IT i chefens tjänst?-möjligheter med trösklar

2015-11-13

1

Rapport om chefers digitala arbetsmiljö

IT i chefens tjänst?

2015-11-13

2

IT - i välfärdens tjänst!

925 mellanchefer och första linjens chefer Kommuner (88%), landsting och regioner

77% kvinnor, representativt för Visions medlemmar

Ålder saknade betydelse

Helhetsbild – IT-system

78% av cheferna arbetar med IT 60-100 % av arbetsdagen

Krav-kontroll-stöd modellen- dominerande modell för att analysera psykosociala arbetsförhållanden och deras effekt på hälsa

2015-11-13

3

Stöd

Kontroll

Krav

starkt

svagt

hög

låg

låga höga

OK

!

Prof. Robert KarasekProf. Thöres Theorell

KASAM – känslan av sammanhangDr Antonovsky,

Förmågan att hantera stressiga situationer ökar för den som upplever en stark känsla av sammanhang, meningsfullhet.

2015-11-13

4

Digital arbetsmiljö - IT, arbetsmiljö och hälsa

2015-11-13

5

Hjärnans belöningssystem aktiveras av snabb åtkomst av information och kommunikation. För många impulser ger överbelastning av den kognitiva förmågan. Hjärnan stressas.

IT-stress - om mängden information och kraven på kommunikation inte går att hantera.

Hög arbetsbelastning i övrigt, ökar risken för IT-stress.

Hälsan hotas när krav och förväntningar under längre tid överstiger förutsättningar att hantera kraven, och möjlighet till återhämtning saknas.

Chefers upplevelse av användarvänlighet och användbarhet

2015-11-13

6

60%

69%

84%

84%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

IT-systemen är lätta atthitta i

IT-systemen harlättanvända funktionerför att ångra eller ändra

feltryckningar

IT-systemen har defunktioner jag behöver

IT-systemen svararsnabbt på tangent- och

knapptryckningar

Andel som håller med påståenden om

användarvänlighet

92%

66%

71%

78%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

IT-systemen underlättarutförandet av mitt arbete

IT-systemen styr inte på ettonödigt sätt hur jag måste

utföra mina arbetsuppgifter

IT-systemen stöder en störresjälvständighet i arbetet

IT-systemen underlättarsamverkan med andra i

arbetet

Andel som håller med påståenden om användbarhet

Stress, strul, utbildning och support

2015-11-13

7

57%

71%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

IT-systemen har minskatstress och strul i mitt

arbete

IT-systemen bidrar till attjag känner mig säkrarepå att arbetet blir rätt

utfört

Andel som håller med påståenden om stress och

strul

61%

86%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Jag har fått den utbildningjag behöver för att användaIT-systemen på ett effektivt

sätt

Jag får den hjälp jagbehöver från IT-supporten

Andel som håller med påståenden om utbildning

och support

Chefens möjlighet att påverka IT-systemens utformning

2015-11-13

8

18%

21%

19%

20%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Det sker kontinuerliga uppföljningar av våra behovoch vår nöjdhet med IT-systemen

Jag som användare deltar aktivt vid planeringen avinförandet av nya IT-system

Jag som chef har möjlighet att kunna involveramedarbetare så att de har inflytande vid utveckling

eller inköp av de IT-system som används i…

Jag som chef har inflytande vid utveckling eller inköpav de IT-system som jag är beroende av

Andel som håller med påståenden om att de har inflytande…

2015-11-13

9

23%

25%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

Det finns utarbetade rutiner föratt föra fram förbättringsförslag

för att öka IT-systemensanvändbarhet

Uppföljningarna av IT-systemenger synliga resultat

Andel som håller med påståenden om uppföljning och rutiner

10

2015-11-13

53%

61%

67%

73%

78%

86%

87%

94%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

IT-systement har minskat stress ochstrul i mitt arbete

IT-systemen styr inte på ett onödigt sätthur jag måste utföra mina

arbetsuppgifter

IT-systemen stöder en störresjälvständighet i arbetet

IT-systemen underlättar samverkanmed andra i arbetet

Andel chefer som håller med påståenden om IT-systems inverkan på arbetet, brutet på om de har, eller inte har, haft inflytande vid

utveckling eller inköp av IT-system

Inflytande vid utveckling eller inköp av IT-system Inget inflytande vid utveckling eller inköp av IT-system

11

2015-11-13

66%

70%

69%

92%

91%

91%

0% 20% 40% 60% 80% 100%

IT-systemen gör att jaganvänder resurser mera

effektivt

IT-systemen gör attkvaliteten i mitt arbete blir

hög

IT-systemen gör att vilevererar en hög kvalitet

Andel som håller med påståenden om kvalitet och effektivitet, brutet på inflytande

Inflytande vid utveckling ellerinköp av IT-system

Inget inflytande vid utvecklingeller inköp av IT-system

Verksamhetsområdets betydelse?

2015-11-13

12

0

5

10

15

20

25

30

35

40

Tekniskt område Socialt område

Jag som chef har inflytande vidutveckling eller inköp av de IT-systemsom jag är beroende av

Jag som chef har möjlighet att kunnainvolvera medarbetare så att de harinflytande vid utveckling eller inköp avde IT-system som används iverksamheten

Jag som användare deltar aktivt vidplaneringen av införandet av nya IT-system

Skillnaden i inflytande beroende på chef inom tekniskt kontra sociala verksamhetsområdet.

%

Chefers röster…

”Oftast ingen utbildning alls. Uppgraderingar meddelas sällan.”

”De är inte uppbyggda efter mina och verksamhetens behov. Vi får anpassa oss efter systemet.”

2015-11-13

13

”Har inte sett en enda utvärderingav system under mina 10 år i kommunen.”

”Blir sällan informerad innan. Utan får vetskap om det när det är klart”

”Har väldigt "seg" dator, att det ibland tar lång tid att komma in i vissa program beror på datorns seghet, inte programmen i sig.”

”Jo, vi har fått säga vad vi tycker, men det vi säger lyssnar man inte på.”

”En del verksamheter får ändras så att det skall passa systemen.”

”Tyvärr är det inga i verksamheten som är involverade i inköpen och vi får system som inte alls motsvarar våra behov.”

14

Chefernas tidsförlust per dag = 30 minuter, till IT-strul

• 925 chefers IT-strul : 58 bortslösade heltider, till en summa av 34,4 miljoner kronor/år

• 12,5 timmar på en månad, dvs drygt 1,5 arbetsdag/ månad och chef

Översatt till Visions alla medlemmar som är mellanchefer och 1a linjens chefer i kommun, landsting och regioner (7748 st):

• 480 bortslösade heltider på grund av IT-strul inom välfärdsområdet = 287,3 miljoner kr

Vad motsvarar det för alla anställda inom kommuner, landsting, regioner och Pacta företag?

Utöver det tillkommer även verksamhetens produktionsbortfall och kvalitetsförluster.

Att lägga lite tid i utvecklingsprocesserna på att säkerställa hög användbarhet tjänar alla på!

2015-11-13

Låg användbarhet - en kostsam tidstjuv

Visions 3 förbättringsförslag:• Involvera cheferna från början till slut.

Chefen ska ha ett reellt inflytande över utveckling och inköp av IT. Förutsättningarna för inflytande ska vara likvärdiga i mans- och kvinnodominerad verksamhet. Se över förutsättningarna för cheferna att kunna involveras och påverka utvecklings- och inköpsprocesserna.

Fånga upp chefers och deras medarbetares förbättringsidéer.

IT ska ha en given plats på dagordningen och vara en naturlig del i det ordinarie, kontinuerliga samverkans- och utvecklingsarbetet. Det är grundläggande att involvera chefer som är verksamhetsansvariga och har till uppgift att leda och utveckla verksamheten.

2015-11-13

15

Forts. Visions 3 förbättringsförslag

• Öka högsta ledningens digitala kompetens.

Digital kompetens och verksamhetskunskap är två grundläggande förutsättningar för att få IT-system som fungerar i vardagen. Saknas digital kompetens på strategisk ledningsnivå riskerar verksamheterna att ta kortsiktiga beslut som inte gynnar verksamhets- och innovationsutveckling.

Det måste finnas kompetens i högsta ledning och hos beslutsfattare som förstår vad som krävs i de processer i verksamheten som kräver digital hantering, för att få en kostnadseffektiv och resurseffektiv verksamhet.

Introduktion och utbildning i IT-systemen måste prioriteras för cheferna för att de ska kunna använda systemen ändamålsenligt och minska stress och tidsspillan.

2015-11-13

16

Forts. Visions 3 förbättringsförslag

• Hitta tidstjuvarna med hjälp av IT-skyddsronder.

Förbättringsrutiner och avtal med leverantörer ska finnas för att snabbt åtgärda brister i systemen. Det gäller både system som utvecklats internt och de som upphandlats. Ett litet fel kan innebära stora tidsförluster och kostnader, men kan samtidigt vara lätt åtgärdat.

IT-skyddsronder är ett bra stöd för att ringa in behov och förslag till åtgärder från användarna. Rutiner för förbättringsidéer och resurser för de åtgärder som behövs ska finnas.

2015-11-13

17

SlutordHur stor skulle vinsten vara om inte bara strulet var åtgärdat, utan att systemen överlag var bättre anpassade efter arbetsprocesserna och allas arbete flöt på bättre och smidigare?

Troligt att den verkliga besparingspotentialen och kvalitetsvinsten mångdubbelt större.

IT i chefens och välfärdens tjänst måste utvecklas, för att uppnå kvalitet, effektivt använda resurser, god hälsa, arbetsglädje och nytta för medborgaren.

En schyst digital arbetsmiljö tjänar alla på!

2015-11-13

18