1

RondleidingRegistratiesysteem voor inloophuizen

Hoe werkt het

registratiesysteem

Qsuite van A tot Z in

vogelvlucht?

Inhoud

2

1. Wat, waarom en waartoe?

2. Waar?

3. Wie?

4. Hoe ongeveer?

5. Hoe precies?

6. Onderhoud en ontwikkeling?

7. Opleiding?

Wat, waarom en waartoe?

3

• Meten is weten. En door een goede registratie heb je een basis voor kwaliteitsontwikkeling.• De inloophuizen van IPSO gaan met een registratiesysteem werken om zo de gegevens uniform te

registreren. Niet alleen om de registratie, maar ook om de kwaliteit van de inloophuizen inzichtelijk te maken en de kwaliteitsverbetering verder te ondersteunen.

• Het registreren heeft een aantal voordelen:1. Door het uniform registreren van gegevens is het mogelijk om deze gegevens met elkaar te vergelijken.2. Ook kunnen er gemakkelijk management rapportages gegenereerd worden.3. Betrouwbare gegevens naar netwerkpartners, subsidieverstrekkers en andere belanghebbenden kunnen

gegenereerd worden.4. Maar vooral: intern greep op de organisatie. Door interne beleidsinformatie en ondersteuning bij de

uitvoering van de activiteiten van het inloophuis ontstaat winst. Meer overzicht, meer ‘voor je laten doen’. En duidelijker inzicht in hoe het er voor staat.

5. In deze rondleiding nemen we je mee. Door het registratiesysteem heen. Zodat je een overal overzicht hebt.

Waar in de Qsuite?

4

Wie?

5

• Het registreren in de Qsuite is voor iedereen die in het inloophuis werkt. • Steeds meer bouwen we de Qsuite uit naar ook een hulpmiddel voor iedereen die bij het inloophuis

betrokken is. Zo gaan we het mogelijk maken om ook (geanonimiseerde) vragenlijsten naar gasten of andere betrokkenen te zenden. Of maken we het mogelijk om via MailChimp te communiceren met gasten, medewerkers, financiers en leveranciers. Meer en meer wordt het zo een totaaloplossing.

• We beginnen nu echter bij de basis. En de basis is vooral voor de coördinator van het inloophuis omdat hij of zij de basis legt in de dossiervoering en de planning van de activiteiten.

• Maar uiteraard zijn er al meer medewerker betrokken. Denk aan de gastvrouwen die de gasten ontvangen op de inloopmomenten. Iedereen heeft een eigen rol en daarmee ook een eigen taak in de Qsuite. Ieder inloophuis kan zelf bepalen welke onderdelen zij op welke manier inzet.

• De rollen die in de Qsuite zijn aangemaakt zijn:1. Coördinator / directeur - degene die de coördinerende, aansturende en rapporterende taken uitvoert

(heeft beheerdersrechten)2. Bestuurslid – degene die meer op afstand inzage heeft 3. Vrijwilliger – een vrijwilliger die als gastvrouw medewerkers ontvangt en aanwezigheid registreert

bijvoorbeeld. Of een vrijwilliger met andere taken. Er wordt onderscheid gemaakt in de mate waarin er inzage is in de gastendossiers.

Wie?

6

7

Wat je even moet weten

Informatie onder de knop

Je hebt nu de rondleiding voor je. Dit is een rondleiding – heel hoog over – door de Qsuite voor IPSO. Aan de hand van de modules in dit schema (zie ook rechtsbovenin), nemen we je mee door de Qsuite heen. We leggen kort uit wat je waar kan doen en hoe dat ongeveer werkt.

Waarschijnlijk wil je meer weten.In de Qsuite zie je rechtsbovenineen video-icoontje. Daaronderzitten meer handleidingen (globaal) en instructies (detail) verborgen.De handleidingen en instructies onderhouden we maar groeien ook aan.

Op de laatste pagina’s van alle handleidingen en instructies zie je altijd de verwijzingen naar alle handleidingen die er zijn. Klik hier om hier meer uitleg over te krijgen.

8

Hoe ongeveer?

1 Dossiers beheren

1. Er is onderscheid in dossiers voor medewerkers, vrijwilligers (beide het zogenaamde medewerkersdossier met een apart label) en gasten (klanten).

2. Dossiers kan je aanmaken via de daarvoor bestemde instructies.3. In het gastendossier kunnen de gegevens van de gasten worden

vastgelegd.4. In het medewerkersdossiers die van medewerkers en vrijwilligers.

Per dossier kan er onder Beheer worden vastgelegd of een medewerker ‘betaald’ of ‘vrijwillig’ is.

5. Per medewerker kan dan ook desgewenst de beschikbaarheid worden vastgelegd. Dit kan weerinput zijn voor de planning.

Klik hier

voor meer info

over inloggen

Klik hier voor meer

info over

medewerkers-

dossiers

Klik hier voor meer

info over klant-

dossiers

9

Hoe ongeveer?

2 Activiteiten plannen

1. Onder Beheer maakt de beheerder kenmerken aan. Dit zijn ‘categorieën’ die je als inloophuis zelf kunt bepalen. Deze categorieën worden gekoppeld aan landelijke kenmerken, zodat gegevens landelijk te matchen zijn. De beheerder maakt de activiteiten aan. Iedere activiteit krijgt een start- en einddatum en bepaalde kenmerken.

2. Vervolgens kan de planning worden aangemaakt.3. Er zijn twee manieren van plannen: je kunt op basis van

vooraf opgegeven beschikbaarheid al vast medewerkers koppelen aan activiteiten en gasten laten inschrijven. Of je kunt medewerkers en gasten laten inschrijven.

4. Geplande activiteiten kan je naar Word exporteren (selectiedata volgen nog) en binnenkort ook naar Excel.

10

Hoe ongeveer?

3 Activiteiten publiceren en inschrijven

1. Er is de mogelijkheid om de pagina aan de eigen website te koppelen.

2. Daarvoor zal in de komende maanden een ‘api’ beschikbaar komen, waarmee uw website-ontwikkelaar een koppeling kan realiseren.

11

Hoe ongeveer?

4 Inhoudelijk zaken meten

1. Nu we de dossiers hebben, kunnen we ook dingen gaan meten.2. Het kan interessant zijn om bijvoorbeeld de kwaliteit van de

diensten te meten bij de gasten en bij de medewerkers en vrijwilligers.

3. Er zijn diverse oplossingen voor. Ook kan bijvoorbeeld de mate van belasting van een mantelzorger interessant zijn.

4. Metingen kunnen vooraf worden ingesteld en worden geagendeerd op de tijdlijn en agenda’s.

5. Metingen kunnen ook incidenteel worden gedaan.

12

Hoe ongeveer?

5 Relatiemanagement

1. Met behulp van relatiemanagement houden we overzicht over alle relaties die we in en rondom het inloophuis hebben. De gasten en medewerkers/vrijwilligers liggen al vast. Ook het netwerk van de gasten kan eventueel worden vastgelegd onder sociale relaties.

2. Maar ook de relaties van het inloophuis zelf kunnen worden vastgelegd, zoals financiers, leveranciers, ketenpartners etc..

3. Dit gebeurt onder ‘ketenpartners’ onder Beheer. Ook werkafspraken kunnen worden vastgelegd, contactpersonen bij de ketenpartner en contactpersonen binnen het inloophuis zelf.

4. Ook kunnen we een evaluatiedatum meegeven. Hier volgt dan later een automatische herinnering op.

13

Hoe ongeveer?

6 Rapporteren en registeren

1. Wanneer activiteiten gepland zijn, dan verschijnen deze activiteiten op de juiste dag bij de medewerker die de activiteit uitvoert of begeleidt op de tijdlijn.

2. Vanuit die tijdlijn kunnen deelnemers worden aan- en afgemeld.

3. Ook kan er worden geregistreerd of een deelnemer heeft betaald.

4. Deze aanwezigheidsregistratie is de basisvoor de rapportages die te genereren zijn (zeer binnenkort).

14

Hoe ongeveer?

7 Contract-, product- en budgetbeheer

1. Hier gaat het om het vastleggen welke contracten er zijn. Welke afspraken er met welke financier gelden.

2. Onder Beheer leggen we de contractafspraak per financier vast.

3. Per gast kunnen we deze koppelen.4. We werken momenteel aan een automatische

koppeling op basis van postcode / gemeentecode, maar deze is nog niet gereed.

5. Door de contracten vast te leggen op beide niveaus kunnen gerealiseerde activiteiten, diensten of uren binnen de kaders van de afgesproken budgetten worden gemonitord (zie ook de laatste sheets).

15

Hoe ongeveer?

8 Meldingen doen ten behoeve van

kwaliteit

1. Een uiting van onvrede is een mooi voorbeeld van een melding. Wanneer we deze indienen, kan deze via een vaste route worden afgewikkeld en geregistreerd.

2. Ook kan prachtig de verbinding naar een protocol of beleidsdocument worden gelegd.

3. Uiteraard kunnen rapportages gemaakt worden en kan de afwikkeling van de meldingen gevolgd worden.

16

Hoe ongeveer?

9 Rapportages

1. En alle gegevens zijn in te zien en te gebruiken.2. In tabellen die flexibel zijn. 3. In grafieken die flexibel kunnen worden ingezet.4. Instellingen die kunnen worden opgeslagen.5. Alles is naar Excel te exporteren met een druk op de knop.6. Van zowel de dossiergegevens, de activiteitengegevens als de

meldingen en metingen.7. Per onderdeel is alles inzichtelijk. De metingen die er nu nog niet

zijn, worden binnenkorttoegevoegd.

17

Hoe ongeveer?

10Uitkomsten verantwoorden

We werken aan de laatste stap: alle data bundelen en combineren én terugkoppelen op alle relevante onderdelen: Bedrijfsvoering, Uitkomsten, Klanten, Medewerkers, Kwaliteit en Middelen. Er worden veel indicatoren ontwikkeld die naar eigen inzicht aan- en uit te zetten zijn. En als ‘widget’ aan een startpagina van een medewerker zijn toe te voegen.

18

11 Maatschappelijk

resultaatDe beste resultaten voor de beste prijs Alle data inzichtelijk, over tijd heen, in te zoomen naar

afdeling, medewerker en klant. Met duiding, kleur en sturing.

Als een kompas.En de mogelijkheid om heel snel verbeteringen door te voeren. Scores lopen op en de maatschappelijke resultaten worden beter en beter!

Hoe ongeveer?

19

Met de Qsuite zoals deze nu is ontwikkeld hebben we een prachtige basis en kunnen we aan de slag. Een paar punten zetten we in de komende weken tijdens de pilot nog op de i. Dat zijn:1. Het signaleren op beschikbaarheid bij het opmaken van de planning en het toewijzen van medewerkers;2. Het toe kunnen kennen van een pagina waarop er vanuit de planning door de gastvrouw alleen geregistreerd

kan worden (en dus niet kan worden gewijzigd in de planning);3. Het signaleren dat medewerkers al ingezet zijn op hetzelfde moment en dus niet meer beschikbaar zijn;4. Inzicht en overzicht voor de coördinator waarbij je in één keer ziet of er al voldoende inschrijvingen zijn (van

zowel deelnemers als medewerkers) bij de activiteiten;5. Weergave op de inschrijfpagina dat een activiteit ‘vol’ is of al is ingevuld, wanneer het aantal deelnemers of

medewerkers het maximum overschrijdt;6. Meer rapportages, waarin ook te zien is hoeveel deelnemers er per activiteit zijn, maar ook hoeveel activiteiten

er per medewerker zijn etc..

Al deze onderdelen worden in de komende weken toegevoegd. Zodra dat gedaan is, zullen de werk- en leeromgeving worden aangevuld en ontvangt u daarover een berichtje per mail.

Het kan nog mooier

20

Daarnaast hebben we ook al een aantal voorbereidingen getroffen van onderdelen die daarna in de komende tijd nog gerealiseerd gaan worden.

Wat nog op de planning staat voor medio 2016 / volgende release:1. Het automatisch kunnen inplannen van te doorlopen stappen

in een medewerkersdossier (herinnering als een evaluatiegesprek moet plaatsvinden etc..);

2. En heel aantal notificaties en herinneringen die we gaan instellen, zodat niet één datum meer wordt vergeten;

3. De integratie met MailChimp, zodat emailnieuwsbrieven verzonden kunnen worden;

4. De ontwikkeling van het Improvement Dashboard (sheet 10 en 11).

En nog veel meer…Houd voor de ontwikkelingen onze website in de gaten.

Het kan nog mooier

21

Wil je meer weten? Voor een heel aantal acties en handelingen rondom dit onderwerp hebben we in detail uitgewerkt hoe het werkt.We hebben handleidingen gemaakt voor ieder specifiek onderdeel. Over het Meten bijvoorbeeld, of het Rapporteren. In deze handleidingen vind je meer informatie. Daarna kan je – desgewenst – nog een stapje verder gaan door ook instructies te bekijken, want daar staat precies hóe je in de Qsuite kan werken. Bekijk je de handleiding, dan vind je daar ook de verwijzingen naar de instructies.Op de volgende vragen hebben we antwoord gegeven:

Naam instructie | Dit moet je weten om goed in de Qsuite te werken! [Handleiding] [Video]

1. Hoe kan ik op de Qsuite inloggen? Klik hier Volgt nog

2. Hoe kan ik een klantdossier openen? Klik hier Volgt nog

3. Hoe kan ik een klantdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

4. Hoe kan ik een medewerkersdossier openen? Klik hier Volgt nog

5. Hoe kan ik een medewerkersdossier aanmaken en toewijzen? Klik hier Volgt nog

6. Hoe kan ik mijn afdelingspagina openen? Klik hier Volgt nog

7. Hoe kan ik communiceren binnen de Qsuite? Klik hier Volgt nog

8. Hoe wijzig ik mijn wachtwoord? Klik hier Volgt nog

9. Hoe maak ik een systeemdossier? Klik hier Volgt nog

10. Waar vind ik instructies en handleidingen over de Qsuite? Klik hier Volgt nog

Hoe precies?

22

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat in de informele zorg? Klik hier Volgt nog

2. Wat is een plan opstellen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

3. Wat is een indiceren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

4. Wat is plannen en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is rapporteren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

8. Wat is declareren en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de formele zorg

Hoe precies?

23

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

10. Wat zijn audits en toetsingen en hoe voer ik deze uit voor de klant? Klik hier Volgt nog

11. Wat zijn documenten en hoe beheer ik die voor de klant? Klik hier Volgt nog

12. Wat is het kwaliteitssysteem en hoe werkt dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

13. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) melden en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

14. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) processen en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

15. Wat zijn (vanuit het kwaliteitssysteem) risicoanalyses en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

16. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de jaarplanning en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

17. Wat is (vanuit het kwaliteitssysteem) de beoordeling en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

18. Wat zijn dashboards en rapportages en wat doe ik daarmee voor de klant? Klik hier Volgt nog

19. Wat is maatschappelijk resultaat verantwoorden en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Naam handleiding [Handleiding] [Video]

1. Wat is meten en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

2. Wat zijn dossiers en hulpvragen en hoe beheer ik die? Klik hier Volgt nog

3. Wat is hulpvraag en hulpaanbod en hoe match ik die? Klik hier Volgt nog

4. Wat zijn activiteiten en hoe beheer en plan ik die? Klik hier Volgt nog

5. Wat moet ik aan personeelsmanagement regelen voor mijn klant? Klik hier Volgt nog

6. Wat is relatiemanagement en hoe doe ik dat? Klik hier Volgt nog

7. Wat is registreren en rapporteren van activiteiten en matches en hoe doen we dat? Klik hier Volgt nog

9. Wat is budgetbeheer en -controle en hoe doe ik dat voor de klant? Klik hier Volgt nog

Voor de volgende andere onderwerpen zijn er handleidingen beschikbaar voor de informele zorg

Hoe precies?

24

Heb je meer vragen? Klik op de zwarte knop links op je scherm.Zoek daarna een vraag en antwoord in onze ‘veelgesteldevragen-database’.Staat jouw vraag er niet tussen? Of is het antwoord nog niet voldoende?Stuur dan een vraag naar onze servicedesk via deze knop. Of neem per telefoon contact met ons op.