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Août 2015 République du Bénin MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET COMPTABLE DES UNIONS OU MUTUELLES COMMUNALES DE SANTE AU BENIN Avec l’appui de : Fédération Nationale des Mutuelles Sociales (FENAMUS)

Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

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Août 2015

République du Bénin

MANUEL DE PROCEDURES

ADMINISTRATIVE, FINANCIERE ET

COMPTABLE DES UNIONS OU

MUTUELLES COMMUNALES DE

SANTE AU BENIN

Avec l’appui de :

Fédération Nationale

des Mutuelles Sociales

(FENAMUS)

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin

AVANT PROPOS

Depuis 1995, se développent au Bénin des mutuelles de santé en réponse aux difficultés d’accès des populations

aux soins de santé dues à l’instauration, dans le système, du paiement direct des soins.

Ces mutuelles de santé qui fonctionnent sur la base de la solidarité sont portées, pour la plupart, par des

bénévoles élus parmi les membres. De ce fait, leur efficacité et leur crédibilité s’en trouvent réduites. Fort de cela

et tenant compte du nouveau contexte caractérisé par le vote du Règlement N° 07/2009/CM/UEMOA portant

règlementation de la mutuelle sociale au sein de l’UEMOA et la mise en place du Régime d’Assurance Maladie

Universelle (RAMU), le Conseil National des Structures d’Appui aux Mutuelles Sociales (CONSAMUS) a

choisi de faire de la professionnalisation des mutuelles de santé sa priorité.

Ainsi, CONSAMUS en collaboration avec l’USAID/PISAF a fait un état des lieux de la professionnalisation des

mutuelles et unions de mutuelles de santé en 2010. Sur la base des conclusions de cette étude, un forum national

de la mutualité est organisé par CONSAMUS en juillet 2010, toujours avec l’appui de l’USAID/PISAF.

A ce forum, des résolutions sont prises et des options sont faites quant à la professionnalisation des mutuelles. Il

s’agit notamment de :

La nécessité pour toutes les mutuelles et unions de mutuelles de mettre en place et d’utiliser les outils de

gestion ;

Doter chaque mutuelle de santé ou à défaut chaque union de mutuelles de sièges ;

Doter chaque union de mutuelles d’outils et matériels informatiques ;

Doter chaque union de mutuelles d’un Gérant ;

Doter chaque union de mutuelles d’un comptable ;

Recruter un médecin-conseil pour l’ensemble des mutuelles d’une zone sanitaire.

En 2012, CONSAMUS en collaboration avec le service de santé communautaire du Ministère de la santé a

élaboré un document intitulé « Politique et stratégies de professionnalisation des mutuelles de santé du Bénin »,

toujours avec l’appui de l’USAID/PISAF.

En juillet 2013, CONSAMUS a initié un atelier d’harmonisation des outils de gestion utilisés par les différentes

structures d’appui aux mutuelles de santé.

En 2014, faisant de la structuration des mutuelles de santé un élément de professionnalisation, CONSAMUS a

mis en place les Conseils Départementaux de la Mutualité Sociale (CDMS) qui sont les faîtières des mutuelles au

niveau des départements.

Toujours en 2014, il a été mis en place la Fédération Nationale de la Mutualité Sociale du Bénin (FENAMUS),

avec les concours conjoints de la coopération suisse, l’USAID/HFG et la CTB/PASS-Sourou.

En 2015, grâce à l’appui de l’USAID/HFG, CONSAMUS a procédé à l’élaboration d’un manuel de

professionnalisation dont l’élément central est le manuel de procédures administrative, financière et comptable.

Ce manuel constitue un guide, non seulement pour les mutuelles, mais aussi pour leurs faîtières et les structures

d’appui, en vue d’un meilleur suivi. Son utilisation correcte améliorera, sans nul doute, la gestion, l’efficacité et

la crédibilité des mutuelles et unions de mutuelles.

Je vous invite et vous encourage à en faire votre bréviaire pour un meilleur rayonnement du mouvement

mutualiste dans notre pays, le Bénin.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin

Table des matières

Sigles et abréviations .................................................................................................................................. i

Liste des tableaux ....................................................................................................................................... ii

Liste des graphiques.................................................................................................................................. iii

INTRODUCTION ....................................................................................................................................... 1

OBJECTIF DU MANUEL DE GESTION.............................................................................................. 3

Chapitre 1 : Organisation du mouvement mutualiste ........................................................................ 4

1.1 Organigramme d’une Union de mutuelles ............................................................................ 5

1.2 Description des organes ............................................................................................................ 6

CHAPITRE 2 : ORGANISATION TECHNIQUE D’UNE MUTUELLE DE SANTE ................. 10

2.1 - La gestion des adhésions ...................................................................................................... 10

2.2 - La Gestion des cotisations ................................................................................................... 11

2.3 - Le contrôle des droits aux prestations .............................................................................. 12

2.4 - La facturation et le contrôle des factures des prestataires ........................................... 13

2.5 - L’enregistrement des prises en charge .............................................................................. 14

2.6 - L’autorisation et l’exécution du paiement des soins ....................................................... 15

CHAPITRE 3 : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES ............................................................ 16

3.1- Description du plan d’actions ................................................................................................ 16

3.1.1 Utilité d'un plan d'actions .............................................................................................. 16

3.1.2 Les pièges ........................................................................................................................... 16

3.1.3 Les clés de succès d'un plan d'actions .......................................................................... 17

3.1.4 Les principales étapes ..................................................................................................... 17

3.1.5 Modèle de plan d'actions ............................................................................................... 19

3.2 Organisation et conduite d’une réunion et de séance de travail .................................... 20

3.2.1 Avant la réunion ............................................................................................................... 20

3.2.2 Pendant la réunion .......................................................................................................... 21

3.2.3 Après la réunion ............................................................................................................... 23

3.3 Gestion de courriers ................................................................................................................. 24

3.3.1 Classification du courrier ............................................................................................... 24

3.3.2 Traitement du courrier reçu .......................................................................................... 25

3.3.3 Traitement du courrier départ ...................................................................................... 26

3.4 Gestion des Ressources Humaines ....................................................................................... 28

3.4.1 Du recrutement au licenciement du personnel ......................................................... 28

3.4.2 Livres nécessaires à tenir ............................................................................................... 29

3.4.3 La constitution de dossiers du personnel.................................................................... 30

3.4.4 Les procédures comptables nécessaires ...................................................................... 30

3.4.5 Les missions ...................................................................................................................... 34

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin

CHAPITRE 4 : PROCEDURES FINANCIERE ET COMPTABLE DES MUTUELLES DE

SANTE ......................................................................................................................................................... 36

4.1 Procédures financières ............................................................................................................ 36

4.1.1 Les ressources d’une union ou mutuelle communale de santé .............................. 36

4.1.2 Les opérations de trésorerie .......................................................................................... 37

5 Gestion de la caisse .................................................................................................................. 39

6 Procédure de mobilisation des ressources internes. ......................................................... 41

4.2 Les procédures comptables ..................................................................................................... 42

4.2.1 Pièces comptables ............................................................................................................ 42

4.2.2 Les supports comptables ................................................................................................ 43

a. Le journal ................................................................................................................................... 43

b. Le grand-livre ............................................................................................................................ 44

c. La balance .................................................................................................................................. 44

4.2.3 Le Système Minimum de Trésorerie des mutuelles de base (petites mutuelles)45

4.2.4 La comptabilité des unions de mutuelle de santé : système normal du PCMS .. 48

a. Des frais d’adhésions ............................................................................................................... 48

b. Des cotisations .......................................................................................................................... 48

c. Des dons et legs ........................................................................................................................ 49

d. Des subventions d’investissement publiques ou privées ................................................. 49

e. des prêts obtenus auprès des banques, de l’Etat ou d’autres organismes et les dettes vis-à-vis d’autres tiers ...................................................................................................................... 49

f. Des biens .................................................................................................................................... 49

g. Du paiement des prestataires de soins ................................................................................ 50

h. Des autres dépenses ................................................................................................................ 50

4.3 Les outils de gestion ................................................................................................................ 51

4.4 Le budget prévisionnel et son exécution ............................................................................. 52

4.5 Le bilan et le compte de résultat ........................................................................................... 57

4.5.1 Le bilan ............................................................................................................................... 57

4.5.2 Le compte de résultat ...................................................................................................... 59

4.5.3 Quelques ratios ou règles prudentielles ...................................................................... 64

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Sigles et abréviations

ADMAB Association pour le Développement de la Mutualité Agricole au Bénin

AG Assemblée Générale

ANMC Alliance Nationale des Mutualités Chrétiennes de Belgique

BIT/STEP Bureau International du Travail /Stratégies et Techniques contre

l’Exclusion sociale et la Pauvreté

BORNEfonden Fondation Danoise pour les Enfants

CA Conseil d’Administration

CDMS Conseil Départemental des Mutuelles de Santé

CIDR Centre International de Développement et de Recherche

CMPS Caisse Mutuelle de Prévoyance Sociale

CNSS Caisse Nationale de Sécurité Sociale

CONSAMUS Conseil National des Structures d’Appui aux Mutuelles Sociales

CS Comité de Surveillance

DE Direction Exécutive

DGT Direction Général du Travail

FENAMUS-B Fédération Nationale de la Mutualité Sociale du Bénin

GROPERE Groupement pour la Promotion et l’Exploitation des Ressources de

l’Environnement

HFG Health Finance and Governance Project/ Financement et gouvernance

de la santé

IMF International Monetary Fund

MSA Mutualité Sociale Agricole de France

OHADA Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires

ONG Organisation Non Gouvernementale

PCMS Plan Comptable des Mutuelles Sociales

PISAF Projet Intégré de Santé Familiale au Bénin

PROMUSAF Programme d’appui aux Mutuelles de Santé en Afrique

SEIB-SA Société d’Electricité Industrielle et de Bâtiment – Société Anonyme

SOLIDEV Solidarité et Développement

SYSCOHADA Système Comptable de l’Organisation pour l’Harmonisation en Afrique

du Droit des Affaires

TAFIRE Tableau Financier des Ressources et Emplois

TIC Technologies de l’Information et de la Communication

UCMS/MC Union Communale des Mutuelles de Santé / Mutuelle Communale

UEMOA Union Economique Monétaire Ouest Africaine

USAID Agence des Etats-Unis pour le Développement International

WSM Solidarité Mondiale

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Liste des tableaux

Tableau 1: Composition du Conseil d'Administration d'une Union ou Mutuelle Communale .. 6 Tableau 2: Maquette d'une Attestation de soins ................................................................................ 14 Tableau 3: Maquette du registre des Prestations .............................................................................. 15 Tableau 4: Modèle de plan d'actions ..................................................................................................... 19 Tableau 5: Modèle de liste de présence ................................................................................................ 22 Tableau 6: Récapitulatif de la procédure de gestion des ressources humaines ........................... 31 Tableau 7: Maquette d'un livre de caisse ou de banque ................................................................... 40 Tableau 8: Maquette du journal ............................................................................................................. 43 Tableau 9: Maquette du grand livre...................................................................................................... 44 Tableau 10: Maquette de la balance ..................................................................................................... 45 Tableau 11: Maquette du registre des adhérents ............................................................................... 46 Tableau 12: Maquette du registre des achats ..................................................................................... 46 Tableau 13: Maquette du journal de trésorerie .................................................................................. 47 Tableau 14: Maquette du journal des opérations diverses ............................................................... 47 Tableau 15: Maquette du budget prévisionnel ................................................................................... 54 Tableau 16: Maquette de la fiche de suivi budgétaire ...................................................................... 56 Tableau 18: Récapitulatif d'un bilan selon le PCMS ......................................................................... 58 Tableau 19: Maquette du compte de résultats .................................................................................... 60 Tableau 20: Maquette d'un compte de résultat .................................................................................. 63 Tableau 21: Tableau de classification des indicateurs de contrôle ................................................. 64 Tableau 22: Tableau de classification des indicateurs de gouvernance et de gestion ................ 66

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page iii

Liste des graphiques

Graphique 1: Organisation de la mutualité de santé au Bénin .................................................. 4

Graphique 2: Organigramme d'une Union de Mutuelles de Santé ou d'une Mutuelle

Communale ...................................................................................................................................... 5

Graphique 3: Processus d'élaboration du plan d'action ............................................................. 18 Graphique 4: Synthèse du processus de réunion ............................................................................... 24 Graphique 5: processus de traitement des courriers reçus .............................................................. 26 Graphique 6: Processus de traitement des courriers départ ........................................................... 27 Graphique 7: Processus de recrutement du personnel ..................................................................... 29 Graphique 8: Processus de gestion de la caisse de menues dépenses ........................................... 41

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INTRODUCTION

L’instauration du paiement direct des soins de santé a entraîné dans les

pays d’Afrique Occidentale et du Centre plusieurs formes d’exclusions des

populations aux soins de santé de qualité.

Au Bénin, l’accessibilité financière des populations, notamment pauvres et

vulnérables, aux soins de santé reste un défi majeur à relever. Pourtant, selon

les Comptes Nationaux de la Santé réalisés en 2013 par le Ministère de la Santé,

les ménages supportent 40% des dépenses de santé alors que l’Etat en assure

29%. Les partenaires techniques et financiers contribuent à concurrence de 24%

tandis que la part des assurances et mutuelles de santé s’élève à 6%.

L’exclusion financière des ménages des soins de santé se manifeste de

façon saisonnière, partielle, temporaire ou permanente et tient

fondamentalement à leurs faibles capacités économiques et financières.

Les acteurs de l’économie informelle et du monde paysan, qui ne

bénéficient d’aucun mécanisme formel de protection sociale, sont les plus touchés

par cette exclusion.

Face à cette situation, la promotion des mutuelles de santé s’est avérée

incontournable pour réduire les barrières financières aux soins de santé au sein

des ménages à travers la mutualisation du risque maladie, la mise en commun

des moyens et la gestion démocratique du système.

Dans cette optique et depuis près de deux décennies déjà, des mutuelles de

santé se développent - un peu partout pour assurer un accès facile aux soins de

santé de qualité à coût abordable aux populations en générale et celles du secteur

informel et agricole en particulier.

A l’instar des autres pays d’Afrique Occidentale, le Bénin a connu une crise

de financement du secteur de la santé dans les années 70/80. Cette crise a eu

pour conséquence, l’exclusion de la majorité des populations aux soins de santé de

qualité, notamment les acteurs de l’économie informelle et du monde paysan.

La situation s’est aggravée dans les années 90 suite à la dévaluation du

franc CFA en janvier 1994. La diminution du pouvoir d’achat des populations a

renforcé, dans le secteur de la santé, les pratiques que sont :

- l’automédication ;

- le recours exclusif à la médecine traditionnelle ;

- l’utilisation des médicaments de la rue ;

- la faible fréquentation des formations sanitaires (autour de 30% dans la

période).

Le contexte était aussi caractérisé par la faible couverture sanitaire et

l’insuffisance de personnel soignant qualifié.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 2

Les premières mutuelles de santé au Bénin ont donc vu le jour dans ce

contexte, en 1995 notamment avec la Coopération suisse à travers l’ONG

française Centre International de Développement et de Recherche (CIDR), d’une

part et Solidarité Mondiale (WSM) et l’Alliance Nationale de la Mutualité

Chrétienne (ANMC), d’autre part. Mais avant, en 1989, Association pour le

Développement de la Mutualité Agricole au Bénin (ADMAB) a tenté une

expérience pilote à Agbokpa dans la commune d’Abomey avec l’appui de la

Mutualité Sociale Agricole (MSA) de France.

Depuis lors, le mouvement n’a cessé d’évoluer et aujourd’hui, plusieurs

structures sont engagées dans la promotion et le développement des mutuelles de

santé au Bénin. Il s’agit, entre autres de :

- Afric’Mutualité ;

- Bureau International du Travail (BIT), à travers le programme Stratégies

et Techniques contre l’Exclusion sociale et la Pauvreté (STEP) ;

- BORNEfonden ;

- Louvain Coopération au Développement, à travers l’ONG Groupement

pour la Promotion et l’Exploitation des Ressources de l’Environnement

(GROPERE) ;

- SOLIDEV ;

- USAID à travers le Projet Intégré de Santé Familiale (PISAF) ;

- l’Etat, à travers la Direction Générale du Travail (DGT) et surtout le

Caisse Mutuelle de Prévoyance Sociale (CMPS) ;

- et bien d’autres structures nationales engagées dans le développement des

initiatives mutualistes à travers le pays.

Les premières véritables expériences de mutuelles de santé au Bénin,

remontent au début des années 90. Le mouvement a rapidement connu une

évolution croissante allant de 11 mutuelles en 1997 à 191 en mars 2010. Depuis

2011, d’autres initiatives sont en gestation à travers le pays avec le concours de la

Subvention Round 9 du Fonds Mondial de lutte contre le paludisme, le VIH-

SIDA et la tuberculose dont la Société d’Electricité Industrielle et de Bâtiment –

Société Anonyme (SEIB-SA) est Principal Récipiendaire.

Le mouvement n’a donc cessé de grandir et de se développer, même si la

préoccupation majeure actuelle reste et demeure le renforcement, la

consolidation, la structuration et la professionnalisation de l’existant.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 3

OBJECTIF DU MANUEL DE GESTION

Le manuel des procédures de gestion administrative, financière et

comptable formalise les principales procédures de gestion administrative,

financière et comptable d’une mutuelle de santé.

Ce manuel est réservé au personnel et aux responsables élus des mutuelles

et réseaux de mutuelles de santé afin de les guider dans la gestion

professionnelle de leurs ressources et des différentes activités menées. Il n’est pas

rare de découvrir de nombreux problèmes de comptabilité au sein des mutuelles

de santé dus surtout au manque de pièces justificatives ainsi que de

l’organisation financière et aussi d’un manque d’information sur la gestion

financière. Mieux, les difficultés de retracer la mémoire des structures de

mutualité sociale sont toujours actuelles et il importe de leur apporter une

solution idoine.

Ce manuel a pour objectifs de :

décrire l’organisation technique de la mutualité sociale, notamment celle

de santé ;

décrire les procédures administratives devant régir une mutuelle ou un

réseau de mutuelles de santé ;

décrire les techniques financières et comptables d’une mutuelle de Santé ;

s’assurer que les prévisions de trésorerie ont été correctement établies et

adéquatement exécutées;

décrire les procédures des dépenses dans les conditions garantissant

un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer

ainsi que les responsables de ceux-ci, à chaque étape d’exécution des

dépenses ;

décrire les procédures de la collecte des recettes (Cotisations des

adhérents, etc.) ;

s’assurer que la mutuelle est gérée selon les normes et les principes

de gestion financière reconnus en matière de mutuelle de santé,

notamment le règlement spécifique sur la comptabilité des mutuelles de

santé.

Le but principal de ce manuel de procédures administrative, financière et

comptable se ramène ainsi à fournir une série de normes et de procédures

standardisées en matière de gestion administrative, financière et comptable

d’une mutuelle de santé.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 4

Chapitre 1 : Organisation du mouvement mutualiste

L’organisation des mutuelles de santé au Bénin est diversifiée selon les

orientations et besoins des différents partenaires qui accompagnent le

mouvement mutualiste. Cependant, avec les différentes rencontres de

concertation entre les partenaires, les structures étatiques et les faîtières

(communales, départementales et nationales) de mutuelles de santé dans le cadre

de la professionnalisation de la gestion et des activités des mutuelles de santé, il

est souhaitable d’adopter une structuration simple mais efficace permettant de

mettre en commun les énergies des élus mutualistes et le personnel des

mutuelles de base ou des unions de mutuelles. A cet effet, il est nécessaire

d’avoir une structuration de l’organisation des mutuelles de la base au sommet.

Conformément à la politique et aux stratégies de professionnalisation des

mutuelles de santé 2013-2017, il importe donc de standardiser la structuration

avec une mutuelle de santé par arrondissement qui signe des conventions de

partenariat avec tous les centres de santé et les unités de soins agréés de

l’arrondissement afin que les soins soient le plus proche possible des mutualistes.

L’ensemble des mutuelles de santé d’arrondissement doivent s’unir pour créer au

niveau communal une Union Communale des Mutuelles de Santé. Ces unions

doivent ensuite se mettre ensemble à l’échelle départementale pour avoir le

Conseil Départemental des Mutuelles de Santé qui à leur tour mettront sur pied

la Fédération Nationale des Mutuelles de Santé du Bénin.

Ainsi, on a l’organisation suivante du mouvement mutualiste au niveau

national :

Graphique 1: Organisation de la mutualité de santé au Bénin

Page 13: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 5

Au niveau gouvernemental, il importe de créer une direction de la

mutualité sociale au sein du Ministère de la Santé qui se chargera du

développement et de l’accompagnement du mouvement mutualiste en cours au

Bénin. L’Agence Nationale de l’Assurance Maladie doit également être mise à

contribution pour une bonne articulation entre les pratiques des mutuelles de

santé et le Régime d’Assurance Maladie Universelle (RAMU).

Au niveau des unions communales, la structuration suivante peut être

adoptée en termes d’organisation interne des unions de mutuelles de santé.

1.1 Organigramme d’une Union de mutuelles

Graphique 2: Organigramme d'une Union de Mutuelles de Santé ou d'une Mutuelle

Communale

A la base, tous les organes électifs existeront et les mutuelles seront

animées par les élus mutualistes qui percevront mensuellement des indemnités

forfaitaires pour le travail à faire, notamment la mobilisation sociale pour une

meilleure pénétration de la population et le recouvrement des cotisations.

Page 14: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 6

1.2 Description des organes

1.2.1 L’Assemblée Générale

L’Assemblée Générale (AG) d’une Union Communale est composée des

présidents, secrétaires et trésoriers ainsi que des deux premiers membres du

comité de surveillance des mutuelles de base la composant.

L’AG est aussi l’organe délibérant. Elle statue sur toutes les questions

importantes engageant la vie de l’organisation. Elle procède à l’élection en son

sein des membres du Conseil d’Administration (CA) et du Comité de

Surveillance, approuve le recrutement du personnel nécessaire.

1.2.2 Le Conseil d’Administration

Le Conseil d’Administration est l’organe chargé de la mise en œuvre des

décisions de l’AG et des différentes orientations stratégiques ainsi que le plan de

travail adopté. Il doit veiller à la bonne exécution de toutes les décisions prises et

les activités planifiées. C’est l’organe de représentation de l’Union Communale

des mutuelles de santé. Ces membres sont élus en AG pour un mandat de trois

(03) ans renouvelables.

Autant que possible, le CA doit être composé de membres de l’AG de

l’union, engagés et dévoués pour la cause communautaire tout en faisant en sorte

que chaque arrondissement couvert par l’union ait au moins un représentant afin

de faciliter le travail de mobilisation sociale sur le terrain. Dans tous les cas, il

est souhaitable d’avoir un CA composé de 13 membres élus en AG. Le Conseil

d’Administration doit être composé de :

Tableau 1: Composition du Conseil d'Administration d'une Union ou Mutuelle

Communale

Ordre Postes

01 Président

02 Vice-président

03 Secrétaire Général

04 Secrétaire Général Adjoint

05 Trésorier Général

06 Trésorier Général Adjoint

07 Responsable à l’Organisation et à la mobilisation des mutualistes

08 Responsable Adjoint à l’Organisation et à la mobilisation des mutualistes

09 Responsable à la Communication et aux relations extérieures

10 Responsable Adjoint à la Communication et aux relations extérieures

11 Conseiller, chargé des conflits internes et de la médiation

12 Conseiller, Chargé des contentieux et différends extérieurs

13 Conseiller, chargé des affaires sanitaires

Le Conseil d’Administration a pour attribution de veiller à la mise en

œuvre des décisions prises en AG à travers la réception, l’analyse et la validation

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 7

des rapports de gestion de l’union de mutuelles ; de vérifier des attestations de

soins et leur conformité aux factures reçues des prestataires ; de valider les

comptes annuels de la mutuelle ; d’élaborer un plan de travail annuel

accompagné de son budget à soumettre à l’AG et de représenter l’organisation .

Le Conseil d’Administration est également l’organe chargé du recrutement du

personnel technique de l’Union ainsi que du Médecin-Conseil.

1.2.3 Le Comité de Surveillance

Dans le cadre de la professionnalisation des mutuelles de santé, il est

souhaitable que cet organe devienne technique mais compte tenu des réalités

financières des unions de mutuelles de santé, il demeurera un organe électif en

attendant de connaître une évolution.

Le Comité de surveillance est composé de trois (03) membres élus en AG

pour un mandat de trois (03) ans renouvelables parmi les membres mutualistes

jouissant de leur droit civique et ayant une probité et un sens civique élevé. Ils ne

peuvent ni être membre du CA ni de la Direction Exécutive.

Le Comité de Surveillance vérifie la régularité des opérations comptables

et financières de la mutuelle de santé, la mise en œuvre des décisions prises en

AG, veille au respect des textes fondamentaux, du présent manuel de procédures

et des différentes conventions signées. Il doit faire au moins deux contrôles dans

l’année et se réunir au moins une fois chaque année avant l’AG. Compte tenu de

la technicité de cette fonction, il est indispensable que les élus au niveau du

Comité de Surveillance, bénéficient d’un renforcement de capacités spécifiques en

la matière pour jouer pleinement leur rôle de veille du bon usage des ressources

de la faîtière, en respect des normes établies.

1.2.4 La Direction Exécutive

La Direction Exécutive (DE) est un organe technique en charge de la

gestion professionnelle quotidienne de l’Union. Pour son opérationnalisation, le

Conseil d’Administration de l’Union procède au recrutement de spécialistes de

divers domaines pour exécuter des tâches spécifiques nécessitant des

compétences avérées. Les membres de cet organe peuvent être recrutés parmi les

mutualistes s’ils remplissent les conditions décrites dans les cahiers de charges

de chaque poste et contenues dans le manuel d’emploi ou fiche de poste.

Elle est composée de :

un Gérant, chargé de l’administration générale et de la gestion au

quotidien de l’union communale des mutuelles de santé ;

un Comptable, chargé de la gestion comptable, de la tenue à jour de la

comptabilité de la mutuelle et de l’établissement des états financiers et

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 8

un responsable marketing et de la promotion qui aura pour charge de

travailler au développement de l’Union et pour une meilleure pénétration

de la population cible. Pour y parvenir, il devra, sur la base du plan de

développement, mettre en place des stratégies de marketing social efficace.

Un chargé de suivi du risque : la fonction de suivi du risque est technique

et doit être confiée à un médecin ayant une bonne connaissance du système

sanitaire béninois et qui est encore en exercice mais en dehors de la zone

d’intervention de l’union ou de la mutuelle communale. Tenant compte des

ressources des structures, il est souhaitable que ce dernier soit en

prestation de services mais avec un contrat annuel renouvelable chaque

fois que nécessaire. Le contrat de prestation de services doit définir les

périodicités de son travail.

Ce médecin conseil est chargé de vérifier les attestations de soins pour

s’assurer que les mutualistes sont bien soignés et que la mutuelle ne se fait

pas gruger par les agents de santé à travers des sur-prescriptions et des

surfacturations de soins. Dans le cadre d’une inter-mutualité, il est

préconisé que les unions de mutuelles de santé se mettent dans une

coordination par zone sanitaire pour recruter un médecin-conseil qui se

chargera de faire le tour des mutuelles de la zone sanitaire dans le cadre

de son travail.

Pour le travail à la base, chaque union de mutuelles, à défaut de recruter des

Animateurs qui sont des gens compétents et dynamiques, pour travailler à

fidéliser les mutualistes et à faire adhérer les ménages non encore membres des

mutuelles à la base, il sera confié aux élus mutualistes la lourde tâche de

l’animation des mutuelles de base avec l’appui technique du responsable du

marketing et de la promotion. L’union devra mettre en place un système de

motivation de ces élus mutualistes.

La Direction Exécutive est chargée de la mise en œuvre, par délégation du

pouvoir par le Conseil d’Administration, du plan de travail annuel et du budget.

A ce titre, elle gère les ressources de la mutuelle et assure son fonctionnement au

quotidien. Elle représente également l’organisation et entretient les relations

avec les prestataires et les partenaires divers. Elle doit également assurer la

promotion et le développement de la mutuelle.

La mise en place de cette DE dépend des ressources de chaque mutuelle.

En cas de difficulté, et dans la logique d’une professionnalisation, il est souhaité

que les unions communales se dotent de cette direction qui sera chargée de gérer

toutes les mutuelles de santé membres de l’union. Dans tous les cas, la

professionnalisation des acteurs devra se faire dans la progressivité.

Après cette brève description de l’organisation du mouvement mutualiste,

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 9

il importe maintenant de passer en revue son organisation technique afin de

mieux cerner un certain nombre d’éléments.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 10

CHAPITRE 2 : ORGANISATION TECHNIQUE D’UNE MUTUELLE DE SANTE

2.1 - La gestion des adhésions

La gestion des adhésions joue un rôle important qui dépasse le simple

enregistrement des adhérents et des personnes à charge. Elle alimente les autres

domaines de gestion (gestion financière, gestion des risques, contrôle, suivi et

évaluation) en données et informations concernant les bénéficiaires de la

mutuelle.

Cette gestion répond à un certain nombre de principes à savoir :

- le paiement de droit d’adhésion ;

- la cotisation est calculée individuellement sur la base d’une cotisation

par bénéficiaire ;

- chaque adhérent doit verser un montant de cotisation calculé pour

toutes les personnes à sa charge, lui-même y compris;

- l’adhérent doit inscrire tous les dépendants de sa famille. Il peut inscrire

d’autres personnes à charge;

- le paiement des cotisations est annuel et doit être obligatoirement versée

avant le 31 décembre de chaque année pour le compte de l’année suivante

afin de pouvoir bénéficier des soins dès le début de l’année en cas de

survenue de risque ;

- le paiement de la cotisation peut être fractionné dans le temps au cours de

l’année, aussi, elle peut être payée mensuellement au plus le cinq (05) du

mois couvert ;

- la période couverte pour la prise en charge des prestations est d’une

année et s’étend du 1er janvier au 31 décembre de la même année.

La gestion des adhésions consiste notamment à:

- l’enregistrement de toutes les informations relatives à la population

couverte par la mutuelle dans le registre des adhérents (nom, prénom, âge

ou date de naissance, situation matrimoniale, profession, nombre

d’enfants, nombre de personnes à charge, etc.) ;

- l’inscription de nouveaux adhérents et de leurs personnes à charge;

- l’enregistrement des mouvements de bénéficiaires (entrées et sorties) ;

- la mise à jour précise et permanente du nombre d’adhérents et des

personnes à charge nécessaires au calcul des indicateurs de suivi et

d’évaluation de la mutuelle (taux de pénétration, taux d’utilisation des

services de santé, etc.) ;

- l’enregistrement des informations sur les bénéficiaires, utiles au suivi et à

l’évaluation de la mutuelle (répartition des bénéficiaires par classes d’âges,

sexe, etc.) ;

- la limitation de certains risques liés à l’assurance (sélection adverse,

risque moral, fraudes et abus) par la réalisation d’activités spécifiques ;

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 11

- la délivrance, la vérification et la validation des cartes de bénéficiaires ;

- la vérification du respect des périodes d’observation ;

- la production d’informations nécessaires au contrôle des droits aux

prestations.

La gestion des adhésions repose sur des outils de gestion standards et des

procédures clairement définies.

La maquette du registre des membres est en annexe.

2.2 - La Gestion des cotisations

La gestion des cotisations regroupe toutes les activités liées à l’émission,

au recouvrement et à l’encaissement des cotisations. La gestion des

cotisations est étroitement liée à celle des adhésions.

Ce lien s’exprime selon différentes modalités :

- Le montant de la cotisation dépend généralement du nombre de

bénéficiaires dans une famille. Le calcul de la cotisation repose alors sur

les informations concernant les personnes à charge de l’adhérent. Au

Bénin, la cotisation est individuelle ou familiale mais l’adhésion est

familiale. Cependant, il y a des possibilités offertes aux groupes organisées

de faire des adhésions de groupe. Les personnes célibataires adhèrent

individuellement.

- La carte de bénéficiaire est délivrée uniquement suite au versement

intégral de la première cotisation familiale annuelle. Elle doit être mise

à jour chaque année après le paiement des cotisations.

- La gestion des cotisations est cruciale pour la mutuelle. De son efficacité,

dépendra dans une large mesure le financement des activités car les

cotisations constituent la principale ressource financière de la mutuelle.

Les cotisations sont utilisées de façon à permettre simultanément:

d’octroyer les prestations aux bénéficiaires ;

de couvrir les frais de fonctionnement ;

de constituer des réserves financières.

Le paiement de la cotisation constitue l’une des obligations de l’adhérent

vis-à-vis de la mutuelle ; en contrepartie de ce paiement, les bénéficiaires ont

droit aux services offerts par la mutuelle.

Sur le plan comptable, le terme cotisation regroupe plusieurs notions

distinctes à savoir :

Les cotisations

La mutuelle garantit une prise en charge des soins à chaque individu qui

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adhère ou qui renouvelle son adhésion. Cette garantie est donnée en échange

d’un certain montant de cotisation à verser par l’adhérent.

Les cotisations émises ou cotisations appelées

Elles correspondent aux sommes que la mutuelle demande à ses

adhérents en contrepartie des garanties qu’elle offre aux bénéficiaires sur une

période donnée.

Les cotisations perçues

Durant l’année, la mutuelle encaisse des cotisations qui correspondent en

totalité ou en partie aux engagements des adhérents pour l’exercice en cours.

L’ensemble des cotisations effectivement reçues en contrepartie des contrats en

cours constitue les cotisations perçues.

Les arriérés de cotisations

Au cours et à l’issue d’un exercice, certains adhérents peuvent accuser des

retards dans le paiement de leurs cotisations. Les arriérés de cotisation sont

constitués par les montants des cotisations en retard de paiement. Ces arriérés

sont des créances que la mutuelle doit récupérer.

Les cotisations perçues d’avance

Il s’agit des cotisations encaissées durant un exercice mais qui sont

destinées à la prise en charge des prestations pour l’exercice suivant.

Cette situation se produit notamment dans les mutuelles à période

ouverte d’adhésion et qui pratiquent une cotisation annuelle et les mutuelles

qui prévoient pour leurs adhérents la possibilité de prépayer leur cotisation pour

l’année suivante.

Le suivi des cotisations

Le suivi porte essentiellement sur les montants encaissés et sur les

arriérés. Il doit permettre à la mutuelle de connaître en permanence, le montant

des cotisations non encore encaissées ainsi que le nombre et l’identité des

adhérents concernés afin de mettre en place les mesures de recouvrement

appropriées. Le registre des cotisations est l’outil qui permet de faire le suivi du

recouvrement des cotisations.

2.3 - Le contrôle des droits aux prestations

Le contrôle des droits aux prestations peut être réalisé avant et pendant le

recours aux soins des bénéficiaires, selon l’organisation et le fonctionnement de la

mutuelle (en particulier, système de tiers payant ou non). Il s’agit pour la

mutuelle de vérifier lors de ce contrôle que:

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- d’une part, le bénéficiaire a terminé sa période d’observation et est à jour

de ses cotisations, ou n’accuse pas un retard dépassant les limites tolérées

par la mutuelle ; (1 mois au plus)

- d’autre part, les personnes qui se présentent avec une carte d’adhérent

sont bien des bénéficiaires de la mutuelle, c’est-à-dire qu’il n’y a pas

d’usurpation d’identité par des individus non mutualistes.

2.4 - La facturation et le contrôle des factures des prestataires

Dans le cadre d’un système de tiers payant, les contrats entre la mutuelle

et les prestataires de soins prévoient les supports, la périodicité de facturation

des soins (laquelle est généralement mensuelle), les prestations à couvrir ainsi

que les co-paiements (ticket modérateur, franchise, etc.).

Chaque prestataire de soins établit une facture pour les soins délivrés aux

bénéficiaires, sur la base de ses propres outils de gestion (registres de

consultations, d’hospitalisation, etc.) ou, lorsque ce document est utilisé, sur

la base des exemplaires des attestations de soins qu’il conserve.

Lorsqu’il (elle) reçoit la facture du prestataire de soins, le responsable

de marketing et de la promotion doit :

réaliser un dernier contrôle des recours aux soins en comparant les

informations des attestations avec celles de la facture (numéro de code du

bénéficiaire et nom des bénéficiaires, dates, montants, etc.). Ce contrôle est

utile et systématique dans la mesure où les erreurs d’écriture ne sont pas

rares ;

vérifier que les montants facturés correspondent à ceux fixés par la

tarification en vigueur ;

vérifier dans la mesure du possible que la prestation facturée figure parmi

les services prévus par la mutuelle.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 14

Tableau 2: Maquette d'une Attestation de soins

FORMATION SANITAIRE : ___________________________________

ATTESTATION DE SOINS N°______________

Des bénéficiaires de la Mutuelle de santé de _______________________________

Identification du bénéficiaire:

Nom et prénoms : ………………………………………………………

N° de code…………….…. Age : ………… Sexe : …………….

Date d’entrée :…………………. Date de sortie : …………………...

Provenance : ………………………………………………………….

Diagnostic :

……………………………………………………………………………….

Prescriptions :

-

-

-

Prestation de la formation sanitaire:

Date Services

de santé Acte

Montant

Total Payé par

le patient

Facturé

à la

mutuelle

Total

Total facturé à la mutuelle (en lettre) …………………………………

………………………………………………………………………………..

Date : …………………………..

Nom, prénoms, signature et cachet du prestataire

Signature ou empreinte du bénéficiaire ou son

accompagnant

2.5 - L’enregistrement des prises en charge

Chaque prestation prise en charge par la mutuelle est inscrite dans un

outil d’enregistrement des prestations, le registre des prestations.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 15

Ce registre a pour but de fournir les informations sur les prestations,

nécessaires au suivi et à l’évaluation des activités de la mutuelle/l’Union. Il

s’agit notamment des informations employées pour le calcul des taux d’utilisation

et des coûts moyens.

Tableau 3: Maquette du registre des Prestations

Année : ………………………….

Nom et

Prénoms de

l’Adhérent

Nom et

Prénoms du

Bénéficiaire

Code Age

S

e

x

e

Diagnostic

Coût

Observations Bénéficiaire

%

Mutuelle/

Union %

Total

2.6 - L’autorisation et l’exécution du paiement des soins

L’autorisation du paiement des soins est généralement du ressort du

CA qui peut déléguer son pouvoir au Gérant. Lorsque le Gérant de l’Union a

effectué les opérations de contrôle préalables par ses propres soins, ou par le

biais d’un médecin-conseil l’autorisation est validée par le Président et/ou le

Trésorier du CA.

Lorsqu’un problème est constaté, celui-ci doit être discuté avec le

prestataire de soins ; par exemple lorsqu’il existe une différence entre une

attestation de soins et la facture. En fonction de l’ampleur du problème, il peut

être résolu avec ou sans intervention du médecin- conseil. La gravité du problème

peut nécessiter que le gérant adresse un courrier administratif au prestataire de

soins.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 16

CHAPITRE 3 : LES PROCEDURES ADMINISTRATIVES

3.1- Description du plan d’actions

Après une planification stratégique des actions de l’Union sur trois (03) à

cinq (05) ans, il est indispensable de procéder annuellement à une planification

des actions à mener au cours de l’année. Moment fort des processus de

management, le plan d'action est l'interface entre les phases d'analyse et de mise

en œuvre des décisions. Il transforme les idées et les réflexions en éléments

concrets, opérationnels.

Il concerne tous les services d’une organisation. Selon le domaine, le

contenu est différent, la forme et la méthodologie restent les mêmes. Cet outil est

également utilisé au niveau du collaborateur. Lors de l'entretien annuel, son

manager va fixer et planifier avec lui, les actions à conduire pour l'année à venir.

3.1.1 Utilité d'un plan d'actions

Cette démarche permet de véritablement contrôler ce qui est à faire et

comment c'est fait. "Contrôler" est ici à prendre dans le sens "maîtriser".

Voici quelques effets bénéfiques :

- Permettre de ne rien oublier en listant les tâches à accomplir. Ce qui

donne une vision globale et exhaustive sur la charge à venir.

- Optimiser les moyens humains et financiers. Cela permet d'identifier

comment les moyens sont utilisés et pour quel résultat.

- Maîtriser le temps de mise en œuvre. Grâce à une planification

rigoureuse, il est possible d'anticiper les effets de retards éventuels.

- Savoir à tout moment où l'on se trouve dans l'avancée. Ce qui évite de

naviguer à vue.

- Pouvoir trouver des solutions de replis en étant capable d'analyser les

conséquences sur les autres actions.

- Impliquer et motiver les équipes en définissant des rôles précis pour

chacun. On évitera ainsi des pertes de temps, d'énergie et une

démotivation galopante dues à des recadrages fréquents sur les tâches

et missions des acteurs. Autre bénéfice : une meilleure coordination

lorsque des dépendances existent entre actions.

3.1.2 Les pièges

Il existe toutefois certaines erreurs à éviter : passer trop de temps à

construire un plan d'actions au détriment de sa mise en œuvre, par

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exemple. C'est aussi descendre dans un niveau de détails inexploitable. D’une

manière générale, il est essentiel de garder en tête qu'il ne s'agit que d'un outil.

Un moyen ne doit pas prendre le pas sur sa finalité.

3.1.3 Les clés de succès d'un plan d'actions

Les points ci-dessous constituent des éléments qui, lorsqu’ils sont pris en compte

garantissent le succès du plan d’action. Il s’agit notamment de :

- impliquer les collaborateurs concernés dans sa construction pour que

tout le monde s'approprie la démarche. Le responsable en charge du

projet, du service... ne doit pas bâtir son document dans son coin.

- informer régulièrement les parties prenantes de l'avancée du plan.

- ne pas oublier d'actions.

- prévoir des délais réalistes.

- élaborer un document simple, clair, opérationnel.

- élaborer un budget réaliste et une stratégie concrète et pragmatique de

mobilisation des ressources.

Enfin, il ne faut pas négliger les mesures de réussite. En effet, elles sont

les garantes d'une mise en œuvre conforme à ce qui a été prévu.

3.1.4 Les principales étapes

Pour bâtir un plan, la mise en pratique de la méthode « QQOCQP » est

tout à fait d'à-propos.

Pour rappel, cet acronyme correspond aux questions : Quoi ? Qui ? Où ?

Comment ? Quand ? Pourquoi ? Auxquelles on ajoute une dernière question pour

être complet : "Combien ?". Son utilisation présente l'avantage d'aborder toutes

les facettes d'un sujet.

Voici un exemple de démarche :

Pourquoi ? : Rappeler le contexte. Le pourquoi est la raison d'être du

plan d'action. Très important pour donner du sens à ce qui va être

fait. Définir les buts. Que veut-on obtenir en mettant en place ces

actions ? On entre dans le concret en formulant les finalités. Elles

doivent, bien-sûr, être reliées au contexte.

Quoi ? : Lister les actions. Décrire sommairement leur contenu. L'idée

n'est pas d'entrer dans le détail, mais simplement comprendre de quoi

il s'agit. Eventuellement les prioriser. Normalement, ce travail est fait

en amont. Celles qui sont présentes ont déjà été sélectionnées.

Néanmoins, il est tout à fait pertinent de faire apparaître en premier

celles qui ont le plus d'impact sur l'objectif global.

Qui ? : Définir qui est responsable. Autrement dit : qui pilote ? Qui rend

des comptes ? Préciser également les autres acteurs qui peuvent

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 18

intervenir. C'est très utile pour savoir qui informer de l'avancée des

actions.

Comment ? : Quels sont les ressources à disposition : budget, équipe...

Quand ? : Définir les dates de début et de fin. Pour une gestion

avancée, comme c'est le cas en management de projet, on peut définir

des jalons avec des livrables.

Où ? : Préciser les lieux lorsque cela est nécessaire.

Combien ? : Fixer les critères de réussite. Ils permettent de valider le

succès ou non d'une action et de prendre une nouvelle décision en

conséquence : continuer, prévoir une nouvelle action.

Graphique 3: Processus d'élaboration du plan d'action

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 19

3.1.5 Modèle de plan d'actions

Tableau 4: Modèle de plan d'actions

Contexte : ......................................................

Buts du plan d'actions : ....................................

N° Projets/Actions Objectifs Activités Responsable Acteurs impliqués Localité

d’intervention

Période ou

date Coût / budget

Axe 0 : Analyse du contexte actuelle de l’environnement

Axe 1 : Fonctionnement

Axe 2 : Renforcement des capacités des élus et du personnel

Axe 3 : Suivi et évaluation des mutuelles à la base

Axe 4 : développement de l’Union et services aux membres

Volet 1 :

Volet 2 :

Volet 3 :

Volet 4 :

Axe 5 : Relation avec les tiers et gestion des partenariats

Axe 6 : Etudes, recherches et capitalisation

Axe 7 : Recherche et Mobilisation des ressources

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 20

Pour une planification plus fine, les actions peuvent être représentées sous

la forme d'un diagramme de Gantt. L'intérêt est alors une visibilité accrue de la

répartition des tâches dans le temps et une gestion plus fine de leur

enchaînement.

3.2 Organisation et conduite d’une réunion et de séance de travail

Les réunions sont un moyen de partager, au sein d'un groupe de personnes,

un même niveau de connaissance sur un sujet ou un problème et de prendre des

décisions collectivement. Qui plus est, des décisions prises collectivement, avec

des représentants des différentes entités concernées, seront beaucoup plus

facilement acceptées de tous.

Néanmoins, les réunions sont « consommatrices en matière de temps » et

doivent donc être les plus courtes possibles et menées dans un souci d'efficacité,

afin de déboucher sur des actions concrètes.

On appelle conduite de réunion, l'ensemble des actions à entreprendre afin

d'organiser et de mener une réunion dans de bonnes conditions et permettant de

la faire suivre d'effets. Pour parvenir à des résultats, il importe de bien la

préparer, bien l’animer et surtout établir un document de fin de séance contenant

les grandes discussions et les décisions prises.

3.2.1 Avant la réunion

Avant toute chose, la raison d'être de la tenue d'une réunion doit être

mûrement réfléchie : objectif de la réunion, possibilité de son organisation, besoin

de se voir ou possibilité de passer l’information par message, possibilité

d’exploitation les technologies de l’information et de la communication (TIC,)

notamment internet pour faire la réunion, pertinence de se réunir, etc. Lorsque la

pertinence de se réunir est prouvée, il faut prendre un certain nombre de

dispositions pour la tenue effective de la séance.

Définir le périmètre de la réunion

Nombre et qualité des participants : il est souhaitable de réunir un

nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la

réunion peu efficace. Il est également nécessaire d'harmoniser le profil

des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou

politique des questions à débattre.

Durée : idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser

deux (02) heures. Pour les séances de travail et autres réunions,

lorsque la réunion devra prendre plus de temps, il faut prendre les

dispositions pour faire des pauses au maximum chaque deux (02)

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 21

heures afin de permettre aux participants de se détendre, se désaltérer

et reprendre d’énergie pour la suite.

Ordre du jour : il s'agit du découpage horaire du temps de travail en

sujets bien formulés. Il est nécessaire de minuter correctement les

différents sujets de l'ordre du jour et de désigner quelqu’un pour veiller

au respect du temps.

Prévenir les participants

Diffuser l'ordre du jour à l'ensemble des participants, en précisant

notamment le lieu ainsi que l'heure de début et de fin de la réunion.

Si possible et afin d'optimiser l'efficacité des échanges, un document

préparatoire, envoyé préalablement à la tenue de la réunion et situant

le contexte, faisant éventuellement apparaître quelques questions clés,

permettra aux participants de mieux préparer leur intervention.

Convocation : selon le type de la séance et l’importance de leur

présence, une convocation doit être établie pour le personnel afin qu'un

ordre de mission leur soit adressé ou de requérir leur présence à la

séance. Il s'agit de contraintes réglementaires permettant de valider le

déplacement du personnel ou pour exiger leur présence à une séance.

Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres

que le personnel de l’Union.

Préparation de la salle et dispositions pratiques

Disposition des sièges selon la forme souhaitée : selon le type de

réunion, le responsable de l’organisation de la réunion, dispose la salle

pour faciliter le travail.

Préparation des kits de réunion si c’est nécessaire : il importe de

préparer des kits de séance pouvant contenir l’ordre du jour et des

documents nécessaires pour le bon déroulement de la réunion.

3.2.2 Pendant la réunion

L’ouverture de la réunion

Après avoir prononcé quelques mots de bienvenue, celui qui dirige une

réunion restreinte organise un tour de table et chacun se présente « nom et

qualité ». L’animateur se présente en dernier.

Le tour de table permet à chacun de se présenter brièvement et ainsi de

permettre aux nouveaux ou aux personnalités extérieures de situer la fonction de

chaque intervenant. Il est fortement recommandé de demander aux participants

de faire un effort particulier lors de la description de leur activité et notamment

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 22

d'éviter l'utilisation de sigles.

S’il s’agit d’une réunion de plus de 20 personnes, l’animateur fait circuler

une feuille de papier où chacun inscrit son nom et sa qualité. La liste est

polycopiée et distribuée dans les instants qui suivent.

Désignation d'un rapporteur

Il est souhaitable de désigner un volontaire ou un membre du personnel

technique pour la rédaction du compte-rendu. S'il s'agit d'une série de réunion,

chacun devra être rapporteur à son tour.

Liste d'émargement

Pour faciliter le suivi des réunions et des participants à chaque séance, il

est nécessaire de faire circuler une liste d'émargement afin de permettre non

seulement au service financier de valider les frais de déplacement et autres mais

aussi de disposer d’archives. Une liste d'émargement type se présente comme

suit :

Tableau 5: Modèle de liste de présence

Objet : ……………………………………………………………………………..

Date et lieu : ……………………………………………………………………..

Ordre Nom et

prénoms

Qualification/Ser

vice/Structure

Localisation Zone

Sanitaire

Contact :

mail et

téléphone

Sexe Emargement

Récapitulatif du relevé de décisions précédent

A toutes fins utiles, s'il s'agit d'une série de réunions, les décisions de la

réunion précédente peuvent être passées en revue, pour mémoire ou pour suivi de

l'avancement de leur réalisation.

Rappel de l'ordre du jour

Avant d'entrer dans le vif du sujet, il peut être utile de récapituler

brièvement l'ordre du jour de la journée, le temps imparti sur chaque sujet et les

intervenants.

Les points importants de l'ordre du jour devront préférentiellement être abordés

en début de réunion, où la concentration est maximale et afin de ne pas risquer

de les traiter rapidement en fin de réunion.

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Mettre à l'aise

Afin de mettre à l'aise les participants, un café peut être servi en début de

réunion ou bien de simples bouteilles d'eau peuvent être distribuées aux

participants. Par ailleurs, une salle correctement dimensionnée et avec une

température adaptée permettront de rendre une réunion plus efficace.

Dans le déroulement de la réunion, il importe après discussions sur chaque

point de l’ordre du jour, de faire une synthèse partielle de ce qui a été retenu

avant de passer au point suivant.

Rédiger un relevé de décisions

Un « relevé de décisions », établi collectivement par l'ensemble des

participants, permet de mettre en exergue les décisions essentielles prises au

cours des échanges. Le relevé de décisions ne doit pas être uniquement passif : un

responsable doit être désigné pour la mise en œuvre de chacune des actions, avec

une date prévisionnelle.

Date de la prochaine réunion

S'il s'agit d'une série de réunions, il peut être opportun de profiter de la

présence des participants pour convenir d'une date commune pour la tenue de la

ou des réunion(s) suivante(s).

3.2.3 Après la réunion

Rédiger le compte-rendu

Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud »,

directement suite à la réunion, car les notes prises au cours de la réunion font

appel à la « mémoire à moyen terme ». Le compte-rendu doit notamment faire

apparaître les points suivants :

Objet de la réunion ;

Date de la réunion ;

Participants (et excusés) ;

Ordre du jour ;

Résumé de chaque point de l'ordre du jour ;

Relevé de décisions ;

Date de la prochaine rencontre.

Au minimum, à défaut d'un compte-rendu de réunion, il est indispensable

de procéder à un simple relevé de décisions.

Le compte-rendu de la réunion a plusieurs objectifs :

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 24

acter des décisions ;

formaliser le travail réalisé pour permettre par exemple aux excusés ou à

des personnes non présentes à la réunion de pouvoir en connaître les

tenants et aboutissants ;

capitaliser l'information, pour mémoire.

Diffuser le compte-rendu

Le compte-rendu doit être diffusé à l'ensemble des participants, pour

validation. Après un délai de l'ordre d'une semaine, si des propositions de

modifications ont été faites, le compte-rendu final devra être à nouveau envoyé à

l'ensemble des participants.

Faire le suivi des décisions

Pour s’assurer de la mise en œuvre des décisions prises au cours de la

réunion, il importe que quelqu’un soit responsabilisé parmi les participants pour

procéder au suivi de la mise en œuvre et à relancer les responsables concernés au

besoin. Cet état de chose permet de travailler de façon efficace et à éliminer les

sujets de préoccupation à temps.

Graphique 4: Synthèse du processus de réunion

3.3 Gestion de courriers

3.3.1 Classification du courrier

Il existe quatre (04) catégories de correspondances :

La correspondance ordinaire numérotée : elle comprend les lettres, les

messages tels que mémorandum, fax, notes administratives, notes de

service. Pour chaque catégorie de correspondance, il existe un dossier

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 25

distinct pour le courrier Arrivée/Départ (registre Courrier Arrivé, registre

Courrier Départ, Chronos Courrier Arrivé, Chrono Courrier Départ).

La correspondance ordinaire non numérotée : les messages reçus,

notamment les courriers électroniques et SMS voire les appels

téléphoniques sont traités dans les mêmes conditions que les

correspondances numérotées. Toutefois, ils sont classés dans un dossier

spécifique ouvert à cet effet. Pour le cas spécifique des SMS et des appels

téléphoniques, il est conseillé de procéder à leur transcription en vue de

leur classement. Ceci a l’avantage de disposer d’archives pour ces types de

messages pour des usages éventuels.

La correspondance confidentielle est utilisée pour le traitement de

questions délicates qui ne doivent pas être diffusées. Il existe un système

séparé tenu par le Gérant. Lorsqu’un message électronique, fax ou lettre

est reçu avec la mention "CONFIDENTIEL", toutes les copies dudit

document sont transmises au Gérant et ne sont diffusées qu’avec son

accord.

La correspondance personnelle : il s’agit de toutes les correspondances qui

présentent un caractère privé. Elles sont transmises dès réception aux

destinataires.

3.3.2 Traitement du courrier reçu

L’ouverture des plis est assurée par le Secrétaire. Le Secrétaire réceptionne tous

les courriers adressés à l’Union. Après enregistrement, il possède à la ventilation

vers les destinataires. Une pochette navette ou un parapheur fait circuler le

courrier destiné au Gérant qui émarge après lecture et, il indique la personne

chargée de la réponse ou du suivi.

- Les documents comptables (factures, chèques, etc.) sont transmis aussitôt

à la comptabilité qui les enregistre dans un registre spécial.

- Le Secrétaire centralise les fax et courriels reçus et les transmet sans

tarder au dirigeant puis à chaque destinataire.

- Tous les courriers reçus font objet d’enregistrement dans un registre de

courriers Arrivés et un numéro est attribué à chaque courrier.

- Après le processus administratif, le courrier est classé dans le chrono des

courriers arrivés.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 26

Graphique 5: processus de traitement des courriers reçus

3.3.3 Traitement du courrier départ

Une photocopie de l’original de chaque courrier sera classée dans le dossier du

tiers intéressé (membre, prestataire, fournisseur, personnel, partenaires, etc.).

Tous les documents informatiques seront conservés et classés sur le même

ordinateur afin d’éviter les recherches inutiles.

Le courrier est obligatoirement présenté à la signature du Gérant ou du

Président du CA selon le besoin.

Le dossier de présentation comprend :

- le ou les originaux à signer et expédier ;

- les pièces à joindre ;

- les pièces à consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au

courant de l’affaire.

Le Gérant ou son intérimaire dûment mandaté est le seul habilité à signer

tout courrier sortant.

En l’absence d’un secrétaire, chaque agent rédige les courriers qui

concernent son domaine et le soumet à l’appréciation du Gérant. Tout courrier

validé doit faire transit au niveau du service qui centralise les courriers en vue de

l’attribution d’une référence et son enregistrement dans le registre. Une copie

doit également être classée dans le chrono y afférant.

Après avoir obtenu le « OK » du Gérant, le Secrétaire ou l’agent ayant initié le

courrier :

- procède à la correction éventuelle ;

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 27

- imprime la lettre ;

- relit le courrier et le met dans le parapheur, le transmet de nouveau à

l’initiateur (s’il y a un secrétaire) de la lettre pour visa ;

- transmet le parapheur au Gérant pour relecture et signature ;

- récupère le parapheur avec le courrier signé ;

- affecte un numéro d’ordre chronologique au courrier ;

- photocopie le courrier signé ;

- prépare l’enveloppe au nom du destinataire ;

- met l’original dans l’enveloppe et l’enregistre dans le registre « courrier

départ » ;

- fait remettre le courrier au destinataire contre décharge du cahier

« courrier départ » ou l’affranchit ou le remet à l’agent de liaison ;

- transmet une copie de la correspondance signée à l’initiateur ;

- veille à ce que les courriers soient transmis aux destinataires avec

diligence ;

- classe chronologiquement la photocopie dans le classeur « courrier

départ ».

Dans le cas exceptionnel où un courrier doit partir sans la signature du

dirigeant (absence ou voyage de celui-ci par exemple) la photocopie du courrier

signé par l’intérimaire est présentée sans tarder au dirigeant dès son retour, pour

approbation.

Graphique 6: Processus de traitement des courriers départ

Page 36: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 28

3.4 Gestion des Ressources Humaines

La procédure de gestion des ressources humaines se résume comme il suit

ci-dessous.

Les fonctions doivent être suffisamment séparées. Tout recrutement doit

faire l’objet d’une prévision, selon le besoin, en rapport avec l’importance de

l’activité qui nécessite la mise en place du moyen humain à un poste donné. La

Direction Exécutive transmet au Conseil d’Administration, le budget de l’année

suivante qui inclut le plan de recrutement soumis à l’adoption. Une fois le budget

voté, le Conseil d’Administration donne ainsi quitus pour son exécution.

Le Gérant se chargera dès lors, en accord avec le Conseil d’Administration:

du recrutement et du licenciement du personnel ;

de la détermination des niveaux de rémunération ;

de l’autorisation des primes et des avances sur salaires ;

de la fixation de la grille des payements (per diem, transport, hébergement

etc.) ;

de la signature des chèques et autres instruments de paiements pour le

paiement des salaires.

3.4.1 Du recrutement au licenciement du personnel

Recrutement

Le plan de recrutement consiste à déterminer, pour une catégorie

d’employés, l’effectif nécessaire pour l’année à venir et à comparer avec l’effectif

probable : Effectif nécessaire – effectif probable = recrutements à opérer. On

pratique ainsi la « gestion prévisionnelle du personnel ».

Pour chaque poste, les aptitudes et compétences nécessaires sont définies :

le profil du poste.

Les étapes de la procédure de recrutement comprennent :

la prospection des candidatures : affichage au siège, petites annonces

dans la presse… Les candidats intéressés adressent une demande

d’emploi, leur C.V. et autres pièces exigées doivent figurés dans l’avis.

la sélection des candidatures (présélection sur dossier, test écrit et/ou

entretien de sélection).

Après la sélection et un recrutement, diverses opérations doivent être

effectuées.

- Opérations administratives (internes) :

visite médicale d’embauche (avant la fin de la période d’essai) ;

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 29

accueil du nouvel employé (livret d’accueil) ;

inscription sur le registre des entrées et sorties du personnel ;

création d’un dossier individuel (classement des divers

documents) ;

mise à jour du répertoire (manuel ou informatique) ;

mise à jour du fichier du personnel (manuel ou informatique).

- Déclarations obligatoires :

Déclarations à la sécurité sociale.

Déclarations à l’Inspection du travail (enregistrement des

contrats de travail).

Licenciement

Le licenciement doit être fait selon les textes qui régissent l’Union à savoir

le code du travail, des conventions collectives, le règlement intérieur de l’Union

et le contrat de travail.

Graphique 7: Processus de recrutement du personnel

3.4.2 Livres nécessaires à tenir

Les livres de paie et le registre de l’employeur sont cotés et paraphés par le

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 30

tribunal de première instance.

Le registre se répartit en trois fascicules : n° 1, n° 2 et n° 3.

• Le fascicule n° 1 est destiné à décrire par agent, son état civil, sa

date d’entrée, son salaire de base.

• Le fascicule n° 2 est destiné à décrire par agent, les emplois

successifs occupés au sein de l’Union.

• Le fascicule n° 3 est réservé aux sanctions.

Quant au livre de paie, il est la récapitulation des états mensuels de

salaires élaborés collés sur les livres de paie cotés et paraphés.

3.4.3 La constitution de dossiers du personnel

Le Gérant est chargé de l’administration du personnel. Ainsi, il détient les

dossiers du personnel. Il approuve l’état de paie mensuel, conserve sur lui le livre

de l’employeur.

Le dossier ou le fichier individuel de chaque agent doit contenir

obligatoirement :

• ses actes d’état civil (acte de naissance, carte d’identité, acte de

mariage, de décès) ;

• un casier judiciaire ;

• un exemplaire du contrat de travail ou de la lettre d’embauche ;

• les actes d’avancement ;

• sa photo ;

• un certificat de visite et contre- visite

• un spécimen de sa signature ;

• sa situation matrimoniale ;

• la date de son embauche ;

• le détail de ses rémunérations et retenues ;

• les indemnités qui lui sont dues ;

• son curriculum vitae accompagné de la copie de ses diplômes etc.

3.4.4 Les procédures comptables nécessaires

Le comptable s’occupe de la préparation des salaires et de la répartition de

cette charge entre éventuellement les partenaires et l’Union. Il élabore vers la fin

de chaque mois, un état nominatif des salaires et charges sur salaires à payer et

les fiches de paye. Il remplit les chèques et passe les écritures relatives aux

salaires.

Sur accord du Gérant (l’ordonnateur), il prépare les pièces relatives aux

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 31

avances, acomptes, fournitures et prêts au personnel.

Les obligations fiscales et sociales en matière de salaire doivent être

régulièrement respectées. Ainsi :

• le personnel permanent doit être déclaré aux impôts et à la CNSS ;

• le comptable doit établir les états d’impôts sur salaires et les états

relatifs à la sécurité sociale et procéder aux paiements correspondant

dans les délais ;

• il est instauré une fiche de présence du personnel qui est remplie

chaque jour par les intéressés eux-mêmes à leur arrivée dans les

bureaux de l’organisation et à leur départ ;

• il est également instauré un titre de permission.

Tableau 6: Récapitulatif de la procédure de gestion des ressources humaines

Procédure Acteurs Tâches

Recrutement du personnel

Organisation

du

recrutement

Recrutement

Gérant et

PCA

Tout besoin en personnel doit faire ressortir les

points suivants :

- Durée (temporaire ou permanent) ;

- Date de la demande ;

- Poste à pouvoir ;

- Motif de la demande (remplacement départ,

création de poste etc..) ;

- Catégorie professionnelle ;

- Contrôle si le poste est budgétisé ;

- Une annonce est faite ;

- Les candidats sont sélectionnés sur la base d’un

test et/ou sur étude de dossier par un comité mis

en place à cet effet ;

Proclamation du résultat et établissement d’un

contrat de travail ;

Conditions générales de travail

Contrat

Secrétariat

ou Gérant

Établissement du contrat

Le contrat doit indiquer les éléments suivants :

Contrat temporaire ou à durée indéterminée ;

Identité complète du salarié ;

Situation familiale ;

Fonction dans l’organisation ;

Date d’embauche ;

Signature du salarié ;

Signature du PCA ;

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 32

Procédure Acteurs Tâches

Dossiers du

personnel

Gérant

Transmission

Le contrat d’embauche est établi en trois

exemplaires.

Un exemplaire est remis au salarié ;

Un exemplaire est conservé dans son dossier ;

Un exemplaire est remis à la DGT.

Dossier individuel

Un dossier individuel est ouvert par le Gérant, il

contient les pièces suivantes :

Contrat d’embauche signé auquel sont annexés les

diplômes et C.V ;

Pièces d’état civil (acte de naissance ou jugement

supplétif, certificat de nationalité casier judiciaire

et carte d’identité ou passeport) ;

Pièces médicales (certificat de visite et contre-

visite) ;

Fiche individuelle reprenant les éléments

permanents nécessaires à l’établissement de la paie

avec matricule affecté au salarié ;

Évaluation du salarié ;

Toutes les correspondances concernant le salarié.

le Coordonnateur gère les données du personnel

contenant les pièces citées ci-dessus.

Paie

Comptable

Le Comptable s’occupe de l’établissement de la paie

et doit à ce titre établir :

- Les bulletins de salaire ;

- Le livre de paye.

a) journal de paie

- le Comptable procède à la comptabilisation des

éléments de paie au plus tard quinze (15) jours

après.

Le livre de paie récapitule tous les éléments

contenus sur les bulletins de salaire devant servir à

la comptabilisation de la paie.

Versement des salaires.

- Tous les salaires sont payés par chèque ou en

espèce selon le cas ;

- Le Comptable établit le chèque qu’il soumet à

la signature des personnes indiquées.

Les salaires peuvent également être payés par

virement bancaire.

b) bulletin de salaire

Chaque bulletin de salaire doit indiquer :

- la désignation de l’employeur ;

- l’identité du salarié (nom, emploi et position) ;

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 33

Procédure Acteurs Tâches

- le mois de paie ;

- le salaire de base ;

- les déductions effectuées sur le salaire brut ;

- les heures supplémentaires effectuées ;

- les primes et indemnités versées ;

- les retenues effectuées (IPTS, avances et

acomptes, Cotisations ouvrières, saisies-arrêts

etc.)

- le salaire brut ;

- le salaire après retenues;

- le net à payer.

Congé

Absence

Gérant

Secrétaire

Comptable

- Un congé annuel est octroyé à chaque agent après

un an de service effectif à raison de 2 jours par

mois. Son salaire lui est payé avant son départ ;

- Un planning de congé est établi au début de chaque

exercice ;

- La décision de congé est soumise à la signature du

Gérant ;

- Un certificat de cessation de service est établi au

nom du bénéficiaire par le Gérant

- Les procédures de règlement sont identiques à celles

prévues par le règlement des salaires ;

- Lors de la reprise de service, un certificat de reprise

est établi et visé par le Gérant.

- Lorsque le travailleur doit s’absenter du service, il

doit établir une demande écrite en précisant le

motif, la durée et le lieu de jouissance ;

- L’absence pour cas de maladie doit être justifiée par

un certificat délivré par un médecin dans les 24

heures ;

- Des événements familiaux dûment justifiés

énumérés ci-après, auront droit pour le

travailleur ayant au moins six mois d’ancienneté

dans la structure, au bénéfice de permissions

exceptionnelles d’absence, non déductibles du

congé normal dans les dix jours ouvrables par an

et n’entraînant aucune retenue de salaire

conformément à la Convention Collective du

travail.

- Premier mariage du travailleur : ……6 jours

ouvrables ;

- Autres mariages du travailleur : ……3 jours

ouvrables ;

- Mariage d’un enfant, d’un frère, d’une sœur : …...1

jour ouvrable ;

- Décès du conjoint : …………..5 jours ouvrables ;

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 34

Procédure Acteurs Tâches

- Décès d’un enfant, d’un père ou de la mère

du travailleur : ……………….2 jours ouvrables ;

- Décès d’un ascendant en ligne directe, d’un frère ou

d’une sœur :…………………..1 jour ouvrable ;

- Décès d’un beau-père ou belle-mère : .1 jour

ouvrable ;

- Naissance d’un enfant :…….1 jour ouvrable ;

- Première communion : ……..1 jour ouvrable ;

- Baptême d’un enfant : ……….1 jour ouvrable ;

- Déménagement :………..1 jour ouvrable ;

Toute permission de cette nature doit faire l’objet

d’une autorisation écrite préalable par le Gérant,

sauf cas de force majeure.

Dans cette dernière éventualité, l’agent doit

informer le Coordonnateur dès la reprise du travail.

- À la fin du trimestre, une déclaration des

cotisations à la Sécurité Sociale est établie au vu

des différents états de paie ;

- Les imprimés sont remplis par le comptable ;

- Le paiement est effectué par chèque selon les

délais requis à la matière.

- La déclaration mensuelle est établie au plus tard

le quinzième jour du mois prochain ;

- La déclaration est faite au vu des états de

salaire ;

- Elle est signée par le Comptable ;

La déclaration et un chèque sont transmis au

Guichet de la CNSS par registre de transmission de

chèque.

3.4.5 Les missions

Tout employé ou élu peut dans le cadre de ses activités se rendre en

mission tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du pays. Pour un voyage de plus d’une

semaine, l’approbation du Président du CA et celle du Gérant sont

indispensables. Cette approbation est notifiée par un ordre de mission

mentionnant l’objet, la durée, le lieu, le mode de transport et la signature du

Gérant pour le personnel technique et du Président pour les Elus.

Du retour de la mission, l’employé ou l’élu est dans l’obligation de produire

un rapport de mission. Une note de service viendra préciser le montant des frais

de mission tant au niveau national qu’international en tenant compte d’un

certain nombre de principes, notamment le coût de la vie dans le lieu de la

mission, la durée en jour pour pouvoir définir le montant à allouer. Pour ce qui

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 35

est des frais de transport, ils seront pris en charge au prix réel sur présentation

de facture ou de reçu de paiement.

NB : les autres frais hormis ceux d’entretien (restauration, sus mentionnés)

engagés sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.

Pour les missions hors du territoire national, il faut tenir compte du pouvoir

d’achat et de la valeur de la monnaie en circulation dans le pays hôte pour définir

les frais d’entretien pour un voyage à effectuer.

Toute mission doit être sanctionnée par un ordre de mission car au démarrage de

la mission, le missionnaire prend 75% de ses frais de mission et le reste après

dépôt du rapport de mission et ceci dans un délai de cinq (05) jours.

NB : Attacher l’ordre de mission et la pièce justificative.

Page 44: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 36

CHAPITRE 4 : PROCEDURES FINANCIERE ET COMPTABLE DES

MUTUELLES DE SANTE

La vie d’une union de mutuelles de santé est ponctuée par un ensemble

d’opérations économiques qui modifient constamment le volume et l’organisation

de ses ressources. Ces opérations devront être enregistrées car l’union doit être

en mesure de suivre son patrimoine, sa situation financière ainsi que son

résultat d’exploitation. C’est l’un des principaux objets de la comptabilité

d’organiser cet enregistrement, d’en effectuer la vérification et de produire

régulièrement une synthèse des informations financières traitées.

La comptabilité ne doit pas être considérée comme une contrainte ni

comme une finalité. Elle est avant tout un outil indispensable à une gestion

efficace. De ce fait, elle ne doit pas être perçue comme un luxe réservé aux seules

unions qui disposent de comptables. S’il est vrai qu’elle repose sur des

mécanismes qui sont parfois complexes, elle peut être adaptée et simplifiée pour

les mutuelles à la base qui ne disposent pas des compétences nécessaires. Dans le

cadre de la professionnalisation, il est indispensable de recruter un professionnel

comptable au niveau de chaque union.

Il n’est pas rare de découvrir de nombreux problèmes de comptabilité au

sein des mutuelles et unions de mutuelles de santé dus surtout au manque de

pièces justificatives ainsi qu’à l’organisation financière et aussi au manque

d’informations sur la gestion financière.

Nous allons détailler dans ce chapitre les documents essentiels pour une

bonne gestion financière des mutuelles de santé ainsi que les procédures

comptables à observer en respect aux principes comptables de l’Organisation

pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (OHADA) et au Plan

Comptable des Mutuelles Sociales (PCMS) au sein de l’UEMOA de mai 2012.

4.1 Procédures financières

4.1.1 Les ressources d’une union ou mutuelle communale de santé

Les ressources de l’Union sont constituées des ressources internes et de celles

externes telles que prévues par les statuts généralement.

Les ressources internes : il s’agit des droits d’adhésion, des cotisations des

membres, des recettes des prestations de services, des réserves constituées

ainsi que des dons et legs obtenus des membres. Pour ce qui concerne les

droits d’adhésion, les parts sociales et les cotisations, ils doivent faire

l’objet d’une pièce justificative d’entrée de fonds notamment une fiche de

recettes préétablie et d’un reçu qui précise l’objet de l’opération effectuée.

Ils doivent également être inscrits dans le registre comptable qui est mis

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 37

en place auprès du Comptable et dans un fichier conçu à cet effet et dans le

logiciel spécialisé de comptabilité mis en place selon les procédures

comptables en la matière. Ceci permettra de faire un reporting régulier et

de disposer d’informations comptables et financières à tout moment.

Pour les recettes issues des prestations de services et autres activités

menées, elles doivent faire l’objet de facturation au bénéficiaire. Il s’agit

notamment des honoraires sur prestation, des frais de location de biens de

l’Union, de salle et d’autres matériels, etc. Elles sont également inscrites dans le

registre comptable et tout autre support électronique mis en place à cet effet.

Toutes les facturations et l’établissement de pièces ne peuvent être établis que

par le Comptable qui est habilité à les inscrire dans le registre et les divers

supports. Il peut, néanmoins, déléguer expressément son pouvoir à quelqu’un

d’autre par écrit.

Enfin, les dons et legs internes et externes sont considérés comme des

ressources internes et doivent être pris avec un acte de donation simple signé des

deux parties et enregistrés dans le patrimoine de l’organisation selon sa nature.

Les ressources externes sont constituées de l’ensemble des subventions

obtenues des partenaires dans le cadre de l’exécution de divers projets de

l’Union ainsi que pour son fonctionnement. En effet, sur la base des

différentes propositions de projet faites aux partenaires, ils octroient des

financements (subventions) dont le décaissement peut être intégral au

démarrage ou alors à décompte périodique selon les différentes phases du

projet. Ces différentes subventions doivent être traitées selon le partenaire

et le projet afin de suivre la gestion de chaque financement obtenu. Des

comptes pourront être créés pour chaque financement obtenu. Elles font

l’objet de traitement spécifique afin de permettre de voir les fonds

dépensés par rapport au financement reçu et d’en dégager le résultat.

4.1.2 Les opérations de trésorerie

Les opérations de trésorerie sont constituées des opérations de caisse et de

banque à travers les encaissements et les décaissements.

L’Union, dans le but d’assurer la sécurité et la traçabilité des fonds, se dote

de comptes bancaires dans une institution financière de la place. Elle peut se

doter d’autant de comptes bancaires qu’elle veut. Aussi, un sous- compte ou un

compte particulier doit être ouvert pour chaque projet d’envergure et qui s’étale

sur plusieurs années. Aussi, un compte de fonctionnement est ouvert à la banque.

Les opérations de banque

L’union peut ouvrir plusieurs comptes bancaires. De même, chaque

partenaire peut exiger l’ouverture d’un compte bancaire spécial pour les activités

qu’il envisage financer en vue de lui permettre de suivre la traçabilité des fonds

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 38

qu’il injecte. A défaut de cette exigence, il est souhaitable qu’un compte ou sous-

compte soit ouvert pour chaque projet afin d’évaluer la gestion faite du

financement.

Dans le cadre de la gestion des comptes bancaires, le comptable établit une

demande d’appel de fonds selon une périodicité définie dans les accords avec les

bailleurs de fonds et le Conseil d’Administration. Elle est soumise au Gérant pour

contrôle et signée par le Président.

Signataires des comptes banques

Il est souhaitable, dans le but de la séparation des pouvoirs, que tout

décaissement sur un compte bancaire soit soumis à une double ou triple

signature selon le cas. L’union peut disposer d’un compte de fonds propres, d’un

autre pour les projets et/ou programmes et d’un compte fonctionnement pour la

gestion quotidienne. Pour ce qui est des signatures, il est conseillé de se référer à

ce que les textes prévoient en la matière.

Approvisionnement des comptes banques

Les comptes sont alimentés par des versements d’espèces, des remises de

chèques et des virements au profit de l’Union par les bailleurs de fonds et autres

partenaires et débiteurs.

Une fiche d’imputation doit être établie par le comptable, visée par le

Gérant pour chaque entrée de fonds et quelle que soit son origine. Le document

de la Banque matérialisant chaque encaissement doit être joint à la fiche

d’imputation correspondante.

Les dépenses par les banques

Les dépenses par les banques permettent:

de transférer des fonds entre les banques ;

d’alimenter la caisse de l’Union ;

de régler les prestataires conventionnés, les fournisseurs et autres

créanciers.

Pour le paiement des factures des fournisseurs et autres prestataires de

services, le comptable fait les contrôles d’usage notamment en comparant la

facture avec la facture pro forma, le bon de commande et le bon de livraison (ou

la vérification du cachet « certifié service fait » en cas de service) de même que les

calculs arithmétiques de la facture.

Transfert de fonds entre banques

Le comptable émet un ordre de virement ou un chèque qui doit être signé

par les deux cosignataires. Il émet ensuite une fiche d’imputation (l’ordre de

dépenses) pour enregistrer la sortie de fonds de la banque qui décaisse et une

autre (ordre de recettes) pour enregistrer l’entrée de fonds dans le compte de la

banque qui encaisse.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 39

Retrait de fonds pour la caisse

Le comptable émet un chèque qui doit être signé par les deux

cosignataires. Ensuite, il établit une fiche d’imputation pour enregistrer la sortie

de fonds de la banque qui décaisse et une autre pour enregistrer l’entrée de fonds

dans le compte caisse. La fiche d’imputation est accompagnée d’une copie du

chèque signé.

Le contrôle

A la fin de chaque mois, un état de rapprochement doit être établi pour

chaque compte bancaire par le comptable. Il doit soumettre au Gérant pour

approbation.

5 Gestion de la caisse

Approvisionnement

Une demande d’approvisionnement de la caisse doit être établie par le

caissier, en charge de la caisse, quand le solde caisse est inférieur ou égal à 10%

de la dotation. L’encaisse maximale est de 50 000 FCFA.

La demande d’approvisionnement de caisse est visée par le comptable et

signée par le Gérant. Une caisse tampon peut être créée pour recevoir des fonds

dont les dépenses s’exécutent dans les 24 heures qui suivent la réception des

fonds, notamment lors de la tenue de différentes sessions du Conseil

d’Administration, de formation et aussi de diverses rencontres organisées dans le

cadre des activités de l’organisation.

Caisse tampon:

Ce fonds peut excéder le plafond de la caisse ordinaire mais conforme à une

dépense budgétaire d’activité où on doit opérer des dépenses en espèces comme le

paiement des per diem et déplacement lors d’une AG, d’une formation, d’un

atelier ou d’une séance. Les reliquats des fonds de cette caisse tampon doivent

être retournés à la caisse de menues dépenses. Si ce reliquat est élevé, il doit être

reversé au compte d’origine.

Dépenses par la caisse

Les dépenses par la caisse ordinaire doivent être évitées lorsqu’elles

dépassent un seuil de cinquante mille (50.000) FCFA. Le Gérant est

l’ordonnateur délégué des dépenses par la caisse. Pour le paiement des

prestataires de soins, il est fortement recommandé de faire un paiement par

virement bancaire ou compte à compte.

Une fiche de dépenses doit être émise par le responsable de marketing et

de la promotion, visée et approuvée par le Gérant. Un brouillard de caisse doit

être tenu manuellement pour enregistrer tous les mouvements de fonds.

Page 48: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 40

Les paiements en espèces des factures

Après mention du ‘’Bon à payer’’ sur les factures par le Gérant, le caissier

effectue les paiements en espèces. Le prestataire ou le fournisseur doit acquitter

la facture avant de recevoir son paiement.

Contrôle inopiné de caisse

Le Comité de Surveillance, le Président du CA ou le Gérant doit procéder

de temps en temps à des contrôles inopinés de caisse au niveau de l’Union.

Contrôle périodique de caisse

A chaque réapprovisionnement de la caisse, on doit vérifier la concordance

du solde de caisse sur le livre de caisse et le solde effectif en caisse. On établit le

procès-verbal de caisse. Ce contrôle est effectué par le Gérant auprès du caissier.

Tableau 7: Maquette d'un livre de caisse ou de banque

Date N°PJ Libellé Montant

Entrées Sorties Solde

report

Totaux

A reporter

Le journal de caisse et banque nous montre tous les mouvements dans la

caisse ainsi que sur le compte bancaire. Il est impératif que chaque compte

bancaire ait son propre livre de caisse /banque.

Il est important de le remplir correctement pour voir le lien entre la caisse,

la banque(les entrées et sorties).

Page 49: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 41

Graphique 8: Processus de gestion de la caisse de menues dépenses

6 Procédure de mobilisation des ressources internes.

Les ressources internes de l’Union ou de la mutuelle communale sont

constituées des droits d’adhésion, des cotisations, des revenus générés par

diverses prestations de services et des excédents des exercices écoulés.

Les droits d’adhésion et les cotisations sont recouvrés par le Responsable

Marketing/caissier contre un reçu qui constitue la pièce comptable d’entrée de

fonds en caisse. Les droits d’adhésion doivent être entièrement recouvrés à

l’intégration du membre. Pour faciliter le travail et tenant compte de la spécificité

de l’organisation du mouvement mutualiste, les droits d’adhésion et les

cotisations de l’Union ou de la mutuelle communale sont recouvrés par les

Trésoriers des mutuelles à la base et reversés au responsable de Marketing de

l’Union contre décharge.

Les revenus des locations regroupent toutes les entrées de fonds dus à la

location de divers équipements (salle de conférence, bureau, vidéo projecteur,

etc.). Ils sont également recouvrés par le Comptable.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 42

Enfin, les revenus des prestations de services sont des fonds que l’Union

facture lorsqu’elle rend un service.

Tous ces fonds recouvrés par le Comptable doivent être intégralement

versés sur les comptes bancaires de l’Union et doivent faire l’objet

d’enregistrement conformément aux procédures.

4.2 Les procédures comptables

Elles permettent de décrire les différentes étapes à suivre pour enregistrer

les opérations afin de justifier l’usage orthodoxe des fonds à tous les niveaux.

Elles permettent également de retracer toutes les opérations comptables

possibles et les étapes à suivre pour leur prise en compte dans les traitements

comptables et l’établissement des états financiers annuels.

Dans le cadre de la professionnalisation, il est instauré au niveau des

mutuelles de base membres de l’Union, en l’absence d’un professionnel comptable

à leur niveau, un système minimum de trésorerie conformément au plan

comptable des mutuelles de santé et une comptabilité générale au niveau de

l’Union qui sera tenue par le Comptable recruté à cet effet. En effet, selon le plan

comptable des mutuelles de santé, « les mutuelles dont les cotisations ainsi que le

nombre d’adhérents sont supérieures ou égales aux seuils fixés par la

Commission par voie de Décision doivent impérativement tenir une comptabilité

d’engagement et présenter des états financiers du système normal » dudit plan.

En dehors des notions livresques et académiques, le Comptable doit

apprendre à connaître le fonctionnement des structures de mutuelles de santé au

Bénin et se référer régulièrement au plan comptable des mutuelles de santé pour

tenir correctement la comptabilité.

4.2.1 Pièces comptables

Documents de recettes

Il s’agit:

des reçus de versements d’espèces qui justifient toutes entrées de

fonds à la caisse ;

des reçus de versements d’espèces qui justifient tout versement de

fonds dans les comptes bancaires ;

les bordereaux de remis de chèque qui justifient tout encaissement de

chèques dans les comptes bancaires etc.

Documents de dépenses

les factures fournisseurs (prestataires de soins et autres fournisseurs)

les quittances de loyer, d’électricité, d’eau, de téléphone, etc. ;

les reçus et décharges délivrés par les bénéficiaires de paiement ;

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 43

les états de paiements divers etc.

Toute comptabilisation se fait sur la base d’une fiche d’imputation. Les

fiches d’imputations portent les indications suivantes: le n° de la fiche, la date de

l’opération, la date comptable, le journal concerné, les numéros de compte du plan

comptable, les montants de l’opération, la signature du comptable.

Traitement des documents de base

Lorsque les documents de base (de recettes et de dépenses) sont reçus à la

comptabilité, ils doivent être vérifiés. Tout document ne présentant pas un degré

suffisant de fiabilité doit être rejeté.

En ce qui concerne par exemple les factures fournisseurs, les contrôles à

effectuer sont les suivantes :

- rapprocher la facture au bon de commande et au bon de livraison

correspondant ;

- s’assurer de l’exactitude des calculs arithmétiques que comporte la

facture ;

- s’assurer de la régularité de la facture quant à sa forme (pas de rature ni

surcharge).

Lorsque la vérification d’une pièce justificative est satisfaisante, le

comptable doit :

- remplir une fiche d’imputation et la signer ;

- l’enregistrer dans le journal comptable des opérations.

4.2.2 Les supports comptables

a. Le journal

Pour faciliter le travail du comptable, en l’absence d’un logiciel de

comptabilité, il sera mis en place un tableur lui permettant de tenir une

comptabilité générale des opérations de la mutuelle. Ce journal enregistrera

l’ensemble des opérations de l’Union.

Tableau 8: Maquette du journal

Date Libellé Débit Crédit Code

Pièce

Contrôle

Compte

Montant N°

Compte

Montant

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 44

b. Le grand-livre

Les comptes sont regroupés dans un document appelé le grand- livre.

Le grand-livre constitue ainsi un outil essentiel de la comptabilité de la

mutuelle. Il peut se présenter de différentes formes, dont la principale

et la plus pratique, est de faire figurer chaque compte sur une fiche

cartonnée, au recto et au verso. Les enregistrements se font en

continu au recto puis au verso. Lorsqu’une fiche est complètement

remplie, on en utilise une nouvelle, jointe à la première.

Ces fiches sont conservées soit dans un bac, soit dans un classeur (cette

seconde solution étant la plus pratique).

Tableau 9: Maquette du grand livre

GRAND LIVRE

SOLDE

Droits d'adhésions N° compte

Dates Débit Crédit Solde

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

0 0 0

c. La balance

La balance est un tableau établi à partir de tous les comptes du grand-

livre. Elle permet de déceler des erreurs d’écriture ou de calcul pouvant survenir

lors de l’enregistrement des opérations dans les comptes. La balance permet

également de vérifier l’exactitude des reports du journal vers le grand-livre.

La balance repose sur le fait que tout enregistrement donne lieu à un débit et un

crédit. En vérifiant l’égalité entre tous les débits et tous les crédits, elle permet

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 45

d’identifier d’éventuelles erreurs. La balance est présentée ici dans le cadre de la

clôture de l’exercice, il s’agit de la balance après inventaire. Il faut cependant

noter qu’une balance doit être établie périodiquement (tous les mois ou tous les

trimestres) au cours d’un exercice, afin d’éviter une accumulation d’erreurs

d’écriture qui pourraient entraîner un travail de correction important en fin

d’exercice.

Avant d’établir la balance, il est nécessaire de procéder à la clôture de tous

les comptes ainsi que du journal.

Tableau 10: Maquette de la balance

Comptes Intitulés des comptes Débit Crédit

Solde

débiteur

Solde

créditeur

4.2.3 Le Système Minimum de Trésorerie des mutuelles de base (petites

mutuelles)

Le système minimum de trésorerie ou comptabilité de trésorerie ou encore

système comptable allégé est le mode de gestion comptable mise en place pour les

petites entités répondant à un certain nombre de critères bien définis. Dans le

cadre des mutuelles de santé, il s’agit des critères suivants :

• le nombre d’adhérents ;

• et le montant des cotisations encaissées.

Les seuils minima de chacun de ces critères seront précisés par la

Commission de l’UEMOA. Cependant, les mutuelles ne remplissant pas ces

critères mais qui sont considérées comme de petites mutuelles (comme les

mutuelles à la base) peuvent tenir aussi une comptabilité de trésorerie basée sur

l’enregistrement des recettes et des dépenses.

Aujourd’hui, toutes les conditions sont remplies dans les mutuelles de base

pour la mise en place de ce système minimum avec les outils déjà en place

(carnets de reçu, registres des cotisations, etc.). Cependant, il faut mettre en

place d’autres outils pour avoir à tout instant, une situation globale de la

mutuelle et suivre l’évolution des finances.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 46

Conformément au plan comptable des mutuelles de santé, il faut mettre en

place au minimum les outils suivants :

- le registre des adhérents

Tableau 11: Maquette du registre des adhérents

Date Code

Adhérent

Nom et

Prénoms

Cotisations

émises

Cotisations

perçues

Taux de

recouvrement Arriérés

de

cotisations

Ainsi conçu, le registre est un document annuel qu’il faut changer chaque

année et qui ne prévoit pas des avances sur cotisation et les informations sur

l’adhérent. Il pourra être amélioré selon les besoins des mutuelles.

- le registre des achats

Tableau 12: Maquette du registre des achats

Date N°

facture

Nom du

fournisseur Libellé Montant

Compte

Date

paiement

Référence

de la

pièce de

paiement

En cas de paiement partiel, le solde doit être enregistré comme s’il

s’agissait d’un achat mais le libellé doit donner l’information du paiement partiel.

En fin de période, il faut analyser toutes les dettes non payées et passer les

écritures dans le journal des opérations diverses.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 47

- le journal de trésorerie

Tableau 13: Maquette du journal de trésorerie

Date N°

PJ Libellés

Entrée

(débit)

Sortie

(crédit)

Virement de

fonds Recettes Dépenses

Sortie Entrée Cotisations Autres

recettes

Prestation

maladie

Fournitur

es

Charges

de

personnel

Frais de

déplacement

Autres

charges

Immobili

sation

Cotisation

faîtière

Contrôle

- le journal des opérations diverses

Tableau 14: Maquette du journal des opérations diverses

Dat

e

PJ

Libell

és Débit Crédit

Contrôl

e

Adhérents Charges

prestations

Dotation

aux

amort.

Charges

de…. ?

Cotisations Fournisseurs Amortissement Provisions Personnel

En plus de ces supports, des journaux de caisse et de banque (International Monetary Fund [IMF]) seront créés pour

suivre les finances de la mutuelle. A la fin de chaque mois, il faudra procéder au bouclage de chaque document en totalisant

les montants comptabilisés à chaque niveau, notamment les journaux de caisse et de banque.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 48

A la fin de chaque exercice, pour chaque mutuelle à la base, il faut établir

des états financiers après les travaux de fins d’exercice conformément au PCMS.

Ces états financiers comprennent ici le bilan de fin d’exercice, le compte de

résultats et les états annexés.

4.2.4 La comptabilité des unions de mutuelle de santé : système normal

du PCMS

Dans cette partie du manuel de procédures, il est décrit les différentes

étapes que le comptable doit suivre pour la comptabilisation des opérations dans

un système comptable normal conformément au plan comptable des mutuelles

sociales de l’espace UEMOA et au Système Comptable de l’Organisation pour

l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires (SYSCOHADA).

La tenue d’une comptabilité générale du système normal exige une

technicité que seul un professionnel comptable peut avoir. Il s’avère donc

nécessaire de disposer d’un Comptable au sein de chaque Union pour la tenue de

cette comptabilité.

a. Des frais d’adhésions

Les frais d’adhésions constituent des ressources durables de la mutuelle et

payés par chaque membre en une seule fois dès son adhésion. Cette ressource

constitue la part sociale du mutualiste et n’est pas remboursable en cas de

départ. Lorsqu’un membre adhère à l’Union :

- le responsable marketing et de la promotion délivre un reçu de

paiement de droit d’adhésion au membre, met à jour le registre des

adhésions, verse les fonds à la banque et met à jour le livre de caisse ;

- le comptable réceptionne la copie de la quittance d’adhésion et du

bordereau de versement, procède à l’enregistrement dans la

comptabilité et classe la pièce comptable dans le classeur indiqué.

b. Des cotisations

Les cotisations constituent des versements des membres pour le compte de

chaque bénéficiaire afin de permettre à l’union de couvrir les dépenses en cas de

survenue du risque. Ces cotisations constituent des produits pour les unions de

mutuelles et sont traitées ainsi qu’il suit :

- le responsable de marketing et de la promotion délivrance un reçu de

cotisation, mentionne dans le registre des cotisations, verse les fonds à la

banque et met à jour le livre de caisse ;

- le comptable impute et comptabilise la pièce de recette reçue de son

collègue et classe la pièce comptable dans le classeur approprié.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 49

c. Des dons et legs

L’Union peut recevoir des libéralités (dons) de l’Etat, d’organisations ou

de personnes physiques, membres ou non. Les dons peuvent être en espèces

ou en nature. Dans ce dernier cas, l’Union doit les comptabiliser afin de ne

pas fausser l’analyse économique de son fonctionnement. Le comptable dans

tous les cas :

- réceptionne l’acte de donation ou de legs ;

- impute et enregistre l’acte de donation ;

- classe la pièce comptable ;

- procède à la codification du bien lorsqu’il s’agit d’une immobilisation.

d. Des subventions d’investissement publiques ou privées

Une subvention est une aide financière destinée à soutenir de façon

générale les activités de l’Union ou un projet particulier. Les subventions

attribuées peuvent être en espèces ou en nature (locaux, matériel, mise à

disposition de personnel). Le comptable :

- réceptionne l’acte de subvention reçue ;

- impute et enregistre l’acte de subvention ;

- classe la pièce comptable ;

- procède à la codification du bien lorsqu’il s’agit d’une

immobilisation ;

- enregistre le bien dans le registre des immobilisations.

e. des prêts obtenus auprès des banques, de l’Etat ou d’autres

organismes et les dettes vis-à-vis d’autres tiers

Une mutuelle de santé a la possibilité de solliciter un prêt auprès de

structures bancaires ou d’autres organismes, publics ou privés, avec ou sans

intérêt. La tenue d’une comptabilité rigoureuse est, dans ce cas, nécessaire car

elle conditionne généralement l’obtention du prêt. Une mutuelle peut également

utiliser des ressources ou bénéficier de services dont elle n’a pas encore effectué le

paiement. C’est le cas par exemple lorsque ses adhérents ont reçu des soins qui

n’ont pas encore été payés par la mutuelle aux prestataires.

La procédure comptable demeure la même que précédemment.

f. Des biens

Les unions disposent de biens durables et des biens circulants.

Les biens durables sont des biens utilisables par la mutuelle pendant

longtemps. Il s’agit de l’actif immobilisé. Il existe plusieurs catégories de

biens durables, parmi lesquelles celle des immobilisations qui concerne

le plus les mutuelles. Cette catégorie comprend les frais de création, les

terrains, les locaux achetés ou construits (ou en construction), le mobilier,

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 50

le matériel (de bureau, de transport…), etc. Ces immobilisations perdent

de la valeur avec le temps. Cette dépréciation est enregistrée chaque année

dans des comptes d’amortissement conformément aux normes comptables

en la matière.

A l’acquisition du bien, le comptable :

- vérifie la conformité de la livraison à la commande ;

- accuse réception du bien ;

- enregistre le bien dans le registre des immobilisations ;

- impute et enregistre la pièce comptable ;

- classe la pièce comptable.

En fin d’exercice, le comptable :

- après les travaux d’inventaire, procède au calcul des amortissements ;

- enregistre les amortissements des biens.

En cas de cession ou de mise au rebus de bien, le comptable procède aux

traitements comptables nécessaires selon le cas.

- Les biens circulants sont de biens provisoires liés aux activités courantes

de la mutuelle. Ils sont destinés à être transformés rapidement et sont

renouvelés plusieurs fois au cours d’un exercice. Il s’agit des stocks,

l’argent disponible en caisse et/ou en banque, les sommes dues (créances) à

l’Union (il s’agit essentiellement des retards de cotisations) et les

placements.

g. Du paiement des prestataires de soins

Les principales dépenses que les unions effectuent sont relatives au

paiement des soins de santé des bénéficiaires auprès des prestataires de soins

conventionnés. Pour ce faire, diverses opérations comptables sont nécessaires.

Réception des factures des prestataires :

- Le responsable de marketing et de la promotion vérifie les factures et

les confronte aux attestations de soins ;

- Il procède à la mise à jour du registre des prestations ;

- Il transmet les factures conformes au comptable et retourne celles qui

posent de problèmes aux prestataires avec ses observations.

Enregistrement des factures

- Le comptable réceptionne les factures validées ;

- Il procède à l’imputation des factures et à leur enregistrement

comptable ;

- Il classe les pièces comptables.

h. Des autres dépenses

En dehors des dépenses de prestation de soins, les Unions investiront les

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 51

ressources dans l’achat de fournitures diverses, de paiement de diverses factures

de location, d’électricité, d’eau, etc. de même que le paiement du personnel. Pour

le cas spécifique du paiement des salaires, conformément au contrat de chaque

agent, le comptable établit les fiches de paye qu’il soumet à la signature du

Gérant. Lorsque les fiches sont signées, il procède à l’établissement des

instruments de paiement, notamment les chèques ou les ordres de virement ou

encore les états de paiement lorsque c’est en espèce. Dans tous les cas, il est

indispensable d’établir un état de paiement pour ce qui est du salaire quel que

soit le mode de paiement. Ensuite, il paye les salaires du mois à chaque agent

puis procède à la comptabilisation et au classement des pièces. A la fin de chaque

mois, le comptable procède au paiement des impôts divers au service des impôts

de sa localité. Chaque trimestre, le comptable paye également les cotisations à la

sécurité sociale. Ces opérations donnent droit à la comptabilisation des pièces et

à leur conservation.

4.3 Les outils de gestion

La tenue des documents est généralement sous la responsabilité du

Secrétaire et du Trésorier de l’union ou du gérant, du responsable de marketing

et du comptable de la mutuelle le cas échéant. Il s’agit notamment de :

le carnet/la carte de membre : c’est un livret familial d’adhésion à la

mutuelle de santé qui comporte des informations sur le chef de ménage

(adhérent) et ses ayant- droits (personnes à charges ou bénéficiaires).

C’est ce livret ou cette carte qui donne accès à une prise en charge au

centre de santé conventionné pour chacune des personnes inscrites et à

jour de leurs cotisations.

le reçu d’adhésion : c’est le reçu délivré à toute personne qui adhère à

l’union. Le paiement du droit d’adhésion est unique et constitue le

passeport d’entrée dans la mutualité. Ces fonds constituent des

ressources durables de l’Union.

le reçu de cotisations : il s’agit ici du reçu délivré au mutualiste chaque

fois qu’il paye ses cotisations au sein de l’union. Il précise en dehors des

Nom et prénoms, le montant, la période concernée et la date de

délivrance du reçu.

Les différents reçus sont établis en trois exemplaires dont l’orignal est délivré au

membre, une copie est transmise à la comptabilité et la seconde copie conservée

dans le carnet et sécurisée auprès du responsable de marketing et à la promotion.

Le registre des membres : il enregistre les informations nécessaires sur

les adhérents à l’union, notamment leur numéro d’adhésion , les noms et

prénoms, la profession, la date de naissance, le sexe, la date d’adhésion

ainsi que toutes les autres informations utiles. Il peut éventuellement

Page 60: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 52

contenir les informations relatives à la sortie de l’Union le cas échéant.

Le registre de bénéficiaires : comme celui des membres, il retrace toutes

les informations sur les bénéficiaires de l’Union.

Le registre des cotisations : chaque année, l’Union a besoin de connaître

les bénéficiaires de soins de santé au cours de cette année. Pour ce faire,

il est instauré un registre des cotisations qui montre pour chaque

membre, le nombre de bénéficiaires, le montant de sa cotisation

annuelle ainsi que les mois pour lesquels il est à jour de cotisation. Ce

registre permet chaque année donc d’avoir une idée sur la situation des

cotisations.

Le registre des prestations : il permet de suivre les soins administrés

aux mutualistes dans les centres de santé conventionnés ainsi que les

coûts des différentes prestations par pathologies.

L’attestation de soins : ce document est déposé au niveau des

prestataires de soins qui doivent à chaque prise en charge, le remplir

pour chaque bénéficiaire.

Le livre de caisse : c’est un document important qui n’est tenu que par le

responsable de marketing de l’Union. Ce livre enregistre toutes les

ressources financières en espèce qui entrent et sortent de l’union et en

dégage le solde après chaque opération. Il doit être tenu avec soins et

rigueur sans rature, surcharge ni blanc et le solde doit toujours

correspondre au montant en caisse réellement.

L’attestation d’identification du voyageur : ce document est délivré à

tout mutualiste qui effectue un voyage d’une localité à une autre où il

peut être pris en charge en cas de maladie. La fiche précise la localité de

provenance, celle de destination, les bénéficiaires concernés, la date de

délivrance ainsi que la date de validité de la fiche d’identification. Cette

fiche d’identification permet au bénéficiaire de se faire prendre en

charge dans le cadre de l’intermutualité au cours de sa période de

validité.

Le rapport mensuel d’activité : c’est une fiche qui retrace l’évolution de

la mutuelle d’un mois à un autre sur tous les plans.

Les fiches de stocks : il s’agit d’un outil indispensable à mettre en place

pour chaque fourniture disponible en stock, notamment les carnets de

reçus divers, les facturiers, les registres et attestations, etc.

Les maquettes de chacun des documents sont annexées au présent manuel

de procédures.

4.4 Le budget prévisionnel et son exécution

Le budget prévisionnel est une prévision des recettes et des dépenses

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 53

nécessaire à la réalisation des activités et des objectifs durant un exercice donné.

Il est élaboré en fin d’année pour l’année suivante afin d’estimer au mieux l’état

financier de la mutuelle de santé et d’estimer les limites de celle-ci.

La préparation du budget doit s’appuyer sur le plan d’actions de l’exercice

comptable pour lequel le budget est préparé. Ce sont les objectifs contenus dans

le plan d’actions qui sont exprimés en termes monétaires. Ces deux documents

doivent concorder. Le budget doit être approuvé au plus tard le 15 décembre de

l’année qui précède l’année pour laquelle le budget est préparé.

L’exécution du budget consiste à compléter au fur et à mesure des dépenses

et des recettes réelles afin de suivre l’exécution budgétaire de la mutuelle de

santé. La mutuelle de santé doit préparer des rapports d’exécution budgétaire

mensuels, trimestriels, semestriels et annuels et toutes les fois que la nécessité

s’impose. Le rapport d’exécution budgétaire est préparé par le comptable, revu

par le gestionnaire de la mutuelle de santé et approuvé par le CA de la mutuelle

de santé. Le rapport d’exécution budgétaire doit être préparé au plus tard le 10

du mois suivant le mois concerné.

Le budget de trésorerie

Il compare les flux de recettes (encaissements) aux flux de dépenses

(décaissements). La gestion de la trésorerie doit permettre la réalisation d’un

équilibre financier à court terme indispensable. Le budget de trésorerie est la

synthèse de tous les autres budgets.

Le budget de trésorerie fait apparaître la différence entre les

encaissements et les décaissements du mois et le solde de trésorerie du mois.

Il a comme objectif l’équilibre financier mensuel de la section de mutuelle

de santé. L’élaboration du budget de trésorerie nécessite l’établissement de 2

budgets partiels :

Le budget des encaissements exprimés ;

Le budget des décaissements prévus.

Le budget des encaissements est à établir à partir de :

la prévision des recettes tenant compte des conditions de règlement

(paiement différé ou non) ;

des créances figurant au bilan initial et dans le livre de créance ;

des autres opérations diverses générant des encaissements

supplémentaires.

Le budget des décaissements prend en compte les délais de paiement des

factures de centre de santé, les salaires, les impôts, les taxes et autres frais de

fonctionnement. Ces décaissements doivent concerner les services et les biens

consommables acquis selon les procédures de gestion contenues dans le présent

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 54

manuel.

Il faut gérer la trésorerie. Les soldes excédentaires doivent être placés pour

qu’ils soient le plus rémunérateur possible à court terme. Il ne faut laisser aucun

capital inutilisé.

Le budget peut se présenter sous différentes formes de tableau dont voici

un exemple avec les rubriques les plus utilisées par une mutuelle de santé :

Tableau 15: Maquette du budget prévisionnel

Mois

Eléments

Janvier Février Mars …….. …… Décembre

Solde initial

Encaissements

Droits d’adhésion

Cotisations

Subventions des partenaires (une

ligne par partenaire)

Subventions de l’Etat

Subventions de la commune

Revenus des activités

Intérêts bancaires

Autres recettes

Total des encaissements

Décaissements

Prestations de soins (une ligne pour

chaque catégorie de soins : primaire

et hospitalier)

Salaires des agents

Jetons de présence des

administrateurs

Organisation de l’AG

Contribution à la journée de la

mutualité

Cotisations au Conseil départemental

Achat de matériels et mobiliers de

bureau

Achat d’outils et de fournitures de

bureau

Formation des agents et des élus

mutualistes

Location de siège

Eau

Electricité

Contribution au Fond National de

Garantie

Autres dépenses

Total des dépenses

Solde final

Après la mise en œuvre de ce budget conçu sous forme de plan de trésorerie, il est

indispensable de procéder mensuellement à un suivi budgétaire pour prévenir

tout dérapage dans l’équilibre entre les recettes et les dépenses en cours

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 55

d’exercice, à opérer des ajustements nécessaires dans les prévisions et de gérer de

manière adéquate la trésorerie. La fiche suivante permet de faire le suivi

budgétaire.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 56

Tableau 16: Maquette de la fiche de suivi budgétaire

Eléments Prévisions

annuelles

Mois de ……………….

Prévisions Réalisations Ecarts % des

écarts

Encaissements

Droits d’adhésion

Cotisations

Subventions des

partenaires (une ligne

par partenaire)

Subventions de l’Etat

Subventions de la

commune

Revenus des activités

Intérêts bancaires

Autres recettes

Total des

encaissements

Décaissements

Prestations de soins

(une ligne pour

chaque catégorie de

soins : primaire et

hospitalier)

Salaires des agents

Jetons de présence des

administrateurs

Organisation de l’AG

Contribution à la

journée de la

mutualité

Cotisations au Conseil

départemental

Achat de matériels et

mobiliers de bureau

Achat d’outils et de

fournitures de bureau

Formation des agents

et des élus

mutualistes

Location de siège

Eau

Electricité

Contribution au Fond

National de Garantie

Autres dépenses

Total des dépenses

Différence

(Encaissement –

Dépenses)

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 57

4.5 Le bilan et le compte de résultat

4.5.1 Le bilan

Le bilan peut être assimilé à une photographie de toutes les valeurs de

l’Union à une date donnée, généralement en fin d’année. Il permet de visualiser

les composantes financières de la mutuelle et de les apprécier.

Il est représenté par un tableau contenant l’actif et le passif :

- L’actif = les moyens d’agir, c’est-à-dire les emplois. On parle :

d’actif immobilisé (biens durables de l’Union) ;

d’actifs circulant (biens liés aux activités courantes de l’Union, stock,

argent liquide, banque, créances…).

- Le passif = l’ensemble des capitaux propres et des capitaux étrangers (des

dettes de la mutuelle) c’est-à-dire ce que les membres de l’Union, les

donateurs, les prêteurs, les créanciers ont apporté pour la mise en œuvre

des activités de l’union. Il s’agit des droits d’adhésion, dons et legs, des

réserves diverses, des reports à nouveau, des résultats, des subventions

d’investissements et autres subventions obtenus des partenaires et de

structures publiques comme privées, des provisions, emprunts et dettes

assimilés ainsi que des dettes à court terme.

Tableau 17: Maquette du bilan

ACTIF = EMPLOIS PASSIF = RESSOURCES

Voilà où sont nos biens, utilisation des

ressources

Voilà d’où viennent nos biens, Origines

des financements

Total Total

Les totaux des deux colonnes doivent être égaux.

Pour faire le bilan, il convient de faire d’abord l’inventaire de l’union : on

compte tous les biens durables et on évalue leur valeur. On fait de même pour les

stocks, on compte les dettes ainsi que ce qui se trouve à la banque et en caisse.

L’actif est la liste des biens, leur valeur et leur emploi dans la colonne de gauche.

Le passif est la liste des mêmes valeurs de ces biens classés selon leur

provenance dans la colonne de droite

Page 66: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 58

Récapitulatif d’un bilan selon le PCMS

Tableau 178: Récapitulatif d'un bilan selon le PCMS

ACTIF PASSIF

Eléments Brut Amort

/ Prov

Net Eléments Montants

Actif immobilisé

- charges

immobilisées

- immobilisations

incorporelles

- immobilisations

corporelles

- Immobilisations

en cours

- Immobilisations

HAO

- Immobilisations

financières

Actif circulant

- stocks (outils de

gestions et autres

fournitures de

bureau, stocks de

médicaments)

- créances (fonds

dus à l’union)

Trésorerie

- titre de placement

- Banque

- Caisse

Fonds propres et

assimilés

- Fonds

mutualistes

(adhésions,

dons et legs)

- Réserves

- Report à

nouveau

- Résultat net

de l’exercice

- Subventions

d’investissem

ent

- Provisions

techniques et

règlementées

Dettes

financières

Passifs

circulants

Trésorerie passif

TOTAL X TOTAL X

Normalement, le bilan est préparé à la fin de l’exercice comptable. Le bilan

TYPE des mutuelles est contenu dans le règlement spécifique de l’UEMOA

relative au PCMS et est conforme au SYSCOHADA.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 59

L’importance du bilan est son analyse. Lors de l’analyse du bilan, il faut

aussi s’attarder aux fonds propres et assimilés. Si ceux-ci sont trop faibles par

rapport aux capitaux étrangers (Subventions et dettes à long, moyen et court

termes), cela veut dire que la mutuelle dépend plus de personnes tierces

(bailleurs, donateurs..) donc cela n’est pas viable à long terme.

Le bilan fournit des informations nécessaires mais insuffisantes. Il ne

donne aucune explication sur les opérations qui se sont déroulées et ces

explications sont pourtant très utiles pour analyser les performances et la

viabilité de la mutuelle.

L’affectation des diverses opérations dans des comptes de charges et de

produits servira en fin d’exercice à établir un compte de résultat.

4.5.2 Le compte de résultat

Le compte de résultat est un bon indicateur de la gestion de l’union et

comme nous l’avons déjà vu, il est souvent accompagné du bilan.

Le compte de résultat nous permet de voir si l’Union gère correctement les

ressources et si elle peut continuer à vivre. Il permet de déterminer le résultat

net d’exploitation qui est obtenu en faisant la différence entre les entrées

(recettes / produits) et les sorties (dépenses / charges) totales de l’exercice.

Pour une union de mutuelles, le but n’est pas de faire un bénéfice

important mais celle-ci doit avoir des fonds propres suffisants pour être sûre de

répondre aux engagements qu’elle a contracté vis-à-vis de ses membres et des

prestataires de soins.

Généralement, le compte de résultat est élaboré en fin d’année afin de voir

si l’union est en déficit ou en bénéfice (résultat net). Pour être réellement

cohérent avec la gestion de la mutuelle, chaque mutuelle devrait faire un compte

de résultat prévisionnel pour l’année suivante afin de prévoir les charges et les

produits de celle-ci.

Cette prévision sera à reprendre à la fin de l’année suivante afin de

mesurer les écarts (positifs ou négatifs) et d’analyser les raisons de ces écarts.

Un Compte de Résultat est un tableau qui comprend 2 parties :

- les charges (colonne de gauche) : représentent la valeur de tout ce qu’il a

fallu dépenser ou s’engager à dépenser (achat à crédit) pour produire

pendant l’année et

- les produits (colonne de droite) : représentent la valeur de tout ce qui a

enrichi la mutuelle.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 60

Tableau 189: Maquette du compte de résultats

CHARGES PRODUITS

Liste des charges (dépenses,

amortissements, etc.) faites durant

l’exercice comptable

Résultat net : profit/bénéfice

Liste de ce que nous avons eu comme

recettes durant l’exercice comptable

Résultat net : perte/déficit

TOTAL TOTAL

Les deux totaux doivent être égaux. Le résultat net est le montant qui

équilibre les charges et les produits.

- Si les produits sont > aux charges, on doit équilibrer le résultat dans la colonne

de gauche ; donc ce sera un bénéfice ou un profit pour la mutuelle.

- Si les charges sont > aux produits, on doit équilibrer le résultat dans la colonne

de droite donc se sera une perte ou un déficit pour la mutuelle.

a. Les charges

Les opérations qui entraînent une diminution du résultat de l’union sont

des charges.

Les charges peuvent ne pas correspondre à une sortie d’argent de l’année.

En effet, certaines charges représentent de l’argent sorti au cours de l’année ou

les années précédentes ou bien l’argent ne sortira que l’année ou les années

suivantes. Les charges affectent le résultat de l’union en négatif.

Exemple :

Si la mutuelle achète un ordinateur, celui-ci devrait fonctionner pour

trois (03) ans donc, son prix est réparti sur trois (03) ans et non sur la

première année. Chaque part annuelle de cette dépense représente

une charge : c’est la dotation aux amortissements de l’ordinateur.

Les charges peuvent être de différentes natures : d’exploitations,

financières, exceptionnelles.

Les charges d’exploitation

Cette catégorie regroupe les charges liées au fonctionnement normal et

courant de la mutuelle. Il s’agit notamment de :

- des prestations maladies : paiement des prestataires de soins ou

remboursement des dépenses de soins aux adhérents ;

- des frais de fonctionnement : achats de fournitures, frais de déplacement,

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 61

salaires et per diem ;

- des frais d’animation et de formation : frais d’envoi en formation des

responsables de la mutuelle, etc.

Les charges financières

Cette catégorie regroupe les charges qui sont liées aux opérations

financières en particulier :

- les intérêts des emprunts ;

- les frais financiers relatifs au fonctionnement normal du ou des comptes

bancaires.

Les charges exceptionnelles

Ces charges sont relatives à des opérations exceptionnelles c’est-à-dire :

- les pénalités et amendes fiscales ;

- les créances non recouvrables ;

- les dons de la mutuelle à des adhérents dans le besoin, attribués à titre de

la solidarité et en dehors de ses prestations normales.

b. Les amortissements

Un investissement est une acquisition d’un terrain, d’un bâtiment,

d’équipements qui seront utilisés pendant plusieurs années.

A l’achat, le prix s’inscrit dans le journal de caisse/banque mais, on

n’inscrit pas ce prix d’achat dans les charges annuelles du Compte de Résultat.

Le montant inscrit dans le Compte de Résultat est ce que l’on appelle la dotation

aux amortissements.

Il existe principalement deux méthodes d’effectuer l’amortissement :

L’amortissement dégressif qui consiste à amortir l’immobilisation à un

taux élevé pendant le jeune âge de l‘immobilisation et l’amortir à un taux bas

pendant le vieil âge de l’immobilisation. La logique derrière ce principe est que la

contribution d’une immobilisation neuve à la formation du revenu est grande par

rapport à une immobilisation vieille. De ce fait, une grande partie de la charge

d’amortissement doit être supportée par la période ayant encaissé plus de

recettes.

L’amortissement linéaire ou constant est la méthode la plus simple et

couramment utilisée. Cette méthode consiste à amortir le bien sur toute la durée

de vie de l’immobilisation par un amortissement constant c’est-à-dire que

l’amortissement appliqué au début de la période est la même que celui appliqué à

la fin de la période. On suppose que le bien a contribué à la production de

l’institution à part égale pour toute sa durée de vie.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 62

Il peut exister un problème avec l’amortissement basé sur le coût

historique car au terme de la durée de vie d’une immobilisation,, l’amortissement

constitué ne permettra pas de remplacer l’immobilisation car le prix aura

augmenté. Ainsi, la nécessité de réévaluer l’immobilisation s’impose.

L’immobilisation réévaluée est amortie sur la nouvelle valeur. Cette réévaluation

est de la responsabilité des experts comptables et autres évaluateurs.

L’amortissement, c’est la perte de valeur des immobilisations par l’usure et

le vieillissement.

c. Les produits

Les produits nous indiquent tout ce que les activités de la mutuelle ont

permis de produire pendant l’exercice. C’est-à-dire toutes opérations qui

enrichissent la mutuelle. Les produits affectent le résultat de la mutuelle en

positif.

Comme les charges, les produits peuvent être de diverses natures :

produits d’exploitation, financiers, exceptionnels.

Les produits d’exploitation

Ces produits sont liés aux activités normales de la mutuelle. Cette

catégorie comprend :

- les cotisations ;

- les autres produits techniques ;

- les dons et subventions.

Les produits financiers

Ces produits sont liés aux opérations financières et englobent notamment

les intérêts produits par des placements ou des comptes d’épargne.

Les produits exceptionnels

Ce sont des produits qui ne résultent pas de l’activité normale de l’union.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 63

d. Exemple du compte de résultat.

Tableau 19: Maquette d'un compte de résultat

CHARGES PRODUITS

Eléments Montants Eléments Montants

Charges de prestation Cotisations des mutualistes

Dotations-Reprises sur

provisions techniques sur

prestations

Dotations-Reprises sur

provisions techniques sur

cotisations

Excédent de souscription

Médicaments et

consommables médicaux

Produits des activités

accessoires

Transports Production immobilisée

Services extérieurs Variation Production

stockée

Impôts et taxes Subventions d’exploitation

Autres charges

d’exploitation

Revenus financiers et

assimilés

Charges de personnel

Frais financiers

Excédent technique (1)

Dotation aux

amortissements

Transferts de charges

Dotations aux provisions

hors dotation provisions

techniques

Reprise des amortissements

d’exploitation

Reprise de provisions hors

reprise de provisions

techniques

Excédent des activités ordinaires (positif ou négatif) (2)

Valeurs comptables des

cessions d’immobilisation

Produits des cessions

d’immobilisation

Charges hors activités

ordinaires (HAO)

Produits hors activités

ordinaires (HAO)

Dotations hors activités

ordinaires (HAO)

Reprises hors activités

ordinaires (HAO)

Subventions d’équilibre

Excédent Hors Activités Ordinaires (positif ou négatif) (3)

Excédent de l’exercice (4) = (2) + (3)

TOTAL X TOTAL X

Ces deux documents sont accompagnés du Tableau Financier des Ressources et

Emplois (TAFIRE) et des états annexés pour constituer les états financiers

annuels à transmettre aux faîtières et à l’Etat.

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 64

4.5.3 Quelques ratios ou règles prudentielles

Les règles prudentielles sont des règles économiques, financières, comptables et

de gestion qui visent à sécuriser les cotisations et à garantir les droits à

prestations des membres des mutuelles sociales et de leurs structures faîtières

ainsi que la viabilité de ses organisations elles-mêmes1.

Le règlement N° 003-2011 rappelle un certain nombre d’obligations des mutuelles

sociales et de leurs faîtières en matière de comptabilité, de budget, de couverture

de risque, de gestion des œuvres sociales et sanitaires, d’exercice des activités

génératrices de revenu, de gestion des ressources financières, de constitution de

réserves, du fonds de garantie, de contrôle du fonctionnement et de la viabilité

ainsi que les sanctions en cas de violation des normes. Malheureusement, ce

règlement d’exécution ne prévoit pas encore les différents indicateurs de

performance des mutuelles sociales et de leurs faîtières pour répondre aux

normes. Ces indicateurs doivent être précisés dans une décision de la commission

de l’UEMOA qui n’est pas encore adoptée. Cette décision en cours relève certains

indicateurs que nous suggérons aux unions communales de mutuelles de santé et

aux mutuelles communales de santé.

Les indicateurs sont regroupés en deux (02) classes :

les indicateurs de contrôle : ils sont utilisés par l’organe administratif pour

effectuer le contrôle des mutuelles sociales conformément aux règlements.

Le non-respect de ces indicateurs peut entraîner des sanctions

administratives conformément aux dispositions du règlement

N°07/2009/CM/UEMOA du 26 juin 2009.

Tableau 220: Tableau de classification des indicateurs de contrôle

Indicateurs Formules de calcul Normes

1. Taux de règlement de

la cotisation au FNG

montant payé *100

cotisation au FNG 100%

2. Taux des charges de

fonctionnement

charges de fonctionnement *100

cotisations acquises ≤ 20%

3. Taux des charges de

fonctionnement brut

charges de fonctionnement brut *100

total des produits ≤ 15%

4. Taux de charges de

personnel

charges de personnel *100

charges de fonctionnement brut ≤ 85%

5. Taux de sinistralité montant total des prestations (avec les provisions) *100

cotisations acquises

(70% ;

80%)

1 Article premier du règlement d’exécution N° 003-2011 relatif aux règles prudentielles

Page 73: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 65

Indicateurs Formules de calcul Normes

6. Taux de tenue des

réunions des organes

nombre de réunions tenues par an *100

nombre de réunions statutaires 100%

7. Existence et tenue à

jour des outils de suivi

administratif

contrôle sur place et sur pièce Existen

ce et

tenue

8. Existence et tenue à

jour des outils de suivi

comptable et financier

contrôle sur place et sur pièce Existen

ce et

tenue

9. Ratio d’autonomie

financière

cotisations acquises

total des charges ≥ 1

10. Ratio de réserve

obligatoire

réserves obligatoires *12

charges de prestations (6mois ;

9mois

11. Ratio d’équilibre

stable

montant total des emplois moyens et longs

montant total des ressources moyennes et longues ≤ 1

Les indicateurs de gouvernance et de gestion : ils sont utilisés dans le

cadre du contrôle interne ou de la surveillance au sein des mutuelles

sociales et des faîtières et sont suivis par les organes des mutuelles

sociales. Cependant, l’organe administratif doit s’assurer pendant ses

vérifications, le suivi de ces indicateurs et faire des recommandations en

cas de nécessité.

Page 74: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 66

Tableau 212: Tableau de classification des indicateurs de gouvernance et de gestion

Indicateurs Formules de calcul Normes

1. Taux de croissance brute des

bénéficiaires

(bénéficiairesn – bénéficiairesn-1) *100

bénéficiairesn-1

Objectifs fixés dans le rapport de l’étude de faisabilité

pour les nouvelles mutuelles et le plan de développement

stratégique pour les anciennes mutuelles

2. Ratio bénéficiaire - adhérent

bénéficiairesn

adhérentsn

Objectifs fixés dans le rapport de l’étude de faisabilité

pour les nouvelles mutuelles et le plan de développement

stratégique pour les anciennes mutuelles

3. Taux de pénétration

nombre de bénéficiairen *100

population cible

Objectifs fixés dans le rapport de l’étude de faisabilité

pour les nouvelles mutuelles et le plan de développement

stratégique pour les anciennes mutuelles

4. Taux de fidélisation nombre de renouvelles d’adhésion *100

nombre d’adhérentsn-1 ≥ 80%

5. Ratio de coût par unité monétaire

prestée

charges de fonctionnement *100

charges de prestations ≤ 15%

6. Taux d’investissement brut en

formation

coût total de formation *100

total des produits ≤ 3%

7. Délai moyen de paiement des

prestataires de soins

dette vis-à-vis des prestataires *365

total des prestations prises en charge Délai contractuel

8. Ratio de liquidité trésorerie actif

dette à CT + variation de provisions techniques ≥ 1

9. Ratio de fonds propres fonds propres et assimilés

dettes (y compris provisions techniques) ≥ 1

10. Taux d’excédent net excédent net de l’exercice *100

cotisations acquises ≤ 5%

11. Taux de financement propre total produits avant subvention *100

total des charges ≥ 100%

12. Taux de prestations indues montant des prestations indûment payées *100

total des prestations payées ≤ 2%

13. Taux de recouvrement des

cotisations

cotisations recouvrées *100

cotisations acquises ≥ 90%

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Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 67

ANNEXES

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Annexe 1

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Fiche technique sur le siège de l’Union 1. Caractéristiques

Immeuble disposant d’au moins:

Une grande salle pouvant servir de salle de réunion et de formation d’une

capacité de 25 à 50 personnes

Trois (03) bureaux au moins pour le personnel technique et le stockage de

fournitures et autres accessoires

Électricité

Toilettes

2. Equipements nécessaires

Matériels et mobiliers de bureau (tables, chaises, etc.)

Matériels informatiques

Matériel de reproduction

Tableaux d’affichage

Tableau de conférence etc.

3. Options possibles

Attribution d’un bâtiment par la commune

Colocation d’un bâtiment avec une autre structure

Location d’un bâtiment

Acquisition d’un local (construction du siège)

Page 77: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 69

FICHE D'ADHESION

Departement

Mutuelle de santé de:

Reçu d'adhésion N°

nom

prénoms

adresse: village/quartier:

tél:

frais d'adhésion: 500 FCFA

REPUBLIQUE DU BENIN

Commune de

date de paiement

Nom, signature et cachet

tél:

FICHE DE COTISATION MUTUELLES

REPUBLIQUE DU BENIN Departement

Commune de

Mutuelle de santé de:

Reçu de cotisation N°

B.P.F CFA

nom

prénoms

Montant

Pour la période de:

date de paiement

Nom, signature et cachet

Page 78: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 70

FICHE DE COTISATION UNION

REPUBLIQUE DU BENIN Departement

Commune de

Union communale des mutuelles de santé de

Reçu de cotisation N°

B.P.F CFA 3.000 FCFA

nom

prénoms

Montant Trois mille francs CFA

date de paiement

Année de validité

Nom, signature et cachet

Page 79: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 71

JOURNAL DE CAISSE

date N°PJ libellé

montant

Entrées Sorties Solde

report

Totaux

A reporter

Page 80: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 72

REGISTRE DES MEMBRES

année: ………………………….

nom et prénoms

adresse sexe date de

naissance profession

date d'adhésion

Nombre de personnes à charge

sortie

date motif

Page 81: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 73

REGISTRE DES BENEFICIAIRES

Année: …………………………..

Code Bénéficiaire

Date d'adhésion

Nom et prénoms

Code adhérant

Date de naissance

Sexe Date

d'entrée

Sortie

Date Motif

Page 82: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 74

REGISTRE DES COTISATIONS

année

N°Nom et prénoms de

l'adhérantCode

Nombre de

bénéficiaires

cotisation

annuellejan fév mars avril mai juin juil aout sept oct nov déc observations

Page 83: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 75

REGISTRE DES PRESTATIONS

DATE NOM ET

PRENOMS CODE AGE SEXE MONTANT

REPARTITION AFFECTION/

SERVICE DE

SANTE N°

Mutuelle Bénéficiaire

Page 84: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 76

République du Bénin

Département du:

Commune de:

Fiche d'identité du mutualiste en voyage N°

Nom:

Prénoms

Code de membre

Mutuelle de santé de provenance

Nom et prénoms des personnes à charge en cours de voyage

N° Nom & Prénoms N° Nom & Prénoms

1 11

2 12

3 13

4 14

5 15

6 16

7 17

8 18

9 19

10 20

Localité:

Arrondissement:

Date de délivrance de la fiche:

Date limite de validité de la fiche:

Signature et Cachet

Président de la mutuelle de santé Président de l'Union

Page 85: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 77

Rapport sur les activités des mutuelles de santé Rapport sur les activités des mutuelles de santé N°

Département du: Zone Sanitaire Commune de:

Arrondissement de: Centre de santé de Nom de la mutuelle

Année: Période de collecte Trimestre Mois de:

La mutuelle est-elle fonctionnelle? Oui Non

Suivi mensuel

Adésions (a1) Bénéficiaires (b1) Hommes (h) Femme (f) Total (h+f)=a2 Adhésions (a1=a2) Bénéficiaires

Suivi mensuel des membres cotisants Personne non cotisants

Membres Bénéficiaires Membres à jour Bénéficiaire à jour Adhérents Bénéficiaires

Suivi mensuel des cotisations

Total

cotisations du

mois

précédent

Cotisations

prévues pour le

mois courant (P)

Cotisations

recouvrées

dans le mois ®

Taux de

recouvrement

(R/Px100)

Suivi mensuel des recettes internes

Du mois Arriérés Avances

Total (r2)

(Cotisations

perçues)

Suivi mensuel des recettes externes Recettes totales

Subventions Dons

Recette

d'activités

Intérêts

(CLCAM/Bancaires) Total (T2) T=T1+T2

Suivi mensuel des dépenses Suivi des avoirs

Prestations Fonctionnement Activités Total dépenses En caisse

CLCAM/Banq

ue Total Avoir

Suivi des nouveaux membres à jour

Nouveaux

membres

enregistrés

depuis le …..

(A)

Bénéficiaires des

nouveaux

membres

enregistrés

depuis le ……….

(B)

Nouveaux

membres à

jour de

cotisation

depuis le ………

©

Bénéficiaires des

nouveaux membres

à jour de

cotisation depuis

le …… (D)

pourcentage

des nouveaux

membres à

jour de

cotisation

depuis le ……

E=C/Ax100

pourcentage des

bénéficiaires des

nouveaux

membres à jour de

cotisation depuis

le ……

F=D/Bx100

Suivi mensuel des prestations

Coût

Total ©

Coût moyen

(C/D)

CPN CPON Acc. Sim Acc. Com CC. Méd Hos. Total (D)

Ad Enf Ad Enf

Fonctionnement de la mutuelle

Excusés Non excusés

CA

BE

CS

Suivi mensuel des activités

Activités Date (s) Localité (s) Observations

Date : Nom, Signature et cachet

Total CumuléReport

Cotisations

Total (r1+r2)=T1

Droit

d'adhésion

(r1)

Taux (N/M)

de

participati

on

Type de prestations Nombres de personnes

Hom. Fem.

Absent

Nombre total des

membres

Fréquences des

rencontres

Date de la dernière

rencontre Présent (N)

Page 86: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 78

TotalPayé par le

patient

Facturé à

la

mutuelle

Total

………………………………………………………………………………..

Date : …………………………..

Nom, prénoms, signature et

cachet du prestataire

Signature ou empreinte du

bénéficiaire ou son accompagnant

DateServices

de santéActe

Montant

Total facturé à la mutuelle (en lettre) …………………………………

FORMATION SANITAIRE :___________________________________

ATTESTATION DE SOINS N°________

Des bénéficiaires de la Mutuelle de santé de________________

Identification du bénéficiaire:

Nom et prénoms : ………………………………………………………

N° de code…………….…. Age : ………… Sexe : …………….

Date d’entrée :…………………. Date de sortie : …………………...

Provenance : ………………………………………………………….

Diagnostic :

……………………………………………………………………………….

Prescriptions :

-          

-          

-          

Prestation de la formation sanitaire:

Page 87: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 2

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 79

Modèle de facture

Date N° de code

attestation

de soins

Nature de

la

prestation

Montant

total

Payé par le

patient

Facturé à

la mutuelle

Arrêté la présente facture à la somme de : …..……………………………

.............................................................................................................

Date :………………..

Nom, prénoms,

Signature et cachet du responsable

Total à payer

CENTRE DE SANTE DE : …………………………………………

Adresse : _________________________________________

_________________________________________

FACTURE MENSUELLE N°………………….

Dépenses de soins des membres de la mutuelle de santé de : ________________

Pour le mois de : ________________________________________

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Annexe 3

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 80

Profil des postes

Dénomination Gérant

Localisation Siège de l’Union

Supérieur

hiérarchique

Président du Conseil d’Administration

Type de Contrat CDD pouvant conduire à un CDI

Autonomie

Le Gérant dispose d’une large autonomie dans la limite des objectifs,

résultats et moyens de mise en œuvre convenus avec le CA. Il peut prendre

toute initiative pour optimiser l’atteinte des résultats ou la mobilisation des

ressources.

Risques Erreurs de gestion ou décisions inappropriées susceptibles de déstructurer

l’Union

Tâches

Coordonner les activités de la Direction Exécutive ;

Mettre en œuvre les décisions du Conseil d’Administration ;

Organiser la planification et le suivi hebdomadaire des activités de la

Direction Exécutive ;

Assurer la gestion administrative du personnel

Garantir le suivi des procédures administrative, financière et comptable

Animer la gestion et la diffusion de l’information

Gérer les conflits entre les membres du personnel

Assurer le lien avec les organismes extérieurs dans le périmètre de ses

activités

Formation et

compétences

requises

Master en sciences sociales, économique et autres ;

Au moins cinq (05) années d’expériences professionnelles dont trois (03)

en communauté ;

Maîtrise de l’outil informatique ;

Expérience de travail en ONG serait un atout ;

Français courant (parlé et écrit) indispensable ;

Maitrise d’au moins une langue de la zone de couverture de l’Union.

Qualités

Adhérer personnellement à la vision de développement du mouvement

mutualiste ;

Qualités de leadership, d’initiative, d’organisation et de dynamisme

reconnues;

Aptitude à travailler en équipe et à gérer les conflits ;

Equité et impartialité ;

Aptitudes démontrées à innover, à diriger une équipe, à déléguer des

responsabilités ;

Etre de bonne moralité et n’avoir jamais été impliqué dans des

détournements de fonds ou de pouvoir ;

Forte capacité d’organisation, d’adaptation, de rigueur et d’autonomie ;

Discrétion et respect de la confidentialité.

Page 89: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 3

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 81

Dénomination Comptable

Localisation Siège de l’Union

Supérieur

hiérarchique

Gérant

Type de Contrat CDD pouvant déboucher sur un CDI

Tâches

Elaboration des budgets ;

Suivi des dépenses ;

Etablissement et/ou validation des instruments de paiement ;

Réception et vérification de l’authenticité des pièces comptables ;

Contrôles hebdomadaires de caisse ;

Imputation et écritures comptables ;

Suivi de l’exécution des contrats ;

Tenue de la comptabilité générale ;

Etats de rapprochement bancaire ;

Traitement des salaires + charges sociales et fiscales/avis

d’embauchage… ;

Approvisionnement et règlement des fournisseurs ;

Recouvrement des créances, autres que les cotisations

Gérer le matériel de l’Union ;

Etablir les situations trimestrielles et les états financiers de

synthèse ;

Etablir les rapports financiers annuels.

Autonomie L’autonomie opérationnelle et technique est totale dans la conduite des

activités et suivant les limites définies.

Risques Corruption, détournement, partialité, détournement des procédures

Formation et

compétences

requises

BTS ou licence en comptabilité ;

Bonne maitrise de l’outil informatique ;

Aptitude à utiliser un tableur, un logiciel de traitement de texte et de

présentation ;

Connaissance d’un logiciel de gestion comptable.

Qualités

Impartialité – Equité – Rigueur dans le respect des procédures –

Résistance aux pressions – Intégrité – Adhésion aux objectifs de l’Union –

Aptitudes à travailler en équipe. Etre de bonne moralité et n’avoir jamais

été impliqué dans des détournements de fonds ou de pouvoir.

Page 90: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 3

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 82

Dénomination Responsable de Marketing et Promotion

Localisation Siège de l’Union

Supérieur

hiérarchique

Gérant

Type de contrat CDD pouvant déboucher sur un CDI

Tâches

Développer une stratégie de marketing social pour une meilleure

pénétration de la population cible ;

Innover de nouveaux produits tout en prenant en compte

l’environnement socio-économique et les aspirations de la population ;

Maintenir ou améliorer les anciens produits et au besoin les sortir de

l’ensemble dans leur phase de déclin ;

Améliorer l’image de marque de l’Union ;

Concevoir et réaliser des publications sur les activités, les produits de

l’Union, son expérience, son domaine d’intervention, etc. ;

Informer des groupes cibles des activités de l’Union pour solliciter leur

adhésion ;

Proposer des actions permettant de développer les activités de l’Union ;

Sensibiliser toutes les personnes pouvant avoir un intérêt dans les

opérations de l’Union ;

Elaborer une véritable politique de dynamisation des activités ;

Recouvrer les droits d’adhésion et les cotisations

Recevoir et traiter les factures et attestations de soins et procéder à leur

vérification ;

Accompagner les mutuelles à la base dans le développement de leurs

activités ;

Réalisation des statistiques à partir des outils de gestion qu’il tient ;

Tenir la caisse de l’Union ;

Rédiger des rapports périodiques sur toutes ses activités.

Autonomie Autonomie technique et opérationnelle dans la limite des délégations de

compétences qui lui sont conférées.

Risques Rendement insuffisant, salaire non équivalent au travail fait, produits en

déphasage ou en déclins non détectés, détournement de fonds …

Formation et

Compétences

requises

BTS action commerciale, licence, maîtrise en gestion

Bonne maîtrise de l’outil informatique notamment de Word, Excel et

PowerPoint

Bonne expérience et marketing social et développement de produits et

services communautaires

Expérience en ONG

Bonne capacité d’animation et de communication

Qualités

Ouverture d’esprit – bonne moralité – intégrité – bonne élocution – bon

relationnel, capacité de travail en équipe et sous pression – rigueur

professionnelle .

Page 91: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 4

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 83

Canevas du rapport d’activité annuel

Page de garde

Sommaire

Introduction

Brève présentation de l’Union

Date de création

Zone d’intervention

Organe de gestion

Présentation de l’analyse contextuelle de début d’exercice

Plan du rapport

1. Présentation des activités réalisées au cours de l’exercice et des

statistiques (conformément au plan d’action de l’année et aux résultats

obtenus)

Point du fonctionnement des organes

Activités de renforcements de capacités des acteurs

Point du suivi-évaluation des mutuelles à la base

Point des activités de développement et de services aux membres

(sensibilisations, recouvrement, plaidoyers, voyage d’étude, promotion,

etc.)

Présentation des résultats obtenus

Point des relations avec les tiers

Point des recherches, études et capitalisation de l’année

Point de la mobilisation des ressources internes et externes

2. Présentations des indicateurs de l’année (calcul de tous les indicateurs

conformément au manuel de procédure et à la décision de l’UEMOA)

3. Difficultés

4. Perspectives pour l’année suivante.

Conclusion

Annexe (au besoin)

Page 92: Manuel de Procedures Administrative, Financiere et Comptable des Unions ou Mutuelles Communales de Sante au Benin

Annexe 5

Manuel de procédures administrative, financière et comptable des mutuelles sociales au Bénin Page 84

Procédure d’adhésion à la délivrance de carte de membre