HR Social Media Day - Stephanie Raets Claeys &Engels

De wetten en regels van Sociale Media

Stephanie RaetsAdvocaat-Senior Associate

24 juni 2014

@ #Hrsmd 2013…

2

1 Enkele vaststellingen anno 2014

Sociale Media zijn een feit • 5,6 miljoen Belgen op Facebook (x 3 op 5 jaar tijd)• 2,1 miljoen Belgen op LinkedIn (x 4 op 5 jaar tijd)

[< Belgian Social Media Monitor juni 2014] Struisvogelpolitiek heeft geen zin

Toegankelijkheidscontrole werkgever verzwakt • ‘New ways of working’• BYOD

Gebruik van sociale media heeft een impact op de arbeidsrelatie

3

Geen overkoepelende wetgeving

“Laws can’t keep pace with technology”

Conclusie: Bedrijven moeten hun ‘eigen wetgeving’ maken

Binnen de krijtlijnen van de bestaande wetgeving en rechtspraak

4

2 Juridische basis Social Media Policy

Tijdens arbeidstijd• Gezagsrecht werkgever

– Werknemer is verplicht om instructies werkgever op te volgen – Enkel recht op loon voor gewerkte tijd

• Eigendomsrecht werkgever – CAO nr. 81: regels voor toegang en/of gebruik elektronische

communicatiemiddelen zijn het prerogatief van de werkgever

Buiten arbeidstijd • Loyauteitsplicht werknemer• Verbod voor werknemer om

– Vertrouwelijke informatie bekend te maken – Handelingen te stellen die schade aan werkgever of derden kunnen

toebrengen 5

3 Best Practices Social Media Policy

I: Risicoanalyse

• Samenstelling ‘social media team’

– Afhankelijk van de noden – HR-afdeling – Marketing afdeling

Social media manager– IT-afdeling– Juridische afdeling

6

Mogelijke risico’s

• ‘Lekken’ van vertrouwelijke/gevoelige informatie kan schade aan werkgever veroorzaken

– “Zit nog steeds vast met Chinese investeerders. Reken niet op mij vanavond...!”

Gepost door J.Martin, werknemer bij S. die enkele honderden Facebook”vrienden” heeft waaronder collega’s

7


• Misbruik van sociale media door werknemers kan imagoschade voor de werkgever opleveren

8


• Virtueel absenteïsme

41% van de werknemers spenderen meer dan 3 uur/week van hun arbeidstijd aan het gebruik van internet voor privédoeleinden

9

13% hobbies

19% social media

25% internet bankieren

49% administratieve formaliteiten

• Cyberpesten

10

• Onwetenheid werknemers

11

Conclusie:

een social media policy is nodig om de werknemers te informeren over de spelregels

Vaststelling: in 3/4de van de bedrijven ontbreekt een social media policy

12

Best Practices Social Media Policy

II: Bepaal de grote krijtlijnen...

• Verbod privégebruik op het werk of beperkt privégebruik?

13


... Maar wees realistisch

• Aandacht voor situatie

– Binnen buiten de werkuren– Op toestellen van de werkgever eigen toestellen

14


III: Houd rekening met de juridische spelregels

• Taalvereisten

• Nieuwe wetgeving ter voorkoming van psychosociale risico’s op het werk (~cyberpesten~) – Treedt in werking op 1 september 2014– To Do

Uitvoeren van een algemene risicoanalyse om psychosociale risico’s binnen de onderneming te identificeren en te evalueren en op basis daarvan preventiemaatregelen vast te stellen

Interne procedures overeenkomstig nieuwe wetgeving Informatie en opleiding Aanpassing arbeidsreglement

15

• Privacyregels

– Privacy als een grondrecht Art. 8 EVRM en art. 22 Grondwet

» Beperking privacy mogelijk mits naleving van» Legaliteitsbeginsel » Finaliteitsbeginsel» Proportionaliteitsbeginsel

Concept van redelijke privacyverwachtingen

“Behoort het gebruik van Sociale Media tot iemands privéleven?” Rechtspraak

16

– Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens (Richtlijn 95/46/EC)

Controle van internetgebruik = verwerking van persoonsgegevens Wettelijke en uitdrukkelijk vermelde doeleinden, niet overdreven,

informatie aan werknemers, veiligheidsmaatregelen, beperkte bewaring, ...

Aangifte bij de Privacycommissie

– Invloed van het ontwerp van nieuwe Data Protection Verordening?

17

18

– Geheim elektronische communicatie

Kennisnemen van inhoud van privételecommunicatie tijdens overbrenging ervan is strafbaar (art. 314bis Sw.)

Meerderheid RS, RL: niet van toepassing op inkijken e-mails of loggen van webadressen (want niet tijdens overbrenging)

Kennisnemen van bestaan van elektronische communicatie is strafbaar (art. 124 Wet Elektronische Communicatie)

Uitzonderingen:» Toelating bij wet» Toestemming van alle betrokken personen

– CAO nr. 81 betreffende de controle op de elektronische online communicatiegegevens:

Beperkte lijst van toegelaten doelstellingen (uitdrukkelijk te vermelden)

1. het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten 2. bescherming van de belangen van de onderneming3. de veiligheid van de IT-netwerksystemen4. de naleving van de in de onderneming geldende

gebruiksregels

19

20

Procedure CAO 81

Procedure: In principe: indirecte controle:

Directe controle in geval van doeleinden 1-3

Controle van algemene gegevens

Bij onregelmati

g-heden: werknemers informeren

Geïndividualiseerde

controle

Gevolgen van schending recht op privacy, CAO nr. 81, WVP?

• Schadevergoeding • Strafsancties (in theorie)• In praktijk: onrechtmatig verkregen bewijs?

– Evolutie ‘Antigoon’rechtspraak– Principe: een bewijs mag alleen worden geweerd wanneer

Schending van een op straffe van nietigheid voorgeschreven vorm Bewijsverkrijging aangetast door een gebrek waardoor

» Betrouwbaarheid wegvalt » Het recht op een eerlijk proces in het gedrang komt

– Standpunt Privacycommissie: rechter moet afweging maken tussen ernst begane inbreuk en aantasting recht op privacy

21


IV: Leg de social media policy vast in de geschikte bron

22

Arbeids-overeenkomst

Arbeidsreglement Eenzijdige policy

Juridische waarde Hoogst Hoog Laagst

Inspraak werknemers

Ja Ja Nee

Formaliteiten Individueel akkoord vereist

Strikte procedure Geen

Maar de juridische binding van de bronnen is gelijk < werknemers moeten handelen volgens de instructies van de werkgever

Verschillende visies: • Arbeidsreglement is aangewezen omwille van draagvlak door

werknemersinspraak • Policy is aangewezen omwille van flexibiliteit tot aanpassing ervan

– Ondertekenen voor ontvangst of voor akkoord?

Aandacht: alleszins te voorzien in arbeidsreglement • Rechten en bevoegdheden toezichthoudend personeel • Sancties • Feiten die een dringende reden kunnen uitmaken

23


V: Opstellen van een duidelijke policy

• Ruim toepassingsgebied – Alle vormen van “social media”

Sociale netwerken (Facebook, Twitter, LindeIn, Myspace, Netlog) Audio- en videotoepassingen (Youtube, Instagram, Flickr) Collectieve encyclopedieën (Wikipedia) Virtuele spelwerelden (Second Life) Blogs Publieke discussiefora (Toekomstige) gelijkaardige tools

– Tijdens en buiten de werkuren – Op de eigen toestellen en die van de werkgever (“BYOD”)– Alle werknemers

24

educatief/sensibiliserend luik

– Wijzen op publiek karakter social media Privacy settings

– Herinnering aan algemene werknemersverplichtingen Loyauteitsplicht Confidentialiteitsplicht Verplichting om werkgeversinstructies na te leven Verplichting om welvoeglijkheid en goede zenden in acht te nemen Verplichting tot respect voor privacy van anderen Verbod tot het veroorzaken van psychosociale risico’s op het werk

25

duidelijke spelregels

• Specifieke geboden en verboden (discriminatie, confidentialiteit, cyberpesten, aantasting reputatie, intellectuele eigendom,...)

• Over standpunten innemen namens werkgever• Over “vrienden” worden • Bijzondere regels voor social media ambassadeurs

26


VI: Train de betrokkenen

“A policy is just another piece of paper if employees are not aware of it”

VII: Sanctioneer werknemers die het beleid met de voeten treden

• Tuchtsancties arbeidsreglement • Vordering tot staking of schadevergoeding • Ontslag om dringende reden

Case-to-case beoordeling27

Dank voor jullie aandacht!

28

Contact

Stephanie RaetsAdvocaat-Senior Associate

[email protected]: +32 3 285 97 83

29

www.claeysengels.be