Caminhos para fazer com que as coisas aconteçam

na hora certa, no custo combinado e da maneira acordada

Gerenciamento de Projetos

Encontro de Compartilhamento de Conhecimento

01/Abr/2014

Alessandro Gonçalves

TI SCCP

Atualmente na TI e no clube

• Temos em fase de levantamentos ou em implantação:• Nova estrutura de rede da Secretaria• Um novo sistema de backup• Virtualização de servidores• Reestruturação do Data Center• Melhorias no processo de Segurança da Informação

• No Clube:• Construção no novo CT da base• Reforma da academia

• Entre diversos outros projetos

O problema

Imagina no Brasil!

• A maioria dos projetos no mundo:• não é terminada no prazo• ultrapassa os custos estimados• nem sempre atende ao que foi realmente solicitado

Imagina na

Copa...• Segundo o Standish Group International:

• 31% de todos os projetos são cancelados antes do término• 88% dos projetos ultrapassam seu prazo, orçamento, ou ambos• Os projetos ultrapassam, em média 189% dos custos estimados• Os projetos ultrapassam, em média 222% do prazo estimado

E por aqui?

• Temos problemas parecidos?• Conseguimos acompanhar adequadamente cada

projeto?• Usamos as ferramentas e técnicas adequadas, com

conhecimentos específicos sobre projetos, para aumentar as chances de sucesso?

• Se há uma forma melhor de fazer, por que não usar?

Por que isso acontece?• Não aprendemos a planejar (não aprenda apenas o que ensinam na escola!)

• É necessário planejar bem e executar bem

• Será que estamos sempre preparados para mudanças de planos?

• Os objetivos foram realmente bem definidos?

• Temos e usamos os conhecimentos e técnicas adequadas?

• Controlamos e monitoramos adequadamente todos os projetos?

• Priorizamos adequadamente? (Todos têm mais projetos do que tempo)

Por que isso acontece?• Além disso, várias vezes:• Há vários responsáveis pelo projeto• A comunicação é inadequada• Riscos não são previstos

Para que as coisas funcionem bem:

TUDO TEM QUE TER UM RESPONSÁVEL!

Comunicação inadequada é um dos maiores problemas em

qualquer empresa.(ou em qualquer lugar do

mundo)

Pouca gente gerencia riscos.Todo mundo corre riscos!

Projetos• O que são?

De uma maneira genérica:

Algo que tenha uma data para começar e para terminar e que gere um produto ou serviço único.

A reforma da academia

Um evento no salão de festas

A reforma da academia

A instalação de telefonia IP

A atualização do Mega

Um jogo de futebol (o evento)

Criação de uma área de análise no futebol de base

Implantação do Service Desk

E dá para melhorar tudo isso?

“Caminho mais rápido, mais fácil e mais barato para se atingir o objetivo”

• Sim, e muito! Através do Gerenciamento de Projetos.

Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a

execução de projetos de forma efetiva e eficaz.

Gerenciamento de Projetos

• Existem caminhos já estudados e testados por organizações do mundo todo, de qualquer porte.

• Mas não há um caminho único e ideal para todas as empresas, uma receita infalível. O que há é um conjunto de práticas recomendadas que aumentam consideravelmente as chances de sucesso.

PMBoK (Guia de boas práticas)PMI (Instituto responsável)

• Conjunto de conhecimentos, boas práticas, formando a base do gerenciamento de projetos.

• É um guia que sugere processos bem definidos, que se relacionam.

• Elaborado pelo PMI (Project Management Institute), reconhecido no mundo todo e aplicável em organizações e projetos de qualquer tamanho. (O churrasco do final de semana pode ser um projeto).

Como são gerenciados os projetos

Os processos do Gerenciamento de Projetos

• Veja que o planejamento vai até perto do fim, e que projeto tem que ‘começar’ e ‘ser encerrado’. Parece óbvio, mas nem sempre acontece.

• Tem mais coisas no encerramento de um projeto além da simples entrega. Mesmo projetos em que o produto ou serviço não são entregues, precisam ser encerrados. Aprendemos com isso. Algumas atividades do gerenciamento visam gerar conhecimento para projetos futuros ou para outras equipes.

Exemplo de metodologia baseada no PMBoK

• É uma sequência, com os processos bem definidos, contendo entradas, ferramentas, técnicas e saídas.

As áreas de conhecimento

• Existem áreas de conhecimento distintas, cada uma com o seu próprio plano.

• Cada projeto, dependendo da sua complexidade, exige mais ou menos documentos, técnicas, etc, porém por menor que seja o projeto, alguns passos devem ser sempre seguidos.

Integração

Escopo Tem

po

Custos

Qualidade

Recursos

Humanos

Comunicaçã

o

Riscos

Aquisições

Partes Interessadas

PMBoK (PMI)

A qualidade de um projeto

• É necessário buscar o equilíbrio entre o escopo, custo e tempo. A qualidade é afetada quando se altera um dos três, porém é preciso ter em mente que o escopo é fundamental!

• Garantir que teremos o resultado esperado, com a menor quantidade de trabalho e de dinheiro possível.

Riscos

• Custa muito caro não gerenciar riscos!

• Risco é algo inevitável. Se você não quer correr riscos em projetos, não faça projetos.

• Agora, se vai acontecer, gerencie, pense em respostas antes que aconteçam.

• Mas perca tempo apenas com o que realmente vale a pena, com o que impacta de verdade.

Riscos

Custa muito caro não gerenciar

riscos!Riscos podem ser:-Mitigados-Aceitos

-Transferidos-Eliminados

Gerenciamento de Projetos

Integração

Escopo Tem

po

Custos

Qualidade

Recursos

Humanos

Comunicaçã

o

Riscos

Aquisições

Partes Interessadas

Mapa de processos mais simples

• Baseado no PDCA, amplamente utilizado e base de tudo:• Planejar (Plan)• Executar (Do)• Verificar (Check)• Agir (Act)

• PDCA é um método interativo para controle e melhoria contínua.

Termo de Abertura de Projeto (TAP)Exemplos

Trechos do documento

É importante acordar e especificar claramente o

que vai ser feito.

E o que não vai ser feito!

Teoria de Jack• Divida sempre um grande trabalho em pequenas partes• Assim você pode dividir as atividades

(entre pessoas ou entre o seu tempo)

• É simples, mas precisa pensar diferente, sempre!

Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS)Dividindo em pequenas partes

• Uma boa EAP faz com que um projeto, mesmo que complexo, seja facilmente gerenciável.

Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS)Dividindo em pequenas partes

Trecho do documento

...

Computadores Mesas

Comprar

Montar

• Chegar em um nível em que seja possível determinar:• Quem é o responsável• Quanto vai custar• Quanto tempo irá demorar• Quais são os riscos (e as respostas a eles)

Isso representa um ‘Pacote de Trabalho’, que pode ser cobrado, acompanhado, gerenciado.

• IMPORTANTE!

CronogramaExemplos

• Há atividades que dependem de outras. (não se pode instalar os computadores se as tomadas não forem instaladas, por exemplo)

• Atenção sempre ao Caminho Crítico, atividades que se atrasadas, impactam no prazo de entrega do projeto.

• Nem todas as atividades estão no caminho crítico.

• As que estão merecem atenção total.

A questão não é apenas técnica

Habilidades Técnicas

Habilidades Sociais

• Gerenciar máquina, gerenciar equipamento, construir documentos, é fácil...

...agora, gerenciar pessoas, dores,

felicidades, tristezas e anseios...

• É necessário estudar aspectos técnicos, mas é obrigatório estudar aspectos humanos. Aprender sobre comportamento às vezes vale mais, aprender sobre resolução de conflitos às vezes vale mais.

Para pensar• Gerente de Projetos não é bombeiro! Deve evitar problemas.

• Todas as empresas têm projetos.

• O objetivo é minimizar a chance de problemas, se você tem um pensamento organizado, estruturado, encaixado, a chance de sucesso aumenta muito! • O trabalho é menor• O custo é menor• O resultado é melhor

• Gerenciar crise custa caro!

• Custa muito apagar um incêndio por dia.

“O executivo brasileiro nunca tem tempo para planejar, mas ele sempre tem dinheiro para refazer” (Ricardo Vargas)

Por que é importante?• Para o clube

• Porque realizamos mais e em menos tempo, custando menos e fazendo o que realmente deve ser feito.

• Porque aumenta a previsibilidade e melhora resultados.

• Para vocês (nós)• Porque o mercado valoriza, paga bem para quem faz o que

realmente deve ser feito, com bons processos e bons resultados.

• Porque muita gente precisa de pessoas que resolvam problemas, e irão valorizar isso.

• Porque o Brasil precisa de pessoas que saibam planejar e que produzam com rapidez e qualidade.

Por que é importante?• Porque atitude, visão com ação, determina quem tem sucesso e

quem fica no mesmo lugar.

Sugestões para pesquisa• Gerenciamento de Projetos

• PMI / PMP (certificação para Gerente de Projetos) / PMBoK (o guia de boas práticas)

• Prince2

• Documentos do www.beware.com.br

• Gerenciamento Ágil de Projetos

• Podcasts e outros materiais do ‘Ricardo Vargas’ (use o Google)

• EAP (WBS em inglês), parte do gerenciamento de escopo

• ‘Caminho crítico’, parte do gerenciamento de tempo

• ‘Matriz RACI’, parte do gerenciamento de recursos humanos

• PDCA, para controle e melhoria contínua