Embed Size (px)
Citation preview
Knowledge Management
Reformasi BirokrasiProposal
Ir. Moh. Haitan Rachman MT. [email protected]
http://multiforma.co.id1
Page |
Latar Belakang Projek
• Reformasi birokrasi dimaksudkan antara lain untukmendorong terwujudnya organisasi yang efektif danefisien.
• Untuk mewujudkan organisasi seperti itu, setiapinstansi pemerintah harus siap untuk memanfaatkankekayaan pengetahuan yang dimilikinya, termasukbelajar dari pengalaman-pengalaman di masa lampau.
• Kendala yang sering dihadapi adalah kenyataan bahwapengetahuan dan pengalaman dalam organisasitersebut sering kali tersebar, tidak terdokumentasi danbahkan mungkin masih ada di dalam kepala masing-masing individu dalam organisasi.
2
Page |
Latar Belakang Projek
• Manajemen Pengetahuan (knowledge management) berperan penting dalam membantu meningkatkan kinerjaorganisasi. Hal ini sejalan dengan salah satu tujuanpelaksanaan reformasi birokrasi.
• Manajemen Pengetahuan dapat berperan sebagai alatbantu dalam proses perubahan atau pun transformasiorganisasi, karena Manajemen Pengetahuan dapatmembantu pembentukan budaya pembelajaran dalamsuatu organisasi.
• Grand Design Reformasi Birokrasi memuat 8 (delapan) area perubahan dan kondisi yang diinginkan. PenerapanManajemen Pengetahuan akan membantu dalam upayamewujudkan 8 area perubahan dan kondisi yang diinginkantersebut.
3
Page |
Kebutuhan Pengetahuan Dalam Proses RB
4
No AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN KEBUTUHAN PENGETAHUAN
1 Organisasi Organisasi yang tepat fungsi dan
tepat ukuran (right sizing)
Fungsi yang merupakan jabaran dari tugas dalam
rangka mencapai tujuan organisasi dan perlu
dikembangkan kapabilitasnya. Pengetahuan ini
perlu dipadukan dan disempurnakan terus
menerus sejalan dengan dinamika perubahan
dan dengan perkembangan/ tuntutan kebutuhan
jaman.
2 Tatalaksana Sistem, proses dan prosedur
kerja yang jelas, efektif, efisien,
terukur dan sesuai dengan
prinsip-prinsip good governance
Indikator kinerja, cara mengukur dan
mengevaluasi hasil maupun pelaksanaan proses.
3 Peraturan perundang-
undangan
Regulasi yang lebih tertib, tidak
tumpang tindih, dan kondusif
Peta perundangan yang relevan, yang
menghambat, jenis hambatan, kondisi-kondisi
tertentu yang membuat regulasi sulit diterapkan,
faktor penyimpangan yang bisa
ditoleransi/deviasi.
4 SDM Aparatur SDM apatur yang berintegritas,
netral , kompeten, capable,
profesional, berkinerja tinggi dan
sejahtera
Indikator kinerja SDM, cara pengukuran dan
evaluasinya, cara pengembangan
Page |
Kebutuhan Pengetahuan Dalam Proses RB
5
No AREA PERUBAHAN HASIL YANG DIHARAPKAN KEBUTUHAN PENGETAHUAN
5 Pengawasan Meningkatnya
penyelenggaraan
pemerintahan yang bersih
dan bebas KKN
Potensi fraud, cara deteksi fraud, sistem deteksi dini,
sistem restorasi, pembedaan fraud dan deviasi.
6 Akuntabilitas Meningkatnya kapasitas dan
akuntabilitas kinerja
birokrasi
Indikator akuntabilitas, cara mengukur dan evaluasinya
7 Pelayanan publik Pelayanan prima sesuai
kebutuhan dan harapan
masyarakat
Indikator pemenuhan kebutuhan, persepsi masyarakat,
cara mengukur dan mengevaluasinya.
8 Pola pikir ( mind
set) dan budaya
kerja (culture set)
aparatur
Birokrasi dengan integritas
dan kinerja yang tinggi
Tersedianya berbagai pengetahuan pada butir 1-7, dan
praktek untuk penyebaran dan pemanfaatan
pengetahuan lainnya yang relevan dalam organisasi.
Page |
Manfaat Projek
• Pengetahuan-pengetahuan yang mendukung aktifitasreformasi organisasi dan aktifitas lainnya akan lebihterkelola dengan baik dan sistematik;
• Kemampuan pegawai negeri dalam mengakses danmengelola pengetahuan akan lebih mudah dan terkeloladengan lebih baik;
• Peningkatan berbagi pengetahuan seluruh kantor danbagian organisasi pemerintahan akan memberikanefektifitas untuk mendukung seluruh aktifitas yang adatermasuk reformasi birokrasi;
• Adanya kejelasan sumber-sumber pengetahuan yang jelasdan tertata dengan baik untuk seluruh kantor dan bagianorganisasi pemeritahan.
6
Page |
Prasyarat Projek
• Adanya dukungan dari pimpinan
• Adanya dukungan dari setiap bagian/kantororganisasi yang terlibat
• Adanya tim kerja untuk membangun, menerapkan dan memantau penerapanManajemen Pengetahuan
• Adanya kemudahan akses bagi pegawai diseluruh bagian/kantor kepada SistemManajemen Pengetahuan yang dibangun.
7
Page |
Tujuan dan Sasaran Projek
• Meningkatkan pemahaman yang utuh mengenai konsep danpraktek penerapan manajemen pengetahuan (knowledge management) di organisasi pemerintahan;
• Menyusun Road-Map Manajemen Pengetahuan yang jelas danterarah dalam mendukung proses Reformasi Birokrasi danPengembangan SDM;
• Merancang dan mengembangkan Sistem Manajemen Pengetahuankhusus untuk pengelolaan pengetahuan dalam mendukung aktifitasReformasi Birokrasi dan Pengembangan SDM;
• Mengumpulkan sumber-sumber pengetahuan awal untukmanajemen pengetahuan Reformasi Birokrasi dan PengembanganSDM;
• Membangun Tim Manajemen Pengetahuan sebagai tim pengelolapenerapan manajemen pengetahuan.
8
Page |
Tahapan-Tahapan Projek
9
Preparation Analysis Design Develop
Knowledge Management System
KM Team and Training
Project Phases
Pro
ject
Ob
ject
ives
Implement
KM Programs
KM Roadmap & Knowledge-Map
Page |
Aktifitas-Aktifitas Projek
1. Memberikan Workshops / Training
2. Membangun the KM Road-Map
3. Mengembangkan the Knowledge-Map
4. Mengumpulkan dan Mengklasifikasikan Sumber-Sumber Pengetahuan
5. Menetapkan Teknik-Teknik non-IT dan IT yang sesuai untuk Program KM
6. Merancang dan Mengembangan Sistem KM
7. Mengimplementasikan Program-Program KM
10
Page |
Model Knowledge-Map
11
Competency-1 Competency-2 Competency-3 Competency-4 Competency-5 Competency-6
Competency Directory
Job-A
Job-B Job-C
Knowledge Directory
Page |
Model Sistem Knowledge Management
July 2014 12
PENGANTAR
KNOWLEDGE MANAGEMENT
13
Page |
Era Pengetahuan
14
“We believe that the future belongs to companies that can take the best of the East and the West and start building a universal model to create new knowledge within their organizations.”
(I. Nonaka and H. Takeuchi)
Page |
Tanpa Strategi Pengetahuan
• Kita akan kehilangan investasi pada orang, penelitian, pengembangan, pengalaman
• Kita akan kehilangan peluang untuktumbuh dan peningkatan pelayanan publik
• Kita akan kehilangan visi dan misi
15
Page |
Agenda pengetahuan
• Membuat pengetahuan dan prosespengetahuan lebih eksplisit.
• Pengembangan kerangka kerja strategis untukmemandu eksploitasi pengetahuan - dalamproduk, jasa dan proses.
• Pengenalan metode yang lebih sistematisuntuk manajemen pengetahuan.
16
Page |
Kenapa Memerlukan KM?
• Transfer pengetahuan dan informasi telah menjadi halyang sangat penting untuk setiap organisasi dimanapun
• Pengetahuan sekarang ini dipahami sebagai asetintangible yang sangat bernilai
• Membangun kemampuan-kemampuan menciptakanpengetahuan dalam sebuah organisasi dapatmenjadikan organisasi lebih fleksibel untukmenghadapi tantangan baru
• Informasi dan pengetahuan telah menjadi pengendaliutama untuk daya saing – bagaimana organisasi dapatmemanfaatkannya untuk efisiensi dan inovasi?
17
Page |
Pengertian Pengetahuan
18
“merupakan campuran dari pengalaman, nilai-nilai, informasi yang mempunyai konteks, pandangan pakaryang memberikan kerangka untuk mengevaluasi danmembangun pengalaman dan informasi baru. Pengetahuan itu berasal dan dipergunakan dalampikiran-pikiran yang mempunyainya. Dalam organisasi, pengetahuan sering melekat tidak hanya padadokumen, tetapi dalam rutinitas organisasi, proses, praktek-praktek dan norma-norma yang berkaitandengan organisasi” (Davenport and Prusak)
Page |
Tipe Pengetahuan
• Tacit knowledge adalah pengetahuan yang
dimanfaatkan oleh seseorang, yang berada di benaknya
dan berasal dari pengalamannya, dari orang lain,
ataupun dari kombinasi sumber-sumber pengetahuan
lainnya.
• Explicit knowledge adalah pengetahuan yang dapat
dilihat dan berada di luar benak manusia, atau tacit
knowledge yang didokumentasikan.
19
Page |
SECI - Transfer Pengetahuan
20
Page |
Pengertian Knowledge Management
21
“Knowledge Management (KM) adalahpendekatan terintegrasi untukmengidentifikasi, mengklasifikasi, menyimpan, berbagi, menerapkan danmenciptakan pengetahuan untukmeningkatkan produktivitas, kualitas, layanan dan pertumbuhan yang berkaitan dengan organisasi.”
Page |
Proses Knowledge Management
22
Proses KM, tertanam dalam aktifitas kerja, mentrasnformasikan organisasi
... Dari belajar dan inovasi secara "episodik”;
... Menuju belajar dan inovasi “terus-menerus”
Page |
Knowledge Management Framework
23
• Memperjelas elemen-elemen penting dariKM untuk keberhasilanorganisasi
• Memberikanpemahaman denganmudah terhadap KM
• Memperjelas faktor-faktor kritis untukkeberhasilanpengembangan KM
Page |
Manfaat Knowledge Management
24
• Hasil yang diharapkan dari Knowledge Management (KM) adalah untukmeningkatkan kemampuan individu, tim, danorganisasi dan dengan demikian dapatmeningkatkan kapasitas sosial
• Bersama-sama, hasil ini akan memacupeningkatan produktivitas, kualitas, layanan, dan memberikan kontribusi terhadappertumbuhan organisasi.
