Hallinnon ja toiminnan kehittäminen –hanke (HAKE) Tulevaisuuden Kela on yksi yhtenäinen toiminnallinen kokonaisuus. Kelan organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä tukevat strategian toteutumista ja asiakaslähtöistä toimintaa.

1

Tulevaisuuden Kela

• Hanke on ollut Kelan historian suurimpia ellei suurin

toiminnan ja organisaation uudistus

• Hallinnon ja toiminnan kehittäminen –hanke (HAKE)

1.9.2013 – 31.12.2014 eteni asetetussa aikataulussa

• Hallinnon ja toiminnan toteuttaminen -hanke (HAKE)

1.1.2015-31.12.2017 on edennyt niin, että hanke on saatu

päätöksen ja uusi organisaatio- ja toimintamalli on voimassa

1.1.2016, jolloin hanke päätettiin

2

Parasta palvelua, sosiaalista turvaa ja elämän voimaa (Kelan visio)

Kelan lähtökohdat hallinnon ja toiminnan

kehittämiselle

• Saavuttaaksemme asettamamme vision, meidän

tulee uudistua jatkuvasti.

• Meidän on otettava huomioon muualla

yhteiskunnassa oleva kehitys

• Haluamme varmistaa, että pystymme tarjoamaan

parasta palvelua asiakkaille ja parantamaan

suorituskykyämme.

3

11.1.2016 Yksikkö | Otsikko 4

• Kelaa johdetaan toiminnallisena ja taloudellisena kokonaisuutena

• Selkeät toimivalta- ja vastuusuhteet

• Matala organisaatiorakenne

• Kustannustehokkaat toiminnalliset kokonaisuudet, toimivat

prosessit ja palvelulähtöiset liittymäpinnat

Toiminnallinen tavoite

• Toiminta yhteiskunnallisesti vaikuttavaa ja ennakoivaa

• Hyvä kilpailukyky tehtävien hoitamiseen

• Asiantunteva ja tehokas toimeenpano

• Kustannustehokas toiminta

• Asiakas saa toimeentulon ja palvelut nopeasti ja oikein

• Asiakas saa Kelan palvelut läheltä ja helposti

• Yhdenmukainen palvelu asuinpaikasta ja etuudesta riippumatta

• Toimivat prosessit asiakasnäkökulmasta

Parempaa palvelua ja vaikuttavia ratkaisuja itsenäisen elämisen mahdollistamiseen

(Lisäarvo asiakkaille)

Ennakoivampaa asiantuntijatukea sosiaaliturvan vaikuttavuuden vahvistamiseen sekä

innovaatioita ja valmiuksien kehittämistä nykyisten ja uusien tehtävien tehokkaaseen ja

vaikuttavaan toimeenpanoon sekä tuottavuuden parantamiseen.

(Lisäarvo sidosryhmille ja omistajille)

Selkeyttä ja johdonmukaisuutta toiminnan ohjaukseen ja johtamiseen sekä sisäisten

palveluiden järjestämiseen ja toimintaedellytysten luomiseen.

(Lisäarvo sisäisille asiakkaille)

Toiminnallinen

tavoite

Toiminnallinen

tavoite

Toiminnallinen

tavoite

4

Hallituksen päätökset HAKE -hankkeeseen liittyen

Vuosi 2013

13.6. strateginen hankesalkku, hallinnon ja toiminnan kehittäminen -hanke

1.9.2013 – 31.12.2014

10.10. hallitus hyväksyi hankesuunnitelman siinä olevine linjauksineen

Vuosi 2014

17.1. Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 10 §:n muutos, kaksiportainen

hallinto 1.1.2015, Kelan hallituksen päätös 17.11.2011 tavoite

kaksiportainen hallinto 1.1.2015 ja Kansaneläkelaitoksesta annetun

lain 10 §:n muutosesityksen käynnistäminen

20.3. hallituksen päätös väliaikainen Palvelun toimittaminen –yksikkö

1.1.2015 lukien enintään 31.12.2017

20.11. strateginen hankesalkku, hallinnon ja toiminnan toteuttaminen -hanke

1.1.2015-31.12.2017

18.12. hallituksen päätös, 6 tulosyksikköä ja viisi vakuutuspiiriä

etuusyksikössä, jotka muodostavat paikallishallinnon sekä

Kansaneläkelaitoksesta annetun lain 10 § muutosesitys

5

Vuosi 2015

11.6. strateginen hankesalkku hallinnan ja toiminnan toteuttaminen

- hanke 1.1.2015 - 31.12.2017

Kelan uusi työjärjestys 1.1.2016

hallinnollisen toimivaltapäätöksen soveltaminen organisaatio-

uudistuksen nimityspäätöksissä

27.8. tulosyksiköiden johtajien nimittäminen 1.1.2016

vakuutuspiirien muutokset 1.1.2016

22.10. hallituksen päätös toimivallasta hallinnollisissa asioissa 1.1.2016

(ei 24 §)

2013 – 2015

hallituksen kokouksissa pääjohtaja on säännöllisesti informoinut

HAKE –hankkeen etenemisestä ja asioista ja hallitus on voinut

keskustalla niistä ja antaa palautetta. Myös valtuutettuja ja

tilintarkastaijia on informoitu säännöllisesti.

6

Kelan toiminnallisten kokonaisuuksien organisoituminen (Kelan hallitus 18.12.2014)

11.1.2016 7

•Strateginen johtaminen • Strateginen kehittäminen

•Strateginen talous ja sijoitustoiminta •Strateginen HR

•Tulosohjaus

•Toimielimet •Johdon tuki

•Yhteiskunnallinen vaikuttaminen

•Omien toimintojen kehittäminen

Johdon esikuntapalvelut

•Etuusprosessien johtaminen

•Etuuskäsittelyn johtaminen

•Etuusratkaisutyö

•Etuuslainsäädännön kehittäminen, etuustuotteen ja palvelujen sisällön määrittäminen

•Sidosryhmäyhteistyö ja kumppanuuksien hallinta

•Omien toimintojen kehittäminen

Etuuspalvelut sisältäen viisi vakuutuspiiriä, jotka

muodostavat Kelan paikallishallinnon

•Asiakkuuksien johtaminen

•Palvelutyön johtaminen

•Asiakaspalvelu ja palveluohjaus eri palvelukanavissa

•Sidosryhmäyhteistyö ja kumppanuuksien hallinta

•Omien toimintojen kehittäminen

Asiakkuuspalvelut

•Tietojärjestelmien tilaajavastuu, määrittely, kehittäminen ( sis. Arkki-hanke) ja testaus

•Tietohallintotoiminnot

•Palvelukanavien tilaajavastuu, määrittely ja kehittäminen

•Projektitoiminnan hallinta (Toiminnan kehittämisen johtaminen)

•Omien toimintojen kehittäminen

Kehittämispalvelut

• ICT-palveluiden tuottaminen

•Projektien toteuttaminen

•Tilaajayhteistyö

•Omien toimintojen kehittäminen

ICT-palvelut

•Henkilöstöpalvelut

•Talouspalvelut

•Tiedon tuottamisen palvelut (sisältää mm. viestintä- ja tutkimuspalvelut)

•Hallinto- ja kiinteistöpalvelut

•Omien toimintojen kehittäminen

Yhteiset palvelut

Sisäinen

tarkastus

Kelan organisaatio 2015

Valtuutetut Tilintarkastajat

Hallitus

Pääjohtaja

Liisa Hyssälä

Johtaja

Helena Pesola

Johtaja

Mikael Forss

Hallinto-osasto

Talousosasto

Eläke- ja toimeen-

tuloturvaosasto

Kenttäosasto

Terveysosasto

Palvelun toimit-

taminen -yksikkö

Aktuaari- ja

tilasto-osasto

Henkilöstöosasto

IT-osasto

Kanta-palvelut-

yksikkö

Palveluosasto

Tietohallinto-

osasto

Vakuutuspiirit

Erityisyksiköt

Sisäinen

tarkastus

Tutkimusosasto 8

1.1.2016

9

Riskianalyysi

10

HAKE-hankkeen etenemissuunnitelma 2015

1 - 3 4 - 6 7 - 9 10 - 12

2015

Toimeenpanon suunnittelu- ja toteutusprojektit

Projektien keskeisimmät tehtävät 1.2-31.12.2015:

Henkilöstöasiat -projekti

2016

Ohjaus- ja hankeryhmätyöskentely

Toimintojen tarkka

kuvaus

Organisaatiorakenne

Ehdotus tulossopimuksesta

Toimirakenne

ja toimenkuvat

Tehtävien täyttöä

koskevat periaatteet

Tehtävien vaativuudenarviointi-järjestelmän kehittäminen

Uusien toimien kiinnitys (2016 lukien)

Työyhteisöviestintä, YT-menettelyn pelisäännöt, nykyisten esimiesten tuki ja uusien esimiesten valmennus

Viestintä

Toimintamallien ja ohjeiden laatiminen Kela-laajuisesti ja yksiköiden sisäisesti

Henkilöstölinjausten

valmistelu

Joustava resurssien käytön menettelyt Kela-laajuisesti ja yksiköiden sisäisesti

Tietojärjestelmien toteutusprojekti

Tulossopimusten valmistelu

Kela-lain muutos

Kuntien kuuleminen ja yksityiskohtainen päätös

vakuutuspiireistä

Johtamisjärjestelmä, Kelan työjärjestys, yksiköiden työjärjestysten koordinointi, toimivalta

Riskienhallinta

Valmistelu-

projekti

Nimikkeet

Nimistötyöryhmä

Toimitila-asiat

HAKE ja henkilöstöasiat

Henkilöstöasiat toteutettiin suunnitelmallisesti

• Ilmoittautumismenettely toteutettiin porrastetusti 3.8.-30.10.2015

• Ilmoittautumismenettelyn piirissä oli yhteensä 427 tehtävää, joista 345

on esimiestehtäviä ja 82 asiantuntijatehtäviä. Nämä on valittu.

− Tulosyksiköiden henkilöstösuunnittelu sitä täydentävä

ilmoittautumismenettely toteutettiin aikataulussa.

• Tiedot ilmoittautumismenettelyn tulevista toimista julkaistiin Sinetissä

15.6. ja eRekryssä elokuun alussa

• Yt-keskustelut organisaatiomuutoksesta henkilöstön kanssa alkoivat

15.6.

• Kaikki toimihenkilöt ovat kiinnitetty uuteen organisaatioon

Muutosvalmennukset toteutettiin

• Esimiesten muutosvalmennukset alkoivat keväällä ja jatkuivat syys-

lokakuussa. Syksyn valmennusten teemoina olivat johtaminen

muuttuvassa tilanteessa ja havainnointiherkkyys esimiestyössä.

Valmennuksesta sai työkaluja teemojen käsittelyyn omassa tiimissä.

11

HAKE ja tietojärjestelmät

• Organisaatiouudistuksen yhteydessä

käyttöönotettiin määritellyillä

organisaatiomuutostiedoilla päivitetyt

tietojärjestelmät.

• Työssä oli mukana

• lähes 300 henkilöä

• käyttöönotossa 160 henkilöä ml. varallaolot

• työtä tehty yhteensä n. 25 000 tuntia (~ 3500 htp)

12

Viestintä toimeenpanon tukena

• Suunnitelmallinen ja vuorovaikutteinen

työyhteisöviestintä hankkeen alusta alkaen

• Seuranta joka hankeryhmän kokouksessa

• Henkilöstölehti Yhteispeli 4 krt vuodessa

• Hankeviestintä, muutosviestintä

• Esimiesten HAKE-tiedote sähköpostilla

• Menossa Kelassa sisäinen uutiskirje

• Sinetti-intranetin hyödyntäminen

• Uutiset ja kommentointi

• Blogi-kirjoitukset

• Videot (kysy pääjohtajalta muutoksesta), videohaastattelut,

piirrosvideo

• Uuden organisaation lähestyessä lisää tukea muutoksen ja tunteiden

käsittelyyn

• Esimiesten muutosvalmennus (HR)

• Sinetin juttusarja muutosta tukemaan

• Seuraavaksi media- ja sidosryhmäviestintä

13

Hankkeen tulevaisuus

• Hallinnon ja toiminnan toteuttaminen –hanke

(HAKE) päätettiin strategisena hankkeena 1.1.2016

lukien.

• Tietojärjestelmät-projekti jatkaa työtään 31.3.2016 saakka

varmisten tietojärjestelmien toimivuuden vuodenvaihteen yli.

• Toimeenpanoa asetettujen tavoitteiden

toteuttamiseksi jatketaan linjaorganisaatiossa ja

kokonaisonnistumista varmistetaan Kelan

johtoryhmässä sekä Kelan laajennetussa

johtoryhmässä 1.1.2016 lukien.

14

Kiitos