Documenten bouwen en uploaden

Instructie Novire Kenniscentrum

Documenten bouwen en uploadenCodering N.v.t.Naam activiteit Documenten bouwen en uploadenOpgesteld door Aline BakkerDatum laatst bijgewerkt 20-02-2017

Als voorbeeld voor deze werkinstructie is een document gebruikt over vrijheidsbeperking van een willekeurig andere organisatie (zonder dat hier organisatie specifieke informatie in staat). Dit is slechts ter illustratie. Daarnaast is jullie eigen document ‘medicatieprotocol’ als voorbeeld gebruikt. Indien er onduidelijkheden zijn, kan in dit document worden gekeken welke instellingen er zijn gehanteerd.

De opmaak van een eigen document kan hier volledig van afwijken. In deze werkinstructie worden alle mogelijke tips gegeven om de opmaak aan te passen.

Voorbeelddocumenten bouwen doe je in de omgeving van Limena. Je gaat hiervoor naar inhoud toevoegen en je kiest voor document.


Vervolgens kom je op de pagina waar het document wordt gebouwd. Je ziet hier verschillende tabbladen, maar voor het bouwen van het document heb je in eerste instantie alleen het tabblad inhoud nodig.

In het tabblad inhoud mag je de titel van het document plaatsen. Hierna kunnen we van start met het bouwen van het document. Bij de titel graag op de volgende punten letten:

- graag met hoofdletter beginnen; en - indien de titel nog niet is bepaalt, probeer een zo kort en logisch mogelijke titel te bedenken

zodat een ieder dit kan vinden via de zoekfunctie in de kennisbank. Daarnaast mag ook ‘content indexeren’ worden aangevinkt, dit staat onder het inhoud vak.

De inhoud voeg je toe in het grote inhoud vak. Rechts onderaan kan je het inhoud vak groter maken zodat je meer overzicht hebt op de tekst.


Je gaat nu starten met het invoegen van de inhoud. Dit gaat altijd in twee stappen. (1) Je kopieert een titel of een alinea uit het Word document en plakt het in het kladblok. Door de tekst in het kladblok te plakken, vervalt alle opmaak die het had in het Word document. Hier moet je op een aantal dingen letten, namelijk:

- op witregels na de tekst. Na de tekst mag geen witregel zitten. Hierdoor moet je alle onzichtbare informatie verwijderen zodat de cursus eindigt aan het einde van de laatste zin en niet daaronder.

- op het verwijderen van de opsommingstekens omdat wij die pas invoegen op de webpagina- op witregels tussen de teksten, deze mogen alleen blijven staan indien er sprake is van

verschillende alinea’s of een witregel tussen de titel de alinea.

Het ziet er dan als volgt uit:


(2) Vervolgens kopieer je de tekst uit het kladblok en plak je het in het inhoud blok. Op dit moment krijgt de tekst standaard de opmaak paragraph. Dit is de basis opmaak.

In het document wordt onderscheid gemaakt in hoofdstukken, paragrafen en sub paragrafen. Hiervoor is een opmaak voorgeschreven, namelijk:

- Hoofdstukken heading 3- Paragrafen heading 4- Sub paragrafen paragraph – bold

Deze opmaak moet je aanhouden omdat content indexeren is aangevinkt. Dit houdt in dat in de digitale omgeving bovenaan de pagina een soort inhoudsopgave verschijnt. Hierin verschijnen de teksten die de opmaak ‘heading 3’ hebben gekregen zodat in één oogopslag is te zien uit welke hoofdstukken/onderwerpen het document bestaat.

Indien een document dat je gaat bouwen niet duidelijk in hoofdstukken is verdeeld, probeer dan na te gaan of het document wel in alinea’s met een bijbehorende kop is verdeeld. Deze kop kan dan de opmaak ‘heading 3’ krijgen.

Selecteer vervolgens de titel van de alinea en bepaal of dit een hoofdstuk, paragraaf of sub paragraaf is. Geef het vervolgens de bijbehorende opmaak. Let hierbij op dat de tekst die voor de titel of na de


titel staat, niet meegaat in deze opmaak. (Gebeurd dit wel, plaats dan een extra enter na de titel en probeer het nog een keer. Hierna kan de enter weer worden verwijderd.)

Indien in het Word document (gedeelten van de) tekst cursief zijn gemaakt, maak dit dan ook cursief. Ditzelfde geldt voor onderstrepen.

Om opsommingstekens in te voegen, selecteer je het gedeelte van de tekst dat moet worden opgesomd. Klik vervolgens op de opsomming bolletjes of nummers. Let op, dit zijn de enige twee mogelijkheden die je hebt. Je kan daartussen niet kiezen tussen streepjes, vierkantjes, o.i.d. of a. b. c. Bij het invoegen van de opsomming, zal er een kleine verspringing plaatsvinden tussen de tekst en de opgesomde regels. Dit is goed en kan ook niet worden veranderd. Wil je een sub-opsomming (een extra verspringing) selecteer dan deze opgesomde regels en druk op de tab-toets. Alleen deze paar regels zullen hierdoor extra verspringen.

Vervolgens kan je verder met het in twee stappen kopiëren en plakken van de tekst uit het document. Handig is het om dit in kleine stappen te doen, bijvoorbeeld per alinea, of wanneer er geen opsomming of andere opmaak is, mag het een iets grotere stuk tekst zijn. Wanneer er dan iets fout gaan, hoef je maar een klein gedeelte opnieuw te doen. Klik zo nu en dan op opslaan onderaan de


pagina. Je krijgt dan het document te zien zoals het in de digitale omgeving is geplaatst. Check hierbij of de opmaak goed is gegaan. Hierna kan je verder met het bewerken van het document door op bewerken te klikken.

In sommige documenten staat een tabel. Om een tabel in te voegen zal je in het Word document moeten natellen uit hoeveel rijen en kolommen de tabel bestaat. Klik vervolgens op tabel toevoegen en vul het aantal rijen en kolommen in en klik op insert / toevoegen. In het inhoud vak verschijnt een volledig ingekrompen tabel. Hiermee hoef je niets te doen. De tabel zal zich uit zichzelf aanpassen aan de grote van de tekst die je in het vak typt. Typ vervolgens de teksten in de juiste vakken, klik op opslaan en bekijk of de tabel er in de digitale omgeving goed uitziet.


Mogelijk kom je in sommige documenten een plaatje tegen. (Hieronder valt niet het logo van de organisatie, want die wordt automatisch al ingevoerd in hun eigen omgeving. Hieronder valt ook niet een tabel, want die heb je hiervoor al ingevoerd.) Plaatjes kunnen niet worden toegevoegd tussen de tekst in het document. Indien het plaatje voor de sier is, kan je het wellicht weghalen. Indien in het plaatje een stuk van de inhoud van de tekst wordt uitgelegd, kan dit als bijlage aan het document worden toegevoegd. Op de plaatst waar het plaatje staat is het goed om in de inhoud een zin te zetten waarin wordt verwezen naar de bijlage. Bijvoorbeeld: Het bijbehorende schema vindt u in bijlage 1. Onderstreept het woord bijlage en het bijbehorende nummer zodat het extra opvalt.

Onder het inhoud vak staat de mogelijkheid om een document te uploaden. Hier kan een plaatje of een Word document als bijlage worden toegevoegd. Kies een bestand, kies voor uploaden en sla het document op. De bijlage is te vinden rechts bovenaan het digitale document onder het tabblad ‘media’. Ditzelfde kan bijvoorbeeld ook wanneer je een folder wilt uploaden in de kennisbank zonder deze helemaal na te bouwen. Schrijf in de inhoud om wat voor soort document het gaat en dat het document is te downloaden via het tabblad media.

Maak het document af, klik op opslaan, klik op bewerken en ga hierna verder met onderstaande stappen voor de onderliggende instellingen van het document.

Indien je graag wil dat bepaalde personen of personen met een bepaalde rol een notificatie krijgen wanneer dit document is gebouwd / geüpload of wordt bijgewerkt (de zogezegde revisie informatie zoals hieronder uitgelegd), dien je de abonnementen in te stellen. Dit doe je in de digitale omgeving van het document, via het tabblad beheer. Kies voor personen of rollen. Vink de juiste personen / rollen aan en klik op opslaan. Tot slot stel je de laatste instellingen in, inclusief de revisie informatie. De personen of rollen die je zojuist hebt aangevinkt, krijgen hierna automatisch een bericht wanneer de instellingen worden opgeslagen. De inhoud van het bericht is gelijk aan de informatie die je typt in de revisie informatie.


De overige stappen die nog ingesteld moeten worden, zijn:- Tabblad documentbeheer

o Documentbeheerder: Aart-Jan van de Vischo Evaluatiedatum: vul de opgegeven datum in. Indien de evaluatiedatum onbekend is,

houdt dan 1 jaar aan. o Categorie: typ de eerste aantal letters van de categorie. Er verschijnt dan ene drop

down menu. Staat de keuze hierbij klik deze aan. Let op! Klik niet op item toevoegen! Het item bestaat immers al omdat het in het drop down menu verschijnt. Klik je nog maals op item toevoegen, dan zal dit item de volgende keer dubbel, driedubbel,


vierdubbel, etc. verschijnen. Alleen wanneer de gewenste categorie nog niet in het drop down menu staat, kan de volledige categorienaam worden ingetypt en op item toevoegen worden geklikt. Hierdoor onthoudt het systeem de categorie voor een volgende keer.

- Tabblad documentinformatieVink aan wat voor document het betreft. Staat de keuze er niet tussen, dan mag dit onderdeel leeg gelaten worden.

- Tabblad revisie informatieIn dit tekst vak kan een korte omschrijving worden gegeven van het document. Indien na een evaluatie, of om een andere reden, het document wordt aangepast, dient in dit tekst vak te worden uitgeschreven welke onderdelen zijn aangepast en eventuele waarom. Deze revisie informatie is, na het opslaan, te lezen via het tabblad revisies. Op deze wijze is de ontwikkeling van het document terug te lezen.

Klik op opslaan. Het document is nu klaar!

Extra: de dagelijkse samenvattingDe revisie informatie en de notificatie die personen ontvangen naar aanleiding van het instellen van een abonnement, geldt alleen voor het betreffende document en is daardoor enigszins beperkt. De Qsuite heeft naast een revisie informatie ook een nieuwe functie; de dagelijkse samenvatting. De dagelijkse samenvatting is een functie die door Novire kan worden aangezet. In de dagelijkse samenvatting worden alle punten benoemd die op de voorgaande dag zijn aangepast, vernieuwd, toegevoegd, etc. Bij de dagelijkse informatie zijn alle nieuwe, aangepaste en geüpdate documenten automatisch onderdeel van deze samenvatting, maar hiervan kunnen eveneens nieuwberichten, gedeelde informatie, reacties, agenda’s, aangepaste invulformulieren etc. onderdeel zijn. Om een dagelijkse samenvatting te ontvangen, dient door de organisatie een licentie te worden aangevraagd bij Novire. Wanneer de licentie is ingesteld, wordt rond 03:00-04:00 in de nacht automatisch een dagelijkse samenvatting gestuurd zodat medewerkers iedere ochtend op de hoogte worden gesteld van de vernieuwingen en veranderingen. Een extra voordeel van de dagelijkse samenvatting is dat personen geen losse notificaties per document via de e-mail krijgen, maar alle notificaties zijn verzameld in één e-mail.

Healthcare

Documenten bouwen en uploaden