PŘÍPRAVA NA SKARTAČNÍ ŘÍZENÍ V DOBĚ DIGITÁLNÍCH DOKUMENTŮ

Fiala Stanislav

Seminář IRMS CRGPraha, 30.9.2014

2

Obsah I bloku:

• Zahájení• Vše začíná podáním• Pokračuje vyhotovením dokumentů • Ale nekončí vyřízení/uzavření dokumentu • Co s dokumenty ve spisovně

3

Obsah II bloku:

• Autorizovaná konverze dokumentu, převedení a změna datového formátu dokumentu

• Kontrolní mechanismy • Budoucnost neřeší minulost • Digitální archiv realita nebo jen vize?

4

Vše začíná podáním

• Nedostupné podatelně– chybný formát– nečitelnost– škodlivý kód, – nestandardní nosič, další omezení

• Původce– zjistí– ověří– zaznamená

5

Vše začíná podáním

Příjem Vyřizování

e

e e

ČitelnostŠkodlivý kód

FormátNosič

ZjištěníOvěření

ZaznamenáníOpatření

ePřevedení ?

Příjem

6

Vše začíná podáním

• Formáty – výstupní datové formáty V.D.F– výstup z autorizované konverze– uvedené na úřední desce původce – technologické (zfo, eml,...)

7

Vše začíná podáním

• Autorizovaná konverze– Uchování vstupu min 3 roky– Výstup nemusí být ve V.D.F

• Převedení dokumentu– Uchovává se společně

• Změna datového formátu

8

a

Vše začíná podáním

Příjem Vyřizování

RoztříděníOznačení

OtiskPřevedení

e a

a e

9

Vyhotovení dokumentu

• záznam• dokument

– Vyhotovení dokumentu – Posouzení/schválení– Podpis a časové razítko

• ? forma dokumentu ?• ? určené k uchování ?

10

a

Vyhotovení dokumentu

eSchváleníVytvoření

a Podpis

e

e

e e e

Odeslání

e

a Podpis

11

Vyřízení/uzavření

• kontrola formátů

• „vyšší bere“

• kontrola metadat dokumentu– Nutných pro splnění zákona, vyhlášky– Nutných pro tvorbu SIP

12

h

h

a

Vyřízení/uzavření e

Uzavřenía Podpis

e

e

e

e

Uložení

e

S10,U

A5,U

S3,U

S3,U

nejvyšší znaknejdelší lhůta

(A10)V3

S3

- datum doruč.- odesilatel- věc, značka- forma- skartační znak- …..

a

e

a Podpis

e

e

eA5,U

S3,U

S3,U

e

13

Co s dokumenty ve spisovně

• kontrola při příjmu• přístupová práva• (dříve uložené) velký problém • příprava skartačního řízení• hromadně to vždy nejde• SMUS

14

h

h

Co s dokumenty ve spisovně

Zákaz

Zápis

a

e

a Podpis

e

e

eA5,U

S3,U

S3,U

e

Čtení

Správa e

e

a

e

a Podpis

e

e

e

e

e

strategiepráva

opravy…….

e

metadata2025

XML

Digitální archiv

XML

a

a Podpis

AVS

AS

15

PAUZA

16

Konverze, převedení, změna

• Autorizovaná konverze– omezení formátu vstupu, výstupu– ověření shody vstupu/výstupu

Konverze z m.ú.

a Podpis

e

a Podpis

e

e

17

Konverze, převedení, změna

• Převedení – vlastní omezení formátu vstupu/výstupu– nutné ověření schody– nižší míra autenticity– nutný el.podpis a čas.razítko a

Podpis

Převedení

e

a Podpis

e

e

18

Konverze, převedení, změna

• Změna datového formátu– jediná legislativní možnost – vlastní omezení vstupních formátů– nutné licence migračních nástrojů– nutný el.podpis a čas.razítko

Z.D.F

e e e

19

Konverze, převedení, změna

• Konverze– omezení formátu vstupu, výstupu– ověření shody vstupu/výstupu

• Převedení– vlastní omezení formátu vstupu/výstupu– nižší míra autenticity (obzvláště pak po novele)

• Změna– jediná legislativní možnost D-D – vlastní omezení vstupních formátů

20

Konverze, převedení, změna

Konverze z m.ú.

a Podpis

e a Podpis

a Podpis

e

e

Převedení

e

a Podpis

e

e

Z.D.F

e e e

21

Kontrolní mechanismy

• Kontrola metadat a formátů– při vyřízení– při uzavření– při příjmu do spisovny– při přípravě skartačního návrhu– při realizaci skartačního řízení

• Hromadné opravy nelze vždy realizovat!

22

Budoucnost neřeší minulost

• kdo nic nedělá nic nezkazí?– Spisový řád– Investujte do vzdělávání– Neodkládejte řešení do budoucna– Plánujte rozvoj, kapacity, cíle

• „to jsou ty naše klacky“ – Povinnosti bez rozdílu A, V, S– Odstranění nedostatku v budoucnu bude výrazně dražší– Odsouvání problému problém neřeší, ale přesouvá do SPI– Legislativa, NSESS, NDA ?????

23

e

h

Vyřízení/uzavření

Přípravaskartačního

řízení

Metadata2025

e

a Podpis

e

eXML

Digitální archiv

XML

h

VyřízeníUzavření

Metadata2014

e

a Podpis

e

eUloženo

ve spisovně(vlastní/KDS)

AVS

AS XML

e

24

Digitální archiv - realita nebo jen vize?

• Metodika• Validátor PDF • Validátor SIP• Eskartace

25

DISKUSE

Děkuji Vám za pozornost

Fiala Stanislav

Seminář IRMS CRGPraha, 30.9.2014