Rondleiding Qsuite | Registratiesysteem voor inloophuizen IPSO

Embed Size (px)

Text of Rondleiding Qsuite | Registratiesysteem voor inloophuizen IPSO

  • 1

    RondleidingRegistratiesysteem voor inloophuizen

    Hoe werkt het

    registratiesysteem

    Qsuite van A tot Z in

    vogelvlucht?

  • Inhoud

    2

    1. Wat, waarom en waartoe?

    2. Waar?

    3. Wie?

    4. Hoe ongeveer?

    5. Hoe precies?

    6. Onderhoud en ontwikkeling?

    7. Opleiding?

  • Wat, waarom en waartoe?

    3

    Meten is weten. En door een goede registratie heb je een basis voor kwaliteitsontwikkeling. De inloophuizen van IPSO gaan met een registratiesysteem werken om zo de gegevens uniform te

    registreren. Niet alleen om de registratie, maar ook om de kwaliteit van de inloophuizen inzichtelijk te maken en de kwaliteitsverbetering verder te ondersteunen.

    Het registreren heeft een aantal voordelen:1. Door het uniform registreren van gegevens is het mogelijk om deze gegevens met elkaar te vergelijken.2. Ook kunnen er gemakkelijk management rapportages gegenereerd worden.3. Betrouwbare gegevens naar netwerkpartners, subsidieverstrekkers en andere belanghebbenden kunnen

    gegenereerd worden.4. Maar vooral: intern greep op de organisatie. Door interne beleidsinformatie en ondersteuning bij de

    uitvoering van de activiteiten van het inloophuis ontstaat winst. Meer overzicht, meer voor je laten doen. En duidelijker inzicht in hoe het er voor staat.

    5. In deze rondleiding nemen we je mee. Door het registratiesysteem heen. Zodat je een overal overzicht hebt.

  • Waar in de Qsuite?

    4

  • Wie?

    5

    Het registreren in de Qsuite is voor iedereen die in het inloophuis werkt. Steeds meer bouwen we de Qsuite uit naar ook een hulpmiddel voor iedereen die bij het inloophuis

    betrokken is. Zo gaan we het mogelijk maken om ook (geanonimiseerde) vragenlijsten naar gasten of andere betrokkenen te zenden. Of maken we het mogelijk om via MailChimp te communiceren met gasten, medewerkers, financiers en leveranciers. Meer en meer wordt het zo een totaaloplossing.

    We beginnen nu echter bij de basis. En de basis is vooral voor de cordinator van het inloophuis omdat hij of zij de basis legt in de dossiervoering en de planning van de activiteiten.

    Maar uiteraard zijn er al meer medewerker betrokken. Denk aan de gastvrouwen die de gasten ontvangen op de inloopmomenten. Iedereen heeft een eigen rol en daarmee ook een eigen taak in de Qsuite. Ieder inloophuis kan zelf bepalen welke onderdelen zij op welke manier inzet.

    De rollen die in de Qsuite zijn aangemaakt zijn:1. Cordinator / directeur - degene die de cordinerende, aansturende en rapporterende taken uitvoert

    (heeft beheerdersrechten)2. Bestuurslid degene die meer op afstand inzage heeft 3. Vrijwilliger een vrijwilliger die als gastvrouw medewerkers ontvangt en aanwezigheid registreert

    bijvoorbeeld. Of een vrijwilliger met andere taken. Er wordt onderscheid gemaakt in de mate waarin er inzage is in de gastendossiers.

  • Wie?

    6

  • 7

    Wat je even moet weten

    Informatie onder de knop

    Je hebt nu de rondleiding voor je. Dit is een rondleiding heel hoog over door de Qsuite voor IPSO. Aan de hand van de modules in dit schema (zie ook rechtsbovenin), nemen we je mee door de Qsuite heen. We leggen kort uit wat je waar kan doen en hoe dat ongeveer werkt.

    Waarschijnlijk wil je meer weten.In de Qsuite zie je rechtsbovenineen video-icoontje. Daaronderzitten meer handleidingen (globaal) en instructies (detail) verborgen.De handleidingen en instructies onderhouden we maar groeien ook aan.

    Op de laatste paginas van alle handleidingen en instructies zie je altijd de verwijzingen naar alle handleidingen die er zijn. Klik hier om hier meer uitleg over te krijgen.

    http://www.slideshare.net/novire/qsuite-hoe-maak-ik-een-systeemdossier

  • 8

    Hoe ongeveer?

    1 Dossiers beheren1. Er is onderscheid in dossiers voor medewerkers, vrijwilligers (beide het

    zogenaamde medewerkersdossier met een apart label) en gasten (klanten).2. Dossiers kan je aanmaken via de daarvoor bestemde instructies.3. In het gastendossier kunnen de gegevens van de gasten worden

    vastgelegd.4. In het medewerkersdossiers die van medewerkers en vrijwilligers.

    Per dossier kan er onder Beheer worden vastgelegd of een medewerker betaald of vrijwillig is.

    5. Per medewerker kan dan ook desgewenst de beschikbaarheid worden vastgelegd. Dit kan weerinput zijn voor de planning.

    Klik hier

    voor meer info

    over inloggen

    Klik hier voor meer

    info over

    medewerkers-

    dossiers

    Klik hier voor meer

    info over klant-

    dossiers

    http://www.slideshare.net/novire/instructie-qsuite-hoe-log-ik-in-op-de-qsuitehttp://www.slideshare.net/novire/instructie-qsuite-hoe-kan-ik-een-medewerkersdossier-aanmaken-en-toewijzenhttp://www.slideshare.net/novire/instructie-qsuite-hoe-kan-ik-een-klantdossier-aanmaken-en-toewijzen

  • 9

    Hoe ongeveer?

    2 Activiteiten plannen1. Onder Beheer maakt de beheerder kenmerken aan. Dit

    zijn categorien die je als inloophuis zelf kunt bepalen. Deze categorien worden gekoppeld aan landelijke kenmerken, zodat gegevens landelijk te matchen zijn. De beheerder maakt de activiteiten aan. Iedere activiteit krijgt een start- en einddatum en bepaalde kenmerken.

    2. Vervolgens kan de planning worden aangemaakt.3. Er zijn twee manieren van plannen: je kunt op basis van

    vooraf opgegeven beschikbaarheid al vast medewerkers koppelen aan activiteiten en gasten laten inschrijven. Of je kunt medewerkers en gasten laten inschrijven.

    4. Geplande activiteiten kan je naar Word exporteren (selectiedata volgen nog) en binnenkort ook naar Excel.

  • 10

    Hoe ongeveer?

    3 Activiteiten publiceren en inschrijven1. Er is de mogelijkheid om de pagina aan

    de eigen website te koppelen. 2. Daarvoor zal in de komende maanden

    een api beschikbaar komen, waarmee uw website-ontwikkelaar een koppeling kan realiseren.

  • 11

    Hoe ongeveer?

    4 Inhoudelijk zaken meten1. Nu we de dossiers hebben, kunnen we ook dingen gaan meten.2. Het kan interessant zijn om bijvoorbeeld de kwaliteit van de

    diensten te meten bij de gasten en bij de medewerkers en vrijwilligers.

    3. Er zijn diverse oplossingen voor. Ook kan bijvoorbeeld de mate van belasting van een mantelzorger interessant zijn.

    4. Metingen kunnen vooraf worden ingesteld en worden geagendeerd op de tijdlijn en agendas.

    5. Metingen kunnen ook incidenteel worden gedaan.

  • 12

    Hoe ongeveer?

    5 Relatiemanagement1. Met behulp van relatiemanagement houden we overzicht

    over alle relaties die we in en rondom het inloophuis hebben. De gasten en medewerkers/vrijwilligers liggen al vast. Ook het netwerk van de gasten kan eventueel worden vastgelegd onder sociale relaties.

    2. Maar ook de relaties van het inloophuis zelf kunnen worden vastgelegd, zoals financiers, leveranciers, ketenpartners etc..

    3. Dit gebeurt onder ketenpartners onder Beheer. Ook werkafspraken kunnen worden vastgelegd, contactpersonen bij de ketenpartner en contactpersonen binnen het inloophuis zelf.

    4. Ook kunnen we een evaluatiedatum meegeven. Hier volgt dan later een automatische herinnering op.

  • 13

    Hoe ongeveer?

    6 Rapporteren en registeren1. Wanneer activiteiten gepland zijn, dan verschijnen deze

    activiteiten op de juiste dag bij de medewerker die de activiteit uitvoert of begeleidt op de tijdlijn.

    2. Vanuit die tijdlijn kunnen deelnemers worden aan- en afgemeld.

    3. Ook kan er worden geregistreerd of een deelnemer heeft betaald.

    4. Deze aanwezigheidsregistratie is de basisvoor de rapportages die te genereren zijn (zeer binnenkort).

  • 14

    Hoe ongeveer?

    7 Contract-, product- en budgetbeheer

    1. Hier gaat het om het vastleggen welke contracten er zijn. Welke afspraken er met welke financier gelden.

    2. Onder Beheer leggen we de contractafspraak per financier vast.

    3. Per gast kunnen we deze koppelen.4. We werken momenteel aan een automatische

    koppeling op basis van postcode / gemeentecode, maar deze is nog niet gereed.

    5. Door de contracten vast te leggen op beide niveaus kunnen gerealiseerde activiteiten, diensten of uren binnen de kaders van de afgesproken budgetten worden gemonitord (zie ook de laatste sheets).

  • 15

    Hoe ongeveer?

    8 Meldingen doen ten behoeve vankwaliteit

    1. Een uiting van onvrede is een mooi voorbeeld van een melding. Wanneer we deze indienen, kan deze via een vaste route worden afgewikkeld en geregistreerd.

    2. Ook kan prachtig de verbinding naar een protocol of beleidsdocument worden gelegd.

    3. Uiteraard kunnen rapportages gemaakt worden en kan de afwikkeling van de meldingen gevolgd worden.

  • 16

    Hoe ongeveer?

    9 Rapportages1. En alle gegevens zijn in te zien en te gebruiken.2. In tabellen die flexibel zijn. 3. In grafieken die flexibel kunnen worden ingezet.4. Instellingen die kunnen worden opgeslagen.5. Alles is naar Excel te exporteren met een druk op de knop.6. Van zowel de dossiergegevens, de activiteitengegevens als de

    meldingen en metingen.7. Per onderdeel is alles inzichtelijk. De metingen die er nu nog niet

    zijn, worden binnenkorttoegevoegd.

  • 17

    Hoe ongeveer?

    10Uitkomsten verantwoordenWe werken aan de laatste stap: alle data bundelen en combineren n terugkoppelen op alle relevante onderdelen: Bedrijfsvoering, Uitkomsten, Klanten, Medewerkers, Kwaliteit en Middelen. Er worden veel indicatoren ontwikkeld die naar eigen inzicht aan- en uit te zetten zijn. En als widget aan een startpagina van een medewerker zijn toe te voegen.

  • 18

    11 Maatschappelijk resultaatDe beste resul