1

ActiviteitenHoe beheer ik de activiteiten in de Qsuite?

Instructie

2

1. Wat?2. Instructie

Inhoud

3

Verschillende vormen van plannen: activiteiten In de Qsuite kennen we verschillen vormen van ‘plannen’. We kunnen individuele contactmomenten plannen, één op één of in een route (door de wijk). Daarnaast kunnen we ook activiteiten (trainingen, groepsbijeenkomsten), interne overleggen én diensten plannen.

In deze instructie gaan we in op het beheren van de activiteiten. Hiervoor heb je beheerdersrechten nodig.

Wat

4

Kenmerken koppelen aan activiteitenBij het beheren van activiteiten is het belangrijk om de activiteiten te rubriceren. Door de kenmerken deel je de activiteiten in in categorieën. Deze categorieën zijn straks een belangrijk hulpmiddel om management informatie gestructureerd weer te geven. Management rapportage op alle afzonderlijke activiteiten levert namelijk ook informatie op, maar is wel te gedetailleerd.

Wat

5

Welke kenmerken kiezen we?Het is belangrijk om een goede keuze te maken voor de kenmerken. Deze dienen overeen te komen met het productportfolio. Desgewenst kunnen er meerdere niveaus van informatie in de kenmerken worden belegd. Kies dan voor een naamgeving met een | ertussen. Ook het onderscheid tussen de verschillende soorten activiteiten moet hier zichtbaar gemaakt worden.

Kies voor:Bij direct groepsgewijs<Doelgroep> | <Type dienstverlening>Ondersteuning Mantelzorg | Emotionele steun

Wat

6

Bij direct individueelDit is een bijzondere categorie. Individuele activiteiten kunnen namelijk ook extra ondersteund worden door een planbord. Het planbord helpt je om de activiteiten die je procesmatig na elkaar kunt plaatsen, te bewaken.Als je hiervan gebruik wilt maken zorg dan dat de omschrijving van het kenmerk kort is (ivm de weergave op het planbord).

Bij inzet planbord<Korte omschrijving soort activiteit>Kennismaking Mocht je meerdere kennismakingen hebben voor meerdere doelgroepen, kies dan een korte categorie ervoor d.m.v. een letter. Bijvoorbeeld:V | KennismakingZo weet je dat deze kennismaking voor vrijwilligers is en kan je het kenmerk later ook op de juiste plaats in het juiste planbord koppelen.

Wat

Zonder inzet planbord<Doelgroep> | <Type dienstverlening>Ondersteuning Mantelzorg | Emotionele steun individueel

7

Bij indirectWil je gebruik maken van het plannen van indirecte activiteiten, kies dan voor het label ‘intern’. Verdere uitsplitsing mag, maar is in de praktijk vaak niet nodig, omdat de naam van de activiteit zelf de naam van het overleg al is.

Bij roosteringWil je gebruik maken van het plannen van diensten of roosters, maak dan een label ‘rooster’ aan. Verdere uitsplitsing mag, maar is in de praktijk vaak niet nodig, omdat de naam van de activiteit zelf de naam van het type dienst is dat je inroostert.

Wat

8

1 Maak de kenmerken aan1. Wanneer je beheerdersrechten

hebt, zie je de knop ‘Beheer’ bovenin de grijze balk op je startscherm.

2. Klik op Beheer.3. Ga naar Beheer –

Activiteitinstellingen – Kenmerken.4. Voeg daar een kenmerk toe.5. Vul de naam van het kenmerk in

volgens de instructies in de voorgaande slides.

6. Koppel eventueel ook een label aan het kenmerk. Doe dit in ieder geval wanneer er afspraken over zijn gemaakt met bijvoorbeeld een brancheorganisatie, want dit kan nodig zijn om unieke kenmerken van een lokale organisatie landelijk met elkaar te kunnen vergelijken.

7. De labels die je weer aan een kenmerk kunt koppelen, worden beheerd door Novire. Wanneer je anoniem wilt deelnemers wilt registreren, kies dan in ieder geval het label ‘inloop’ bij het kenmerk.

Instructie

9

2 Maak de activiteiten aan

Instructie

1. Ga weer naar Beheer – Activiteitinstellingen en klik op Activiteiten.

2. Voeg een nieuwe activiteit toe.

10

3 Vul de activiteit in

Instructie

1. Vul de rode velden minimaal in; die zijn verplicht.

2. In de onderstaande tabel lees je wat belangrijk is bij ieder veld.

Onderdeel Verplicht of optioneel

Toelichting

Titel Verplicht Naam van de activiteit. Omschrijf de naam duidelijk, helder en herkenbaar. Deze naam ga je overal terugzien. Zorg voor eenduidigheid van taal, schrijfstijl in alle activiteiten, dat maakt het rustiger en duidelijker voor iedereen die ermee werkt.

Kenmerk Verplicht Gekoppeld aan een kenmerk, daardoor worden de activiteiten geclusterd in groepen en kunnen er gemakkelijker overzichtelijker rapportages worden gegenereerd

Startdatum Verplicht Datum waarop de activiteit ingaat. Vanaf deze datum kan de activiteit gepland worden en is deze zichtbaar in de activiteitenagenda.

11

InstructieOnderdeel Verplicht of

optioneelToelichting

Einddatum Verplicht Datum tot waarop de activiteit actief is. Tot deze datum kan de activiteit gepland worden en is deze zichtbaar in de activiteitenagenda. Heb je geen nadrukkelijke einddatum van een activiteit, kies dan een datum ver in de toekomst, zoals 31-12-2070.Is de activiteiten een proef, kies dan een einddatum aan het einde van de proef. Op deze einddatum volgt dan nog een notificatie met de link naar een evaluatieformulier, zodat je gestructureerd de activiteit kunt evalueren.

Doelstelling Optioneel Beschrijf de doelstelling van de activiteit. Deze omschrijving kan via de api gekoppeld worden op de website. Houd er bij de omschrijving dus rekening mee dat deze teksten in de toekomst gepubliceerd zouden kunnen worden.

Doelgroep Optioneel Beschrijf de doelgroep van de activiteit: voor wie is de activiteit bedoeld? Deze omschrijving kan via de api gekoppeld worden op de website. Houd er bij de omschrijving dus rekening mee dat deze teksten in de toekomst gepubliceerd zouden kunnen worden.

Klanttypes Optioneel Klik hier de klantgroepen aan voor wie de activiteit bedoeld is. Laat je deze leeg, dan geldt de activiteit automatisch voor alle klanten / klanttypes.

Resultaat Optioneel Beschrijf het beoogde resultaat van de activiteit: voor wie is de activiteit bedoeld? Deze omschrijving kan via de api gekoppeld worden op de website. Houd er bij de omschrijving dus rekening mee dat deze teksten in de toekomst gepubliceerd zouden kunnen worden.

12

InstructieOnderdeel Verplicht of

optioneelToelichting

Toelichting Optioneel Beschrijf eventueel nog een extra toelichting de activiteit: voor wie is de activiteit bedoeld? Deze omschrijving kan via de api gekoppeld worden op de website. Houd er bij de omschrijving dus rekening mee dat deze teksten in de toekomst gepubliceerd zouden kunnen worden.

Interne activiteit (ja/nee)

Optioneel Geef aan of het een interne activiteit is. Zet je dit vinkje aan, dan zal in de activiteitenagenda de mogelijkheid verdwijnen om klanten aan de activiteit te koppelen (NB dit is op dit moment nog niet operationeel, maar nog onderhanden).

Kostprijs Verplicht Geef een bedrag weer. Vul je dit in, dan helpt dit op een later moment in de rapportages ten aanzien van de bedrijfsvoering te maken. Weet je het niet of wil je het niet gebruiken? Vul dan 0,- in.

Prijs per deelnemer

Verplicht Geef een bedrag weer. Vul je dit in, dan helpt dit op een later moment in de rapportages ten aanzien van de bedrijfsvoering te maken, maar de prijs kan ook gepubliceerd worden op de website, zodat deelnemers weten wat eventuele eigen kosten of eigen bijdragen zijn. Weet je het niet of wil je het niet gebruiken? Vul dan 0,- in.

Minimum aantal deelnemers

Verplicht Door hier een aantal in te geven, kan de Qsuite je helpen om te sturen op het gewenste aantal deelnemers. Weet je het niet, is het niet relevant of wil je het niet gebruiken? Vul dan een 1 in.

Maximaal aantal deelnemers

Verplicht Door hier een aantal in te geven, kan de Qsuite je helpen om te sturen op het gewenste aantal deelnemers. Weet je het niet, is het niet relevant of wil je het niet gebruiken? Vul dan een 1 in.

13

InstructieToelichting Verplicht of

optioneelToelichting

Minimum aantal medewerkers nodig

Verplicht Door hier een aantal in te geven, kan de Qsuite je helpen om te sturen op het gewenste aantal medewerkers. Weet je het niet, is het niet relevant of wil je het niet gebruiken? Vul dan een 1 in.

Maximaal aantal deelnemers nodig

Verplicht Door hier een aantal in te geven, kan de Qsuite je helpen om te sturen op het gewenste aantal medewerkers. Weet je het niet, is het niet relevant of wil je het niet gebruiken? Vul dan een 1 in.

Gekoppeld evaluatieformulier

Optioneel Hier kan je een evaluatieformulier kiezen, dat je dan op de einddatum gepresenteerd krijgt. Met dat formulier leg je gegevens vast voor de kwaliteitsverbetering.

Benodigde standaardtijd

Optioneel Hoeveel tijd duurt de activiteit gemiddeld standaard? In de planning kan je hier van afwijken, maar de gegevens kunnen wel helpen om goede management informatie op een later moment te genereren.

Afdelingen Optioneel Is de activiteit alleen voor een bepaalde afdeling beschikbaar? Kies de afdeling dan. Laat anders leeg, ook wanneer jullie helemaal geen afdelingen (teams, locaties, regio’s) hanteren.

Gemeentes Optioneel Is de activiteit alleen voor een bepaalde gemeente beschikbaar? Kies de gemeente dan. Laat anders leeg, ook wanneer jullie helemaal geen afdelingen (teams, locaties, regio’s) hanteren.

Prestatie Optioneel Koppel hier een prestatie wanneer deze activiteit voor declaratie in aanmerking komt. Onder welke prestatie moet deze activiteit gedeclareerd worden? Koppel deze prestatie hier.

14

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog

10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

Hoe precies

15

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de informele zorg

Hoe precies

16

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog

3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog

4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de formele zorg

Hoe precies

17

Hoe kunnen we verder helpen?Heb je meer vragen?

Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgestelde vragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.

18

De leer- en werkomgeving Qsuite worden mogelijk gemaakt en onder licentie uitgebracht door de Novire, kenniscentrum. Novire doet dit onder andere door middel van de Improvement Academy. De Improvement Academy ontwikkelt en beheert opleidingen in de Qsuite-leeromgeving op basis van het landelijk door de Raad voor Accreditatie geaccepteerde Improvement Model.