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ORGANISATION DU SERVICE D’ACCUEIL ET D’ADMISSION (SAA) DANS LES
HOPITAUX PUBLICS SELON LE RIH 2011
Adaptée par : HADDOUGUI Driss: chef de PSI CHP Mohammedia
1
CONTEXTE
Décret n° 2-06-656 du 24 rabii I 1428 du 13 avril 2007 relatif à l’organisation hospitalière
Arrêté d’application du décret d’organisation hospitalière, de la Ministre de la Santé portant règlement Intérieur des Hôpitaux,
Réforme de financement du système de Santé/couverture médicale de base
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APPORTS DU RIH Valorisation
Erigé en service, Représentation dans le comité d’établissement « Art 12 du
RIH » Représentation dans le CSE et en assure le secrétariat« Art
14 du RIH », Repositionnement du SAA
Service médico-technique rattaché au Directeur de l’hôpital, « Art 33 du RIH »
Le RIH met à la tête du SAA un médecin « Art 35 du RIH ». Définition de l’organisation en sections et formalisation des activités
du SAA; Centralisation et responsabilisation sur l’information hospitalière
( Rapports mensuels d’activités).
3
ACTIVITÉS DU SAA
Selon le RIH( Art 35), le SAA est une structure chargée d’assurer 09 activités : Gérer l’accueil et l’orientation des patients ; Organiser les admissions et les sorties des
malades ainsi que la gestion des rendez vous; Gérer les effectifs des patients et leurs
mouvements à l’intérieur de l’hôpital ; Enregistrer les actes médicaux légaux et assurer
la gestion de la morgue hospitalière ; Etablir les statistiques et gérer l’information
hospitalière ;
4
ACTIVITÉS DU SAA(SUITE)
Etablir la facturation des prestations et services rendus par l’hôpital;
Organiser la communication interne et externe de l’hôpital ;
Assurer l’assistance sociale aux patients ;
Organiser et gérer les archives médicales et les dossiers des patients de l’établissement.
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FONCTIONS DU SAA
Selon le Guide d’organisation des SAA, ces activités sont regroupées en six fonctions:
1. Fonction d’Accueil, information et orientation
2. Fonction de gestion des rendez-vous et des effectifs
3. Fonction de gestion des actes médico-légaux et de la morgue
4. Fonction de facturation des prestations
5. Fonction de recouvrement
6. Fonction de Gestion de l’Information Hospitalière
6
DONNÉES GÉNÉRALES SUR LA NOUVELLE ORGANISATION DES BAF
En fonction de la taille de l’établissement et du volume d’activités :
03 sections et 05 sous sections pour les hôpitaux de moins 120 lits 04 sections et 04 sous sections pour les hôpitaux entre 120 et 240 lits05 sections et 04 sous sections pour les hôpitaux de plus de 240 lits
Dans tous les cas les six fonctions dévolues aux BAF doivent être assurées
Identification précises des fonctions, rôles et taches dévolus à chaque section ou sous section
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ORGANISATION GÉNÉRALERELATION SECTIONS, SOUS SECTIONS ET
FONCTIONS
8
Section du recouvrement
Section d’ Accueil
Section Admissions/ Facturation et gestion des
RDV
Sous section des admissions/facturation en hospitalisation
Sous section des sces rendus à titre externe:
Sous section de l’archivage
Sous section de la statistique et de l’informatique
Section du GIH
Fonction Gestion de l’information hospitalière
Fonction recouvrement
Fonction accueil information et orientation SAA
Fonction Gestion des RDV et effectifs
Fonction admission/ facturationFonction de gestion actes médico-légaux et morgue
ORGANISATION GÉNÉRALERELATION SECTIONS, SOUS SECTIONS ET FONCTIONS
9
Section du recouvrement des
créances
Section d’ Accueil, information et
orientation
Section Admissions/ Facturation et gestion des
RDV
Sous section des admissions/facturation en hospitalisation
Sous section des services rendus à titre externe
Sous section de l’archivage
Sous section de la statistique et de l’informatique
Section du GIH
SAA
ORGANISATION DU SAA
Directeur
10
SAACSE
S/Accueil Informatio
nOrientatio
n
S/AdmissionFacturation
S/Recouvrement S/GIH
SECTION ACCUEIL, INFORMATION ET ORIENTATION
FONCTION
Accueil, information et orientation
ROLES Faciliter la communication interne et externe de l’hôpital
TACHES Informer sur l’organisation et le fonctionnement de l’hôpital; Distribuer les brochures et autres moyens de communication sur l’hôpital; Recueillir les plaintes et suggestions; Orienter les patients et les visiteurs; Assurer l’assistance sociale aux cas sociaux.
SUPPORTS Brochures Registre des plaintes; Poste téléphonique; Plan de l’hôpital et signalétique; Fiche de signalement des cas sociaux; Rapport mensuel plaintes; procédures d’analyse et d’évaluation des plaintes et suivi des recommandations.
11
SECTION ADMISSIONS/FACTURATION
ET GESTION DES RDVFONCTION Gestion des RDV et des effectifs, gestion des
actes médicaux légaux et de la morgue et la facturation des prestations
Sous section des services rendus à titre externeRôles Gestion des services rendus à titre externe
Taches Organiser les RDV des consultations spécialisées et des demandes d’examens à titre externe; Emettre les factures; Transmettre les données à l’unité de GIH.
Supports Agenda des rendez-vous; Registre de facturation; Rapport mensuel.
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SECTION ADMISSIONS/FACTURATION ET GESTION DES RDV (SUITE)
Sous section des admissions en hospitalisation
ordinaire ou en urgenceROLES Gestion des admissions en hospitalisation, des actes
médicaux légaux et de la morgue
TACHES Gérer les RDV d’hospitalisation ordinaire et en urgence; Gérer les mouvements des patients; Organiser le transfert des patients; Gérer les actes médicaux légaux; Gérer l’utilisation de la morgue; Emettre les factures.
SUPPORTS Manuel des procédure;Formulaire de situation journalière des effectifs;Registre des admissions;Ordonnance d’hospitalisation;Fiche de prestation;Conventions ,etc.
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SECTION DE RECOUVREMENT DES CRÉANCES
FONCTION Assurer le recouvrement des créances hospitalières
ROLES Assurer le recouvrement
TACHES Instruction et suivi des dossiers par organismes débiteurs et par tiers; Suivi et analyse des rejets; Transmission des résultats du recouvrement au GIH.
SUPPORTS Dossiers de facturation; Registre de facturation; Conventions avec les organismes débiteurs; Registre de recouvrement; Registre des rejets par organismes débiteurs; Rapport mensuel. 14
SECTION DE LA GESTION DES INFORMATIONS HOSPITALIÈRES
FONCTION Gestion des informations hospitalières
Sous section de la Statistique et de l’Informatique
ROLES Gestion et analyse des informations hospitalières
TACHES Collecter et saisir toutes les données hospitalières;Contrôler la qualité des données;Gérer le flux de communication des données, formulaires et dossiers;Elaborer les rapports , tableaux de bord et indicateurs;Assurer le suivi du software et du réseau informatique.
SUPPORTS Voir manuel des procédures BAF
15
SECTION DE LA GESTION DES INFORMATIONS HOSPITALIÈRES
(SUITE)
Sous section de l’archivageFONCTION Archivage des dossiers médicaux
TACHES Contrôler les procédures et critères d’archivageConstituer la base des données des DM
SUPPORTS Lieu d’archivageCritères d’archivage
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ALLOCATION DES RESSOURCESHÔPITAUX DE MOINS DE 120 LITS
Taille Hôpital : moins de 120 lits
Sections Bureaux / Guichets / Espaces de Travail
Ressources Humaines
Accueil – Information – Orientation
X
1 1
Admission
3 6/4ETP
Facturation Recouvrement X 1 1
GIH X 1 1
17
ALLOCATION DES RESSOURCESHÔPITAUX DE 120 - 240 LITS
Taille Hôpital :
120-240 lits
Sections Bureaux / Guichets / Espaces de
Travail
Ressources Humaines
Accueil – Information – Orientation
X 2 2
Admission X 3 7/4ETP Facturation
Recouvrement X 1 2
GIH X 2 3
18
ALLOCATION DES RESSOURCESHÔPITAUX SUPÉRIEUR À 240 LITS
Taille Hôpital : > 240 lits
Sections Bureaux / Guichets / Espaces de Travail
Ressources Humaines
Accueil – Information – Orientation
X 2 3
Admission X 7 7/4ETP Facturation X
Recouvrement X 1 2 GIH X 3 4
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RELATIONS DU SAA AVEC AUTRES PÔLES ET DÉPARTEMENTS DE
L’HÔPITAL
20
Accueil – InformationAdmission/facturation
(hospitalisation / CSE / facturation / actes
médico-légaux / morgue)Recouvremen
tGIH Resp
on
sab
le d
u
SA
A
Chef du Pôle des Affaires
Administratives
Chef du Pôle des Soins Infirmiers
Chef du Pôle des Affaires Médicales/Chef des services médico
techniques
Régie
Directeur de
l’Hôpital
PROCESSUS DE FONCTIONNEMENT DU SAA
Consultations externes Admission
Rendez vous
Séjour
CNOPSCNSSINAYARAMED
autres débiteurs
facturationrecouvrementcontentieuxadmission
recouvrement
régie
facture
Accueil/orientation
Codification des actes
21
Gestion des Informations Hospitalières
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PRODUCTION DE L’INFORMATION HOSPITALIÈRE
GIH
Information Médicale:
pathologie, code CIM10 et actes
GIH
Information administrative et
financière: facturation, profil
des patients, recouvrement, gestion des lits, listes d’attente,
CMB, …
Consultations Externes
Laboratoire
Imagerie
Hospitalisation complète et de
jour
Urgences
Bloc Opératoire
Explorations fonctionnelles
Naissances – Décès - morgue
Séances de rééducation
GESTION ET PILOTAGE DU SAA
Organisation interne du SAA/ par sections/ lieux où sont rendus les services aux patients et familles ;
Description des tâches du personnel du SAA ; Formation pratique interne/ polyvalence des agents ; Normalisation des horaires/Programme Journalier de
Travail (accueil au public, horaire de consultations externes , prestations rendus à titre externe, admissions et sorties des hospitalisations) ;
Réunions internes régulières, 1 heure chaque semaine, Coordination avec les autres services: départements de
l’hôpital, les pôles de gestion etc. …… Réunions dans le cadre de CSE ( 4 réunions par an)
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CONCLUSION
Importance du SAA comme structure d’interface (accueil, orientation, communication et gestion des RDV)
Producteur de l’information par excellence nécessaire pour la gouvernance de l’hôpital (GIH),
Amélioration de La capacité d’autofinancement de l’hôpital (facturation systématique, mise en place des supports requis pour la facturation: dossier d’hospitalisation, fiche de prestations, suivi rigoureux des recouvrements)
Service structurant de toute l’organisation hospitalière/ différentes relations du service externe et interne
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25
Merci de votre attention