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Optimización de Procesos de Negocio: Viáticos Especificación Funcional TO BE Centro de Información y Educación para la Prevención del Abuso de Drogas Lima, Agosto 2015 Versión 1.1

Optimización de procesos

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Optimización de Procesos de Negocio: Viáticos

Especificación Funcional TO BE

Centro de Información y Educación para la Prevención del Abuso de Drogas

Lima, Agosto 2015

Versión 1.1

Page 2: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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HISTÓRICO DE REVISIONES

Fecha Versión Cambios Realizados Autor

01/08/2015 1.0 Documento Inicial Oscar Villegas Tamashiro

10/08/2015 1.1 Actualización de documentación Oscar Villegas Tamashiro

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Propuesta de Servicio

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TABLA DE CONTENIDO

1 Introducción ...................................................................................................................................................... 3

1.1 Alcance ..................................................................................................................................................... 3

1.2 Objetivos .................................................................................................................................................. 3

2 Especificación de Requerimientos Funcionales ................................................................................................. 3

2.1 Requerimientos Funcionales .................................................................................................................... 3

2.1.1 Consultar Solicitud de Viáticos ............................................................................................................ 3

2.1.2 Registrar Solicitud de Viáticos ............................................................................................................. 4

2.1.3 Notificar Aprobación pendiente .......................................................................................................... 8

2.1.4 Aprobar Solicitud Viajes y Viáticos..................................................................................................... 10

2.1.5 Notificar Resultado de Aprobación .................................................................................................... 13

2.1.6 Visar Memorándum - Seguro ............................................................................................................. 14

2.1.7 Visar Memorándum – Pasaje Aéreo .................................................................................................. 16

2.1.8 Notificar Documentos firmados......................................................................................................... 18

2.1.9 Consultar Seguros de Viaje ................................................................................................................ 19

2.1.10 Registrar Cuenta por Pagar ........................................................................................................... 20

2.1.11 Consultar Pasaje Aéreo ................................................................................................................. 23

2.1.12 Registrar Pasaje Aéreo .................................................................................................................. 24

2.1.13 Notificar Revisión documento de Solicitud ................................................................................... 25

2.1.14 Revisar Documento de Solicitud.................................................................................................... 26

2.1.15 Notificar Conformidad Documento de Solicitud ........................................................................... 29

2.1.16 Aprobar Documento de Solicitud .................................................................................................. 30

2.1.17 Notificar Resultado aprobación de Documento ............................................................................ 32

2.1.18 Registrar Voucher .......................................................................................................................... 33

2.1.19 Notificar Disponibilidad del Viático ............................................................................................... 34

2.1.20 Confirmar Recepción del Viático ................................................................................................... 35

2.1.21 Elaborar Rendición ........................................................................................................................ 36

2.1.22 Notificar Aprobación Rendición Pendiente ................................................................................... 39

2.1.23 Aprobar Rendición de Viaje y Viático ............................................................................................ 41

2.1.24 Notificar Resultado de V°B° Rendición ......................................................................................... 42

2.1.25 Revisar Rendición .......................................................................................................................... 43

2.1.26 Confirmar Rendición Finalizada ..................................................................................................... 44

2.1.27 Mantenimiento Plantilla Relación de Gastos ................................................................................ 44

3 ANALISIS BPM .................................................................................................................................................... 1

3.1 Diagramas BPMN TOBE ............................................................................................................................ 1

3.2 Descripción del proceso ........................................................................................................................... 2

4 Anexos ............................................................................................................................................................... 1

4.1 Diagrama BPM del proceso de Gestión de Viáticos ................................................................................. 1

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Propuesta de Servicio

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ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL

1 INTRODUCCIÓN

El presente documento refleja el resultado del análisis sobre el proceso actual de Gestión de viáticos. Luego de análisis del proceso se presenta un proceso optimizado que tiene como objetivo principal la eficiencia del mismo.

1.1 ALCANCE El alcance abarca solo el proceso de Gestión de Viáticos

1.2 OBJETIVOS - Definir los requerimientos funcionales asociados al proceso de Gestión de Viáticos - Definir el proceso optimizado de la Gestión de Viáticos (TO BE)

2 ESPECIFICACIÓN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

2.1 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

2.1.1 CONSULTAR SOLICITUD DE VIÁTICOS

Propósito Mostrar todas las solicitudes asociadas al usuario que ingresa al módulo de Viáticos

Usuario involucrado Usuario CEDRO

Descripción detallada - Cuando el usuario ingrese al módulo de Viático podrá visualizar las solicitudes que cumplan las siguientes condiciones:

o Solicitudes en las que el usuario es el solicitante.

o Solicitudes en las que el usuario es el viajero.

- Las solicitudes estarán ordenados por fecha de registro (Desc)

- Los datos a mostrar en la vista de consulta son:

Columna Descripción

Código Código de Requerimiento de Viajes y Viáticos

Proyecto Proyecto al que está asociado la solicitud

Viajero(a) Nombre completo de la persona que viaja

Tipo Viaje Nacional / Internacional

Ruta Ruta del viaje

Moneda Moneda del monto del viático

Monto víatico Monto del viático

Fecha Registro Fecha en la que se registra la solicitud

Page 5: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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Estado Estado de la Solicitud

- Búsqueda de Solicitudes por Código: Se puede hacer la búsqueda ingresar el código del requerimiento de viajes y viáticos

- Búsqueda Múltiple: Los filtros que se pueden aplicar son:

o Por Periodo: Año - Mes

o Por Proyecto

o Por Estado

- Opción de para visualizar el detalle de la Solicitud.

- Opción para imprimir los documentos asociados a la solicitud de viajes y viáticos:

o Solicitud de Viajes y Viáticos

o Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

2.1.2 REGISTRAR SOLICITUD DE VIÁTICOS

Propósito Registrar una Solicitud de Viajes y Viáticos

Usuario involucrado Usuario CEDRO

Descripción detallada Modificaciones sobre la página original (Solicitar Viático):

- Datos del Viajero

o Se mostrará el Tipo y el Número del Documento de Identidad.

o En caso el viaje sea Internacional, debe validarse que el Tipo de Documento de Identidad debe ser Pasaporte o Carnet de Extranjería. En caso no cuente con dicho valor habilitar el campo Pasaporte / CE para que sea ingresado.

- Montos de Solicitud

Page 6: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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o En la tabla para calcular el Total de Viáticos cuando se ingresa un monto en OTROS, especificar en OTROS – Descripción. Dentro de otros se puede considerar los montos de alimentación que no pueden ser calculados en función de los días que dura la actividad.

o Se ha agregado el campo Código Interbancario CCI, para poder hacer la transferencia cuando la cuenta destino no pertenece al mismo banco desde donde se hace la transferencia.

- Cuando se registra:

o El estado de la solicitud es REGISTRADA.

o Se generan los siguientes documentos:

Solicitud de Viajes y Viáticos

Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

Datos de la Solicitud

Campo Descripción

Proyecto

Coordinador

Asunto

Actividad

Entidad o Institución

Tipo de Viaje

Fecha de Salida

Fecha de Retorno

Fecha Inicio de Actividad

Fecha Fin de Actividad

Ruta General

Datos del Viajero

Campo Descripción

Tipo Interno / Externo

Código

Nombres

Documento de Identidad

Nro. Doc. Identidad

Pasaporte / CE

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Propuesta de Servicio

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Fecha de Nacimiento

Celular

E mail

Ocupación

Datos de Transporte Aéreo

Campo Descripción

Tipo Ruta Ida – Ida y Vuelta – Vuelta

Ruta Ida

Ruta Vuelta

Impuesto Salida

Impuesto Retorno

Observaciones

Movilidad: Domicilio – Aeropuerto y Viceversa

Datos de Transporte Terrestre

Campo Descripción

Rutas

Monto Transporte Terrestre

Movilidad: Domicilio – Agencia y Viceversa

Datos del Monto de Solicitud

Campo Descripción

Moneda

Detalle del Viático

Otros - Descripción

Forma de Pago

Banco

Cuenta

Código Interbancario CCI

Fecha Registro

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Propuesta de Servicio

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Estado

Fecha Estado

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Propuesta de Servicio

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2.1.3 NOTIFICAR APROBACIÓN PENDIENTE

Propósito Notificar al Coordinador del Proyecto (asociado a una solicitud) que existe una solicitud de viajes y viáticos que requiere su aprobación.

Permitir al Coordinador de Proyecto aprobar la Solicitud Viajes y Viáticos y el Memorándum Requerimiento Viajes y Viáticos por medio del correo.

Usuario involucrado Coordinador del Proyecto

Descripción detallada - Luego de registrada la Solicitud de Viajes y Viáticos, se le enviará una Notificación al Coordinador para tenga conocimiento de que existe una solicitud pendiente de aprobación.

Dato Valor

(Remitente) De CEDRO

(Destinatario) Para Coordinador del Proyecto

Asunto Aprobación de Solicitud de Viajes y Viáticos

Con Copia a -

Adjuntos -

- Resultados de la aprobación:

o Si la solicitud es APROBADA, el Coordinador deberá responder SI.

El estado de la solicitud cambiará de REGISTRADA a APROBADA.

Se mostrará la firma del Coordinador en:

Solicitud de Viajes y Viáticos

Memorándum (Requerimiento de Viajes y

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Propuesta de Servicio

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Viáticos)

o Si la solicitud no es APROBADA, el Coordinador deberá responder NO e incluir el motivo por el cual la aprobación no procede.

Page 11: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.4 APROBAR SOLICITUD VIAJES Y VIÁTICOS

Propósito Permitir al Coordinador de Proyecto aprobar la Solicitud Viajes y Viáticos y el Memorándum Requerimiento Viajes y Viáticos por medio de la aplicación.

Usuario involucrado Coordinador de Proyecto

Descripción detallada - Se mostrarán todas las solicitudes asociadas al Coordinador.

o Por defecto se mostrarán las que están en estado REGISTRADA (aplicar filtro estado)

Page 12: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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o Las solicitudes estarán ordenadas por fecha registro (ASC)

o Solo podrá aprobar aquellas que se encuentren en estado REGISTRADA.

- Los datos a mostrar en la vista de consulta son:

Columna Descripción

Código Código de Requerimiento de Viajes y Viáticos

Proyecto Proyecto al que está asociado la solicitud

Viajero(a) Nombre completo de la persona que viaja

Tipo Viaje Nacional / Internacional

Ruta Ruta del viaje

Moneda Moneda del monto del viático

Monto víatico Monto del viático

Fecha Registro Fecha en la que se registra la solicitud

Estado Estado de la Solicitud

- Búsqueda de Solicitudes por Código: Se puede hacer la búsqueda ingresar el código del requerimiento de viajes y viáticos

- Búsqueda Múltiple: Los filtros que se pueden aplicar son:

o Por Periodo: Año - Mes

o Por Proyecto

o Por Estado

- Opción de para visualizar el detalle de la Solicitud.

- Opción para imprimir los documentos asociados a la solicitud de viajes y viáticos:

o Solicitud de Viajes y Viáticos

o Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

- Resultados de la aprobación:

o Si la solicitud es APROBADA el estado de la solicitud cambiará de REGISTRADA a APROBADA. Asimismo, se mostrará la firma del Coordinador en:

Solicitud de Viajes y Viáticos

Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

o Si la solicitud no es APROBADA, el Coordinador deberá incluir el motivo (obligatorio) por el cual la aprobación no procede.

Page 13: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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Page 14: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.5 NOTIFICAR RESULTADO DE APROBACIÓN

Propósito Notificar a los usuarios interesados el resultado de la aprobación por parte del Coordinador de Proyecto

Usuario involucrado No aplica

Descripción detallada - Luego de que el Coordinador de Proyecto aprueba o desaprueba la Solicitud de Viajes y Viáticos se le enviará una notificación a los usuarios interesados.

Dato Valor

(Remitente) De CEDRO

(Destinatario) Para Viajero

Asunto Resultado de Aprobación de Solicitud de Viajes y Viáticos

Con Copia a Al Solicitante (en caso el viajero y el solicitante no sean el mismo usuario)

Al Gestor de Seguro en caso el viajero requiera un seguro y la solicitud ha sido aprobada.

Al Gestor de Pasaje Aéreo en caso el viajero requiera un pasaje aéreo y la solicitud ha sido aprobada.

Adjuntos -

Page 15: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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- En caso la solicitud no es aprobada se mostrará los motivos registrados por el Coordinador para que el Solicitante realice las correcciones necesarias.

2.1.6 VISAR MEMORÁNDUM - SEGURO

Propósito Permite visar el Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos) para aquellas solicitudes en las que el viajero requiere un seguro.

Usuario involucrado Gestor Seguro

Descripción detallada - Se listarán todas las solicitudes asignadas al Gestor de Seguro (solicitudes cuyo viajero requiere de seguro)

o Por defecto, se mostrarán las solicitudes en estado pendiente (filtro V°B° Seguro: pendiente)

o Ordenador por fecha de registro ASC

- Los datos a mostrar en la vista de consulta son:

Columna Descripción

Código Código de Requerimiento de Viajes y Viáticos

Proyecto Proyecto al que está asociado la solicitud

Viajero(a) Nombre completo de la persona que viaja

Tipo Viaje Nacional / Internacional

Ruta Ruta del viaje

Moneda Moneda del monto del viático

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Propuesta de Servicio

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Monto víatico Monto del viático

Fecha Registro Fecha en la que se registra la solicitud

Estado Solicitud Estado de la Solicitud

V°B° Pendiente, cuando el gestor de seguro aún no da su V°B°

Visado, cuando el gestor de seguro ya dio su V°B°

- Búsqueda de Solicitudes por Código: Se puede hacer la búsqueda ingresar el código del requerimiento de viajes y viáticos

- Búsqueda Múltiple: Los filtros que se pueden aplicar son:

o Por Periodo: Año - Mes

o Por Proyecto

o Por Estado

o V°B° Seguro

- Opción de para visualizar el detalle de la Solicitud.

- Opción para imprimir los documentos asociados a la solicitud de viajes y viáticos:

o Solicitud de Viajes y Viáticos

o Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

- Resultados de la Visado:

o Si es VISADO, la firma del Gestor de Seguro se mostrará en el Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

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Propuesta de Servicio

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2.1.7 VISAR MEMORÁNDUM – PASAJE AÉREO

Propósito Permite visar el Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos) para aquellas solicitudes en las que el viajero requiere un pasaje aéreo.

Usuario involucrado Gestor Pasaje Aéreo

Descripción detallada - Se listarán todas las solicitudes asignadas al Gestor de Pasaje Aéreo (solicitudes cuyo viajero requiere pasaje aéreo)

o Por defecto, se mostrarán las solicitudes en estado pendiente (filtro V°B° Pasaje Aéreo: pendiente)

o Ordenador por fecha de registro ASC

- Los datos a mostrar en la vista de consulta son:

Columna Descripción

Código Código de Requerimiento de Viajes y Viáticos

Proyecto Proyecto al que está asociado la solicitud

Viajero(a) Nombre completo de la persona que viaja

Tipo Viaje Nacional / Internacional

Ruta Ruta del viaje

Moneda Moneda del monto del viático

Monto víatico Monto del viático

Fecha Registro Fecha en la que se registra la solicitud

Estado Solicitud Estado de la Solicitud

V°B° Pendiente, cuando el gestor de pasaje aéreo aún no da su V°B°

Visado, cuando el gestor de pasaje aéreo ya

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Propuesta de Servicio

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dio su V°B°

- Búsqueda de Solicitudes por Código: Se puede hacer la búsqueda ingresar el código del requerimiento de viajes y viáticos

- Búsqueda Múltiple: Los filtros que se pueden aplicar son:

o Por Periodo: Año - Mes

o Por Proyecto

o Por Estado

o V°B° Pasaje Aéreo

- Opción de para visualizar el detalle de la Solicitud.

- Opción para imprimir los documentos asociados a la solicitud de viajes y viáticos:

o Solicitud de Viajes y Viáticos

o Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

- Resultados de la Visado:

o Si es VISADO, la firma del Gestor de Pasaje Aéreo se mostrará en el Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

Page 19: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.8 NOTIFICAR DOCUMENTOS FIRMADOS

Propósito Notificar al Solicitante y/o Viajero que su Solicitud de Viajes y Viáticos ya cuenta con la aprobación y los V°B° necesarios para que puedan pasar al área de Contabilidad.

Usuario involucrado No aplica

Descripción detallada - Se envía una notificación al solicitante y/o viajero cuando los documentos asociados a la solicitud cuentan con todas las firmas de acuerdo a las características del viaje:

o Solicitud de Viajes y Viáticos

Firma del Coordinador de Proyecto

o Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

V°B° del Gestor de Seguro

V°B° del Gestor de Pasaje Aéreo

Dato Valor

(Remitente) De CEDRO

(Destinatario) Para Viajero

Asunto Notificación Documentos firmados

Con Copia a Solicitante

Adjuntos -

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Propuesta de Servicio

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2.1.9 CONSULTAR SEGUROS DE VIAJE

Propósito Mostrar al Gestor de Seguro todas los memorándums que están asociadas a un seguro.

Usuario involucrado Gestor de Seguros

Descripción detallada - Listar todas los memorándums de Seguro (Anual o de Viaje)

Columna Descripción

Código Código de Memorándum Seguro

Proyecto Proyecto al que está asociado la solicitud

Fecha Inicio

Fecha Fin

Viático Viático asociado al seguro

Serie

Número

Fecha emisión

Proveedor

Moneda

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Propuesta de Servicio

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Suma Total

- Se contará con las siguiente opciones:

o Adjuntar documentación de Seguro

o Ver Memorándum Seguro de Viaje

o Imprimir Memorándum Seguro de Viaje

- Se podrá registrar un nuevo Pago Seguro

2.1.10 REGISTRAR CUENTA POR PAGAR

Propósito Permite registrar la cuenta por pagar asociada al seguro

Usuario involucrado Gestor de Seguros

Descripción detallada - Seguro de Viaje. Se mantiene la estructura de la página original (Cuentas por Pagar / Seguro de Viaje)

- Seguro Anual. Se mantiene la estructura de la página original (Cuentas por Pagar / Seguro Anual)

- Se podrá adjuntar la documentación enviada por el proveedor (aseguradora), indicando si la documentación es digital o en físico. En caso sea en físico, se adjuntará el documento digitalizado (escaneado)

- Luego de registrado el pago de seguro se generará el Memorándum con la firma del Gestor de Seguro.

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Propuesta de Servicio

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Page 23: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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Page 24: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.11 CONSULTAR PASAJE AÉREO

Propósito Mostrar al Gestor de Pasaje Aéreo todos los memorándums que están asociados a un pasaje aéreo

Usuario involucrado Gestor Pasaje Aéreo

Descripción detallada - Listar todos los memorándums de pasaje aéreo

Columna Descripción

Código Código de Memorándum Pasaje Aéreo

Proyecto Proyecto al que está asociado la solicitud

Requerimiento / Viajero

Tipo Viaje

Ruta

Moneda

Page 25: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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Monto viático

Fecha Registro

- Se contará con las siguiente opciones:

o Adjuntar documentación de Pasaje Aéreo

o Ver Memorándum Pasaje Aéreo

o Imprimir Memorándum Pasaje Aéreo

- Se podrá registrar un nuevo Pasaje Aéreo

2.1.12 REGISTRAR PASAJE AÉREO

Propósito Registrar el pasaje aéreo

Usuario involucrado Gestor Pasaje Aéreo

Descripción detallada - Se deberán registrar los datos asociados al Pasaje Aéreo

- Se podrán agregar varios Pasajeros, utilizando la búsqueda por requerimiento de viajes y viáticos.

- Se podrá agregar la documentación enviada por la aerolínea:

o Reserva

o Ticket Electrónico

- Luego de registrado el pasaje aéreo se generará el Memorándum de Pasaje Aéreo.

Page 26: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.13 NOTIFICAR REVISIÓN DOCUMENTO DE SOLICITUD

Page 27: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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Propósito Notificar al Contador del Proyecto que tiene documentos pendientes por validar.

Usuario involucrado No aplica

Descripción detallada - Se le enviará una notificación al Contador de Proyecto cuando tenga pendiente de revisar los siguientes documentos:

o Solicitud de Viajes y Viáticos

o Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

o Memorándum de Seguro

o Memorándum de Pasaje Aéreo

Dato Valor

(Remitente) De CEDRO

(Destinatario) Para Contador del Proyecto

Asunto Revisión de Documentos de Solicitud

Con Copia a -

Adjuntos -

2.1.14 REVISAR DOCUMENTO DE SOLICITUD

Page 28: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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Propósito Revisar la documentación generada por la solicitud de viajes y viáticos.

Usuario involucrado Contador de Proyecto

Descripción detallada - Se mostrarán todos los documentos que requieren ser validados por el Contador de Proyecto:

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Requerimiento de Viajes y Viáticos

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Pasaje Aéreo

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Seguro de Viaje.

- Considerar que un memorándum de seguro o pasaje aéreo puede estar asociado a uno o más solicitudes (solicitante/viajero)

Columna Descripción

Código Código Documento

Proyecto

Viajero

Tipo Viaje

Ruta

Fecha Registro Fecha registro de documento

Estado

- Se contará con la opción de ver el detalle del documento (datos registrados)

- Se contará con la opción de imprimir los documentos:

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Requerimiento de Viajes y Viáticos

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Pasaje Aéreo

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Seguro de Viaje.

- Al dar el V°B° al documento, se enviará una notificación al Contador General.

- En caso el documento sea una Solicitud de Viajes y Viáticos / Requerimiento de Viajes y Viáticos, se registrará la firma del Contador del Proyecto en el Requerimiento de Viajes y Viáticos.

Page 29: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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Page 30: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.15 NOTIFICAR CONFORMIDAD DOCUMENTO DE SOLICITUD

Propósito Notificar al Contador General que tiene un documento asociado a una solicitud de viajes y viáticos pendiente por aprobar luego del V°B° del contador del proyecto.

Usuario involucrado No aplica

Descripción detallada - Se le enviará una notificación al Contador General cuando tenga pendiente de revisar los siguientes documentos:

o Solicitud de Viajes y Viáticos

o Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

o Memorándum de Seguro

o Memorándum de Pasaje Aéreo

Dato Valor

(Remitente) De CEDRO

(Destinatario) Para Contador General

Asunto Conformidad de Solicitud

Con Copia a -

Adjuntos -

Page 31: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.16 APROBAR DOCUMENTO DE SOLICITUD

Propósito Aprobar los documentos asociados a la solicitud de viajes y viáticos.

Usuario involucrado Contador General

Descripción detallada - Se mostrarán todos los documentos que requieren ser aprobados por el Contador General:

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Requerimiento de Viajes y Viáticos

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Pasaje Aéreo

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Seguro de Viaje.

- Considerar que un memorándum de seguro o pasaje aéreo puede estar asociado a uno o más solicitudes (solicitante/viajero)

Columna Descripción

Código Código Documento

Proyecto

Viajero

Tipo Viaje

Ruta

Fecha Registro Fecha registro de documento

Estado

- Se contará con la opción de ver el detalle del documento (datos registrados)

- Se contará con la opción de imprimir los documentos:

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Requerimiento de Viajes y Viáticos

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Pasaje Aéreo

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Seguro de Viaje.

- Al aprobar el documento, se enviará una notificación al Tesosero.

- En caso el documento sea una Solicitud de Viajes y Viáticos / Requerimiento de Viajes y Viáticos, se registrará la firma del Contador General en el Requerimiento de Viajes y Viáticos.

Page 32: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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Page 33: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.17 NOTIFICAR RESULTADO APROBACIÓN DE DOCUMENTO

Propósito Notificar a los usuarios interesados, el resultado de la aprobación de los documentos.

Usuario involucrado No aplica

Descripción detallada - Se le enviará una notificación al Tesorero cuando tenga pendiente de registrar un voucher asociado a los documentos aprobados por el Contador General:

o Solicitud de Viajes y Viáticos

o Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

o Memorándum de Seguro

o Memorándum de Pasaje Aéreo

Dato Valor

(Remitente) De CEDRO

(Destinatario) Para Tesorero

Asunto Resultado de aprobación documento

Con Copia a -

Adjuntos -

Page 34: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.18 REGISTRAR VOUCHER

Propósito Registrar en el sistema el nro. del voucher asociado a la solicitud

Usuario involucrado Tesorero

Descripción detallada - Se mostrarán todos los documentos aprobados por el Contador General:

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Requerimiento de Viajes y Viáticos

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Pasaje Aéreo

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Seguro de Viaje.

- Considerar que un memorándum de seguro o pasaje aéreo puede estar asociado a uno o más solicitudes (solicitante/viajero)

Columna Descripción

Código Código Documento

Proyecto

Viajero

Tipo Viaje

Ruta

Fecha Registro Fecha registro de documento

Estado

- Se contará con la opción de ver el detalle del documento (datos registrados)

- Se contará con la opción de imprimir los documentos:

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Requerimiento de Viajes y Viáticos

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Pasaje Aéreo

o Solicitud de Viajes y Viáticos / Memorándum de Seguro de Viaje.

- El Tesorero tendrá la opción de registrar el nro del voucher asociado al documento.

Page 35: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.19 NOTIFICAR DISPONIBILIDAD DEL VIÁTICO

Propósito Notificar a los usuarios interesados, la disponibilidad del monto del viático solicitado.

Usuario involucrado No aplica

Descripción detallada - Se le enviará una notificación al Solicitante / Viajero cuando el viático solicitado se encuentre disponible para ser cobrado.

- En la notificación se debe indicar las consideraciones sobre la disponibilidad del viático. De acuerdo a la forma de pago (transferencia, cheque), banco, día y hora de transferencia, la disponibilidad no es inmediata.

Dato Valor

(Remitente) De CEDRO

(Destinatario) Para Viajero

Asunto Disponibilidad de Viáticos

Con Copia a Solicitante

Adjuntos -

Page 36: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.20 CONFIRMAR RECEPCIÓN DEL VIÁTICO

Propósito Confirmar por parte del solicitante/viajero que el viático ha sido cobrado

Usuario involucrado Solicitante, Usuario CEDRO

Descripción detallada - Se listarán todas las solicitudes asociadas al Solicitante y/o viajero que ingresa a la aplicación.

o Por defecto se mostrarán las disponibles (filtro)

o Se mostrará el estado de su viático:

Pendiente. Aún no se ha desembolsado el monto del víatico o no se ha girado el cheque

Disponible. Puede hacer efectivo el viático (de acuerdo a condiciones)

Desembolsada. Cuando el solicitante/viajero ya recibió el viático

- Si ya recogió su viático deberá dar su V°B°

Page 37: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.21 ELABORAR RENDICIÓN

Propósito Elaborar la rendición de gastos del viaje

Usuario involucrado Solicitante, Usuario CEDRO

Descripción detallada - Se mostrarán todas las solicitudes que han sido desembolsadas y se confirmado el cobro del mismo (por el usuario/viajero)

Columna Descripción

Código Código Solicitud de Viajes y Viáticos

Proyecto

Viajero (a)

Tipo Viaje

Ruta

Moneda

Monto Viático

Fecha Registro

Estado Rendición

- Se mostrará el estado la Rendición:

o Pendiente. Aún no se ha completado la rendición

o Elaborada. Se completó la rendición.

- Se contará con la opción de visualizar los datos de la Rendición.

- Se contará con la opción de imprimir los documentos asociados a la rendición:

Page 38: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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o Informe de gastos.

o Relación de gastos

o Planilla de movilidad

o Informe de actividad

o Memorándum Rendición

Page 39: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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Page 40: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

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2.1.22 NOTIFICAR APROBACIÓN RENDICIÓN PENDIENTE

Propósito Solicitar la aprobación del Coordinador de Proyecto sobre la información presentada en la rendición.

Usuario involucrado No aplica

Descripción detallada - Luego de completar la información de la rendición (estado: Elaborada), se le enviará una Notificación al Coordinador para tenga conocimiento de que existe una aprobación pendiente

Dato Valor

(Remitente) De CEDRO

(Destinatario) Para Coordinador del Proyecto

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Propuesta de Servicio

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Asunto Aprobación de Rendición

Con Copia a -

Adjuntos -

- Resultados de la aprobación:

o Si la solicitud es APROBADA, el Coordinador deberá responder SI. El estado de la rendición cambiará a APROBADA

o Si la solicitud no es APROBADA, el Coordinador deberá responder NO e incluir el motivo por el cual la aprobación no procede. El estado de la rendición no cambiará de estado.

Page 42: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

41

2.1.23 APROBAR RENDICIÓN DE VIAJE Y VIÁTICO

Propósito Aprobar la rendición de Viaje y Viático realizada por el Solicitante o Viajero

Usuario involucrado Coordinador Proyecto

Descripción detallada - Se mostrarán todas las solicitudes asociadas al Coordinador y que tengan asociada una rendición.

Page 43: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

42

o Por defecto se mostrarán las solicitudes que tienen rendición en estado Elaborada. (Solo listar elaborada y aprobada)

o Las solicitudes estarán ordenadas por fecha registro (ASC)

- Podrá acceder al detalle de la rendición, así como la opción de impresión.

- Resultados de aprobación:

o Si aprueba, la rendición cambia a estado Aprobada

o Si no la aprueba, la rendición no cambia de estado.

2.1.24 NOTIFICAR RESULTADO DE V°B° RENDICIÓN

Propósito Notificar el resultado de la aprobación por parte del Coordinador del Proyecto sobre la rendición presentada por el solicitante o viajero.

Usuario involucrado No aplica

Descripción detallada - Luego de la evaluación de la rendición por parte del coordinador de Proyecto, se enviará un correo con el resultado del mismo. En caso no es aprobado se indicará el motivo.

Dato Valor

(Remitente) De CEDRO

(Destinatario) Para Viajero

Asunto Resultado V°B° de Rendición

Con Copia a Solicitante

Adjuntos -

Page 44: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

43

2.1.25 REVISAR RENDICIÓN

Propósito Revisar los datos registrados en la rendición

Usuario involucrado Contador de Proyecto

Descripción detallada - Se mostrarán solo las rendiciones aprobadas por el Coordinador del proyecto y que están asociadas al Contador de Proyecto.

o Estarán ordenadas por fecha de registro

Page 45: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

44

2.1.26 CONFIRMAR RENDICIÓN FINALIZADA

Propósito Confirmar por parte del solicitante/viajero, que la rendición ha concluido

Usuario involucrado Solicitante, Viajero

Descripción detallada - Se mostrará todas las solicitudes cuya rendición haya sido validada por el área de Contabilidad.

- Luego de que Contabilidad notifique que ya no existe saldo pendiente, el solicitante deberá confirmar que es correcto.

2.1.27 MANTENIMIENTO PLANTILLA RELACIÓN DE GASTOS

Page 46: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

45

Propósito Administrar las plantillas de Relación de Gastos que existe por cada proyecto

Usuario involucrado Administrador

Descripción detallada - Se listarán todas las plantillas que existen y que están asociadas a un proyecto específico.

- Se contará con la opción de poder editar, eliminar y registrar una plantilla.

- Al editar la plantilla se podrán editar y activar/desactivar columnas.

Page 47: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

1

3 ANALISIS BPM

3.1 DIAGRAMAS BPMN TOBE

Page 48: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

2

3.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

COD ENTRADA ACTIVIDAD SALIDA DESCRIPCION RESPONSABLE

1 - Inicio Solicitud de

viático

El flujo se inicia cuando el solicitante requiere hacer una solicitud de viáticos para realizar alguna actividad relacionada a CEDRO

2 Solicitud de

viático

Registrar Solicitud de

Viático

Registro Solicitud de

viático

El solicitante registra la solicitud de viáticos en el sistema completando los datos que se requieran de acuerdo al tipo de viaje que realizará. Luego de registrada la solicitud se generará dos archivos pdf. : - Solicitud de Viajes y Viáticos - Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos)

Solicitante

3 Registro

Solicitud de viático

Notificar Aprobación Pendiente

Notificación de aprobación pendiente

El sistema enviará una notificación al coordinador de proyecto con los datos necesarios para que pueda aprobar la solicitud de viajes y viáticos generada. Esta notificación contará con la opción para poder aprobar la solicitud mediante esta vía.

4 Notificación de

aprobación pendiente

Aprobar Solicitud VyV (Coordinador)

Resultado de aprobación de

Solicitud de VyV

El coordinador de proyecto podrá aprobar la Solicitud de Viajes y viáticos mediante dos vías: - Por correo: Respondiendo la notificación con un SI en caso sea aprobada, caso contrario, con un NO indicando además el motivo de su desaprobación. - Por aplicación: Ingresando a la aplicación y seleccionando el resultado de la aprobación. En caso la solicitud no sea aprobada deberá indicar además el motivo. Si la solicitud es aprobada, se los archivos serán actualizados agregando la firma del coordinador del proyecto.

Coordinador de Proyecto

5 Resultado de

aprobación de Solicitud de VyV

Notificar Resultado de aprobación

Notificación Resultado de aprobación

El sistema enviará una notificación al solicitante indicando el resultado de la aprobación por parte del coordinador del proyecto

Page 49: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

3

6 Resultado de

aprobación de Solicitud de VyV

¿Aprobado? Resultado de

aprobación de Solicitud de VyV

El resultado de la aprobación por parte del coordinador del proyecto podrá ser aprobado o no aprobado.

7 Solicitud de VyV

(aprobada) ¿Seguro?

Solicitud de VyV (aprobada)

El viajero asociado a la solicitud de viajes y viáticos podrá necesitar o no que se gestione un seguro para que pueda viajar

8 Solicitud de VyV

(aprobada)

Visar Memorándum (V°B° Seguro)

Memorándum (Requerimiento

de viajes y viáticos) con V°B° Seguro

El gestor de seguro deberá revisar la solicitud de viajes y viáticos para revisar si el viajero cuenta con el seguro necesario para poder realizar el viaje. Dará su V°B° para indicar que el proceso continúa con su flujo y que se iniciará la gestión del seguro de la persona que viaja.

Gestor de Seguro

9 Solicitud de VyV

(aprobada) ¿Pasaje aéreo?

Solicitud de VyV (aprobada)

La solicitud de viaje o viático puede requerir o no un pasaje aéreo según el destino.

10 Solicitud de VyV

(aprobada)

Visar Memorándum (V°B° Pasaje A)

Memorándum (Requerimiento

de viajes y viáticos) con V°B° Pasaje

aéreo

El gestor de pasaje aéreo deberá revisar los datos de la solicitud de viajes y viáticos para poder iniciar los trámites necesarios. Si los datos de la solicitud están conformes dará su V°B° para indicando que se iniciará el trámite del pasaje aéreo.

Gestor Pasaje Aéreo

11

Solicitud de VyV (aprobada) /

Memorándum (Requerimiento

de viajes y viáticos) con

V°B°

Notificar Documentos

firmados

Notificación Documentos

firmados

Luego de que la Solicitud de Viajes y Viáticos cuenta con la aprobación del coordinador y los V°B° en caso sea necesario, el sistema enviará una notificación al solicitante y/o viajero indicando que los documentos generados cuentan con las firmas requeridas

12

Memorándum (Requerimiento

de viajes y viáticos) con V°B° Seguro

Registrar Cta. por pagar

Memorándum de Pago de

seguro de viaje

El gestor de seguro ingresará al sistema para poder registrar la cuenta a pagar asociada a la solicitud de viajes y viáticos. Luego de registrada la cuenta por pagar se generará el memorándum de Pago de seguro de viaje con la firma del gestor de seguro. El gestor de seguro podrá agregar documentación del seguro.

Gestor de Seguro

Page 50: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

4

13

Memorándum (Requerimiento

de viajes y viáticos) con V°B° Pasaje

aéreo

Registrar Pasaje aéreo

Memorándum de Pasaje aéreo

El gestor del pasaje aéreo ingresará al sistema para registrar los datos del pasaje aéreo a tramitar. Luego de registrado el pasaje aéreo se generará el memorándum de pasaje aéreo. El gestor de pasaje aéreo podrá adjuntar la documentación enviada por la aerolínea.

Gestor Pasaje Aéreo

14 Documentos de la Solicitud de

Viajes y Viáticos

Notificar Revisión Doc.

Solicitud

Notificación Revisión Doc.

Solicitud

El sistema enviará una notificación al contador del proyecto para indicarle que tiene pendiente de revisión los documentos de la solicitud de viajes y viáticos generados. - Solicitud de Viajes y Viáticos - Memorándum (Requerimiento de Viajes y Viáticos) - Memorándum de Seguro (en caso sea necesario) - Memorándum de Pasaje Aéreo (en caso sea necesario)

15 Notificación

Revisión Doc. Solicitud

Revisar Documento

Solicitud

Memorándum de viajes y

viáticos (actualizado)

El contador del proyecto deberá revisar la documentación generada ingresando al sistema para que posteriormente indique su conformidad. Si el contador da su conformidad, se actualizará el memorándum de viajes y viáticos agregando la firma del contador del proyecto

Contador de Proyecto

16

Memorándum de viajes y

viáticos (actualizado)

Notificar Conformidad Doc. Solicitud

Notificación Conformidad Doc. Solicitud

El sistema enviará una notificación al Contador General indicando que tiene pendiente de aprobación los documentos de las solicitud de viajes y viáticos generada

17 Notificación Conformidad Doc. Solicitud

Aprobar Doc. Solicitud

Memorándum de viajes y

viáticos (actualizado)

El contador general deberá ingresar a la aplicación para revisar la documentación asociada a la solicitud de viajes y viáticos y dar su aprobación. En caso la solicitud sea aprobada por el Contador General, se actualizará el memorándum de viajes y viáticos agregando la firma del contador general

Contador General

Page 51: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

5

18

Memorándum de viajes y

viáticos (actualizado)

Notificar Resultado

Aprob. Doc.

Notificación Resultado

Aprob. Doc.

El sistema enviará una notificación al Tesorero cuando tenga pendiente de registrar un voucher asociado a los documentos aprobados por el Contador General

19 Notificación Resultado

Aprob. Doc.

Registrar Voucher

Voucher generado

El Tesorero deberá registrar, en el sistema de contabilidad, el voucher asociado a la solicitud de viajes y viáticos. Tendrá la opción de poder visualizar los documentos de la solicitud de viajes y viáticos generados. Luego de registrar el voucher en el sistema de contabilidad, deberá registrar el nro. de voucher generado en el sistema

Tesorero

20 Voucher generado

Notificar Disponibilidad

del viático

Notificación Disponibilidad

del viático

El sistema enviará una notificación al solicitante / viajero indicando que los trámites para cobrar los viáticos ya se iniciaron. La disponibilidad del viático dependerá a las condiciones de abono para la entrega del viático.

21 Notificación

Disponibilidad del viático

Confirmar Recepción del

viático

Confirmación Recepción del

viático

Luego de que el solicitante recibe el monto del viático solicitado deberá ingresar al sistema para confirmar la recepción del mismo Solicitante

22 Confirmación Recepción del

viático

Elaborar rendición

Rendición

El solicitante deberá registrar en el sistema todos los datos necesarios para sustentar los gastos efectuados en el viaje. Deberá completar los siguientes formularios: - Informe de gastos. - Relación de gastos - Planilla de movilidad - Informe de actividad - Memorándum Rendición

Solicitante

23 Rendición Notificar

Aprobación Rendición Pen

Notificación Aprobación

Rendición Pen

El sistema enviará una notificación al coordinador de proyecto para que tenga conocimiento que existe una aprobación pendiente de rendición. La notificación contará con los datos necesarios para que el coordinador pueda aprobar o desaprobar la rendición presentada.

Page 52: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

6

24 Notificación Aprobación

Rendición Pen

Aprobar Rendición de

VyV

Resultado de Aprobación

Rendición de VyV

El coordinador de proyecto podrá aprobar la rendición mediante dos vías: - Por correo: Respondiendo la notificación con un SI en caso sea aprobada, caso contrario, con un NO indicando además el motivo de su desaprobación. - Por aplicación: Ingresando a la aplicación y seleccionando el resultado de la aprobación. En caso la rendición no sea aprobada deberá indicar además el motivo.

Coordinador de Proyecto

25

Resultado de Aprobación

Rendición de VyV

Notificar Resultado de

V°B° Rendición

Notificación Resultado de

V°B° Rendición

El sistema enviará una notificación al solicitante y/o viajero una notificación indicando el resultado del V°B° de la rendición por parte del coordinador del proyecto

26 Notificación Resultado de

V°B° Rendición

¿V°B° Rendición?

Resultado de Aprobación

Rendición de VyV

El coordinador del proyecto podrá dar su V°B° a la rendición elaborada por el solicitante / viajero.

27 Rendición de

VyV (con V°B°) Entregar Doc.

Rendición Doc. Rendición

El solicitante deberá entregar los documentos de sustento, comprobantes de pago (físico), que están asociados a la rendición para que el contador del proyecto los revise.

Solicitante

28 Doc. Rendición ¿Saldo

pendiente?

Saldo pendiente / Sin saldo pendiente

De acuerdo a lo que se solicitó y lo que finalmente se gastó en el viaje realizado, puede existir un saldo pendiente del monto del viático

29 Doc. Rendición Revisar

Rendición Doc. Rendición

(revisados)

El contador del proyecto deberá revisar la información y los documentos de rendición entregados por el solicitante / viajero para que de su conformidad y sean derivados al proceso de contabilidad

Contador Proyecto

30 V°B°

Contabilidad

Confirmar Rendición finalizada

Confirmación Rendición finalizada

En caso el solicitante / viajero tenga un monto pendiente a favor luego de la rendición y este se haya entregado, el solicitante deberá confirmar que la rendición ha finalizado

Solicitante

Page 53: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

7

31 Confirmación

Rendición finalizada

Fin

El proceso finaliza luego de que la rendición finalizada

Page 54: Optimización de procesos

Propuesta de Servicio

1

4 ANEXOS

4.1 DIAGRAMA BPM DEL PROCESO DE GESTIÓN DE VIÁTICOS