إدارة اإلجتماعات الناجحة

الجانب المعرفي في إدارة االجتماعات

–. االجتماعات إدارة إلى مدخلماهيتها – / االجتماعات

. / مكوناتها/ أهدافها أنواعهاالمؤتمرات.–القانوني – النصاب–. االجتماع رئاسة

االجنــــــــــــــدة

4

مدخل إلى إدارة االجتماعات

الرساالقيملة

الرؤية

الخطة االستراتيجية

الخطط المرحلية/التشغيل

يةإدارة

االجتماعات

ية يج

راتست

اسة

سمؤ

ال

التخطيط االستراتيجي االهداف

االستراتيجية

ما هو االجتماع....؟

أهداف االجتماعحول • راء واآل األفكار وتبادل المعلومات طرح

االجتماع .موضوع•. األجل طويلة سياسات مناقشة•. أبعادها وتحديد ما ظاهرة دراسة•. محدد بواجب االلتزامقرارات • إلي والوصول متخصص موضوع دراسة

بشأنها

وقت • في معينة لجهة معين أداء نتائج دراسة.معين

•. ما مسألة اتجاه موافقة أو مساندة علي الحصول•. والمناقشة التفاوض•. فيها للتحكيم واللجوء عليها متنازع قضية دراسة•. بالمنظمة العاملون عالقة وتعزيز تنمية

مكونات االجتماع

االجتماع 1. .جدول

.2.) اللقاء ) االجتماع

.3.) المحضر ) االجتماع وقائع

أنواع االجتماعات

•.) طارئة ) – دورية الى تصنف الزمن حيث من•.) خارجية ) – داخلية الى تصنف النطاق حيث من•.) معلنة ) – سرية الى تصنف الموضوع حيث منغير ) – • رسمية الى تصنف الشكل حيث من

رسمية(.سياسية ) – – • قانونية الى تصنف الطبيعة حيث من

.) الخ ... اجتماعيةأنواعها .... أهم ومن

المؤتمـــــــــــــــــــــرات

.1. لإلجتماع الدعوة

.2. االجتماع عقد سلطة

.3. االجتماع أعمال جدول

.4. القانوني النصاب

.5. االجتماع رئاسة

مبادئ المؤتمر

المؤتمـــــــــــــــــــــرات

القرارات • لصحة ركنلالجتماع • الدعوة كيفيةالدعوة • توجيه عدم اثار

الدعوة لإلجتماع

المؤتمـــــــــــــــــــــرات

العمومية • الجمعية انعقاداالخرى • االجتماعات

سلطة عقد االجتماع

المؤتمـــــــــــــــــــــرات

•.) ( االجندة االعمال جدول إعداد.1. السابقة الجلسة اجتماع محضر علي الموافقة.2. السابق االجتماع في عليه االتفاق تم ما متابعةالمؤتمر .3. علي المعروضة الموضوعات.4. األعمال جدول في الموضوعات ترتيبأعمال" ".5. من يستجد لما

•. المؤتمر في مشارك عضو لكل ملف إعداد

جدول االعمال ...؟

المؤتمـــــــــــــــــــــرات

. سلفا المخططة االجندة. مسبقا المخططة غير االجندة

أنواع االجندة

جدول االعمال ...؟

المؤتمــــــــــــــــتوزيع الموضوعات على ـــــرات

االجندة

موضوع تمهيدي

موضوع معقد

وأكثر شائكاتعقيدا

تعقيدا أقل

موضوع تكميلي

المؤتمــــــــــــــــاختيار وتجهيز غرفة ـــــرات

االجتماع/المؤتمرومواصفات • شروط

.1. الضوضاء عن بعيدة القاعات مواقع

مع 2. الهواء ومكيفة المناسبة باإلضاءة مزودة القاعات تكونفي المقاعد تثبيت مع الرطوبة نسبة في التحكم ضرورة , وكذلك الصغرى القاعات في ومتحركة الكبري القاعاتوتغطية واإلنذار، اإلطفاء كأجهزة األمن متطلبات توفير

. األصوات عزل بوسائل واألرضية الجدران.3 , في االجتماع أعضاء أسماء كتابة الالزمة الكتابية األدوات

. جلوسهم أماكنكبيرة 4. و متوسطة و صغيرة مقاسات و احجام بعدة تكون

. مختلفة سعات ذات

المؤتمــــــــــــــــاشكال قاعات ـــــرات

االجتماعات/المؤتمراتالكبرى االجتماعات قاعة

المؤتمــــــــــــــــاشكال قاعات ـــــرات

االجتماعات/المؤتمراتالكبرى االجتماعات قاعة

: فيها ويراعى األعداد ذات والندوات للمؤتمرات وتستخدم

( الشرائح (.Projectorعارض. الفورية بالترجمة خاصة تجهيزات االتجاهات كل في متعددة مخارج وجود ضرورة .. وجود ضرورة مع والمقاعد الصفوف ترقيم

. العامة العالقات من مرشدين المرطبات وتناول لالستراحة مكان وجود

المؤتمــــــــــــــــاشكال قاعات ـــــرات

االجتماعات/المؤتمرالعامة االجتماعات قاعة

المتحدث منصة

شاشة أو سبورة

المؤتمــــــــــــــــاشكال قاعات ـــــرات

االجتماعات/المؤتمرات : فيها ويراعى العدد المتوسطة لالجتماعات وتخصص

( الشرائح (.Projectorعارض ومعاونيه الرئيس لجلوس المخصصة الطاولة تثبيت

. البروتوكول مراعاة مع. لألعضاء المتحركة المقاعد استخدام مدرج بشكل القاعة تصميم يمكن

العامة االجتماعات قاعة

المؤتمــــــــــــــــاشكال قاعات ـــــرات

االجتماعات/المؤتمرالبيضاوية الطاولة ذات االجتماعات قاعة

المؤتمــــــــــــــــاشكال قاعات ـــــرات

االجتماعات/المؤتمراتاإلدارة مجلس اجتماعات مثل الصغيرة لالجتماعات تستخدم

الشرائح ) (.Projectorعارض. البروتوكول مراعات مع لوحده المدير جلوس

االجتماعات البيضاوية قاعة الطاولة ذات

المؤتمــــــــــــــــاشكال قاعات ـــــرات

االجتماعات/المؤتمرالمستديرة ق الطاولة ذات االجتماعات اعة

المؤتمــــــــــــــــاشكال قاعات ـــــرات

االجتماعات/المؤتمرالفرس ق حدة بشكل الطاولة ذات االجتماعات اعة

المتحدث

أو سبورةشاشة

المؤتمـــــــــــــــــــــرات

القانوني • النصاب تعريفالقانوني • النصاب هو كم

النصاب القانوني

المؤتمـــــــــــــــــــــرات

؟ ..• االجتماع يرأس من؟ ..• عنه ينوب من

رئاسة االجتماع

االعداد لمؤتمر دولي المطلـــــــــــــو

تسمية المؤتمر•بقائمة موضوعات •

المؤتمرجدول أعمال •

المؤتمرعدد أيام المؤتمر•

الجانب المهاري في إدارة االجتماعات

الرساالقيملة

الرؤية

الخطة االستراتيجية

الخطط المرحلية/التشغيل

يةإدارة

االجتماعات

ية يج

راتست

اسة

سمؤ

ال

التخطيط االستراتيجي االهداف

االستراتيجية

–. االجتماع وبعد وأثناء قبل السكرتاريا دور–. االجتماعات محاضرتنفيذها – ومتابعة القرارات اعالن

االجنــــــــــــــدة

دور السكرتير قبل االجتماع

االجتماع عقد قبل الترتيبات كافة من .التأكد وارشادهم األعضاء استقبال في المشاركة

. األمر لزم إذا ألمكانهم

دور السكرتير أثناء االجتماع

المناقشة .تسجيل .. وتسجيل التصويت ونتيجة القرارات تسجيل

. قرار كل عليها حصل التي األصوات. مستندات أو وثائق بأي المدير إمداد

دور السكرتير بعد االجتماع

علي وعرضها االجتماع محضر مسودة إعدادطباعاتها قبل .المدير

. طباعته بعد جيدا المحضر مراجعة. االجتماع محضر توزيع. القرارات إعالن. االجتماع محضر حفظ. االجتماع بمحضر جاء ما تنفيذ متابعة

محضر االجتماعاالعــــــــــــــداد

•. ) البداية ) االجتماع وتاريخ موعدالحضور.•االجتماع • صحة .إثبات•. االجتماع رئيس اسم•. األعمال جدول

محضر االجتماعاالعــــــــــــــداد•. الحاضرين وأراء مناقشاتاتخاذها • تم التي .القرارات•. القادم االجتماع وموعد االجتماع انتهاء وقت

محضر االجتماع االجتماعات محاضر عليها تخرج التي الصور

.1. النقاشات تلخيص

.2. واالراء النقاشات تفصيل

.3. االستخدام شائع

123

محضر االجتماع االختصار عند حذفه يمكن ما

.1. لالعضاء المطولة التعليقات

.2.) ( وجدت إن الكالمية المشادات

الجانبية 3. المناقشات..) / ( الكتروني ورقي االجتماع محضر توزيع.) / ( الكتروني ورقي االجتماعات محاضر ارشفة

إعالن القرارات.1. رسمي قرارمنشور2.

القراراتمتابعة تنفيذ

الرساالقيملة

الرؤية

الخطة االستراتيجية

الخطط المرحلية/التشغيل

يةإدارة

االجتماعات

ية يج

راتست

اسة

سمؤ

ال

التخطيط االستراتيجي االهداف

االستراتيجية

الخالصــــــــــــةقبل االجتمـــــــــــــــــاع•

أن يعقد االجتماع لسبب يستحق االجتماع عليه.–تحديد االجندة.–دعوة كل من المعنيين.–تجهيز التقارير وكل ما سيحتاج اليه في االجتماع و –

ارسالها قبل االجتماع.توزيع االجندة بشكل مناسب.–

الخالصــــــــــــةاثناء االجتمـــــــــــــــــاع•

تحديد اهداف االجتماع–تحديد وقت االجتماع–التذكير بالغرض االساسي لعقد االجتماع.–ال تغرق في التفاصيل–اشراك الجميع في النقاش–ال تنتقل من نقطة الى اخرى قبل اجمال ما توصلتم اليه –

)وتكليف حسب:المسؤول,الموضوع,السقف الزمني(.

الخالصــــــــــــةبعد االجتمـــــــــــــــــاع•

توزيع محضر االجتماع–التأكد من معرفة المعنيين بمخرجات االجتماع.–المتابعة للمهام والمكلفين بتنفيذها قبل االجتماع التالي.–

نصائح هامة إلدارة االجتماعات الناجحة

الجمود • كسراالجتماع " • هذا نعقد االجتماع مـن الغرـض بذكر االجتماع ابدأ

لـ ............... "التواصل • مهارات استخدامالتكنولوجيا • استخدم•. مهمة غير اجتماعات عقد عدممسبقا • معروفة االجندة تكون ان

•. ـالتالي للـموضوع االنتقال قبل الـمكلفين موافقة على التأكيد•. نهايته في االجتـماع عنـه تـمخـض ما تلخيـص•. أرائهم وطرح المشاركـة علـى الجميـع شجـع•. االجتـماعات اـدارة مهارات تعلم•. النظر وجهات ثم اوال واالرقام الحقائـق•. المحدـد الوقـت فـي واالنتهاء البدء

نصائح هامة إلدارة االجتماعات الناجحة

اجتماع تأسيس شركة تدريب

المطلـــــــــــــوب اسم للشركة•

استراتيجية •الشركة

خطتها التنفيذية •للعام االول

مع مراعاة :اجندة االجتماع •

)قبل بداية االجتماع(

محضر االجتماع•

أول لم: ـــــإع , 7 – 5أن دقائق أهم االجتماع في دقائق , وكم االجتماع طاولة على هم لماذا المجتمعين أخبر

. , انجازه عليهم وماذا سيمكثوها التي الفترة

و جزاكم الله خيرا

واخيـــــــــــــــ ــــــــرا

شكرا لكم من األعماق

م.المثنى عبدالمحم

ود