervaren controleurs• Actieve communicatie met de community

VeleHanden

Tussentijdse resultaten:

• Looptijd: vanaf april 2015• Totaal aantal scans: 32.300• Aantal scans gereed: +/- 6.300 (bijna 20%)• Aantal aktes ontsloten: +/- 55.000• Kwaliteit invoer: goed• Kwaliteit toegang: goed genoeg :-)

Vervolgacties

• Gedurende project gebruikersindex aanvullen• Scannen en koppelen akten: DTR• Samenvattingen verbeteren en verrijken, op

basis van (fout)meldingen gebruikers• Geautomatiseerd overzetten (persoons)-

namen naar specifieke velden: Catch/MISS (danwel deze namen ‘taggen’, zodat ze specifiek doorzoekbaar zijn)

Da’ was’t