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REFERENCIA Informe de Gestión Anual Departamento de Computación e Informática

RESPONSABLE Olga González Z.

Informe de Gestión Anual 2015

Departamento de Computación Informática de la Municipalidad de Puente Alto

El presente informe da cuenta de las acciones realizadas durante el año 2015 por el Departamento de Informática de la Municipalidad de Puente Alto respecto a las inversiones y gastos incurridos durante el 2015 para continuar potenciando la gestión municipal.

DIRECCIÓN Administración Municipal

FECHA 20 de diciembre de 2015

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Índice de Contenidos Resumen Ejecutivo .............................................................................................................................. 3

Síntesis de la Gestión Comparada ....................................................................................................... 5

1. Benchmark de Gestión de Presupuesto de TI ......................................................................... 5

2. Benchmark en Gestión y Herramientas TI .............................................................................. 7

3. Benchmark en Satisfacción de Usuarios TI .............................................................................. 8

4. Premiación del Centro de Estudio de Tecnologías de la Información de la Pontificia Universidad Católica de Chile - CETIUC ......................................................................................... 10

Principales Iniciativas y Resultados Logrados ................................................................................... 11

5. Modernización de Infraestructura Tecnológica .................................................................... 11

6. Mejoras en Eficiencia Operacional ........................................................................................ 14

7. Soporte a la Atención del Vecino .......................................................................................... 25

Conclusiones y Principales Énfasis para el 2016 ............................................................................... 28

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Resumen Ejecutivo

A partir del año 2012, el Departamento de Informática de la Municipalidad de Puente de Alto ha venido dando un impulso importante al mejoramiento de su gestión como unidad clave para el soporte y desarrollo estratégico de la organización, realizando una serie de inversiones e iniciativas para continuar fortaleciendo la modernización de la infraestructura de TI, mejorando la eficiencia operacional y el soportando a las unidades que prestan servicios a los vecinos de la comuna. Alineado con lo anterior y durante el año 2015, el Departamento de Informática administró un presupuesto de $1.219 millones para el desarrollo de su gestión según se muestra a continuación (ver Cuadro N°1).

Descripción Monto $ Computadores 23.050.219 Software 131.550.171 Mantenimiento y Reparación Equipos Informáticos 23.531.585 Servicio Informático 298.325.513 Arriendo de Equipos Informático 149.315.149 Insumos, Repuestos y Accesorios Computacionales 82.013.170 Servicio de Correo 59.575.036 Switch y Routers Wi-Fi 46.658.622 Acceso de Internet 60.212.975 Otros Servicios (Firma electrónica) 687.517 Otros Servicios (Arriendo Fotocopiadora) 69.757.479 Otros Servicios (Estudios y Proyectos) 1.969.150 Telefonía (Fija) 106.374.438 Telefonía (Móvil) 96.167.428 Obras Civiles Infraestructura Comunal 69.722.100

$1.218.910.552

Cuadro N°1: Presupuesto General Departamento de Informática 2015 Se destacan las partidas asociadas a todo lo relacionado con inversiones y gastos en la infraestructura de TI (cerca de un 50% del total del presupuesto se destina a este concepto) que es necesaria para la gestión del quehacer del día a día de la municipalidad, soportando servicios y procesos claves tales como permisos de circulación, licencias de conducir, impresión general entre otros. El Departamento de Informática se ha puesto como desafío permanente acompañar el desarrollo estratégico de la Municipalidad, manteniendo y/o mejorando la calidad e intentando lograr cada vez mayores niveles de proactividad para apoyar las operaciones que se requieren para satisfacer las metas corporativas.

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Es así como se han destinado recursos para adherirse a mejores prácticas de administración y gestión de servicios de TI, logrando en la práctica materializar un aumento sostenido en la satisfacción de los usuarios de la Municipalidad de Puente Alto como producto del desarrollo permanente del equipo de personas y la entrega de sistemas y servicios de alto valor agregado para la gestión municipal. No obstante lo anterior, el Departamento de Informática aun presenta brechas que cubrir en cuanto a determinados procesos de gestión de servicios (administración de cambios y niveles de servicio) los que de continuar mejorando en el tiempo, podrían impactar favorablemente al logro de algunos objetivos de la organización. Utilizando el Estudio Nacional de Tecnologías de la Información que realiza el Centro de Estudios de TI de la Universidad Católica – CETIUC - a continuación, se muestra la gestión comparada del Departamento de Informática respecto a la industria como también las principales iniciativas desarrolladas y resultados logrados durante el año 2015.

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Síntesis de la Gestión Comparada Uno de los desafíos importantes que se ha impuesto el Departamento de Informática de la Municipalidad de Puente Alto, ha sido comparar su gestión respecto a organizaciones de su mismo rubro y del sector privado con el propósito de ir más allá de las exigencias propias del quehacer municipal.

1. Benchmark de Gestión de Presupuesto de TI

Dado que es más complejo realizar transformaciones a la organización debido a que su quehacer queda determinado principalmente de acuerdo a la legislación que rige la gestión municipal, el Departamento de Informática presenta a nivel de la estrategia del presupuesto de TI, un mayor foco tanto respecto a nivel nacional como internacional en relación a la mantención y desarrollo de la municipalidad (ver Cuadro N°2).

Cuadro N°2: Benchmark de Estrategia de Presupuesto TI.

Respecto al presupuesto de TI como porcentaje de la facturación de la municipalidad, el Departamento de Informática se ubica por sobre la industria en Chile pero por debajo de la referencia internacional, según se muestra en el Cuadro N°3.

Cuadro N°3: Benchmark de Presupuesto TI como % de la Facturación

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No obstante lo anterior, respecto al sector de la administración pública en Chile, se observa que el presupuesto de TI como porcentaje del presupuesto global de la Municipalidad de Puente Alto es muy similar al resto de este tipo de organizaciones (ver Gráfico N°1).

Gráfico N°1: Benchmark Administración Pública de Presupuesto TI como % de la Facturación En relación a la distribución de las grandes partidas presupuestarias del presupuesto de TI de la Municipalidad de Puente Alto, la comparación con organizaciones en Chile del sector de la administración pública respecto a la industria, muestra que la asignación de presupuestaria efectuada por el Departamento de Computación e Informática es muy similar no obstante se aprecia una mayor diferencia en cuanto software. Esto ocurre debido a que la municipalidad desarrolla software a la medida y ha migrado al concepto de software como servicio (arriendo).

Gráfico N°2: Benchmark Grandes Partidas Presupuestarias

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2. Benchmark en Gestión y Herramientas TI

Otro aspecto que es importante considerar respecto a la gestión del Departamento de Computación e Informática, es lo referente a los objetivos que persiguen las áreas de TI de cara al quehacer de su organización y las herramientas que utilizan para tal efecto (ver Cuadro Nº4).

Cuadro N°4: Objetivos a los cuales se Orientan las Áreas de TI

A diferencia del resto de las organizaciones que participaron del Benchmark de Gestión y Herramientas TI, el Departamento de Computación e Informática se ha enfocado más en utilizar las Tecnologías de la Información para mejorar y atraer la relación con sus clientes, posibilitar la innovación y mejorar la integración con la gestión municipal. Este aspecto no es un tema menor dado que por lo general las áreas de TI tienen como aspiración en el mediano o largo plazo enfocarse en lo que el Departamento se enfoca en el corto plazo como objetivo de cara al quehacer de la municipalidad. Un ejemplo concreto se refiere al uso de herramientas en la nube. La municipalidad ha seguido la tendencia de las organizaciones incluidas en la muestra, especialmente en lo que se refiere al correo electrónico/Calendario y plataformas de colaboración (ver Gráfico Nº3). En efecto, las principales ventajas de lo anterior es optimizar precisamente la gestión del presupuesto de TI al pagar por uso y dejar en manos de proveedor del servicio, todo lo vinculado a la gestión de la continuidad y disponibilidad, permitiendo al Departamento de Informática destinar tiempo al cumplimiento de objetivos claves para la municipalidad.

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Gráfico N°3: Uso de las Tecnologías de la Información en la Nube

3. Benchmark en Satisfacción de Usuarios TI Desde el año 2012 que el Departamento de Computación e Informática viene midiendo la calidad de los servicios que entrega a los usuarios, tal como lo muestra el Gráfico Nº2. Se aprecia en que un plazo de 2 años, se ha logrado aumentar la satisfacción de los usuarios de TI en más de 20 puntos porcentuales (de 33,5% en el 2012 a 53,8% en el 2014). Una de las principales mejoras que se efectuaron fue la reducción del tiempo de solución a los problemas enfrentados por los usuarios, lo que se materializó realizando un rediseño del proceso de atención de incidentes y la habilitación de tecnologías para el control remoto y entregar una solución en línea.

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Gráfico N°4: Evolución Satisfacción de Usuarios TI Municipalidad de Puente Alto Si se comparan los resultados de los estudios de satisfacción de usuarios de TI que ha efectuado CETIUC en múltiples organizaciones, se observa que el Departamento de Computación e Informática logra situarse por sobre el promedio en todos los servicios de TI comunes que se han medido. Se destaca el alto nivel de satisfacción logrado en el servicio de la Mesa de Ayuda, dado que este servicio por lo general incide en forma importante, no sólo en la evaluación que realizan los usuarios de TI de la calidad de este servicio, sino también y aún más importante, en la imagen del área de TI (ver Gráfico Nº5).

Gráfico N°5: Benchmark de Satisfacción de Usuarios TI Municipalidad de Puente Alto

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4. Premiación del Centro de Estudio de Tecnologías de la Información de la Pontificia Universidad Católica de Chile - CETIUC El CETIUC todos los años realiza un reconocimiento especial a los gerentes de sistemas de las empresas y organizaciones más importantes. Este reconocimiento es producto de la votación que realizan los propios gerentes de sistemas sobre los proyectos que se presentan en diversas categorías. Este año 2015, el Departamento de Informática presentó la iniciativa “Innovación Tecnológica para la Gestión del Municipio de Puente Alto” y resultó finalista en la categoría “Eficiencia y Mejoras Operacionales Basadas en TI” (Figura N°1), lo que muestra que diversas organizaciones tanto públicas como privadas reconocen el aporte de este proyecto para la gestión de la municipalidad, el que se detalla más adelante en este informe.

Figura N°1: Lámina Oficial Premiación Club CIO CETIUC 2014

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Principales Iniciativas y Resultados Logrados

5. Modernización de Infraestructura Tecnológica

Durante los últimos años se ha trabajado fuertemente en la modernización de la infraestructura tecnológica de la Municipalidad de Puente Alto, otorgando mayor robustez y adaptabilidad para cumplir con los requerimientos y exigencias del entorno actual. En esta línea de trabajo, Departamento de Informática ha estado implementando cambios y mejoras en su infraestructura que permitirán satisfacer las necesidades de los usuarios y fortalecer los servicios informáticos que se entregan. Algunos de los proyectos más significativos son los siguientes:

5.1 Mejoramiento Equipos de Conmutación de Datos

Nombre Proyecto “Adquisición de equipos de conmutación de datos” Inversión $47 millones Objetivo Dotar a diversas direcciones y departamentos de telefonía digital (IP)

para optimizar los costos de telefonía y mejorar las comunicaciones internas.

Alcance 38 switches que reemplazarán equipos de comunicación antiguos ubicados en las dependencias de Balmaceda 265 y 190, DAO, Dideco, Casa del Adulto Mayor, Zoonosis, Santa Elena 253, 461, 521 y 531, Estadio y Gimnasio Municipal.

5.2 Modernización de Plataforma de Comunicaciones

Nombre Proyecto “Implementación de Telefonía Digital” Inversión $216 millones por 36 meses. Objetivo Modernizar la plataforma de comunicaciones de voz del Municipio

para obtener los siguientes beneficios: • Poder generar llamadas telefónicas entre edificios con costos de

llamada local • Incorporar diferentes dependencias a la plataforma de telefonía y

asignar números de anexo evitando así mantener dependencias. • Utilizar la red de datos para poder generar las llamadas de voz y

obtener ahorros de instalación. • Contar con equipos telefónicos con acceso a una agenda

corporativa de contactos, con identificador de llamadas y optar a futuro a nuevos servicios como mensajería unificada, anexo extendido hacia un Smartphone, contestadora automática, etc.

Alcance Cambiar de toda la plataforma de telefonía actual, incluyendo nuestras dos centrales telefónicas y aparatos telefónicos del Municipio.

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5.3 Cumplimiento Normativa para Centro de Datos Nombre Proyecto “Normalización de Data Center” Inversión $70 millones Objetivo Cumplir con los estándares internacionales para la continuidad

operativa de la plataforma de servidores y de comunicaciones de la municipalidad.

Alcance Modernización de 2 salas de servidores que implicó: • Instalación de equipos de aire de precisión en los dos Sites, para

generar ahorro en el consumo energético manteniendo la temperatura y humedad adecuadas.

• Sistema de Detección de Incendios con alarma sonora y baliza de emergencia.

• Sistema de cámaras de vigilancia • Controles de acceso para registro del acceso a los Sites • Cambio de elementos inflamables como bandejas plásticas de

cableado y cajas de tableros eléctricos. • Instalación de Puerta metálica de seguridad resistente al fuego. • Instalación de paneles RF120 con resistencia al fuego.

Tras el proceso de modernización y regularización del Centro de Datos, la Municipalidad de Puente Alto cumple con los estándares de seguridad física y de acceso indicados en la norma ISO 27001 requeridos para este tipo de salas. De esta forma el centro de datos principal del Municipio quedó compuesto de los siguientes elementos (ver Figura N°2):

Figura N°2: Centro de Datos Principal

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El centro de datos de Contingencia ubicado en el Gimnasio Municipal quedó compuesto de los siguientes elementos (ver Figura N°3):

Figura N°3: Centro de Datos de Contingencia

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6. Mejoras en Eficiencia Operacional 6.1 Integración de Información Municipal y Portal Vecino Móvil Tal como se vio en la sección de la gestión comparada en el presente informe, esta es una de las iniciativas más importantes emprendidas por el Departamento de Informática durante el año 2015 para efectos de continuar mejorando la eficiencia operacional de la municipalidad. Este proyecto tiene como objetivo resolver las siguientes problemáticas:

• Integrar información de distintos sistemas • Necesidad de consultar información en forma eficaz y eficiente. • Implementar servicios de Web Services en un lugar común (Bus de Datos). • Crear una plataforma de sistemas internos en la nube para los funcionarios

municipales. • Crear todo lo anterior con un bajo presupuesto

La Municipalidad de Puente Alto posee una diversidad de sistemas que son proporcionados por distintos proveedores, algunos proporcionados por empresas y otros desarrollados por el Departamento de Informática. Estos sistemas están desarrollados para dispositivos de escritorio (PC/Notebook) y para su uso interno, en la red municipal. De esta manera se desarrollaron soluciones para llevar algunas funcionalidades de estos sistemas internos a plataformas móviles y basadas en internet, planteándose dos importantes desafíos:

• Centralizar la información municipal almacenada en distintos sistemas municipales • Creación de un ambiente web móvil para visualizar información desde fuera de la

organización Un primer objetivo fue implementar un Bus de Datos Municipal para centralizar vía servicios web, información de distintos sistemas municipales tanto de desarrollo externo como también de desarrollo propio, proporcionando a la vez una interfaz segura para la conexión de estos sistemas con otros aplicativos. Para comenzar a centralizar la información se debió primero entender cómo el vecino se relacionaba con las distintas fuentes de datos por lo que el primer modelo se centró

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en las áreas de donde provenían los datos (Universo Vecino).

La creación del Bus de Datos Municipal cumple con el objetivo de contar con un canal de comunicación interno y externo para la integración de sistemas tanto de desarrollo propio como de proveedores externos. Para el desarrollo de esta plataforma se usaron tecnologías Open Source o de código abierto, lo que permite realizar esto con un presupuesto más acotado.

Respecto del uso del Bus de Datos, cabe destacar que actualmente la plataforma de integración está logrando compartir datos con la Web Municipal, lo que ha permitido desarrollar servicios para ser consumidos por el Portal de Datos Abiertos de la Municipalidad donde se han levantado una serie de servicios de datos tales como:

• Patentes Comerciales. • Permisos de Edificación Dirección de Obras. • Subsidios Sociales con su correspondiente resolución • Licencias de Conducir • Infracciones Cursadas. • Uso del bien nacional de uso público (BNUP)

Por otra parte el sistema Simple (Sistema para la implementación de Procesos Ligeramente Estandarizados) permite a los vecinos realizar solicitudes online, como ejemplo el Certificado de Vigencia de Organizaciones Comunitarias. A continuación, se muestran algunas cifras sobre el uso del Bus de Datos durante el mes de diciembre del 2015:

Nombre Recurso # Consultas Bus de Datos /conveniosPago 293

/infraccionesTP 582

/licConducirTP 426

/oocc 118

/ooccSimple 20

/ooccSimpleDetalle 6

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/ooccTpAll 57

/patComer 628

/patComerDCP 2

/patComerInstaGIS 13

/patComerTP 150

/permBnupTP 346

/permEdifTP 1078

/pysec 97

/sigMunicipalInstagis 104

/subsidiosTP 322

/ticketCM 205

/vetMunicipalZoodata 1519 Total Consultas 5.966

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El segundo objetivo fue la creación de un ambiente web móvil para visualizar y operar diversos sistemas propios o desarrollados por terceros. De esta forma fue necesario investigar qué información se debería tener en la nube, como por ejemplo, solicitudes de vecinos, organizaciones comunitarias, permisos de ocupación de bien nacional de uso público, ficha visita domiciliaria y patentes comerciales. Contando con el Bus de Datos Municipal (BDM) se desarrolló un Portal Vecino Móvil (PVM) para disponer la información en terreno. Para entender qué información visualizar en el portal, se levantaron los siguientes datos: Levantamiento Visualización de Información para Portal Vecino Móvil

Sistema o Aplicación Indicador Solicitud de Atención de Vecinos (Sistema CM)

21.500 Solicitudes Promedio Mensual

Organizaciones Comunitarias 1.007 Vigentes Bien Nacional de Uso Público 20 permisos ejecutándose a la vez Ficha Visita Domiciliaria Aplicar sobre 80 mil familias según demanda Patentes Comerciales Sobre 8.000 patentes que deben ser fiscalizadas

Nota: el universo de vecinos presentes en las bases de datos es de 540.000 Con esta información, se procedió a desarrollar el Portal Vecino Móvil con recursos internos, utilizando tecnologías de ambiente móvil y desarrollo web, particularmente lenguaje de programación PHP y JQUERY MOBILE. Las tecnologías usadas están licenciadas bajo GNU General Public Licence que garantiza la libertad de usar, estudiar, compartir (copiar) y modificar el software.

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A continuación, se muestran algunas interfaces desarrolladas del Portal Vecino Móvil: Módulo de Acceso y de Bienvenida al Portal Vecino Móvil

Este módulo permite el acceso a las diversas funcionalidades con las que hoy cuenta el Portal Vecino Móvil, tales como el ingreso al sistema CM, a la Ficha de Visita Domiciliaria, a información de Organizaciones Comunitarias, Permisos de Bienes Nacionales de Uso Público y Patentes Comerciales. Módulo de Acceso a CM Móvil y Presentación de Datos del Vecino

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El Módulo de Acceso a CM Móvil y Presentación de Datos del Vecino permite acceder a la información de las atenciones que ha tenido el vecino en la Municipalidad de Puente Alto, junto a la descripción de su grupo familiar y su ubicación dentro de la comuna. También permite hacer búsquedas con criterios adicionales como nombre, villa, RUT entre otros. Este módulo es principalmente para uso de personal que debe realizar labores en terreno. Módulo de Acceso a Ficha Visita Domiciliaria

El Módulo de Acceso a la Ficha Visita Domiciliaria facilita la generación de visitas a domicilio por parte de los Asistentes Sociales de la Dirección de Desarrollo Comunitario. Esta iniciativa fue complementada con el aprovisionamiento de tablets para que la sistematización de la información quedara directamente reflejada en las bases de datos de la municipalidad.

Módulo de Acceso a Bien Nacional de Uso Público

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El Módulo de Acceso a Bien Nacional de Uso Público permite la visualización de los trabajos que se están realizando en las vías públicas de la comuna. Esta información se extrae directamente del sistema que posee la Dirección de Obras, la que otorga los permisos para la ejecución de obras. Esta información es útil para que los Inspectores Municipales para supervisar en terreno la realización de los trabajos. El desarrollo de esta iniciativa liderada por el Departamento de Informática, permite lograr los siguientes beneficios: • Al centralizar la información con el BDM (Bus de Datos Municipal) el compartir la

información entre sistemas con distintos proveedores es más eficaz y eficiente. • La coordinación que debía realizarse entre empresas para la integración de

información entre sistemas ahora la realiza el área de TI a través del BDM. • La información para la toma de decisiones en terreno es crucial, tanto así que una de

las plataformas de trabajo indispensables hoy para los fiscalizadores es el PVM con Patentes Comerciales y BNUP móvil.

• La creación de la Ficha Domiciliaria Móvil para los Asistentes Sociales, presente en el PVM, se conecta directamente con el sistema productivo, esto evita la doble digitación, el asistente debe solo llegar a imprimir.

• Para el equipo de Alcaldía, que frecuentemente está en terreno, es una fuente de información sobre los vecinos y sus solicitudes, esto a través del Sistema Cm Móvil, también presente en el PVM.

6.2 Fortalecimiento de Capacidades para la Inteligencia Municipal

El Departamento de Informática en su búsqueda permanente de fortalecer sus capacidades para continuar mejorando y soportando la gestión municipal, desarrolló con el apoyo de un proveedor especialista, un programa especial para profundizar en el diseño, construcción y operación de modelos de datos y generación de reportes de gestión aún más específicos. Este proyecto se desarrolló en las siguientes fases:

• Fase 1: analizar la estructura de datos de los sistemas de las direcciones y los procedimientos internos, establecer un diagnóstico para identificar los datos que se integrarán al bus de datos, realizar pruebas de integración, seleccionar 2 áreas pilotos (DIDECO y DIMAO) y elaborar un primero modelo de carga de datos.

• Fase 2: diseñar un modelo de múltiples dimensiones, desarrollar pruebas en Excel para la visualización de información, establecer el modelo de extracción, transformación y carga de datos, realizar pruebas de carga, análisis de transacciones y realización de ajustes.

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• Fase 3: diseñar reportes preliminares para facilitar la evaluación de las áreas usuarias, sostener reuniones con áreas para mostrar reportes preliminares y obtener retroalimentación para identificar requerimientos de diseño adicionales, construir los reportes finales y validarlos con las áreas y realizar eventuales ajustes.

• Fase 4: desarrollar las interfaces de usuarios en la intranet municipal, definir la política de accesos para usuarios e implementarla en el sistema, realizar pruebas de interfaces de usuarios desarrolladas y eventuales ajustes.

• Fase 5: capacitar a los usuarios definidos de las distintas áreas para la utilización de la nueva herramienta e informar la realización de las mejoras.

Como producto de lo anterior, se lograron obtener 2 beneficios fundamentales:

• 4 personas del equipo de informática han fortalecido sus capacidades para sacar mejor provecho de la plataforma de base de datos Microsoft SQL Server y generar mejor información para la gestión y toma de decisiones en la municipalidad, dejando la capacidad instalada para continuar con esta iniciativa en el futuro.

• Se crearon diversos reportes en los cuales se tienen, discapacidad, talleres, atención nocturna INSICO, reportes de solicitudes tales como atención, por departamento, rango etario, tipo y villa (ver Figura N°4).

Figura N°4: Ejemplos de Reportes de Gestión

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6.3 Gestor de Documentación Municipal. En la municipalidad, las direcciones y departamentos generan distintos documentos o archivos. Sin embargo, estos son difíciles de encontrar generando pérdida de tiempo en búsquedas a veces infructuosas. Por otro lado, los documentos no están centralizados, aislando a los departamentos y direcciones entre sí, lo cual imposibilita búsquedas transversales. En síntesis, no existía una estandarización de la documentación generada en la municipalidad y en consecuencia, todas las unidades, departamentos y direcciones tienen sus propios formatos, colores y fuentes, enviando la documentación manualmente, generando gastos operacionales y pérdida de tiempo. De esta manera el Departamento de Informática ejecutó un proyecto de mejora el que se resume a continuación: Mejoramiento de la Gestión Documental

Objetivos Principales - Digitalizar en un 100%: Decreto alcaldicio, decreto exento, decreto corporación, memos, oficios ordinarios departamentales y oficios ordinarios, contratos, ordenanzas y reglamentos. - Facilitar las búsquedas de todos los documentos mencionados anteriormente - Controlar el uso y la circulación de los documentos. - Evitar la creación de documentos innecesarios, la duplicidad y la presencia de versiones caducadas. - Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones. - Valorar, seleccionar y eliminar los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro. - Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia. - Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta Acciones Realizadas & Resultados Obtenidos Acciones realizadas: - Reunión de levantamiento de requerimientos con Secretaria Interna perteneciente al Departamento de Secretaría Municipal:

a) Contar con un sistema que permita generar de manera electrónica Decretos, Oficios y Memorándum de los distintos departamentos de la municipalidad de Puente Alto, con sus respectivas copias. b) Los documentos deben quedar almacenados y registrados con un número de identificación único (auto numérico) y fecha de emisión que entrega la secretaría municipal.

- Producto de lo anterior se desarrollaron 3 módulos: a) Digitalización de Nuevo documento (documento escaneado) b) Búsqueda de documentos (listados) c) Herramientas de administración del sistema

- Resultados Obtenidos: a) 11.500 documentos digitalizados b) 12 departamentos y 33 usuarios utilizan el sistema

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6.4 Sistema de Gestión Georreferenciada de Datos Municipales. En la Municipalidad de Puente Alto no existía la posibilidad de obtener fácilmente la información georreferenciada para tomar decisiones de inversión municipal, otorgación de patentes e información delictual. Cada vez que se requería tomar este tipo de decisiones, no se disponía de una fuente de datos de fácil acceso para la comunidad y para el municipio, que mostrara un mapa georreferenciado de las inversiones y las problemáticas existentes en la comuna. Actualmente la municipalidad cuenta con un Sistema de Información Georreferenciada corporativo que muestra múltiples capas de información (recintos de salud, sedes sociales, patentes comerciales, etc). y se usa para tomar decisiones, no obstante, este sistema no entrega un informe detallado del distanciamiento de patentes de alcohol, por ejemplo, no tiene cargado los proyectos de inversión municipal y no tiene integrado la cartografía que utiliza seguridad humana. Dado el contexto planteado anteriormente, el Departamento de Informática ejecutó un proyecto de mejora el que se resume a continuación: Mejoramiento del Sistema de Información Georreferenciada (SIG)

Objetivos Principales - Perfeccionar el actual SIG que posee la municipalidad para mejorar la calidad de la información geográfica disponible en distintas unidades municipales para - Fortalecer el proceso de toma de decisiones en cuanto a inversión municipal, otorgación de patentes y análisis en seguridad ciudadana, por ejemplo. - Adicionalmente se espera que el proyecto sea capaz de incorporar otros elementos de georreferencias que puedan ser claves para el desarrollo y la gestión municipal en la comuna. Acciones Realizadas & Resultados Obtenidos Acciones realizadas: - Investigar a los potenciales proveedores para sistemas de georreferenciación municipal - Desarrollar pruebas piloto de conectividad con proveedor seleccionado para integrar información geográfica de la municipalidad a sus sistemas. - Definir los ámbitos municipales prioritarios para georreferenciar (inversión municipal SECPLAC, otorgación de patente) - Definir y preparar la información crítica a georreferenciar. - Implementar la integrar de información a los sistemas de georreferenciación. - Definir y aprobar las vistas de información a las distintas partes interesadas (interna y externa) - Publicar las vistas de información requerida y presentar a las unidades interesadas para su validación. - Definir y ejecutar un plan de comunicaciones y capacitar a los usuarios. Resultados Obtenidos: - Se implementó la plataforma de georreferenciación para la gestión territorial. - Se realizó capacitación del uso de la herramienta a 6 direcciones: DIDECO, ASEO, SECPLA, TRÁNSITO, SEGURIDAD HUMANA y DIMAO. - Se crearon visualizaciones de datos en diversas capas de información tales como, predios, villas, unidades vecinales, equipamiento en educación y salud, sedes sociales, jardines infantiles, etc.

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- Se avanzó en el desarrollo del primer prototipo funcional que permite la búsqueda y visualización de información geográfica integrada. - Se avanzó en la visualización de los proyectos que está desarrollando y ha desarrollado la SECPLA en el período 2012-2016. La Figura N°5 muestra un ejemplo de un par visualizaciones piloto vinculadas a la distribución de las sedes sociales y los proyectos en desarrollo y/o desarrollados por SECPLA en la comuna de Puente Alto.

Figura N°5: Ejemplos de Visualización de Sistema Información Georreferenciado

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7. Soporte a la Atención del Vecino

El Departamento de Informática en colaboración con diversos departamentos de la municipalidad, pone a disposición su infraestructura y personal técnico para facilitar a los vecinos de la comuna la realización de diversos trámites y/o participación en los programas sociales que actualmente se brindan a la comunidad. A continuación, se muestran los servicios más importantes prestados a la comunidad mediante el apoyo del Departamento de Informática: Atención Nocturna Para facilitar a quienes trabajan fuera de la comuna o que tienen horarios que les imposibilita realizar trámites, la Municipalidad de Puente Alto ofrece la posibilidad de atender público en horario nocturno, los primeros martes de cada mes de 19:00 a 22:30 horas. El servicio de Atención Nocturna ofrece múltiples servicios en un mismo lugar – Edificio Municipal ubicado en Concha y Toro 1820, en un ambiente familiar, amenizado con música en vivo, módulos de atención diferenciados, zona de juegos y cuidado de niños, hall digital para conexión a internet, servicio de cafetería y shows artísticos (Ver Figura N°6 Servicio de Atención Nocturna)

Figura N°6: Apoyo Departamento de Informática a Servicio Atención Nocturna. Para poder entregar este servicio, el Departamento de Informática pone a disposición infraestructura (20 computadores e 20 impresoras) y personal de soporte (15 personas) para asegurar la disponibilidad y continuidad del servicio de atención nocturna, el que durante el año ha soportado la realización de más de 3.700 atenciones (Ver Gráfico N°6)

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Gráfico N°6: Número Atenciones Servicio Atención Nocturna 2015

Facilitación de Trámites en Terreno

Programa Municipal “Municipio En Tu Barrio” Atenciones Más de 1.000 atenciones prestadas en terreno, mediante

la instalación y operación de 5 notebooks conectados a Internet mediante banda ancha móvil.

Objetivo Llevar los servicios municipales a las casas de los vecinos para facilitar la realización de diversos trámites.

Alcance Esta gestión hacia el vecino abarcó más de 16 ubicaciones entre los cuales se tienen: • Valle Central / Sargento Menadier • Nuevo Continente / Los Pequines • Salvador Allende / Sargento Menadier • Ejército Libertador poniente (Ingeniero Pedro Núñez –

Omar Herrera) • Ejército Libertador / Eyzaguirre • Tocornal Grez / Circunvalación • Los Loros / Millantú • Cabo Vírgenes / Creta (Plaza Mayor) • Castro / Ancud (Multicancha) • Nonato Coo / San Hugo (Multicancha) • Del Arquitecto / Enfierrador • Abogado / 26 de enero (Multicancha) • Apóstol Tomás / Las Pastoras (Multicancha) • Hermanos Carrera / El Llano (Multicancha) • Cordón de las Delicias / Portezuelo de Colina) • Guillermo Valencia / Los Toros (Multicancha)

216 246 313

396 343 316

431

330 273

466 424

N° Atenciones

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Servicios de Estratificación, Zoonosis y Medio Ambiente Programa Municipal “Operativos en Tu Barrio” Atenciones Cerca de 100 atenciones vinculadas a temas de

estratificación social, zoonosis y problemas asociados a medio ambiente.

Objetivo Realizar operativos en diversos sectores de la comuna para ayudar a tramitar subsidios de protección social, vacunación de animales, educación ambiental y retiro de residuos entre otros.

Alcance Estos servicios tuvieron como alcance las siguientes ubicaciones: • Villa san Gerónimo II Alto • Multicancha Bandoneon • Sagrada Familia • Chiloé / Creta Multicancha • La Solidaridad / La Justicia • Multicancha Chiloé / Ruiseñor

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Conclusiones y Principales Énfasis para el 2016

El Departamento de Informática puso un énfasis importante durante el año 2015 para apoyar el desarrollo estratégico de la Municipalidad, mejorando la calidad de los servicios que entrega y lograr cada vez mayores niveles de proactividad para apoyar las operaciones que se requieren para satisfacer las metas corporativas. Lo anterior ha quedado reflejado en las distintas iniciativas que emprendió el departamento durante este período, investigando además lo que están haciendo otras áreas de sistemas tanto del sector de administración pública como del sector privado, con el propósito de asegurar la calidad de la gestión. Una de las iniciativas más importante fue el desarrollo de una plataforma de integración de datos, la que ha permitido facilitar la visualización de información clave para la gestión de información y el desarrollo de actividades para el personal que realiza labores en terreno. Tan relevante fue esta iniciativa, que los propios gerentes de sistemas de las principales empresas del país reconocieron este proyecto a través del Centro de Estudio de Tecnologías de la Información de la Pontificia Universidad Católica de Chile. Respecto a la calidad de los servicios que entrega el departamento a los usuarios de la municipalidad, la mejora continua se ha transformado en una práctica recurrente de esta unidad la que ha quedado demostrada en la evolución creciente de la satisfacción de las personas que ocupan estos servicios. También el departamento ha mantenido un fuerte compromiso para apoyar a las unidades de que prestan servicios a los vecinos y clientes de la municipalidad, destacando la atención nocturna y acercar el municipio a los vecinos facilitando la realización de trámites en terreno. No obstante todo lo anterior, existen diversos ámbitos en cuales el departamento en los cuales debe seguir poniendo énfasis para asegurar cada día vez su contribución al desarrollo estratégico de la Municipalidad de Puente Alto. A continuación, se muestran los principales ámbitos de acción para el año 2016:

• Medición calidad de servicios TI • Adopción de mejores prácticas en gestión de servicios TI • Modernización de servicios de impresión (todo el municipio). • Desarrollo de la seguridad de la información. • Renovación tecnológica de computadores (300 computadores). • Agregar otros servicios asociados al BUS de datos. • Gestión territorial con foco en seguridad vecinal. • Disponer de mayor capacidad para operativos en terreno. • Mejoramiento del acceso a internet.

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• Inteligencia en la gestión de prestación de servicios. Mediante el desarrollo de estas iniciativas sumando a lo que tradicionalmente realiza el Departamento de Informática, se logrará continuar mejorando la calidad de los servicios que se entregan y la contribución que se hace al desarrollo futuro de la organización.