ADMINISTRACION DEL TIEMPO.

Articulo basado en el Tercer Habito del libro de Stephen Covey:”Los siete hábitos de la gente altamente efectiva.”

¿Por dónde empezamos?

Muy simple por lo primero. ¿Qué es lo que va primero? Lo realmente importante.

¿Qué es lo importante? Cumplir con el compromiso de ser leales a nosotros

mismos. Seguir los principios éticos eternos, los realmente duraderos. No tiene

sentido engañarnos a nosotros mismos, por eso debemos respetarnos

íntimamente.

Tomemos prestada esta cita: “The Common denominator of success ---the secret

of success of every man who has ever been successfull --- lies in the fact that he

formed the habit of doing things that failures don’t like to do.” (The Common

Denominator of Success by Albert E.N.Gray). Por lo tanto la persona de éxito tiene

el hábito de hacer los que los demás no quieren hacer. Ahora bien, ¿por qué

querría alguien hacer lo que otros no les gusta? El mismo autor responde:

“Because successful men have a purpose strong enough to make them form the

habit of doing things they don't like to do in order to accomplish the purpose they

want to accomplish”. O sea la gente exitosa tiene un propósito lo suficientemente

fuerte como para formar un hábito de hacer cosas que no les gusta para de esta

manera cumplir el proyecto que sí les gusta.

Entonces la gente bien orientada camina por donde tiene que caminar, por más

lodoso que esté el camino con el fin de llegar a donde realmente les gusta arribar.

Se debería lograr que uno mismo administre su tiempo, no otros administren

nuestro tiempo. Después de todo el tiempo es el recurso más valioso del que

disponemos. Nuestros valores, nuestras creencias nos dan una fuerza interior,

una voluntad, un poder de subordinar a estos principios nuestros sentimientos,

impulsos y hasta los cambiantes estados de ánimo.

Antes de lograr este objetivo se hace necesario tener bien claro nuestra misión en

la vida, para que cada decisión que tomemos, por insignificante que parezca, se

ponga en línea con nuestros principios. Este conjunto de decisiones formará un

hábito, un acto reflejo.

Gray pone un ejemplo típico. El padre ha sufrido mucho en la vida y por fin ha

llegado a la cima. Ahora es un esposo dichoso, con una excelente familia,

casado, y para continuar con nuestra familia ideal tiene un hijo y una hija.

Entonces con lógica, ahora que económicamente puede, se plantea dar confort a

su familia sin que tenga que pasar por los sufrimientos que el pasó. ¿Está mal lo

que piensa? ¿Un esposo amoroso y padre cariñoso no debería razonar de esta

manera? Claro que sí dirá la mayoría. Antes que digamos que sí, contestemos

esta pregunta: Si al padre le fue bien sacrificándose, esforzándose, luchando, ¿por

qué daría resultado al hijo hacer al revés? ¿Le va bien al que consigue algo sin

esfuerzo? ¿Sabe mantenerlo? Al querer evitar los sufrimientos a su hija por los

que pasó su hermana, sino enseña a su hija a apreciarlos, ¿le hará realmente un

bien?

Esta forma de pensar, ¿acaso no fomenta un ciclo vicioso? El padre sufriente

malcría a su prole. Esta entonces ve los malos resultados de la indolencia,

entonces esta prole maltrata a su prole por medio de ser extremadamente

exigentes (nietos), quienes entonces deciden mimar excesivamente a sus hijos

(bisnietos). ¿No es mejor algo intermedio? Sino, no hay manera de romper este

círculo negativo.

¿Cómo se puede organizar el tiempo?

Como los números dominan al mundo, ahora acudiremos a matrices:

URGENTE NECESARIO OCUPARSE “SIN PRISA NI

PAUSA.”

I M

PO

RT

AN

TE

I

Crisis.

Emergencias médicas o circunstanciales.

Problemas apremiantes.

Vencimientos de agenda.

II

Prevenir problemas.

Formar relaciones y contactos.

Detectar nuevas oportunidades y actuar para

aprovecharlas.

Recreación.

Planificación.

Meditación de la Misión en la Vida.

T

R

I

V

I

A

L

III

Discusiones familiares y laborales.

Llamadas.

Reuniones de compromiso.

IV

Pasatiempos agradables.

Pérdidas de tiempo en tránsito,

conversaciones chismosas.

Como toda matriz digna de la matemática se entre por dos lados. Esta es una de 2 x

2. Fila: Urgente, necesario ocuparse. Columna: importante, trivial.

Lo urgente, se nos viene encima. A veces es una marea que crece, otras es un

tsunami. No tiene nada que ver con la importancia o no de un asunto. Una cosa sin

importancia puede transformarse en una emergencia. La urgencia pues nos domina,

nos hace dejar de lado lo que tenemos que hacer para resolverla. Veamos un simple

ejemplo. ¿Quién diría en una llamada telefónica te voy a dejar esperando quince

minutos al teléfono y luego te hablo? Muy pocos, sin embargo podríamos dejar quince

minutos a alguien esperando en casa, la oficina por atender el teléfono, y hablar de un

tema sin importancia. Lo urgente literalmente puede ser una sucesión de tsunamis

que desgasten nuestra organización personal y hacernos depender de nuestras

circunstancias o exigencias ajenas sin que tomemos la iniciativa en nada que

realmente nos interese.

Este acribillamiento de problemas, crisis, urgencias termina por cargarnos de una

manera que el único alivio es huir a actividades banales, como películas de descarga

de adrenalina, insomnio o dormir todo el día, ingerir dulces o beber alcohol. Nuestra

vida es una diagonal entre el cuadrante uno y el cuatro. O triangulo uno, tres y cuatro.

El dos es cero.

Otra forma de administrar el tiempo es preparándonos para las cosas que hay que

hacer, sean placenteras o no, las cuales envuelven cierta medida de sacrificio, pero

que son como los fundamentos de una casa. Una vez que están bien armados,

sólidos, sólidamente asentados en el terreno permiten una construcción duradera

encima, y hasta podemos hacer reformas en la casa sin preocuparnos por los

cimientos. Peter Drucker lo explica afirmando que una persona efectiva alimenta las

oportunidades, para que los problemas mueran de hambre. La persona vive

mayormente en el cuadrante dos. Seguramente tendrá que visitar el uno, ya que a

veces es inevitable (ejemplo las enfermedades vienen sin que las llamemos). Apenas

sabrá que existe el tres o el cuatro.

Veamos ahora una situación, muy estimulada por el comercio que podría llevarnos a

vivir en el cuadrante de la urgencia: las deudas. ¿Cuántas veces podemos caer en la

tentación de <<compre ahora pague después>>? Cuotas sin interés, como si el banco

fuera una institución generosa que nos facilita el dinero gratis. La persona del

cuadrante dos tomará medidas proactivas para no endeudarse por meramente

consumir. Debido a la influencia del mundo comercial y su publicidad, millones de

personas están obsesionadas con conseguir más cosas en lugar de estar contentas

con lo que tienen. La persona de la urgencia vivirá mes a mes pagando mínimos de

resumen, para volver a endeudarse y volver a pagar mínimos hasta que la

transferencia de recursos hacia el banco hagan insostenible la finanza doméstica. Las

deudas atendidas de esta manera son como zarzas descontroladas que ahogan las

plantas. Las deudas no atendidas correctamente también pueden ahogar relaciones

familiares, matrimonios establecidos. Por eso haremos lo importante. Darle la debida

atención al desendeudamiento. Eliminaremos gastos superfluos, incluso dejaremos

de impresionar a los demás y viviremos a la altura de nuestras posibilidades.

Buscaremos la manera de aumentar nuestro nivel de ingreso en oposición al de

egreso.

Para vivir en el cuadrante dos, hay que sacar tiempo de algún sitio. ¿De dónde?

De los otros cuadrantes. Por eso la importancia de un monosílabo: “No”.

¿No es negativo decir <<no>>? Vamos a centrarnos en un <<no>> educado.

Igualmente siempre si le decimos a algo que <<sí>> es porque a lo contrario le

decimos <<no>> y viceversa. Si decimos <<sí>> a lo urgente le decimos <<no>>

a lo importante. Incluso lo urgente bueno puede llevar implícito un <<no>> a los

importante que es mejor. El recurso más valioso que es nuestro tiempo debe ser

administrado por los principios nuestros. Si no lo administran nuestros principios

lo administrarán los de otras personas.

Por eso volvemos a los mismo, primero lo primero, administración efectiva del

tiempo de acuerdo a nuestros principios o paradigmas. Como amo las

matemáticas, recurriremos a un hexágono donde cada lado es un criterio:

Coherencia: la administración del tiempo tiene que ser un todo coherente, desde el

objetivo a largo plazo, eterno como la misión personal, como las metas

cortoplacistas.

Equilibrio: todas las actividades son importantes. Es injustificable que por hacer

algunas excelentes sea mediocre en otras.

Centrarse en lo importante (cuadrante dos): La agenda electrónica, de papel, no

es prioritaria, sino ordenar en la agenda las prioridades.

Dimensión humana: ¿Qué es lo más importante? La relación con los demás. La

eficacia, la perfección no debe jamás sacrificar el amor hacia las otras personas,

nuestros prójimos.

Flexible: la agenda es una herramienta, y la uso para mi conveniencia.

Portátil: llevarla conmigo en todo momento.

Ahora pasamos a cómo administrar bien el cuadrante dos. Volvemos a un

cuadrado:

Identificación roles: Nosotros en nuestra vida tenemos distintas asignaciones o

tareas a cumplir, lo que hace que debamos ser diferentes a medida que

avanzamos en la vida. Somos la misma persona pero vamos cambiando en

nuestros roles, esposo(a), padre (madre), gerente, vendedor, maestro(a), músico,

actor. Dependiendo de si estamos casados, tenemos hijos, donde vivimos, donde

trabajamos asumimos diferentes formas de ser aunque somos la misma persona

(Ver nota 1).

Selección de metas: Debemos pensar en algunos resultados que en cada aspecto

de nuestra vida o rol iremos teniendo. La meta amplia de la misión personal

necesita metas menores como mojones que nos indican que vamos por el camino

correcto.

Programación temporal: ahora llegó el momento de plantear momentos

específicos del día para alcanzar las metas. No conviene atarse demasiado a

horarios inflexibles, sino más bien horarios semanales. Incluso es bueno tener

proyectos a más largo plazo, que pueden ser mensuales, anuales e incluso de

varios años.

Adaptación diaria: toda actividad está supeditada a nuestra misión personal en la

vida.

Ahora llegó el momento de vivirlo: Ser íntegro con nuestros compromisos.

Dedicarnos al cuadrante dos, o sea lo importante. Evitaremos la tendencia de

satisfacer necesidades urgentes pero no importantes de otras personas, a que nos

transfieran problemas propios de ellos por creernos nosotros que somos

salvadores de otros. También evitaremos estar demasiado tiempo en actividades

placenteras pero triviales del cuadrante cuatro.

Es fundamental comportarse entendiendo que es la relación con otras personas

no puede verse desde el punto de vista eficiente, sino de efectividad Eficientes

son las cosas. Efectividad es con las personas. (Ver nota 2).

Por eso llegamos al punto de la delegación.

Delegación inteligente:

Delegar es transferir tareas para que otros las hagan. Darles suficiente autonomía

de decisión para que puedan hacerlo bien.

Físicamente es la palanca. Supongamos que debamos mover diez cajas pesadas.

Puedo moverlas una a uno pensando que es lo mejor que lo haga yo, o puedo

delegar en palancas y carritos el movimiento de las cajas. Puedo enseñarles a

otras personas a mover cajas, y así mover cientos.

Ahora llegamos al punto más difícil. ¿De qué tipo de delegación estamos

hablando? Una forma es controlar todo, nada debe hacerse sin una observación

total y minuciosa. Este sistema es muy limitado. Hace imposible la supervisión.

¿A cuántas personas se puede delegar trabajo de esta manera? El que delega

termina <<crazy>> o enloquecido.

Forma superior de delegar: Delegación en encargados. Por supuesto como da

más resultados es más difícil al principio, o por lo menos lleva más tiempo de

construcción. Como somos continuamos siendo amantes de las matemáticas

ahora formaremos un pentágono.

Nos centraremos ahora en dar instrucciones generales, para que la persona las

ejecute con un buen grado de libertad.

Resultados deseados. Nos concentraremos en explicar qué es lo que queremos y

no tanto como lo queremos. Buscaremos resultados, no métodos. Por eso es

imprescindible a dedicar tiempo a aclarar que es lo que queremos, que la persona

en la cual hemos delegado piense en varias formas de hacerlo hasta hallar la

mejor. Incluso que nos explique cuando más o menos piensa alcanzarlo.

Directrices generales. Determinar principios generales en los cuales se moverán

nuestros encargados. No abrumemos de reglas. La única regla es que no hay

regla. Básicamente es <<Dígame lo que usted quiere que haga y lo haré (de

cualquier modo)>>. Podemos explicar los peligros que debido tal vez a mayor

experiencia sabemos que habrá. De hecho si estos peligros son grandes habrá

que ser muy franco. Pero jamás, jamás seamos detallistas y puntillosos en cómo

queremos que se hagan las cosas. Es un insulto a la inteligencia ajena.

Recursos. Explicarle de manera clara y concisa de que recursos contará y cuales

les están vedados. Por supuesto luego no cambiar. Envuelve presupuestar

claramente no sólo económicamente sino también emocionalmente.

Rendición de cuentas. Debe quedar claro desde el comienzo como se evaluarán

los resultados, en que momento.

Consecuencias. Lo bueno y malo que sucederá tras la evaluación. Premios

morales, económicos, sicológicos, ascensos. (Ver nota 3).

Nos estamos apoyando en los dos mejores motores de la delegación, la confianza

y el compromiso. Si hay confianza no habrá recelos, las relaciones de la

delegación fluirán suavemente como una brisa suave. El compromiso envolverá a

todos a cumplir la tarea de la mejor manera posible. El encargado ahora se vigila

a sí mismo. Está comprometido en el éxito. Sabe que confían en él. Los

engranajes se forman solos y se lubrican.

Claro que esta delegación conlleva mucho tiempo de explicación, tal vez marchas

y contramarchas, los seres humanos necesitamos razones para hacer bien lo que

hacemos, pero debemos ver esto como tiempo invertido (ver nota 4). Después de

todo en toda relación humana debemos invertir por lo menos lo que queremos

sacar de ella. (Ver nota 5).

Por supuesto no existe ninguna organización perfecta, pero este sistema es

definitivamente mejor. De esta manera estaremos a cargo de nuestro tiempo. El

tiempo es vida, y la vida nos permite realizarnos, tener amigos, formar una familia,

trabajar, formar una empresa. En una palabra ser felices.

Nota 1:

“13 Sin embargo, Moisés dijo al Dios [verdadero]: “Supongamos que llego ahora a los hijos de Israel y de hecho les digo: ‘El Dios de sus antepasados me ha enviado a

ustedes’, y ellos de hecho me dicen: ‘¿Cuál es su nombre?’. ¿Qué les diré?”. 14 Ante esto, Dios dijo a Moisés: “YO RESULTARÉ SER LO QUE RESULTARÉ SER”. Y añadió: “Esto es lo que has de decir a los hijos de Israel: ‘YO RESULTARÉ SER me ha enviado a ustedes’”. 15 Entonces Dios dijo otra vez a Moisés:

“Esto es lo que habrás de decir a los hijos de Israel: ‘Jehová el Dios de sus antepasados, el Dios de Abrahán, el Dios de Isaac y el Dios de Jacob, me ha enviado a ustedes’. Este es mi nombre hasta tiempo indefinido, y este es la memoria de mí a generación tras generación. 16 Ve tú, y tienes que reunir a los ancianos de Israel, y

tienes que decirles: ‘Jehová el Dios de sus antepasados se me ha aparecido, el Dios de Abrahán, de Isaac y de Jacob, y ha dicho: “Yo sin falta ciertamente les daré atención a ustedes y a lo que se les está haciendo en Egipto. 17 Y por eso digo: Los haré subir de la aflicción de los egipcios a la tierra de los cananeos y de los hititas y de los amorreos y de los perizitas y de los heveos y de los jebuseos, a una tierra que mana leche y miel” (Éxodo 3:13-17).

La respuesta de Dios en hebreo fue “ʼEh·yéh ʼAschér ʼEh·yéh”. Aunque algunas versiones traducen esta expresión por “YO SOY EL QUE SOY”, hay que notar que el verbo hebreo (ha·yáh) del que se deriva la palabra ʼEh·yéh no significa simplemente “ser”, sino que, más bien, significa “llegar a ser” o “resultar ser”. No se

hace referencia a la propia existencia de Dios, sino a lo que piensa llegar a ser con relación a otros. Por lo tanto, la Traducción del Nuevo Mundo traduce apropiadamente la expresión hebrea supracitada de este modo: “YO RESULTARÉ SER LO QUE RESULTARÉ SER”. Después Jehová añadió: “Esto es lo que has de decir a los hijos de Israel: ‘YO RESULTARÉ SER me ha enviado a ustedes’”. (Éx 3:14, nota.)

Las palabras que siguen a esta declaración muestran que no se estaba produciendo ningún cambio en el nombre de Dios, sino solo una mejor comprensión de su personalidad: “Esto es lo que habrás de decir a los hijos de Israel: ‘Jehová el Dios de sus antepasados, el Dios de Abrahán, el Dios de Isaac y el Dios de Jacob, me ha enviado a ustedes’. Este es mi nombre hasta tiempo indefinido, y este es la memoria de mí a generación tras generación”. (Éx 3:15; compárese con Sl 135:13; Os 12:5.) El nombre Jehová viene del verbo hebreo ha·wáh, “llegar a ser”, y significa en realidad “Él Causa Que Llegue a Ser”. Este significado presenta a Jehová como Aquel que, con acción progresiva, hace que Él mismo llegue a ser el Cumplidor de promesas. De este modo siempre hace que sus propósitos se realicen. Solo el Dios verdadero podría llevar tal nombre de manera apropiada y legítima.

Dios puede entonces adquirir distintos roles para lograr sus propósitos, puede ser Padre, Libertador, Consejero, Legislador, Juez, Pastor y cualquier otra actividad que sea necesaria.

Notemos también todo el tiempo que invirtió en capacitar a Moisés, a pesar de sus dudas, dedicó tiempo a fortalecerlo.

Nota 2:

Eficiencia: "Capacidad para lograr un fin empleando los mejores medios posibles".

Eficacia: "Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera, sin que priven para ello los recursos o los medios empleados". Esta es una acepción que obedece a la usanza y debe ser reevaluada por la real academia; por otra parte, debe referirse más bien a equipos.

Efectividad: "Cuantificación del logro de la meta". Compatible el uso con la norma; sin embargo, debe entenderse que puede ser sinónimo de eficacia cuando se define como "Capacidad de lograr el efecto que se desea".

Nota 3:

Notemos en la Biblia como se ilustra de manera excelente este punto: Génesis 2:15_17 “Entonces el SEÑOR Dios tomó al hombre y lo puso en el huerto del Edén, para que lo cultivara y lo cuidara. Y ordenó el SEÑOR Dios al hombre, diciendo: De todo árbol del huerto podrás comer, pero del árbol del conocimiento del bien y del mal no comerás, porque el día que de él comas, ciertamente morirás.”

Instrucciones muy sencillas, muy claras, y la consecuencia de no cumplirlas explicadas sin ningún lugar a dudas. Nota 4: Juan 13:4-17: “Se levantó de la cena y se quitó su manto, y tomando una toalla, se la ciñó. Luego echó agua en una vasija, y comenzó a lavar los pies de los discípulos y a secárselos con la toalla que tenía ceñida. Entonces llegó a Simón Pedro. Este le dijo:

Señor, ¿tú lavarme a mí los pies? Jesús respondió, y le dijo: Ahora tú no comprendes lo que yo hago, pero lo entenderás después. Pedro le contestó: ¡Jamás me lavarás los pies! Jesús le respondió: Si no te lavo, no tienes parte conmigo.

Simón Pedro le dijo*: Señor, entonces no sólo los pies, sino también las manos y la cabeza. Jesús le dijo: El que se ha bañado no necesita lavarse, excepto los pies, pues está todo limpio; y vosotros estáis limpios, pero no todos. Porque sabía quién le iba a entregar; por eso dijo: No todos estáis limpios.

Entonces, cuando acabó de lavarles los pies, tomó su manto, y sentándose a la mesa otra vez, les dijo: ¿Sabéis lo que os he hecho? Vosotros me llamáis Maestro y Señor; y tenéis razón, porque lo soy. Pues si yo, el Señor y el Maestro, os lavé los pies, vosotros también debéis lavaros los pies unos a otros. Porque os he dado ejemplo, para que como yo os he hecho, vosotros también hagáis. En verdad, en verdad os digo: un siervo no es mayor que su señor, ni un enviado es mayor que el que lo envió. Si sabéis esto, seréis felices si lo practicáis. ¿Cuántas veces Jesús explicó humildad a sus discípulos? Infinidad de veces, pero les costaba entender. ¿Dejó de confiar en ellos? Con una lección práctica volvió a

invertir tiempo porque confiaba en ellos. Estaba comprometido con sus discípulos y ellos a su vez confiaban totalmente en Jesucristo y estaban comprometidos a su vez con El.

Nota 5: Lucas 6:31 Y así como queréis que los hombres os hagan, haced con ellos de la misma manera.