PLANIFICACION DE UN CONGRESO

CLIENTE

Sociedad Argentina de nutrición

AUTORIDADESPresidente: Antonio MachadoVicepresidente 1°: Raúl GoicoecheaVicepresidente 2°: Maria FernándezSecretario: Juana RamírezPro-Secretario: domingo GutiérrezTesorero: Juan JuárezPro-secretario de actas: Josefina MedinaVocales: Hernán López, Paola Pérez, Maria Jerez, Vanesa DurandDirector ejecutivo: Walter Tapia

ORGANIZADORES: MUNDO- Eventos

Somos una empresa que se encarga de realizar eventos empresariales de grandes prestigios. El grupo esta compuesto x 5 integrantes: Martín Salgado, Juan Pérez, Silvio Ramírez, Karina Olad, Javier Veron. Cada uno realiza tareas diferentes en áreas determinadas, pero juntos tomamos decisiones para levar a cavo lo solicitado por el cliente.

EVENTO: XIX Congreso Argentino de Nutrición “Nutrición Responsable: Evidencias para acción”.

MOTIVO: El propósito del congreso es expandir los conocimientos, ideas y opiniones entre especialistas Latinoamericanos sobre la nutrición

OBJETIVOS:

• Integrar a los Nutricionistas Latinoamericanos para el intercambio de ideas• Desarrollar criterios para la prevención y lucha contra la Obesidad • Fomentar el crecimiento y el desarrollo de la investigación clínica• Promover la realización de acciones de de educación, prevención de detención

temprana

OPORTUNIDAD DE REALIZACION:

Es conveniente realizar el XIX Congreso Argentino de Nutrición para compartir conocimientos, experiencias, estrategias, métodos, tácticas, y las mejores practicas que pueden mejorar y acelerar la aplicación de las estrategias latinoamericanas de lucha contra la obesidad basándose en mejorar los resultados de control de obesidad a través de la reducción de la incidencia, la mortalidad y la mejora en la calidad de vida.

SECUENCIA DEL CONGRESO:

Para determinar la organización de este congreso determinamos la siguiente secuencia:

• Al inicio de cada día se realizara la acreditación correspondiente para organizar a los asistentes

• Luego de la acreditación se realizara el acto de inauguración del congreso, seguido por un Desayuno Continental

• Mas tarde, se procederá al desarrollo de las actividades hasta el mediodía• Se dejara libre un periodo de tiempo no menor a una hora y media para q los

asistentes puedan almorzar• Se retomarían las actividades programadas hasta el final de la primera jornada

DIA, HORARIO Y DURACION:

• Del 06 al 09 de Noviembre del 2014• Desde las 08:30 hasta las 17:00 hs• Tres días donde se realizaran diferentes actividades durante los horarios

programados

SEDE, LUGAR, INFRECTUSTRUTURA Y SERVICIO:

El congreso se llevara a cabo en el Hotel Sheraton de Mar Del Plata el cual esta ubicado sobre la calle Alem, frente al Mar del Plata Gol Club y a metros de Playa Grande, el hotel cuenta con una vista excepcional. Un verde imponente y un majestuoso océano dan marco a una geografía única donde encontrara la calma y el confort necesario, combina la tranquilidad de bahía playa grande, la quietud de los links del Golf Club y la proximidad al mar, con la funcionalidad de un lugar que dispone de todas las propuestas de las grandes urbes. Además se encuentra estratégicamente emplazado a 10 minutos del centro principal de la ciudad, y 5 minutos del centro comercial de la Calle Guemes. En solo 30 minutos accede al aeropuerto.

Para realizar este Congreso, cuenta con 14 salones de reuniones con excepcionales instalaciones para banquetes, tienen capacidad de hasta 1.500 invitados. Las cinco salas para reuniones están completamente equipadas y de varios tamaños. Cada sala dispone de una mesa para reuniones, cómodas sillas, amplias ventanas vidriadas que filtran la luz solar durante el día. El centro de convenciones proporciona un escenario perfecto para cualquier ocasión. Cuentan con personal altamente capacitado de servicios, cocina y reuniones, el que se encargara de todos sus pedidos antes de su reunión o evento y durante el transcurso de los mismos. Esto, sumado a lo último en tecnología, promete un evento exitoso.

Algunas características:• Acceso Inalámbrico a Internet de alta velocidad en todas las instalaciones para

reuniones y eventos (sin cargo)• Servicio de videoconferencias• Instalaciones para reuniones y eventos • Equipo Audiovisual

PUBLICO:1200 personas aproximadamente

• Lideres y tomadores de decisiones de América Latina, la atención clínica y grupos de investigación de la salud comprometidos con la definición, la determinación y aplicación de estrategias organizadas para mejorar el control de la obesidad

• Profesionales, pacientes, investigadores y voluntarios• Asociaciones y fundaciones con y sin fines de lucro

ORGANIGRAMA:

Organigrama del Congreso

COMITÉS ORGANIZADORES: MUNDO-Eventos *Honor * * * * * * * * * * * * *Acreditación*Organizador * * * * * * * * * * * * *Secretaria*Científico * * *Documentación*Recepción* * *Sala:*Hotel y Transporte * *Distribución*Prensa * * *Escenografita*Finanzas * * *Operatividad * * * * * * * * * * *Turismo * * * * * * * * * * * * * * * * *Prensa *Recursos Humanos: *Disertantes *Sponsors *Ceremonial

• Área de acreditaciones : Representa a la primera imagen que el participante tiene sobre el congreso, por lo tanto debe estar bien organizado. Se divide en:

Lugar donde se acreditan los participantes que ya se han inscripto con anterioridad.

Lugar donde los participantes se inscriben en el momento• Secretaria: Es el lugar obligatorio de consulta de los participantes.Tambien se

ejercen tareas como especificas como las de, confeccionar la lista de participante y diplomas, y controlar el personal, los materiales y los servicios.

• Documentación: durante el congreso se imprimen y reparten las conclusiones, las minutas, todo lo tratado que se hace luego de finalizado el congreso. Al ser internacional obliga a formar una equipo de documentación de tal forma que los documentos deben seguir un proceso con los siguientes pasos: taquigrafía, traducción, tipeo, corrección, reproducción, compaginación y distribución.

• Sala: allí se produce el intercambio de conocimientos entre los participantes. Se consideran dos aspectos:

Distribución y Escenografia: diagramación para el cumplimiento de los requisitos del congreso, y los distintos elementos que constituyan la ornamentación del salón

Operatividad: selección de personal experimentado y con condición para ejercer las tareas determinadas

Aspectos turísticos: tener claro los hoteles, tours programados y opcionales, recepción, traslados al aeropuerto, marcado de pasajes y la información general

• Prensa: el congreso debe alcanzar un grado de difusión destacado• Recursos Humanos:

Disertantes: deben ser informados previamente por notas de sus temas y horarios a desarrollar

Sponsors: se invita a los principales directivos a los actos sociales. Entre ellos: Jumbo, BC, La Serenísima, etc.

• Ceremonial: es importante tener en cuenta la composición del estrado, reservación de lugares para autoridades, secuencias de discursos, etc. Realizar un festejo de bienvenida y una cena de clausura.

ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO:Comité de Honor:

• DR. Danail Scioli - Gobernador de la Provincia de Buenos Aires• DR. Alejandro Collia – Ministro de Salud de la Provincia de Buenos

AiresSon los cargos honoríficos en mano del gobernador de la provincia y el ministerio de salud publica de la provincia.Comité Organizador:

• Presidente – Antonio Machado ( presidente de la sociedad Argentina de nutrición)

• Secretario – Juana Ramírez• Tesorero – Juan Juárez• Vocales: Hernán López, Paola Pérez, Maria Jerez, Vanesa Durand

Este comité tendrá a cargo la planificación del congreso y la conformación de comisiones.El presidente se hará cargo de abrirlo y cerrarlo. El secretario deberá establecer los tiempos, los lugares, contactarse con expositores, el publico y el resto de las comisiones.Comité Científico:

• DR, Manuel Jiménez UseroEspecialista en nutrición y autor de “los secretos de la nutrí cosmética”• DR. Guillermo Díaz CuellarMédicos de el Salvador• DR. David HeberDe la universidad de California los Ángeles• HerbalifeLaboratorio de investigación en nutrición celular y molécula “Mark Hughes” en la universidad U.C.L.A.• DR. Alberto Everardo Julio CormillotDoctor cormillot• DR. Xavier HormigueraPresidente de la fundación para el estudio de la obesidad• DR. Miguel Ángel BaretNutricionista especializado• Cuestión de pesoPrograma de televisión canal 13

Este comité realizara tareas como: normas sobre la presentación de los trabajos científicos, tipos de reuniones y duraciones de las secciones del congreso, redacción de los programas científicos, determinación del material auxiliar necesario para el desarrollo del congreso, etc.

Comité de Recepción:MUNDO-Eventos: nuestra organización se encargara de la recepción de los asistentes desde el momento en que lleguen a la ciudad o a la sede del congreso. Contrataremos personal para que realice las tareas específicas como: intérpretes, promotores, etc.

Comité de Hoteles y Transporte:

Realizaremos la estadía de los miembros invitados, en la sede del sheraton de mar del plata, el cual esta ubicado sobre la calle Alem, frente al Mar del Plata Gol Club y a metros de Playa Grande, el hotel cuenta con una vista excepcional. Un verde imponente y un majestuoso océano dan marco a una geografía única donde encontrara la calma y el confort necesario, combina la tranquilidad de bahía playa grande, la quietud de los links del Golf Club y la proximidad al mar, con la funcionalidad de un lugar que dispone de todas las propuestas de las grandes urbes. Además se encuentra estratégicamente emplazado a 10 minutos del centro principal de la ciudad, y 5 minutos del centro comercial de la Calle Quemes. En solo 30 minutos accede al aeropuerto. El mismo posee 194 habitaciones y suites confortables y cuenta con una variada gastronomía local e internacional en el restaurante y con cócteles y bebidas en el lobby bar.

Contrataremos una empresa de combis privada para el traslado de los invitados desde el Aeropuerto internacional de Mar del Plata hacia la sede también hacia los lugares que ellos lo solicitan.

La empresa que contrataremos será Aerolíneas Argentina.

Comité de Prensa:Se contrata una empresa de publicidad para hacer publicidad del congreso, tanto en medios de difusión, en Internet, invitaciones personales, etc.

Comité de Finanzas:Nuestra organización contara, con sponsor como: JUMBO – BC – LA SERENISIMA – ETC.

RECURSOS NECESARIOS PARA EL CONGRESORecursos Humanos:

• Coordinador• Traductores• Correctores• Jefe de inscripción, sala, secretaria, documentación, ceremonial y

protocolo• Asistentes de informes, inscripciones, sala, proyecciones, exposiciones,

actos sociales.• Mensajeros• Operadores de fotocopias y compaginación.

• Cajeros • Locutor

Recursos Materiales:• Computadoras • Fotocopiadoras• Portafolios, carpetas y bolsos• Lápices o bolígrafos• Credenciales• Impresos: recibos, diplomas, invitaciones, etc.

SERVICIO A CONTRATAR PARA EL CONGRESODentro de la sede que seleccionamos para realizar el congreso, que será el sheraton de mar del plata, cuenta con todos los servicios necesarios para llevar a cabo. Entre ellos:

• Acceso a inalámbrico Internet de alta velocidad en todas las instalaciones para reuniones y eventos

• Servicio de videoconferencia• Instalaciones para reuniones y eventos• Equipo audiovisual

Ofrecemos el siguiente temario con caminatas y recreación, los días 8 y 9 de noviembre para nuestros invitados. Dispondremos de personal encargado para acompañar la jornada.

Sábado 8 de octubre:Salida desde el hotel hacia la playa, recorrido por toda la playa, hacer un descanso y seguir hasta llegar al centro de la ciudad, recorrer y conocer los museos y parques de la cuidad.

Domingo 9 de octubre:Salida desde el hotel hacia el gol club para divertirnos con los temarios que tiene el gol club.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DIAS ANTES DEL CONGRESO:

FECHA TOPE TAREA OBSERVACIONES RESPONSABLE

7 días Designar comitéDeterminar nombresEstablecer secretaria

Tener en cuenta: cantidad de invitados, superficie del evento

Organizadores evento

10 días Auspiciantes,Patrocinadores,Realizar presupuesto

Valor de inscripción Organizadores evento

30 días Planificar la distribución de espacios,Elección de logos,

Detalles de plan de difusión

Organizadores evento

Imprimir folletos, tramitar las invitaciones a entidades, auspiciante y propuesta publicitaria

90 días Realizar convenio con agencia de turismo, nombrar transportador oficial, planificar lanzamiento, preparar programa académico, tramitar declaraciones de interés provincial, comprometer disertantes, determinar actos sociales, redactar programa de congreso, imprimir invitaciones, efectuar contrataciones de personal, materiales y servicios.

Elección de agencia turismo, determinar sede, tener en cuenta penalistas, oradores, etc.Y confirmación disertante

Organizadores evento

3 a 5 días Realizar reunión final de ajuste y coordinación

Organizadores evento