19
AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment Эффективная модель организации закупок Air Liquide OOO Лилия Каримова Директор по закупкам и логистике

Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Эффективная модель организации закупок

Air Liquide OOO

Лилия КаримоваДиректор по закупкам и логистике

Page 2: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Air Liquide в России

2

■ Компания является мировым лидером в производстве газов, разработке технологий и предоставлении услуг для промышленности и здравоохранения

■ На настоящий момент компания осуществляет эксплуатацию 15 производственных площадок в ключевых регионах. Около 700 сотрудников компании отвечают за поставку продуктов и услуг более 1500 российских и международных потребителей.

■ Общий объем инвестиций Air Liquide в России составил 450 млн евро. ■ В 2005 году было основано ООО «Эр Ликид», российское подразделение по поставкам технических газов. ■ В России имеет 4 самостоятельных, интенсивно развивающихся бизнес-направления

Page 3: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Модели закупок

3

Преимущества централизованной модели: лучшая управляемость системы эффективное использование

преимуществ крупных закупок использование преимуществ работы с

квалифицированными специалистами более эффективный учет динамики

национальных и международных рынков

Недостатки централизованной модели:

низкий уровень оперативности;высокий уровень регламентированности

(ригидность) системы;необходимость инвестирования в персонал,

который ориентируется во всех, в том числе, технических аспектах всех направлений деятельности

непонимание потребностей на местах, опасность отрыва от реалий

Недостатки децентрализованной модели: дублирование функций по закупкам идентичной или

сходной продукции; отсутствие координации; отсутствие квалифицированных специалистов и

возрастание риска возникновения нарушений трудности управленческого контроля неполучение значительной экономии средств утрата преимуществ больших контрактов длительные переговоры с поставщиками неконтролируемый рост количества поставщиков,

Преимущества децентрализованной модели: оперативность и гибкость; возможность максимального учета потребности конечного потребителя; знание узко специфического рынка и технических характеристик продукции

Page 4: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Гибридная модель

Для малых и средних быстро растущих компаний, имеющих несколько различно организованных бизнес-направлений и предприятия в регионах,

наиболее выгодной представляется

гибридная модель организации закупокс четко фиксированной специализацией

сотрудников и системой «дуалов»

4

Page 5: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Закупки: базовая информация

5

Прямые закупки Непрямые закупки

A – Продукты переработки газа K – Профессиональные услуги

B – Электронное оборудование L – Страхование

C – Оборудование, не имеющее отношения к газу M - IT / Telecom

D – Сварочное оборудование N - Здания и сооружения

E - Техническое обслуживание O – Общие поставки

F - Транспорт

■ Области применения (объемы закупок)

Все затраты по внешним поставщикам XXXXXXX

Все направления деятельности компании (бизнес направления)

■ Классификация Товаров/ Услуг■ Товары& Услуги классифицируются по

категориям поставок: Тип: ”Прямые закупки” или “Непрямые

закупки” Категория: “B – Продукты переработки

газа” Семейство: “F0700 – Прочие газы ” Подсемейство: “SF0701 – CO2”

• Актуальная информация (заказы, база поставщиков, статус оплаты) доступна для всех авторизованных пользователей системы;

• Надёжная система отчетов позволяет эффективно отслеживать изменения показателей и предоставляет всю необходимую информацию для проведения успешных переговоров.

ERP

Page 6: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Закупочные процедуры

6

Основная локальная закупочная процедура

Про

цеду

ра в

ыбо

ра

пост

авщ

ика

Про

цеду

ра п

рием

ки

това

ров

и ус

луг

Про

цеду

ра о

ценк

и де

ятел

ьнос

ти

пост

авщ

иков

Упра

влен

ие б

азой

да

нны

х по

став

щик

ов

Про

цеду

ра с

танд

артн

ых

усло

вий

плат

ежа

Про

цеду

ра п

рям

ых

плат

ежей

Сог

ласо

вани

е за

купо

чны

х до

гово

ров

Про

цеду

ра

квал

ифик

ации

по

став

щик

ов

Общие процедуры группы

Page 7: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

KPI’s – Операционные показатели эффективности

7

Spend Quality % % затрат, классифицированных согласно закупочной кодификации

TOTAL SAVINGS (%)

ECCO % % сейвингов по операционным расходам ECCODemand Control % % сейвингов по показателю "Контроль спроса"EACO % % сейвингов по операционным расходам EACOECCA % % сейвингов по капитальным расходам ECCAEACA % % сейвингов по капитальным расходам EACA

TCO/SREPnumberof projects past gate 1 Количество проектов TCO (Общая стоимость владения)

savings Полученные сейвинги от таких проектов

% Procurement Efficiency % Procurement Efficiency Доля вклада отдела закупок в общую эффективность компании

SUPPLIER MANAGEMENT % of local Critical Suppliers Qualified & recorded in Procalis SR2M % Квалифицированных поставщиков

PtoP & CASH DAYS% PO issued after invoice % Заказов, размещенных после получения счета

DPO (days # ) Количество дней от "Поставки" до "Оплаты"

PROCUREMENT EFFICIENCY

# FTE for 10 M€ Conso Sales Индикатор: Количество сотрудников на каждые 10 млн. евро консолидированных продаж

Adressable spend/Proct FTE total Индикатор: Затраты проведенные через отдел закупок/ количество сотрудников

Orders managed/requisitioner/year Индикатор: Количество заказов на количество закупщиков (за год)

Savings / sourcer Индикатор: Количество сейвингов/ на категорийщика

Page 8: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Эффективная модель организации закупок

8

Предоставление качественного сервиса (время, качество и стоимость);

Усиление роли Закупок;

Оптимизация базы поставщиков;

Использование наиболее эффективных закупочных подходов и стратегий (TCO подход и пр.);

Синергетический эффект

■ Цели: Поддержка увеличивающихся объемов закупки/ оптимизация расходов на персонал; Трансформация функции отдела закупок от Сервисной модели к Модели бизнес

партнерства; Соответствие процедурам и требованиям группы компаний;

Модель организации закупок: гибридная

Внутренняя организация

Управление эффективностью

Технологии Процессы

KPI/ программы/ базы данных

ПроцедурыERP система

Распределение ролей, ответственности, нагрузки

Page 9: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment9

. Nov 2013

Charlie DUGENE

Page 10: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Визуализация процесса

10

Limited time and a lot of effort

ERP

Закупки

БЫЛО

Внутренний клиент

Определение потребностей

1

Needs

3

2

Локальные поставщики

5

Контракт

Запрос на закупку

Исследование рынка

Переговоры

Обновление информации

4

Page 11: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Внутренняя организация

11

Команда категорийных менеджеров

Директор по закупкам и логистике

Закупщик координирует весь закупочный процесс от получения Заявки на закупку до Поставки товаров/ оказания услуг (P2P процесс).

Основные цели:- Обработка заказов на закупку и обеспечение соблюдения требований, указанных в технической спецификации; - Взаимодействие с

категорийными менеджерами по вопросам работы поставщиков;

Категорийный менеджер управляет всеми процессами по своим категориям от согласования технической спецификации до внедрения политики/контракта на все подразделения компании.

Основные цели: - достижение лучших контрактных условий;- сокращение расходов компании

путем использования эффективных подходов;

- налаживание долгосрочного партнерства и минимизация рисков;

Команда операционных

закупок

Команда логистов

Команда проектных закупок

Команда администрирования ERP

системы, баз данных, процессов и аналитики

Page 12: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Визуализация процесса с новой структурой Закупок

12

Управление поставщиками

База Air Liquide поставщиков

Категорийный менеджер

ERP

Обмен информацией

СТАЛО

Внутренний клиент

Закупщик

Needs

Анализ рынка

Анализ базы данных

Заказ

Заявка на закупку

1

5

2

3

7

Выбор поставщика

4 Оформление договора/

прайс-листы

Локальные поставщики

Внутренние встречи

6

8

Определение потребностей

Page 13: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Визуализация процесса с новой структурой Закупок

13

Управление поставщиками

Категорийщик

ERP

База Air Liquide

поставщиков

Обмен информацией

Внутренний клиент

Закупщик

Needs

Определение потребностей

Анализ рынка

Анализ базы данных

Заказ

Заявка на закупку

1

5

2

3

7

Выбор поставщика

4 Оформление договора/

прайс-листы

Локальные поставщики

Внутренние встречи

6

8

СЕЙЧАС

Page 14: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Персонал Отдела закупок – основные обязанности

14

Профиль Число сотрудников Основные функции

Бизнес-аналитик 1

Проводит анализ поставщиков и определяет рискиКоординирует квалификацию поставщика и программы оценкиПомогает категорийным менеджерамПредоставляет отчеты (экономии, операционной деятельности и пр.)Управляет программой обнаруженных несоответствий и улучшенийУправляет процессами, вкл. документооборот, качество, процедуры

Локальные категорийные менеджеры 3

Управляет затратами и поставщикамиЗапускает закупочные проекты в соответствии с планами бизнес-линииРеализует указанные проекты закупок в соответствии с задачамиВедет процесс переговоров с стратегическими поставщикамиУправляет взаимоотношениями с поставщиками и координирует свои действия с европейским департаментом закупокОценивает эффективность проекта сорсингаУчаствует и поддерживает европейские сорсинг-проекты

Руководители операционных закупок 2

Руководит командой операционных закупок и развивает компетенцииКоординирует распределение заявок для обеспечения непрерывного производственного процессаПовышает эффективность закупочного процессаОбеспечивает общее качество операционных закупок путем контроля выполнения KPI

Операционные закупщики,

вкл. проектных9

Обеспечивает закупочный процесс от получения заявки до осуществления заказаОбеспечивает подготовку и подписание заказовКоординирует своевременное поступление товара/ услугиОбеспечивает предоставление отгрузочных документов и своевременную оплату оплатыОсуществляет экономию средств в рамках своей ответственностиОбеспечивает строго соблюдение закупочных процедур на местах

Администратор ERP системы, координатор

платежей1

Обеспечивает бесперебойную работу системы электронного документооборотаКоординирует платежи

Page 15: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Закупочный процесс, включающий сорсинг

15

Категорийные менеджеры совместно с Внутренним заказчиком- Определение потребностей, планирование- Анализ рынка/ Использование опыта Европейских коллег -RFI/RFP/RFQ-SRM (Квалификация и оценка поставщиков)-Планирование затрат и расчёт потенциальной экономии

Кате

гори

йны

е м

енед

жеры

Опе

раци

онны

е за

купк

иБ

ухга

лтер

ияЗаку

почн

ый

проц

есс

Методология

Оплата

ALPS Референт- Ведение актуальной базы данных (Контракты , поставщики, номенклатура)

Внутренний заказчик - Создание заявки на закупку

Закупщик- Обработка заявки и создание Заказа.- Проверка политик и выбор надежных и квалифицированных поставщиков- Отслеживание заказа и координация с Бухгалтерией по вопросам оплат;

Соответствие

Реализация экономии

Прогноз экономии

Бухгалтер- Получения первичных документов;- Оплата счетов;

Приемка

Заявка

Заказ

1

2

3

4

5

Page 16: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Категорийный менеджмент

Управление рисками и взаимодействием с поставщикамиОпределение критических поставщиковКвалификация и оценка поставщиков (уменьшение технических и рисков безопасности работыОценка эффективностиУправление отклонениямиСоблюдение бизнес-процессов и процедур компании

Оптимизация структуры затратПрименение TCO подхода Поиск более конкурентных поставщиков (локальных или глобальных)Прозрачность расчета цен поставщиков и сотрудничество с поставщиками по их понижениюСтабильность сотрудничестваПрекращение сотрудничества с плохими поставщиками Сохранение надежных поставщиковВыявление поставщиков, лучших в своей областиВыстраивание стратегического партнерства

Операционные закупки

Увеличение эффективностиСокращение времени обработки заявкиЛучшее понимание потребностейФокус на полном удовлетворении потребностей бизнеса: качественно,

надежно, в срок

КоммуникацияБыстрая и четкая информацияЧеткая передача информации от бизнеса категорийным менеджерам

Преимущество

16

Page 17: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Преимущество

17

Управление человеческими ресурсами и командами сотрудников

Поощрение внутренних возможностей карьерного роста в пределах отдела и компании

Увеличение привлекательности закупокСоздание духа соревнования и динамики в командахРост квалификации сотрудниковСокращение количества сотрудников на 35%

Page 18: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment18

■ Квалифицированные ресурсы

■ Полная интеграция операционных закупщиков в бизнес направления

■ Вовлечение категорийных менеджеров на ранних стадиях планирования закупок

■ Информация и коммуникация

■ Поддержка со стороны руководства

Ключевые факторы успеха

Page 19: Procurement presentation air liquide ooo 180216 rbc

AL RUSSIA Air Liquide, world leader in gases for industry, health and the environment

Благодарю за внимание!

19

Лилия Каримова, к.х.н.Директор по закупкам и логистике

OOO "Air Liquide"17, Vorontsovskaya str.,Moscow 109147 RFtel:+7 916 4725918

[email protected]

www.airliquide.ru