Helsinki muutoksessa

Helsinki muutoksessa- havaintoja Suomen suurimman fuusion keskeltä

AaltoEE, JOKO 12.12.2017

kulttuurin ja vapaa-ajan

toimialajohtaja

Tommi Laitio

(@tommilaitio)

Tommi

• VTM, eMBA

• Vastuulla Helsingin kulttuuri, liikunta, nuoriso,

kirjastot• 1700 työntekijää

• Menot noin 200 miljoonaa euroa vuodessa

• 18 miljoonaa kontaktia helsinkiläisiin ja Helsingin

vieraisiin

• Helsingin johtoryhmän jäsen

• Vastannut osallisuusmallin valmistelusta

• Aiemmin:• Nuorisotoimenjohtaja, Helsinki

• Tutkija, Demos Helsinki

• Programme Officer, European Cultural Foundation

• Toimittaja, Helsingin Sanomat

13.12.2017 Tommi Laitio @tommilaitio 2

Tänään:


Yhden viraston muutos

Koko kaupungin

muutos

Opit muutoksen

johtamisesta

Nuorisoasiainkeskus:palveluajattelusta ekosysteemin kehittämiseen

Lähtötilanne hyvä.

13.12.2017 Tommi Laitio 5

Kun johtajana tulee ulkopuolelta, pitää todistaa itsensä.


Kumppaneiden toiveet nuorisoasiainkeskukselle (2012).


23

14

8

8

6

5

1

0

15

11

12

13

4

3

3

1

0 5 10 15 20 25 30 35 40

kehittäjäkumppanuutta

pitkäjänteistä alueellista yhteistyötä

asiantuntemusta

yhteisiä hankkeita

rahallista tukea

tutkimuskumppanuutta

tiloja

koulutusta

Tärkein

2. tärkein


Media

Suunnantarkistus

• Organisaation perustehtävä piti päivittää.• Maailma on muuttunut.

• Työ on muuta kuin mitä ovat mielikuvat

nuorisotyöstä.

• Tarvittiin vahvempi yhteinen

kehyskertomus.

• Nuorten valtaa toiminnassa piti kasvattaa.• Työmarkkinoiden muutos

• Kansalaisuuden muutos

• Nuoruuden muutos

• Helsingin muutos

Koska emme lähteneet kriisistä liikkeelle,

ensin päivitimme tehtävän ja sitten

organisaation.13.12.2017 Tommi Laitio 9

Kahden vuoden aikana60 johtajan nuorisotalovierailua

353 työntekijää Helsingin kaduilla

haastattelemassa nuoria

10 henkilöstöfoorumia

10 sisäistä suunnitteluryhmää

5 henkilöstötapahtumaa

2 keskustelua joka tiimissä

2 päällikkötapahtumaa

100 henkilökohtaista kuulemista



Laitio & Mokka (2010) :

Parempi diili. Demos Helsinki.

Uusi suunta

Olemme olemassa, jotta:

Koko Helsinki on nuorille kiva paikka. Kiva on

sitä, että on kavereita, tekemistä ja on muille

tärkeä. Helsinkiläinen nuori osaa nähdä

maailman muiden silmin.

• Nuoret äänestävät kaikilla alueilla toiminnan sisällöistä.

• Selvensimme eron palveluostojen ja avustamisen välillä:

uusimme kaikki sopimukset nykylainsäädännön mukaisiksi.

• Rohkeat uudet kumppanuudet mm. taidekentän kanssa.

• Organisaation positiointi johtavaksi mielipidevaikuttajaksi

nuorisoasioissa: vuosittaisen tietokatsauksen tuottaminen


Uusi organisaatio

Toimintoperustaisesta osastojaosta

kolmeen täyden palvelun alueosastoon.

Kehittämishankkeet matriisissa, jotka

sitovat osastoja yhteen.

Uudet osastopäälliköt.

Lähes kaikki lähiesimiehet vaihtoivat

yksikköä.

2012-2017• Meillä on enemmän palveluja kaikille nuorille.

• Lasten kesäleirejä on samalla rahalla kolme kertaa

enemmän.

• Jokaiselle peruskoulun päättävälle tarjotaan

mahdollisuus kesätyöhön.

• Nuorisotoimi on vakiintunut kumppani taide-elämälle

(mm. Helsingin juhlaviikot, Ihme-päivät, Amos

Anderson).

• Nuoret äänestävät kaikilla alueilla toiminnasta.

• Kaikki uudet tilat toteutetaan kumppaneiden kanssa.

• Nuorisotoimi on haluttu kumppani.

• Kaupungin tieto nuorista avattu kaikkien käyttöön.

• Budjetti on suurempi. Saatu historian suurin lahjoitus.

• Kun ennen mitattiin oman toiminnan määrää, nyt

mitataan toiminnan tuottamiseen osallistuneiden

nuorten määrää.


Olemme tehneet Helsingin nuorisotoimesta nuorison johtavan asiantuntijan. Tieto nuorista on kiinnostavasti esitetty ja kaikkien käytössä.


Muutokset rakenteissa ja tavoitteissa

Sitovat tavoitteet 2013 Sitovat tavoitteet 2017

Kaikki käyntikerrat 1 160 000 Kaikki käyntikerrat 1 410 000

Suunnitelmallisesti tuetut nuoret

1 200

Nuorten pienryhmät 2 500

Yksilö- ja ryhmätoiminnassa tavoitetut nuoret Toiminnan tuottamiseen osallistuneet nuoret 1 430

Osallistuva budjetointi kaikkien koulujen kanssa

Tilat 2013 Tilat 2017

m2/hallinnon työntekijä: 54 m2 m2/hallinnon työntekijä: 38 m2

(2018: 33)

Neliöt yhteensä: 40 592 m2 Neliöt yhteensä: 39 754 m2

Talous 2013 Talous 2017

Menot: 29 460 000 euroa Menot 30 611 000 euroa

Ulkopuolinen rahoitus: 762 507 euroa Ulkopuolinen rahoitus: 1 019 000 euroa

Helsingin kaupunki:31 viraston maailmasta maailman toimivimpaan kaupunkiin

31 virastosta neljään toimialaan


Kulttuurin ja vapaa-ajan toimialan tehtävät• Aktiivinen kansalaisuus

• Henkinen ja fyysinen hyvinvointi

• Sivistys

• Elinvoima

• Kokoelmat

• Kulttuuriperintö

13.12.2017 Tommi Laitio (@tommilaitio) 19

HKM/Jalmari Aarnio

Toimialalla on 1700 merkityksen tuottajaa.


Tuomme ihmisiä vapaaehtoisesti yhteen.


Työnt

ekijä 652 61,0 %

Yleiset

kulttuuripalv

elut 87 8,1 %

Kaupunginmu

seo 55 5,1 %

Kaupungin

taidemuseo 52 4,9 %

Kaupunginor

kesteri 45 4,2 %

1068

Kysyimme henkilöstöltä odotuksia.

22 13.12.2017

Kaupunginkirjasto 351 32,9 %

Nuoriso 192 18,0 %

Liikunta 191 17,9 %

Hallinto ja tuki 95 8,9 %

Yleiset kulttuuripalvelut 87 8,1 %

Kaupunginmuseo 55 5,1 %

Kaupungin taidemuseo 52 4,9 %

Kaupunginorkesteri 45 4,2 %

Esimies 207 19,4 %

Asiantuntija 210 19,6 %

Työntekijä 652 61,0 %

”Palvelu, jossa toimin uudessa

toimialassa (jos et vielä tiedä, valitse se

mikä lähimpänä tämänhetkistä

toimenkuvaasi)” ”Olen nyt:”

Hyvin korkealle nousi ajatus tasa-arvosta ja yhdenvertaisuudesta.

13.12.201723

Mitä olemme tehneet kulttuurin ja vapaa-ajan toimialalla, jotta tulevaisuuden Helsinki on aktiivinen ja hyvinvoiva?

Toimialan tunnistamat teemat strategiaan

• Helsinki yhdistää: ihmisten tuominen

yhteen

• Helsinki voi hyvin: arkiliikkumisen

lisääminen, kulttuurikokemukset

• Omaleimaiset kaupunginosat:

alueellisten ratkaisujen vahvistaminen

• Helsinki on ekosysteemi: kumppaneiden

kanssa asioiden tuottaminen

• Vaikuttavat palvelut: tiedolla johtaminen


Toimivin kaupunki

Kaupunkistrategiassa:• Suvaitsevaisuus ja tasa-arvo.

• Nuorten hyvinvointi ja harrastustakuu.

• Vetovoimaiset kulttuurin keskittymät.

• Liikkumisohjelma.

• Helsinki on alusta.

• Asuinalueiden vahvistaminen ja

asukkaiden sananvalta.



Jokainen työntekijä luki strategian ja keskusteli siitä työyhteisössä.

Henkilöstön toiveet

• Toimialamalliin uskotaan vahvasti.

• Halutaan tehdä yhdessä ihan arjen tasolla

• Rakenteet kuntoon

• Vuorovaikutusta ja kehittämistä korostava

kulttuuri ja esimiestyö

• Avoimuus, reiluus ja osallisuus


Tiivistimme toimialan periaatteet.

28

OsallisuusYhden-

vertaisuusVaikuttavuus

Hyvä

asiakaskokemus

Kutsumme asiakkaat mukaan

palvelujemme parantamiseen.

Erilaisten asiakkaiden

näkemykset, kokemukset,

toiminta, tarpeet ja palaute

vaikuttavat toimintaamme ja

palveluihimme.

Kaikki kuntalaiset ovat tervetulleita

palveluihimme. Palvelumme ovat

helposti saavutettavia. Palveluita

kohdennetaan perustellusti ja

aktiivisesti.

Palvelumme ovat korkealaatuisia ja

vaikuttavia. Olemme asettaneet

asiakaskokemukselle laadullisia

tavoitteita ja niitä seurataan.

Hyvä

henkilöstökokemus

Arvostamme aloittellisuutta ja sitä,

että henkilöstö vaikuttaa omaan

työhönsä ja organisaation

toimintaan. Vuorovaikutus on

säännöllistä ja arvostavaa.

Toimintatapamme ovat avoimia ja

osallistavia.

Hyvällä johtamisella ja yhteisillä

pelisäännöillä varmistamme

henkilöstön tasavertaisen kohtelun.

Rakennamme yhdessä toimialamme

tulevaa kulttuuria ja turvaamme, että

viestimme tavoittavat kaikki

työntekijät.

Henkilöstön osaaminen,

työolosuhteet ja suhteet

työtovereihin ovat kunnossa.

Työllemme on asetettu selkeät

tavoitteet. Työhyvinvointia

ylläpidetään ja kehitetään aktiivisesti.

.

Sujuvat prosessitPalvelujen parantamisessa

hyödynnämme laajasti

työntekijöiden, asiakkaiden ja

kumppaneiden osaamista.

Toimintatapamme ovat selkeitä ja

ennakoitavia.

Ketterät ja modernit prosessit

tuottavat aikataulussa ja oikeaan

aikaan toivotut tulokset.

Taloudellisuus ja

tuloksellisuus

Etsimme ja jaamme aktiivisesti

kustannuksia ja resursseja

kumppaneiden kanssa. Tietomme

on kaikkien saatavilla ja

hyödynnettävissä.

Ratkaisumme perustuvat strategiaan

ja tietoon.

Asetamme palveluiden

vaikuttavuudelle taloudellisia ja

tuloksellisia tavoitteita, joita

seurataan.

13.12.2017 Tommi Laitio (@tommilaitio)

#stadintekijät – vapaaehtoisia vierailuja toisten työpaikoille.


Lähes 200 osallisuuspelillä konkretisoitiin kuntalaisten kanssa asioiden tekeminen.


Kymmenessä aluefoorumissa johto tapasi eri alueiden työntekijöitä ja keskusteli toiveista yhteistyölle.


Strategian kärjet tiivistettiin kuudeksi otsikoksi.


Tapahtumakaupunki Hyvinvointi ja

liikkuminen

Nuorten hyvinvointi

Kaupunginosat Merellisyys

ja biennale

Kuvan tapa

toimia


Vuoden 2018 aikana rakennetaan

henkilöstön kanssa yhteinen

motivaatiopohjainen asiakkuusajattelu,

joka luo pohjan asiakaskokemuksen

uudistukselle.

Opit muutoksen johtamisesta

Muutosjohtamisen 10 oppia

1. Johtajan tärkeimmät tehtävät ovat antaminen, rajaaminen

ja viestintä.

2. Johtajan tehtävä on vahvistaa uskoa siihen, että

pystymme muuttumaan ja että on pakko muuttua.

Muutosjohtajan on oltava optimisti.

3. Johtajan tehtävä on määrittää muutokselle laaja kehys.

4. Ihmisten pitää tutustua toisiinsa, jotta voi syntyä kokemus

yhteisestä. Siihen pitää varata aikaa.

5. Tehtävä pitää määritellä ennen organisaatiota.

6. Muutosta vahvistetaan etsimällä nykyisestä

organisaatiosta tulevaisuuden tekemisen taskuja.

7. Muutosta ei pidä väittää liian helpoksi. Strategiatyö ei

poista sitä, että henkilötason ratkaisut aiheuttavat

levottomuutta. Reilu prosessi suojaa.

8. Johtajan ajankäyttö ja viestintä määrittää sitä, mitä

organisaatiossa pidetään tärkeänä.

9. Asiakkaan kohtaaminen kasvattaa muutoshalua.

10. Kritiikki on (yleensä) sitoutumisen merkki.


Tässä on yksi julkisen sektorin kilpailuvaltti.

13.12.2017 36

Hyvä elämä on mahdollisuus käyttää taitojaan ja kykyjään sen yhteisön hyväksi, johon kuuluu. – Aristoteles.


Tommi Laitio

kulttuurin ja vapaa-ajan toimialajohtaja

Helsingin kaupunki

@tommilaitio

tommi.laitio(a)hel.fi

Government & Nonprofit

Helsinki muutoksessa