Janne Kerkelä: Valtioneuvoston yhteisten hallinto- ja palvelutehtävien kokoaminen ja Valtioneuvoston hallintoyksikön (VNHY) toiminnan käynnistyminen

Valtioneuvoston hallintoyksikkö

- Valtioneuvoston yhteiselle

hallinnolle uusi toimintakonsepti

Osastopäällikkö Janne Kerkelä, VNK

Toukokuu 2015

Valtioneuvoston hallintoyksikkö –

merkittävä organisaatiomuutos

valtioneuvostossa

Ministeriöiden yhteisten hallinto- ja palvelu-

tehtävien kokoaminen valtioneuvoston

kansliaan ja valtioneuvoston

hallintoyksikköön on suuri

organisaatiomuutos valtioneuvoston tasolla

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi

Aihe Diat

Aloitus 1-3

Muutoksen taustaa ja tavoitteita 4-12

VNHY2015 -hanke 13-14


(VNHY) osana VNK:ta

15-17

Valtioneuvoston yhteiset hallinto- ja

palvelutehtävät

18-22

VNHY:n henkilöstö ja määrärahat 23-25

3

Esityksen rakenne


AIEMMIN JOKAINEN PYRKI SELVIÄMÄÄN PÄÄOSIN OMIN VOIMIN JA

TIETYISSÄ TILANTEISSA VERKOSTOJEN PUITTEISSA

VNHY:SSÄ VOIMAVAROJA VOIDAAN TARVITTAESSA

KOHDENTAA TARPEEN MUKAAN

HUOMIOIDAAN MM. LÄHEISYYS-

PERIAATE JA ERITYISOSAAMINEN

OSAAMISTA, TIETOJÄRJESTELMIÄ YM. JOHDETAAN JA

KEHITETÄÄN KESKITETYSTI VNHY:SSÄ

OM UM VNKVM PLM SMTEM LVM OKMYM MMM STM

YM MMM STM TEM LVM OKM VM PLM SM OM UM VNK

4


Aikaisemmin ministeriöiden hallinto- ja palvelutehtävät toimivat pääsääntöisesti täysin hajautetusti ja eri toimintatavoilla

Hajautetun toiminnan myötä on syntynyt päällekkäistä toimintaa, esim.:

• ministeriöissä on ollut 10-16 erityyppistä asiankäsittelyjärjestelmää

• valtioneuvoston verkkoa, päätelaitteita ja ohjelmistoja on hoidettu 12 ministeriöstä pääpainon ollessa ministeriötaso

• käännöstyötä on tehty merkittävästi erikseen ja kilpailutettu erikseen ulkoisia käännöspalveluita sekä käytetty erilaisia käännöstietojärjestelmiä

• kuljetuspalveluissa on ollut erilaisia toimintatapoja ja pienuuden vuosi ne ovat olleet haavoittuvia

• erilaiset ohjeistukset samasta asiasta on tehty pääosin 12:een kertaan

• palveluja (esim. työterveyshuolto), työvälineitä ja muita hankintoja on kilpailutettu kaikissa ministeriöissä erikseen

Hallinto- ja palvelutoimintojen kokoaminen ja yhtenäinen toimintarakenne antavat mahdollisuuksia monenlaiseen toiminnalliseen tehostamiseen (tuottavuuspotentiaali) ja laadun kehittämiseen

5

Tilanne ministeriöissä aikaisemmin ja uuden

konseptin luomat mahdollisuudet


Miksi on välttämätöntä saada

valtioneuvostoon keskitetty yhteinen hallinto?

• Hallinto on nyt liian sektoroitunutta - tapahtuu mm. paljon päällekkäistä työtä

osin ns. pakosta

• 12 toimijan mallissa toimintatavat ovat osin erilaisia

• Kokonaisuuden johtovastuuta ei ole määritelty yksittäisten kokonaisuuksien

kesken, eikä eri kokonaisuuksien välillä

• Pienten toimintayksiköiden vuoksi toiminta on herkkä haavoittumaan ja estää

henkilöstön joustavan käytön

• Osaaminen on liian erilaista ja eri tasoista

• Jäykkyydestä ja osaoptimoinnista seuraa turhia kustannuksia

Mahdollistaako nykyinen laajalti hajautettu toimintamalli koko VN: tasolla

tarkasteltuna toiminnan tehokkuuden, laadun ja vaikuttavuuden kehittämisen

erityisesti kun otetaan huomioon koko ajan vähenevät taloudelliset resurssit ?

6


Hallituksen iltakoulun jatkolinjaus

• Hallitus linjasi tiistaina 26. kesäkuuta 2012 iltakoulussaan

keskushallintouudistuksen etenemistä.

• Valmistellaan vaihtoehtoiset mallit, joiden pohjalta määritellään

jatkolinjaukset.

• Hankkeen poliittisesta ohjauksesta vastaa pääministeri Kataisen

johtama hallituspuolueiden puheenjohtajista muodostettu

ministeriohjausryhmä.

”Tavoitteena on muodostaa valtioneuvostosta toiminnallisesti ja

taloudellisesti nykyistä yhtenäisempi rakenteellinen kokonaisuus

seuraavasta hallituskaudesta alkaen.”

7

I Valtioneuvoston kanslia I vnk.fi8


Valtioneuvoston hallintoyksikön

muodostamisen perusta• Valtioneuvoston hallintoyksikön muodostaminen oli osa

hallituksen rakennepoliittista ohjelmaa, jonka toimenpiteistä valtioneuvosto päätti marraskuussa 2013

• Muita keskushallinnon kehittämiseen liittyviä hankkeita ja toimenpiteitä olivat:

Parlamentaarinen valtioneuvoston asemaa selvittävä komitea

Ohjausjärjestelmien kehittäminen -hanke

Ylimmän virkamiesjohdon uudistus

Keskushallinnon virastorakenteen virtaviivaistaminen

Julkisen palvelutuotannon tuottavuus, valtio/kunta-vastuut, ym.

• KEHU

RAPO

• VNHY2015

• Komitea

• Johdon asema

• OHRA

• Virastorakenne

KEHU AlatyöryhmätVNHY

2015

9


Valtioneuvoston yhteiset

hallinto- ja palvelutoiminnot

Valtioneuvostolle kootaan yhteiset hallinto- ja palvelutoiminnot

tarpeettomasti erilaisten toimintatapojen purkaminen

yhdenmukaisemmat toiminnan prosessit

parempi toimintavarmuus

toiminnan voimavarojen varmistaminen ja tarkoituksenmukainen kohdentaminen

henkilöstön sisäisen liikkuvuuden lisääminen ja osaamisen laajentaminen

Valtioneuvoston hallintoyksikkö muodostetaan valtioneuvoston kansliaan

Valtioneuvoston hallintoyksikkö johtaa, sovittaa yhteen ja kehittää

valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisiä hallinto- ja palvelutoimintoja

sisäistä toiminnan ja talouden suunnittelua

toimintatapoja ja yhteistä toimintakulttuuria sekä

tuottaa yhteisiä palveluja

10


Muutoksen toiminnalliset tavoitteet:

• hallinnon tehokkuuden ja tuottavuuden paraneminen

• yhtenäisten toimintatapojen, prosessien ja työvälineiden

lisääminen

• toimintavarmuuden parantaminen

• henkilöstön laaja-alaisen osaamisen hyödyntäminen

• yhtenäisempi toimintakulttuuri

Muutoksen vaikuttavuustavoite:

Yhteiset hallinto- ja palvelutyyppiset tehtävät tukevat kehitystä kohti

yhtenäistä valtioneuvostoa ja organisaatiokulttuuria sekä

valtioneuvoston strategisen ohjauksen vahvistamista.

Muutoksella tavoitellaan:


VNHY2015 -hankkeen kolme isoa

tavoitetta

RAKENNE: Luodaan rakenteet, jotka mahdollistavat

valtioneuvoston yhtenäisen toiminnan ja yhteisten voimavarojen

tehokkaamman käytön

PROSESSIT: Luodaan pohjat prosesseille, jotka voivat ylittää

aiempia hallinnollisia rajoja ja toimivat tehokkaasti

ORGANISAATIOKULTTUURI: Aloitetaan työ, jolla tuetaan ja

pyritään suuntaamaan valtionkeskushallinnon organisaatiokulttuuria

entistä joustavammaksi

12

Asia

ntu

ntija

tuki

Min

isteriö

istä

koo

ttu h

an

keryh

mä

Asia

ntu

ntija

tuki

Min

isteriö

istä

koottu

hanke

ryhm

ä

Asiantuntijatuki

Ministeriöistä

koottu hankeryhmä

Asiantuntijatuki

Ministeriöistä

koottu hankeryhmä

Asiantuntijatuki

Ministeriöistä

koottu hankeryhmä

Asiantuntijatuki

Ministeriöistä

koottu hankeryhmä

Asiantuntijatuki Ministeriöistä koottu hankeryhmä

Asiantu

ntijatu

ki

Min

isteriö

istä

koottu

hanke

ryhm

ä

Hankejohtaja(päätoiminen)

Hankepäälli

kkö

Henkilö

stöhalli

nto

(pääto

imin

en)

Han

kep

äällik

kö

To

imin

ta- ja

talo

ussu

un

nitte

lu,

talo

ush

allin

to,

kirja

np

itoyksik

kö

Hankepäällikkö

Sisäinen viestintä ja

informaatiopalvelut

HankepäällikköTilahallinto, virastopalvelut,turvallisuus, varautuminen(päätoiminen)

Hankepäällikkö

Säädösvalmistelu

HankepäällikköVN hallinto- ja kehittämisprosessit

(päätoiminen)

Hankepäällikkö

Sopimus- ja muut oikeudelliset palvelut,

hankintatoimi

matkahallinto

Valtioneuvoston hallintoyksikkö 2015:

valmisteluorganisaatio VNK:ssa

Kansliapäällik

kökokous

Asiantuntijatuki

Ministeriöistä

koottu hankeryhmäHankepäällikkö

Tietohallinto,

Tiedonohjaus, arkistonmuodostus

(päätoiminen)

Ha

nk

ep

ää

llikk

öK

ää

nn

ös- ja

kie

lipa

lve

lut

Poikkihallinnollinen YT-menettely

Ministeriökohtaiset YT-menettelyt

Osallistettavat VN-verkostotHallintojohtaja- ja

talousjohtajakokouksetToimitilayhteistyöryhmä VALTIPA KEHIKKO

TIETOKEKO

Yhteensovittaa

valmistelua

Kansliapäällik

kö-

ohjausryhmä

Hankepäälliköt, päätoimiset:• Hankepäällikkö, henkilöstöhallinto

• Hankepäällikkö, tietohallinto ja tietotekniikka (myös muut osiot)

• Hankepäällikkö, säädösvalmistelu

• Hankepäällikkö, tilahallinto, virastopalvelut, turvallisuus, varautuminen

• Hankepäällikkö, VN hallinto- ja kehittämisprosessit sekä toimintatavat ja

toimintakulttuuri

Hankepäälliköt, OTO

• Hankepäällikkö, sisäinen viestintä ja informaatiopalvelut

• Hankepäällikkö, käännös- ja kielipalvelut

• Hankepäällikkö, sopimus- ja muut oikeudelliset palvelut,

hankintatoimi, matkahallinto

• Hankepäällikkö, toiminta- ja taloussuunnittelu, taloushallinto,

kirjanpitoyksikkö

• Hankepäällikkö, tiedonohjaus arkistonmuodostus ym.

Hankejohtaja


VNHY 2015 -hankkeen vaiheistus

VAIHE 2: Valmistellaan valtioneuvoston hallintoyksikön muodostamisen

sekä tehtävien, virkojen ja muiden voimavarojen kokoamiseksi tarvittavat

säädösmuutos-, talousarvio- ja muut ehdotukset 30.8.2014 mennessä

VAIHE 3: Toteutetaan valtioneuvoston hallintoyksikön toimintojen sisäinen

organisointi, valtioneuvoston hallintoprosessien kokoaminen

Uudet rakenteet ja prosessit muodostetaan tukemaan

• uudenlaisen toimintakulttuurin muodostumista VN:n hallintoon

• yhteistyötä VNHY:n ja ministeriöiden kesken

• VNHY:n eri toimintojen aitoa yhteistyötä ja yhteentoimivuutta

VAIHE 1: Tehdään valtioneuvoston hallintoyksikköön koottavia tehtäviä ja

kokoamisen ajallista vaiheistamista koskevat linjausehdotukset 30.4.2014

mennessä

Valtioneuvoston hallintoyksikkö aloitti toimintansa 1.3.2015

14


Laki valtioneuvostosta 2 §:

• Valtioneuvoston kanslia

vastaa valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteisistä hallinto- ja palvelutehtävistä

ohjaa ja yhteensovittaa yhteisiin hallinto- ja palvelutehtäviin liittyviä toimintatapoja

•Valtioneuvoston hallintoyksikkö yksi VNK:n osasto, asema merkitty:

VN:n ohjesäännössä (262/2003), A VNK:sta(393/2007) ja VNK:n työjärjestyksessä (162/2015)

15

Valtioneuvoston ja sen ministeriöiden yhteiset

hallinto- ja palvelutehtävät 1.3.2015 lukien



VN yleishallinto, toi-

minnan ja talouden

yhteensovittaminen,

organisaatio,

kehittäminen

Taloushallinto

Tietohallinto

Informaatio-

palvelut ja

tiedonhallinta

Käännös- ja

kielipalvelut

Hankinnat, sopimus-

ym. oikeudelliset

palvelut

Tilahallinto ja

virasto-

palvelut

Turvallisuus

Henkilöstö-

hallinto

VALTIO-

NEUVOSTON

HALLINTO-

YKSIKKÖ

VALTIONEUVOSTON YLEISISTUNTO

Valtion

yhteis-

palvelu-

organi-

saatiot:• SENAATTI

-kiinteistöt

• VALTORI (ICT)

• PALKEET (talous &

henkilöstö)

• HANSEL (hankinnat)

• HAUS Kehittämis-

keskus

Ministeriöt

Palveluiden

hankinta muilta

organisaatioilta

VALTIONEUVOSTON KANSLIA VNHY:n

tehtävät: Vastaa

valtioneuvos-

ton ja sen mi-

nisteriöiden

yhteisistä

hallinto- ja

palvelu-

tehtävistä

Ohjaa ja

yhteensovit-

taa yhteisiin

hallinto- ja

palvelutehtä-

viin liittyviä

toimintatapoja


• Ministeriöissä työskentelee yhteensä 950 henkilöä hallinto- ja palvelutehtävissä. Heistä puolet työskentelee 1.3.2015 alkaen valtioneuvoston hallintoyksikössä

• Yhteenkokoaminen näkyy aluksi esim.:

VN:n toimitilojen hallinnassa

tietojärjestelmien ja viestinnän välineiden hallinnan kokoamisessa

käännöstoimintojen yhteenkokoamisessa

kuljetuspalveluiden yhteenkokoamisessa

• Tehtävien kokoaminen on tapahtunut ilman henkilöstön irtisanomisia. Tehtävien kokoaminen on valmisteluvaiheessa vähentänyt hallintotehtävissä työskentelevän henkilöstön määrää noin 5-10%

• VN hallintoyksikön perustamisen jälkeen hallinto- ja palvelutoimintoja kehitetään yhtenä kokonaisuutena

18

Hallinto- ja palvelutehtävien kehittämistä

jatketaan yhteistyössä


Valtioneuvoston hallintoyksikkö on osa

valtioneuvoston koottua yhteistä hallintoa –

ei palvelukeskus

• Yhteiset hallinto- ja palvelutehtävät jakaantuvat:

1.Kokonaisuudes-saan VNK:ssahoidettaviin tehtäviin

3.Tehtäviin, joiden hoitamistapoja VNK ohjaa ja yhteen sovittaa

2.Sekä ministeriöissä että VNK:ssahoidettaviin tehtäviin


Nämä tehtävät koskevat esim.:

• Toimitila-asioita. VNK vastaa kaikista toimitilajärjestelyistä, vuokrasopimuksista, peruskorjauksista, kokoustiloista, edustustiloista

• Virastopalveluita ja kuljetuspalveluita

• Kirjasto- ja tietotukipalveluita

• Ministeriöiden julkaisusarjojen julkaisutuotantoa

• Käännös- ja kielipalveluita

• Yhteisen tietohallinnon ohjausta ja kehittämistä, yhteisten tietojärjestelmien ja perustietotekniikkapalvelujen järjestämistä, ylläpitoa ja kehittämistä, turvallisuusverkon käytön yhteensovittamista, yhteistä kokonaisarkkitehtuuria

• Asiakirjahallinnon ja arkistonmuodostuksen kokonaisuuteen liittyviä tehtäviä ja toimintoja, hyvää tiedonhallintatapaa, yhteisiä kirjaamopalveluita ja asiakaspalvelua

• Turvallisuuteen ja varautumiseen liittyviä tehtäviä

20

1. VNK:ssa kokonaan hoidettavat tehtävät



• VNK/VNHY vastaa yhteisen intranetin sisällöstä ja sisällön suunnittelusta yhteistyössä ministeriöiden kanssa

ministeriöt kuitenkin vastaavat jatkossakin omasta sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästään

• Osan tehtävistä, esim. asiakirjahallinnon ja virastopalveluiden, fyysiset toimipisteet tulevat edelleen sijaitsemaan ministeriöissä

• Henkilöstöhallintoon liittyvät tehtävät

Ministeriökohtaiset virat, jolloin toiminnalliset tehtävät ministeriöissä

VNHY:n vastuulla kokonaisuus ja yleiset toimintalinjaukset

21

2. Sekä VNHY:ssä että ministeriöissä

hoidettavat tehtävät



• Ministeriöiden yhteistä toiminta- ja taloussuunnittelua

• Hankintatoimen kehittämistä ja ohjausta

• Taloushallinnon ja kirjanpidon tehtävien hoitamista

• Henkilöstöhallintoon ja henkilöstön kehittämiseen liittyvien yhteisten linjausten ja menettelytapojen valmistelua ja ohjausta, yhteistä henkilöstöraportointia, johtamisen kehittämistä, rekrytointiprosessia koskevia yhteisiä linjauksia

• Matkahallinnon ohjausta, kehittämistä ja yhteensovittamista

22

3. VNHY:n ohjaus- ja

yhteensovitustehtävät


Henkilöstön jakautuminen

valtioneuvoston hallintoyksikössä

Tila- jaturvallisuustoimialaTietotoimiala

Käännös- jakielitoimialaHenkilöstö- jataloustoimialaSisäisen viestinnän jatietotuen toimialaJohto jakehittämistoiminto

188 hlöä

143 hlöä

70 hlöä

45 hlöä

32 hlöä

7 hlöä

Yhteensä henkilöstöä 485 henkilöä.

Kokonaisuudessaan valtioneuvoston kansliassa on 1.3.2015 alkaen 570 henkilöä.

39%

29%

14%

9%

7%

1%



kulujakauma-arvio 2015

21 %

42 %

20 %

17 %Henkilöstökulut

Toimitila- jaturvallisuuskulut

Tietotekniikka - jajärjestelmäkulut

Muut

22 milj.€

44 milj.€

21 milj.€

17 milj.€

Yhteensä: 104 milj.€


Valtioneuvoston hallintoyksikölle

peruskorjatut tilat Arppeanumissa,

Snellmaninkatu 5:ssä

1.10.2015

Government & Nonprofit

Janne Kerkelä: Valtioneuvoston yhteisten hallinto- ja palvelutehtävien kokoaminen ja Valtioneuvoston hallintoyksikön (VNHY) toiminnan käynnistyminen