Začetki z Asano

Je zelo uporabno in

pomembno projektno

orodje

Zakaj uporabljamo

Asano?

Asana nam omogoča lažje sodelovanje

in hitrejše doseganje naših ciljev

Prihranili bomo na več straneh: ČAS

12 ur vašega tedna Odgovarjanja na Email-e

8 ur vašega tednaIskanja pomembnih informacij

6 ur vašega tednaMedsebojnega komuniciranja s

sodelavci/šefi

Prihranili bomo na več straneh:

PODVAJANJU DELA

Vsak ve kaj mora narediti

Ukvarjamo se s projektom, ne delom

Ne iščemo informacij na vse strani

Vse naloge bodo opravljene

Z Asano lažje spremljamo:

Kdo mora

Kaj delati

Kdaj

Spoznajte ključne

funkcije

Projects = projektiProjekti so zbirke zaporednih

nalog in podnalog, ki jih moramo

naredit, da spremljamo potek dela

in zaključimo obsežno delo

TasksTask je naloga, ki jo moramo narediti. Ima opis, izvajalca, deadline,

pogovor, podnaloge, sledilce...

Ko je narejena, jo enostavno odkljukamo.

Nalogam lahko:

• Dodamo izvajalca

• Določimo deadline

• Dopišemo podrobnosti

• Naložimo/dodamo priponke

• Dodamo sledilce

Sub asksSubTask je podnaloga, ki jo moramo narediti znotraj posamezne naloge.

Ko je narejena, jo enostavno odkljukamo. Vse podnaloge lahko

odkljukamo naenkrat tako, da odkljukamo Task!

Enako kot nalogam lahko:

• Dodamo izvajalca

• Določimo deadline

• Dopišemo podrobnosti

• Naložimo/dodamo priponke

• Dodamo sledilce

Assignee = izvajalec

Izvajalec je skrbnik, ki mu je dodeljena

naloga.

Določimo ga v vsaki nalogi posebej.

Lahko jih je več.

Ko je določen, dobi obvestilo in

naloga se mu prikaže v My Tasks

Sekcije

Sekcija ni naloga, je le skupna nalog. Ima

pa vse značilnosti nalog:

Določimo ji izvajalca

Določimo ji deadline

Opis

Pripnemo dokumente in slike

Sporočamo

Določimo jih lahko ve v enem projektu

Due dates

Due dates so dealini, določeni dnevni roki

ko je treba nalogo naredit.

Znotraj duedate se lahko določi tudi uro.

Rok se lahko prestavlja s premikanjem

nalog v koledarju, vendar tega NE POČNITE,

saj lahko podrete razvoj projekta.

Attachments = priponke

Priponke so pomembni dokumenti, ki so

pomembni za projekt ali posamezno

nalogo. Dodajamo lahko tudi slike.

Dokumenti: pripel bom ponudbe, načrte

itd, ki jih boste lahko odprli tudi na terenu

Slike: pripnite delovne naloge ali zapisnike

(da jih ne rabimo iskat)

Ne odstranjujte/brišite priponk!

Naložite in odprite lasten

Asana app

Instalacija aplikacijeNa GSM Na PC:

NAJPREJ NAMESTITE APP (iSotre, GooglePlay

Prijavite se s svojim Remax.si mailom (npr. jaka@remax.si)

Password si izmislite in avto-shranite!

Prejeli boste mail s povabilom

Kliknite na link

Odprla se vam bo Asana aplikacija na spletu -> shranite med ZAZNAMKE V ORODNI VRSTICI

Prijavite se s svojim Remax.si mailom (npr. jaka@remax.si)

Password si izmislite in zapomnite ali avto-shranite!

Preglejte glavne funkcije

- Projects- Tasks- Subtasks- Asignee- Sekcije- Deadline- Attachments

Osebni profil: Dodajte sliko: profile -> change photo -> slikaj

Sinhronizacija asana koledarja s svojim koledarjem:GREŠ NA MY TASKS -> PUŠČICA DOL -> SYNC TO CALENDAR -> označi in COPY URL v kvadratku -> gres v svoj G calendar -> levo »drugi koledarji« klik na puščico dol -> dodaj z URL -> v okence prilepi URL -> dodaj koledar!

Dodaj nalogo iz maila (le na PC, ne v GSM):shranite v asano kot task (a le v določen projekt, ne morete ustvarit novega projekta);Kako? Mail boste posredovali naprej na specifičen email naslov; dobite ga v projektu: projekt -Desna puščica dol ->add task by email -> desni klik na kopiraj -> prilepi kot prejemnika za posredovanje emaila

Vklop/izklop obvestil: Vse spremembe se pošiljajo na mail -> lahko si izklopite (profil->my profile settings->to email -> razkljukaš kar ne želiš)Ali: inbox ->Activity -> Email notifications on/off

Kako uporabljamo Asano

(Odprite projekt MOND v projektni skupini REMAX CREW)

Leva stran = ekipe, ekipni koledar, ekipni pogovori, projekti, člani

-> Team calendar + team conversations: prikaz vseh projektov in pogovorov ene skupine NA ENEM MESTU! Različni projekti so različno obarvani

projektne ekipe = Workspace-iNpr. Remax crew -> ima projekt MOND - > desno pregled nalog v celem projektu;

Project wiev: naziv projekta, list, calender, files, team members, dodajanje oseb

Pozor!!!! Team conversations tukaj raje ne uporabljamo!

Desna stran = taski in subtaski

Zgoraj = my tasks, inbox, (+)

Naziv projekta:

List: seznam nalog v posameznem projektu (se razlikuje od seznama v MyTasks),

Calendar: prikaz nalog in izvajalcev po dnevih v koledarju

Progress: grafični prikaz napredka; koliko nalog je za naredit in koliko še manjka

Files: v tem projektu priloženi vsi dokumenti, ponudbe, predračuni, slike s terena, itd

My tasks: pregled vseh MOJIH nalog iz različnih projektov

Ima ime v levem stolpcu, desno pa

opis, izvajalca, deadline, pogovor,

podnaloge, sledilce...

Ko je narejena, jo enostavno

odkljukamo.

: New Tasks, Today, Upcoming, and Later.

My Tasks = moje naloge

Inbox je kot mail inbox.

Sem prejemate vsa obvestila in novice, vezane na projekte katerih član ste.

Ko se navadite rednega pregledovanja -> si lahko izklopite obveščanje na mail

tasks: pregled vseh MOJIH nalog iz različnih projektov

Inbox = sporočila

Novega Taska (naloge); - Dodajamo nove naloge zase ali drugo osebo- Dodamo nalogo v različne projekte- Dodamo vse podrobnosti (opis, duedate, subtasks, ...)- Samostojno ali v obstoječ projekt

Novega Conversationa (pogovora):- Dodajamo nov pogovor z zadevo in opisom- Dodajamo v različne projektne skupine (workgrupe)

Novega projekta - Dodajamo nov projekt v projektne skupine - Dodamo ime in opis- Objavimo v skupini ali zasebno

Invite (vabilo) novih sledilcevZ dodajanjem mailov lahko posameznike dodajamo v različne projektne skupine (workgroups)

(+) dodajanje

Kako uporabljamo Asano

(desno = glavni pogled)

Izgleda kot TO-DO lista

Je seznam vseh nalog, ki jih moramo opravit v enem projektu (MOND)

Razdeljene so lahko v sekcije, npr:Prodaja, 1.faza, 2.faza, aftersales

Vidimo tudi duedate in izvajalca

S klikom odpreš nalogo

Pozor!Klikni in povleci: spremeniš vrstni red nalog, ne tudi datuma in izvajalca (naj to počne le odgovorna oseba)

List = seznam nalog

Sub asksSubTask ODPREMO s klikom na

Enako kot nalogam lahko imajo:

• izvajalca

• deadline

• podrobnosti

• priponke

• sledilce

Po opravljenem subtasku -> odkljukamo enega

Po opravljenih vseh subtaskihLAHKO OBKLJUKAMO VSE HKRATI

Prikazuje koledar SAMO ENEGA PROJEKTA

Izgled podobno kot google calendar

Pregled meseca

Vidne so vse naloge in slika izvajalca

S klikom odpreš nalogo

Pozor!Klikni in povleci: spremeniš datum (naj to počne le odgovorna oseba)

Calendar

Pregled vseh priloženih datotek:

Lahko odpiramo vsi,

Tukaj ne moremo dodajat.

Vidni bodo:Ponudbe, načrte, drg dokumente

Ekipa ki dodaja:Slike s terena, poslikajte opravljeno delo, delovne naloge, zapisnike idr

Files = datoteke

ConversationsConversations ali pogovori

so niti sporočil med sodelavci v

ekipi ali znotraj celega podjetja.

ZNOTRAJ TEGA PROJEKTA (ni isto

kot Team conversations levo!)

ASANA app - Mobilna uporaba

Prva stran

Profil:Uredi, remax.si projekti in zasebni projekti

My Tasks: sortiraj odprte, narejene, vse, po duedate

taski

DODAJ:Nov projektNov pogovorNovo nalogo

Mobilna uporabaODKLJUKAJ = OZNAČI KO je KONČANO

LIKE! Tvoji PRILJUBLJENI TASKI

FollowUp

(povzetek)

Namesto mailov, klicev ali sestankov

Ustvarite task kadar:

- Ste se kaj dogovorili z

naročnikom

- Morate nekaj

dodatnega storiti

- Morate nalogo deliti z

večimi osebami

Pošljite sporočilo kadar:

- Morate kaj sporočiti

- Morate nekaj prediskutirati

- Imate prošnjo

- Imate vprašanje

Pričnite dan z: My Tasks

My Tasks vam prikaže vse nalige, ki jih morate narediti

razporejene so za pretekle, danes, kasneje.•

• Overdue: naloge, kjer zamujate

Today: naloge za danes

Upcoming: naloge za kasenje

• Pričnite odpravljati naloge

Označbe in funkcije

U STVA RJA NJ E TA S K o v

Zagotovite naslov, opis

naloge. Preverite

zaposlenost sodelavcev in

določite prostega izvajalca

ter njegov termin

(deadline).

K RE I RA NJ E P RO J E K T O V

Zagotovite naslov, naloge ekipo,

navodila v opisu določite deadline

in vodjo projekta. Uporabite

naloge, sekcije in podnaloge.

T E M P L AT E S

Je hipotetični projekt, na

podlagi katerega naredimo

dejanski projekt za stranko

KO M U N I C I R A J T E

Pazite na ne/pomembne

informacije, omenite

pomembne ljudi z

@Jaka, @luka...

NE MODRO, NE RDEČE

Redno spremljajte in izvajajte

svoje naloge My Tasks, ne

zamujajte rokov in delo bo

potekalo tekoče

S U B TA S K S

Podnaloge; vsaka naloga

lahko ima več podnalog. V

my tasks se prikazujejo

enako, odkljukate jih lahko

vse hkrati

Asana za vodje

Teams : (projektne skupine):

Remax crew -> vsi zaposleni

SERVIS

PRODAJA

Team Luka, Žiga, Jaka: vsebuje template

Dodajamo nove skupine

Dodajamo projekte v posamezne skupine

Dodajamo člane

Projekte obarvajmo različno (koledar)

Pregled team conversations

Pregled team calendar

Template projekti -ustvari dejanski projekt

1.) Ustvari projekt:

->Dropdown menu ->Copy project ->Preimenuj in odkljukaj vse

2.) Kopiraj/Prestavi v drugo skupino

->na kopiji projekta-> Dropdown menu - > move to another team -> izberi ekipo

Ali

-> klikni in premakni

Dashboard : pregled projektov

Omogoča hiter pregled do max 3 projekte

Vidimo koliko nalog je pe za naredit

Kliknimo in Uredimo:- status, - Duedate- Status- komentar

Projekt dodamo v dashboard:1. Dropdown -> add to dashboard2. Dasboard -> (+) dodaj projekt

Pregled podatkov

Open report in google sheets

Odpre vse projekte v excell tabeli

Instagantt + Asana

Instagantt = Nadgradnja na asani;

Sinhronizacija z Instagantt: avtomatska po Prijavi z asana podatki (isti usename in password)Dodaj asana projekte: (+) connet projects -> remax.si -> projects (izberi kerega) -> klik Connect

Žal ni aplikacije, le web page! -> link na homescreen (zaznamek)

Odpri https://instagantt.com/app

Instagantt

Instagantt

Sinhronizacija z Instagantt: Avtomatsko po prijavi z asana podatki (isti usename in password)

Žal ni aplikacije, le web page! -> link na homescreen (zaznamek)

Odpri https://instagantt.com/app

Instagantt Dodaj asana projekte:(+) connet projects -> remax.si

-> projects (izberi kerega) -> klik Connect

Instagantt - Pregledi projektov:

Po Projektih (Gantt) Po posameznih članih (workload):

Instagantt – delo za nalogami/taski

Spreminjanje taska s kliki nanj:

Task v isti liniji s koledarjem

Odpri/zapri

pogled projekta

(mapa)

Za vajo:

Dodajte nov projekt: hashtag remax

Dodajte vsak svoj task

Določite izvajalce

Določite duedate

Določite subtask

Dodajte sliko

Pošljite komentar

Odkljukajte task

Odkljukajte vse subtaske hkrati

Vprašajte!

Vpišite komentar ali

ustvarite task

Asana Guide

Na spletu najdete video

pomoč in pisna navodila. Vse

v ANG

http://asa.na/4l

Orientacijski Video

V 30 min se naučite vse osnove

http://asa.na/4m

Vprašanja?

Plan dela:

Pričetek uporabe: takoj! -> spremljajte koledarje in task liste

Danes instalacija asane na telefone in računalnike!

Nove projekte pričnemo vnašat takoj

Do konca jan. Vnesemo vse odprte projekte

Z začetkom sezone marca delamo vse z asano

Pomembno!

V asano vnašamo projekte le na upravi

Projektne naloge, datume in izvajalce vnašamo na upravi (lahko si vnašate svoje lastne, vendar naj ne spreminjajo obstoječih)

Komentirajo naj vsi (vpisovat tudi nove dogovore ki se dogajajo sproti na terenu)!

Dodajajo naj slike vsi monteji in serviserji!!!

Vpisujte vse vezano na delovne naloge, raje vpiši kot kliči ->cilj imeti vse črno na belem

Hvala za pozornost