Transformació intel·ligent de la

Gestió d'Acords i Resolucions

dels Òrgans de Govern

«Model del Sistema d'Informació: Genesys i 3»

10 de Febrer de 2015

Audifilm - Genesys i 3

Genesys i 3 : Model ConceptualB

ackO

ffic

e

App2 AppN…

Usua

ris

OAC

Ciutadà

Tramitador

GenesysN…Genesys1

Genesys

App1

SO

AP

de

Inte

gra

ció

Gestor de

Documents

GenDOC

Nucli

d’Informació

Analítica

GenBI

Pre

se

nta

ció

Polític

Directiu

Inte

ropera

bilita

t

Administració

Autonòmica

…

Administració

Local

Banca

Electrònica

Administració

General de

l’Estat

Altres Entitats

Privades

Gestió

Interna

Nucli d’Informació

de Base

GenNCL

Gestor de

Processos

GenBPM

Servidor

d’Informació

GenIS

Informació Gestió InternaIntercanvi de

DadesSignatura-e i

Seguretat

Interoperabilitat

e.FACT

iArxiuCanvi de Domicili

Serveis CATCert

Segell de temps

e-NOTUM

Registre Unificat (MUX)

Via ObertaSeguretat (CESICAT)

Serveis@firma

e-Contractació

Adm

inis

tració

Obert

a d

e C

ata

lunya

PA

e

ENIFACe

eTauler

Genesys i3 : GenDOC i Gestió Documental

Dividit en dues parts

• Gestió de Documents (GenDOC)

• Integració amb el Gestor Documental

Objectius

• Que permeti emmagatzemar/generar documentació a/de tot Genesys

• Documentació en paper, interoperable, annexada o escanejada

• Signatura i compulsa electrònica

• Desant la informació sobre els elements corresponents

• Recuperant la informació d’altres elements associats

• Transparent a l’usuari final i a la seva manera de treballar

• Orientat a treballar sobre Gestor Documental

• Sistema independent del sistema d’emmagatzematge o classificació

Gestor de Documents GenDOC

Parametritzable

• Classificar la documentació correctament mitjançant la definició de tipus de documents, documents i models, per cada element Genesys

• Definir herències que permetin consultar i annexar documentació ràpidament

Genèric

• Permetre enregistrar i escanejar documentació en totes les aplicacions Genesys de manera fàcil i segura

Transparència

• Per Registre i Expedients el sistema “no varia”

• Per la resta de Genesys el sistema és el mateix que “ja existia" per Registre

• L’usuari no coneix a on es guarda o d’on s’extreu un document a nivell lògic

Independència

• Genesys només envia peticions a Serveis Web per desar o recuperar documents a nivell físic

• Són aquests serveis qui decideixen a on s’han de desar els documents i sobre quina classificació

• Existeixen 3 possibilitats

Característiques del GenDOC

DISC

Sis

tem

a d

e G

estió

App2

AppN

App1

...

Gen1

GenN

...

Gen2

Genesys®

BBDD

Gestiona peticions per desar o recuperar

documents

GestorDocumental

Esquema funcional GenDOC

WSDoc z

Sis

tem

a d

e G

estió

App2

AppN

App1

...

Gen1

GenN

...

Gen2

Cicle de vida dels documents

Gestor

DocumentaliArxiu

Aplicacions de gestió Sistema de gestió de documents

electrònics (EDMS)

Sistema de gestió de documents

electrònics d’arxiu(ERMS)

Servei Web Servei Web

TransferènciaEmmagatzematge

«Documents»«Records»

Genesys i3 : GenIS

GenIS : Plataforma d’usuari

• Plataforma d’usuari

– Un únic entorn de treball 100% web pel Ciutadà i l’Empleat

– 100% Configurable en contingut

– Integrador de sistemes

– Integrable des d’altres sistemes

– Multicanal, Multientitat i Multiidioma

GenIS : Exemple d’integració de Sistemes

GenIS : Exemple de mobilitat

Genesys i3 : GenBPM

ProcedimentAdministratiu

Específic(PAE)

Procediment Administratiu

Comú (PAC)

Procediment Administratiu

Específic (PAE)

Registre d’Actuacions

sobre Expedients (RAE)

Procediment Administratiu

Comú (PAC)

Procediment Administratiu

Específic (PAE)

Triple sistema de disseny de processos

Expedient Electrònic

Gestor de processos

PAE : Procediment Administratiu Específic

Tra

mit

ac

ió

Biblioteca de

Procediments

Pro

ce

ss

os

Se

rve

is

SG

DB

s

Biblioteca

d’AccionsBiblioteca de

Formularis

Responsables

GenesysAltres

ProveïdorsBases internes

Gestió Documental

Inte

ropera

bilita

t

Administració

Autonòmica

…

Administració

Local

Banca

Electrònica

Administració

General de

l’ Estat

Altres Entitats

Privades

JavaScriptCrides a

URLs

Serveis WebSentencies

SQL

Subprocessos : Exemple

Components : Exemple

PAC : Procediment Administratiu Comú

Requerir Informes Resolució Notificació PublicacióFiscalització

PACnPAC3PAC2PAC1 ...

Tràmits Comuns

Definició de plantilles pròpies per a cada procediment

Configuració de les fases a executar dins del PAC

Tràmits accessibles fora del circuit establert

Expedient Electrònic

RAE : Registre d’Actuacions sobre Expedients

Registre d’Actuacions

INICI INFORMES RESOLUCIÓ NOTIFICACIÓ ARXIU

CATÀLEG D’ACCIONS DISPONIBLES

Comparativa del disseny de procediments

DISSENY DE PROCEDIMENT

AUTOMATITZACIÓ I INTEGRACIÓ

DEPENDÈNCIA USUARI

EXPEDIENT ELECTRÒNIC

BA

IXM

ITJÀ

ALT

RAEPACPAE

RAEPAC

Tràmit Comú2

Tràmit Comú1

PAEPAE

Versatilitat en el disseny de procediments

Enum

era

ció

d’e

tapes +

Pla

ntille

sD

efinic

ió e

specífic

a d

el pro

cedim

ent

Definic

ióparc

ial del pro

ce

dim

ent

DISTRIBUCIÓ EVOLUCIÓ

Genesys i3 : Gestió d’Acords i Resolucions

Visió de la solució

Acords i Resolucions

Portafirmes

Processos

Interoperabilitat

Gestió Documental

Carpeta del

RegidorTransparència

Abast del sistemaE

s f

on

am

enta

en 4

pro

cedim

ents

regla

ts

Gestiód’Actes

DecretsAgrupats

Gestióde

Llibres

• Per a tot tipus de sessions, de tots els Òrgans vinculants i informatius

• Tant de la Corporació com de les entitats municipals

• Existirà un procediment particular per cada Òrgan de cada entitat

• Configuració prèvia d’assistents, càrrecs, ordre del dia, etc

• Recepciona tots els expedients pendents d’aquella sessió i els desbloqueja un cop resolts

• Pot incorporar la fase de Notificació/Certificació massiva

• Punt inicial i final del tràmit de resolució

• Execució individual del tràmits o dins del propi expedient

• Permet enviar propostes, mocions, decrets, etc

• Permet triar o forçar l’Òrgan de resolució segons matèria

• Integrat amb Comptabilitat

• Actua segons resultat : Aprovat, Denegat, Sobre la taula, Retirat o Assabentat

• Incorpora resolucions per Decret individual amb numeració en moment de firma

• Versió simplificada o abreujada de resolució per Decret

• Registre de Sortida automàtic de la Notificació/Certificat amb segell electrònic

• Gestiona els llibres d’Actes i de Decrets

• Existirà un procediment particular per cada llibre

• D’aquest hi haurà només un expedient anual

• Els llibres es composen d’índex i relació de documents amb la representació gràfica de la signatura digital

• Existirà un procediment particular per cada llibre de Decrets que permeti resolució massiva

• Recepciona tots els expedients pendents de resolució massiva d’aquell llibre de Decrets i els desbloqueja un cop resolts

• Numeració del Decret en moment de firma

• Pot incorporar la fase de Notificació/Certificació massiva

Bústia de treball

Portafirmes

Comunicacions Internes

Notificacions

Registre Sortida

Carpeta del Regidor

Ge

sto

r de P

rocessos -

GenB

PM

Gestiód’Acords

Gestor Documents - GenDOC

Pla

tafo

rma d

’expedie

nts

Decret

Notificacions i Certificats

Recepciótrasllat

ResolucióSecretariaIntervencióServeisJurídics

Model de la Gestió d’Acords i ResolucionsP

lata

form

a d

’expedie

nts

PropostaGestió

d’Acords

Ordre del dia i convocatòria

Comunicaciói Publicació

Pre-acta Resultatssessió

Trasllats o Derivació

Acta Notificacionsi Certificats

Triar propostes a

numerar

Documentconjunt de

Decret

Notificacionsi Certificats

Gestiód’Actes

Gestor Documental

Gestor de Processos - GenBPM

Servidor d’Informació – GenIS(Bústia de Treball, Portafirmes, Carpeta del Regidor, Comunicacions internes, Registre E/S, Notificacions)

DecretsAgrupats

GenDOC : Documents i eSignatura

Confecció de documents

• Documents «base»

• Generació individual i massiva de documents

• Generació composada de documents

• Generació directament en PDF

• Permet generar tot un conjunt de documents en un únic document i després dividir-lo

• Permet generar un document model i després replicar-lo

Definició de Signatura

• Cada model de document incorpora el flux de signants

• Tant de forma nominal com per rol

• Els signants també es poden configurar de forma dinàmica

• Existeix també el concepte de «vist-i-plau»

• Permet definir la substitució de signants

Acció de Signatura

• Els certificats es validen contra la plataforma PSIS de l’AOC

• Els documents incorporen segell de temps

• Els documents contenen les signatures i la seva representació

GenIS : Portafirmes

GenIS : Signar quan i on vulguis

Requisits: Client @firma (Play Sotre / App Sotre) + Certificat digital al dispositiu

GenIS

T-CAT P

Client

@firma

GenIS : Carpeta del Regidor

Característiques i Beneficis

Característiques Beneficis

• Multientitat • Menys costos de manteniment

• Basat en fluxos de treball • Reaprofitament i versatilitat

• Ràpida adaptació a particularitats

• Simplificació administrativa

• Signatura electrònica • Garantia jurídica

• Sense papers

• Interoperabilitat • Reaprofitament de serveis

• Gestió Documental • Integració amb repositoris

documentals i d’arxiu

• Carpeta del Regidor • Accés en línia als expedients i

documentació de les sessions

• Consulta de Decrets , Acords, Actes

• Multiplataforma • Accessibilitat i Mobilitat

Moltes Gràcies

www.audifilm.com twitter.com/audifilmabi