How to write an information report that your customer WILL read

www.mataninfo.co.il [email protected] 054-8035645

ח מידעני"כתיבת דו מתודולוגיה ויצירתיות, כלים

1

הקרב על תשומת הלב בעידן של עומס מידע והסחות דעת

www.mataninfo.co.il [email protected] 054-8035645 2

זוללי זמן עידן גוגל


חלוקת קשב ביום עבודה ממוצע

3

"אדם הסביר"יום בחיי ה


יום עבודה ממוצע

שעות 9 -אורכו של יום עבודה ממוצע הוא כ • אימיילים–

פגישות עבודה–

מידעאיתור –

ספציפיותמטלות –

זמן שאינו קשור לעבודה–


זוללי זמן עיקריים

מהזמן 28% –וכתיבת אימיילים קריאה •


http://blogs.oregonstate.edu/programevaluation/2012/08/01/is-the-best-action-a-quick-reaction/

זוללי זמן עיקריים

מהזמן 20% –זמן שאינו קשור ישירות לעבודה •

חדשות היום–

רשתות חברתיות–

גלישה באינטרנט–

שימוש בטלפון הנייד–

פינת הקפה במשרד –


http://tradepost.selectfamily.com/index.cfm/2012/10/18/time_management

חלוקת קשב ביום ממוצע

28%

19% 14%

39%

משימות ספציפיות תקשורת פנים ארגונית איתור מידע אימיילים


http://www.smh.com.au/it-pro/business-it/workers-spend-61-per-cent-of-their-day-lost-in-email-and-information-20120730-23957.html


'גוגל ושות

9

...מחפשים לבד

ממוצע משקיע עובד, McKinsey ח של חברת"על פי דו• על חיפוש וניתוח מידע לצורך עבודתושעות ביום 1.8 -כ

אחד על כל חמישה עובדים בארגון לא מייצר תפוקה לארגוןעובד •

זמן החיפוש של מהנדס ממוצע Outsell ח של"על פי דו• בעשור האחרון 13% –ב גדל

חיפושים כדי לאתר מידע רלבנטי שמונהעובד מבצע כ, בממוצע•

מיליארד 6 –התבצעו במנוע החיפוש של גוגל כ 2013בשנת • חיפושים כל יום


http://www.statisticbrain.com/google-searches/




http://cottrillresearch.com/various-survey-statistics-workers-spend-too-much-time-searching-for-information/

...נסתדר בלי –אם אין מידע

הידע מצפה למצוא מידע תוך עובד IDCעל פי דוח של חברת • דקות 4

אחד אם הוא לא מוצא מידע מרבית הסיכויים שהוא יעשה את • :הבאיםמהדברים

(recreate)ישחזר את המידע – ישתמש במידע ישן יותר– ישאל קולגה– לא ישתמש כלל במידע– לא יתחיל פרויקט–


http://www.conceptsearching.com/wp/ok-times-up-you-spent-more-than-4-minutes-searching/

הקרב על תשומת הלב בעידן של עומס מידע והסחות דעת


זוללי זמן עידן גוגל

KINDLEהסלוגן של


עבודת המידען

מינימום זמן של עבודת חיפוש מידע•

תלוי בדד ליין... מקסימום•


אתגר-ה

?ח"את הדו לקרואאיך אנחנו גורמים ללקוח שלנו •

?זוכרים•

!דקות 4-יש לנו כ–


מידע והסחות דעת( עומס)עידן של

מידעניח "ברזל של דוששת כללי • תמציתי /קצר–

עיקרי הדברים בלבד–

ניווט במסמךיכולות –

ויזואלי–

אמין–

מותאם אישית–

עם תובנות ומסקנות–


ח "מבנה הדו

ח מידעני צריך להיות מורכב מארבעה חלקים עיקריים"דו•

ענייניםתוכן –

תקציר מנהלים–

גוף המסמך–

סיכום–

...אל תשכחו את פרטי התקשרות•


תוכן עניינים

ככל האפשר מראה מדויקת תוכן העניינים צריך להוות • לשאלות ששאל הלקוח

כל נושא הוא תשובה לשאלה•

ניווט לכל חלקי המסמך•


דוגמא


תקציר מנהלים

העבודה כולהשסיימתם את אחרירק אותו כיתבו• הדבק/העתק -המעיטו ככל האפשר בשימוש ב•

במילים שלכם כיתבו–

על הנושאשלמדתם מה כל אתסכמו •

הנלמדמהחומר ומסקנות תובנות הוסיפו•

עמוד ¾ - ½ –אורך •

ח"החלק החשוב ביותר של הדו•



Key points

About the

report

גוף המסמך

חלוקה פנימית לנושאים ולתת נושאים•

טבלאות ומידע ויזואלי/הוספת גרפים•

הפנייה למקורות המידע •


Source Visual info.

Facts and

figures

Title & subtitle

דוגמא


דוגמא


Less is more

טבלה אחת עם כל המידע


דוגמא


ביבליוגרפיה

ח מידעני אינו עבודה אקדמית"דו•

אין צורך בפרק ביבליוגרפיה•

הפנייה למקורות המידע כחלק אינטגרלי בגוף המסמך• הימנעו מלינקים ארוכים•

ctrl+Kהחביאו אותם באמצעות –

URL במקצריאו השתמשו –


Source: Janes Defense Weekly, March 2014

http://www.janes.com/



פרטי התקשרות

"בעל בית"לכל עבודת מידענות צריך להיות •

לכותב המסמך ומיידיתנגישות קלה •

שיווק •


ח"בדו לא מכליליםמה

כתיבה בגוף ראשון•

הערות אישיות •

לא רלבנטי/הסתייגויות ממידע לא איכותי•

הפנייה של הלקוח לבצע מחקר נוסף•

בנימה שליליתכתיבה •

המלצות לפעולה•


מייל נלווה לעבודה

'הבהרות וכד, הסתייגויות, זה המקום להערות אישיות•


ח"רגע לפני שאתם מגישים את הדו

אותו שוב קיראו•

שהוא מובן גם לאחרים בידקו•

?האם עניתם על כל השאלות•

?האם הכללתם טקסט ויזואלי•

?האם אפשר יהיה להעביר אותו הלאה•


מיומנויות חשובות למידען המודרני

הבחנה בין עיקר לטפל•

הכרת תוכנות אופיס למתקדמים•

עיבוד מידע•

מידע תיקצור•

הצלבת נתונים•

ואינפוגרפיקההיכרות עם כלי עריכה •

יצירתיות•


הישארו מעודכנים


/http://mataninfo.blogspot.co.il

http://mataninfo.blogspot.co.il/

http://mataninfo.blogspot.co.il/


!תודה על ההקשבה

34

Internet

How to write an information report that your customer WILL read