Pencatatan sipil

PENCATATAN SIPILPENCATATAN SIPILDALAM PENYELENGGARAANDALAM PENYELENGGARAAN

SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN SISTEM ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

I. PENDAHULUAN

Administrasi Kependudukan

Adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk, pencatatan sipil , pengelolaan informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan publik dan pembangunan sektor lain.Sistem Administrasi Kependudukan (SAK)

Merupakan jaringan pelayanan dan sarana informasi/komunikasi data kependudukan bagi Pemerintah, Masyarakat dan Dunia Usaha

1. Pengert ianPerbedaan mendasar antara administrasi kependudukan, sistem administrasi kependudukan, pencatatan sipil dan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat dil ihat dari pengertian keempatnya di bawah ini :

I. PENDAHULUAN

Perbedaan mendasar antara administrasi kependudukan, sistem administrasi kependudukan, pencatatan sipil dan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dapat di l ihat dari pengertian keempatnya di bawah ini :

Pencatatan Sipil

Adalah pencatatan peristiwa penting yang dialami oleh seseorang pada register catatan sipil oleh Instansi Penyelenggara Pencatatan Sipil

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Adalah sistem informasi nasional untuk memfasil i tasi pelayanan penerbitan dokumen penduduk atau surat keterangan kependudukan dan pengelolaan data hasil pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil dengan teknologi informasi dan komunikasi

1. Pengert ian -- lanjutan

I. PENDAHULUAN

2. Esensi Pembangunan Sistem Administrasi Kependudukan

Esensi membangun SAK adalah membakukan atau memantapkan mekanisme penyelenggaraan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil terutama kelahiran, kematian, perkawinan dan perceraian yang dilakukan berbagai instansi terkait didukung dengan sistem informasi yang mampu menghimpun data penduduk dengan tepat waktu dengan cakupan lengkap serta menyeluruh dan dapat dimanfaatkan untuk penerbitan dokumen penduduk dan pelayanan publik lainnya.

Untuk melaksanakan program rint isan SAK termasuk dalam penyelenggaraan pelayanan, perlu diterapkan mekanisme yang berisi persyaratan dan prosedur serta tatacara sepert i yang telah dituangkan dalam pedoman termasuk formulir-formulir pelayanan dan blangko dokumen penduduk sekaligus langkah-langkah yang harus ditempuh dalam pendaftaran penduduk, pencatatan sipil dan pengelolaan informasi.

I. PENDAHULUAN

3. Kebijakan Penyelenggaraan SAK

Pengembangan SAK dilandasi kebijakan dan arah penyelenggaraan sebagai berikut :

a. Pengembangan SAK merupakan sarana untuk menciptakan sistem pengenal tunggal dalam dokumen penduduk sebagaimana direkomendasi oleh MPR RI dalam TAP Nomor VI/MPR/2002;

b. SAK ditujukan untuk menyediakan data kependudukan hasil registrasi penduduk dan pencatatan sipil guna mendukung pemerintahan, pelayanan publik dan pembangunan dalam era otonomi;

c. Penerapan SAK merupakan langkah untuk mendorong setiap penduduk secara tertib melaporkan dan memil iki dokumen atas peristiwa kependudukan dan peristiwa penting yang dialaminya;

I. PENDAHULUAN

3. Kebijakan Penyelenggaraan SAK -- lanjutan

Pengembangan SAK dilandasi kebijakan dan arah penyelenggaraan sebagai berikut :

d. Penyelenggaraan SAK diupayakan dapat :

- meningkatkan pemahaman penduduk atas manfaat kepemilikan identitas penduduk dan dokumen kependudukan

- mendukung pengintegrasian dan pertukaran data penduduk antar lembaga yang melayani administrasi kependudukan secara tert ib dan berkesinambungan

- menjamin keamanan data individu yang terhimpun dalam bank data dan dapat diakses dalam sistem jaringan nasional

- mewujudkan perl indungan terhadap hak sipil dan hak polit ik penduduk melalui penerbitan dokumen penduduk

I. PENDAHULUAN

4. Komparasi Administrasi Kependudukan dengan Civil RegistrationPenyelenggaraan administrasi kependudukan di Indonesia dengan rekomendasi penyelenggaraan civil registrat ion dari Perserikatan Bangsa-Bangsa terletak pada re-grouping dan cakupan perist iwa penting yang direkomendasikan, sebagaimana di dalam perbandingan berikut .

VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DAN STRATEGI DITJEN. ADMMINDUK

VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DAN VISI DAN MISI SERTA KEBIJAKAN DAN STRATEGI DITJEN ADMINISTRASI STRATEGI DITJEN ADMINISTRASI KEPENDUDUKANKEPENDUDUKAN

A. VISI :

B. ’’TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DNG PELAYANAN PRIMA MENUJU PENDUDUK BERKUALITAS TAHUN 2015’’

B. MISI :

’’MENINGKATKAN KUALITAS PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DI TK. PUSAT DAN DAERAH, SERTA MENGEMBANGKAN POTENSI PARTISIPASI MASYARAKAT DLM MENDUKUNG TERTIB ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN’’

• Penyelenggaraan SAK dimaksud untuk Penyelenggaraan SAK dimaksud untuk lebih meningkatkan pelayanan kepada lebih meningkatkan pelayanan kepada rakyat dlm pengurusan dokumen rakyat dlm pengurusan dokumen penduduk, sekaligus untuk meningkatkan penduduk, sekaligus untuk meningkatkan kepemilikan dokumen penduduk dlm kepemilikan dokumen penduduk dlm memberikan perl indungan kpd masyarakat memberikan perl indungan kpd masyarakat melalui dokumen yg sah, sekaligus melalui dokumen yg sah, sekaligus menghimpun data penduduk secara baik, menghimpun data penduduk secara baik, benar dan terpercaya. Sehingga terwujud benar dan terpercaya. Sehingga terwujud suatu pemerintah yang efektiv dan suatu pemerintah yang efektiv dan akuntabel.akuntabel.

KEBIJAKAN NASIONAL DI BIDANG KEBIJAKAN NASIONAL DI BIDANG ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN

KOMPARASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN DENGAN CIVIL REGISTRATION

Capil (Indonesia) Vital Events 1. Birth (kelahiran)2. Death (kematian)3. Foetal Death ( lahir mati)4. Marriage (perkawinan)5. Divorce (perceraian)6. Annulment (pembatalan

perkawnan)7. Judicial Separation

(pisah meja ranjang)8. Adoption (pengangkatan

anak)9. Recognit ion (pengakuan

anak)10. Legit imation (pengesahan

anak)

Administrasi Kependudukan Civi l Registrat ion

1. Kelahiran2. Kematian

3. Perkawinan4. Perceraian

5. Pengangkatan Anak6. Pengakuan Anak7. Pengesahan anak8. Perubahan

Kewarganegaraan

Dafduk (Indonesia)• Pencatatan Biodata• Pengurusan Identitas Penduduk• Perpindahan Penduduk • Pendaftaran kelahiran, kematian, lahir

mati, perkawinan, perceraian• Imigrasi (status domisil i)

Population Event • Changes of Address• Changes of Name• Immigration (1 st t ime reg)• Granting/withdrawl of cit izenship

II. SISTEM PENCATATAN SIPIL

1. Pengert ian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan Sipi l dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut :

Pencatatan Sipil

Adalah proses pembuatan catatan peristiwa penting dalam kehidupan seseorang pada register catatan sipil oleh Instansi Penyelenggara Catatan Sipil sebagai dasar penerbitan kutipan akta.

Sistem Pencatatan Sipil

Sistem pencatatan sipil merupakan bagian dari sistem pencatatan menyeluruh dalam sebuah negara, mencakup segala bentuk pengaturan hukum, institusi dan teknik pelaksanaan yang diperlukan untuk mewujudkan fungsi-fungsi pencatatan sipil .


1. Pengertian Sistem Pencatatan Sipil , Pencatatan Sipi l dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut : (lanjutan)

Register Akta Catatan Sipil

Adalah daftar yang memuat data otentik mengenai peristiwa penting yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

Akta Catatan Sipil

Adalah dokumen yang diterbitkan oleh Instansi Pemerintah yang menyelenggarakan pencatatan sipil (meliputi 5 jenis yaitu akta kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian dan pengakuan anak).


1. Pengert ian Sistem Pencatatan Sipil, Pencatatan Sipi l dan Akta Catatan Sipil adalah sebagai berikut :

Kutipan Akta Catatan Sipi l

Adalah kutipan data otentik yang dipetik sebagian dari register akta yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku

(lanjutan)

Salinan Akta Catatan Sipil

Adalah salinan data otentik dari seluruh dari register akta yang diterbitkan dan disahkan oleh Pejabat berwenang berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.


2. Komponen Sistem Pencatatan Sipil di Indonesia

Sebagai sebuh sistem, komponen sistem pencatatan sipil di Indonesia meliputi : dasar hukum, kelembagaan, aparatur, prosedur, persyaratan, dan dokumen, sebagaimana tergambar di bawah ini.

SISTEMCAPIL aparatur

kelembagaan

prosedurpersyaratan

blangko

dokumen

Dasar hukum


3. Kaidah Universal Civil Registration Kaidah universal civi l registration yang direkomendasikan oleh Perserikatan Bangsa-Bangsa meliputi 3 (t iga) hal yaitu : azas, fungsi dan norma.

a. Azas- Universal

Pencatatan sipil di laksanakan atas semua peristiwa penting yang dialami penduduk pada semua wilayah negara tanpa kecuali

- Permanen

Pencatatan sipil diselenggarakan pada sebuah sistem yang permanen yang ditetapkan oleh negara


- Wajib

Pemerintah wajib menetapkan sebuah sistem yang permanen untuk menyelenggarakan pencatatan sipil dan setiap penduduk atas amanat hukum wajib melaporkan setiap peristiwa penting yang dialaminya

- Terus menerus

Pencatatan sipil diselenggarakan secara berkelanjutan/terus menerus untuk setiap peristiwa penting yang dialami seseorang

a. Azas

-- lanjutan


- Hukum

Pencatatan sipil menghasilkan dokumen hukum bagi seseorang, utamanya bagi status keperdataan seseorang

- Statistik

Pencatatan sipil memberikan pembuktian peristiwa penting yang dialami seseorang, yang dalam pencatatannya membantu pengumpulan data untuk masukan statistik vital yang memberikan data bagi perencanaan pembangunan

b. Fungsi

- Kerjasama

Merupakan fungsi kerjasama timbal balik antara sistem pencatatan sipi l dengan lembaga lain yang memerlukan data pencatatan sipil untuk pelayanan publik


- Pengelolaan, operasionalisasi dan pemeliharaan

- Penyiapan kerangka hukum

c. Norma

- Komunikasi, informasi dan edukasi

- Komputerisasi

- Pengarsipan register dan pengeluaran data individu


4. Cakupan pencatatan sipil

Pencatatan sipil di Indonesia meliputi pencatatan atas peristiwa penting :

a. Kelahiran

b. Kematian

c. Perkawinan

d. Perceraian

e. Pengangkatan Anak

f. Pengakuan Anak

g. Pengesahan Anak

h. Perubahan Nama

i. Perubahan Jenis Kelamin

j. Perubahan kewarganegaraan


5. Prinsip pencatatan

Prinsip pencatatan atas peristiwa penting dimaksud dilaksanakan dengan prinsip sebagai berikut :

a. Pencatatan Kelahiran, didasarkan atas surat keterangan penolong/orang yang mengetahui persalinan. Untuk anak yang tidak diketahui asal usulnya, pencatatan kelahiran didasarkan atas berita acara penemuan dari kepolisian.b. Pencatatan Kematian, didasarkan atas surat keterangan kematian dari dokter/petugas kesehatan atau penetapan Pengadilan

c. Pencatatan perkawinan, didasarkan atas surat keterangan perkawinan dari Pemuka Agama.

d. Pencatatan perceraian, didasarkan atas keputusan Pengadilan



e. Pencatatan pengangkatan anak didasarkan atas penetapan Pengadilan Negeri

f. Pencatatan pengakuan anak didasarkan atas surat pengakuan ayah kandung yang disetujui oleh ibu kadung

g. Pencatatan pengesahan anak didasarkan atas pengesahan perkawinan kedua orang tua kandung

h. Pencatatan perubahan nama didasarkan atas :

- Surat Keputusan Menteri Kehakiman dan HAM untuk perubahan nama keluarga;

- Penetapan Pengadilan Negeri untuk perubahan nama kecil



i . Pencatatan perubahan jenis kelamin, didasarkan atas penetapan Pengadilan

j. Pencatatan perubahan kewarganegaraan, didasarkan keputusan Pengadilan

III. PROSES PENCATATAN SIPIL

1. Metode Pencatatan sipil dapat di laksanakan dengan menggunakan 2 (dua) metode, yaitu manual atau menggunakan teknologi informasi (komputerisasi)

2. Tahapan Metode apapun yang digunakan, apakah dengan cara manual atau menggunakan teknologi informasi, pencatatan harus melalui tahapan :- Pelaporan, yaitu penduduk yang bersangkutan datang untuk

melaporkan perist iwa penting yang dialaminya;- Verif ikasi, yaitu proses pencocokan data yang tertera dalam

dokumen persyaratan - Validasi, yaitu proses pengujian kebenaran data yang tertera

dalam dokumen persyaratan- Penerbitan akta


3. Mekanisme a. Prosedur

Prosedur pencatatan sipil di laksanakan melalui :

- Desa/kelurahan, kecamatan dan kabupaten/kota : bagi pencatatan kelahiran WNI, kematian, dan perkawinan

- Kabupaten/Kota : bagi pencatatan kelahiran WNA, perceraian, pengangkatan anak, pengakuan anak, pengesahan anak, perubahan nama, perubahan jenis kelamin, perubahan kewarganegaraan

b. Persyaratan

Persyaratan pencatatan sipil pada dasarnya meliputi :

- Persyaratan int i, yang merupakan dasar di laksanakannya pencatatan, sebagaimana didalam prinsip pencatatan

- Persyaratan dokumen kependudukan lain, sepert i KTP, KK, dan lain-lain.


3. Mekanisme a. Formulir dan blangko

Jenis formulir pada intinya terdir i dari 2 (dua), yaitu :- Formulir pelaporan- Formulir permohonan

Jenis blangko pada int inya terdir i dari 2 (dua), yaitu :- Blangko register akta- Blangko kutipan aktaYang terdir i dari 5 jenis, yakni :- Akta kelahiran- Akta kematian- Akta perkawinan- Akta perceraian- Akta pengakuan anak


4. Pemutakhiran

a. Pencatatan baru, yaitu yang dilakukan atas dasar terjadinya sebuah peristiwa penting yang dialami oleh penduduk

Pemutakhiran data catatan sipil dapat di lakukan dengan 3 (t iga) cara, yaitu :

b. Perubahan aktaPerubahan akta dapat dilaksanakan atas permohonan penduduk dengan atau tanpa penetapan pengadilan.

c. Pembatalan aktaPembatalan akta dilakukan atas dasar penetapan pengadilan karena ada kesalahan prosedur atau hukum materi i lnya

a. Pengkajian dan penyempurnaan peraturan pencatatan sipil (Undang-Undang, PP, Keppres, Kepmen);

b. Konsolidasi format kelembagaan catatan sipil di Kabupaten/Kota;

c. Pengkajian dan penyusunan sistem, prosedur, standar pelayanan pencatatan sipil;

d. Penciptaan tert ib penyelenggaraan catatan sipi l dengan mengakomodasikan hak perdata yang t idak diskriminatif ;

e. Peningkatan kuali tas pelayanan pencatatan sipil melalui peningkatan profesionalitas SDM, akuntabil i tas dan transparansi pelayanan;

f. Peningkatan cakupan pemilikan akta dan perubahan kualitas data melalui program rint isan catatan sipi l dengan SIAK;

g. Penerbitan format dan spesif ikasi akta dengan standar nasional

IV. ARAH KEBIJAKAN TEKNIS DAN STRATEGI CATATAN SIPIL

1. Arah Kebijakan Teknis

a. Membangun komitmen polit is, kebijakan dan operasionalisasi catatan sipi l secara nasional.

b. Meningkatkan eksistensi Direktorat Pencatatan Sipil sebagai pembina operasional penyelenggaraan catatan sipi l

c. Membina kerjasama dengan instansi yang terkait dengan catatan sipil di t ingkat Pusat , Provinsi, Kabupaten/Kota.

e. Melaksanakan kegiatan pencatatan sipil melalui pendekatan pilot ing( SIAK), pengkajian untuk penyusunan kebijakan teknis (studi kasus)

…………Lanjutan IV. ARAH KEBIJAKAN TEKNIS DAN STRATEGI CATATAN SIPIL

d. Menggalang kerjasama dengan LSM dan Masyarakat yang concern dengan penyelenggaraan catatan sipil sebagai partnership

2. STRATEGI

f . Meningkatkan profesionalitas SDM perumus kebijakan dan pelaksana teknis catatan sipil

g. Merint is upaya pembukaan kontak pengaduan masyarakat ( Hotl ine Services) untuk peningkatan pelayanan catatan sipil di Kabupaten/Kotah. Membangun “international Civi l Registrasion NetWorking” dengan Lembaga-Lembaga Internasional

V. Permasalahan Pencatatan Sipi l dalam Kerangka SAK

1. Pada dasarnya permasalahan dalam catatan sipil sama dengan permasalahan yang dijumpai dalam administrasi kependudukan, yaitu landasan hukum, kelembagaan,SDM,Sistem Informasi, Terkonsentrasinya tempat pelayanan di Kab/Kota , kesadaran masyarakat .

2. Selain 6 (enam) masalah mendasar tersebut, permasalahan oprasional catatan sipil yang perlu diperhatikan adalah:a) Banyak dari Kab/Kota belum mempunyai Perda

tentang Penyelenggaraan Capil, yang ada baru Perda tentang Retribusi Penggantian Biaya Cetak Kutipan Akta

a. Permasalahan Dasar :

b) Komputerisasi yang dilaksanakan sekedar untuk pelayanan belum menjurus kearah integrasi data

c) Belum terbangun koneksitas data antara Dinas Capil, Pengadilan Negeri, Pengadilan Agama dan KUA.

d) Tersendatnya pelayanan catatan sipil pada daerah terpencil , karena pelayanan terkonsentrasi di Kab/Kota

e) Sangat dinamisnya mutasi /pergantian pejabat di Dinas/Kantor Catatan Sipil.

b. Materi (contoh masalah fundamental)

1. Implikasi pencatatan karena beda asas kewarganegaraan yg dianut antar negara

2. Pencatatan kelahiran anak dari perkawinan beda kewarganegaraan;

3. Pencatatan kelahiran anak dari perkawinan kontrak antara WNA dengan WNI.

4. Pencatatan perkawinan beda agama.

VI. PENUTUP

Program Rintisan SAK dapat terlaksana j ika semua pihak berperan aktif. Pengembangan program rintisan SAK merupakan langkah awal dalam mewujudkan tert ib administrasi kependudukan, termasuk tertib pencatatan sipi l dalam upaya pemenuhan hak-hak sipil penduduk.

Government & Nonprofit

Pencatatan sipil