Kit Bienvenida a Kanban de Ibercaja

Secretaria Técnica del CEO-Innovación y Experiencia del Cliente

Kit Bienvenida a Kanban

KanbanKan/visual · Ban/tarjeta

La más ágil de las metodologías ágiles

Kit bienvenida a Kanban. Ibercaja 3

K A N B A N Í N D I C E D E C O N T E N I D O S

Introducción

Historia

¿Cómo nos puede ayudar Kanban?

Características

Reglas

¿Qué pasos debo dar para implantar el panel Kanban?

Kanban en Ibercaja

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7

8

9

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18

21


¿QUÉ ES UNA METODOLOGÍA ÁGIL?

Tiene como origen la firma del manifiesto ágil firmado el 17/02/2001, donde se da más importan-cia a los elementos de la izquierda que a los de la derecha:

I N T R O D U C C I Ó N K A N B A N

4

Software que funciona Procesos y herramientasIndividuos y su interacción vs.

Documentación exhaustivaSoftware que funciona vs.

Negociación contractualColaboración con el cliente vs.

Seguimiento de un planRespuesta al cliente vs.


VALORES ÁGILES


Confianza

Transparencia

Humildad

Feedback

Cooperación

Generosidad

Comunicación

Honestidad

Simplicidad

Auto-organización

Responsabilidad

Compromiso

Disciplina


¿QUÉ ES KANBAN?

Herramienta para visualizar, organizar y completar procesos de trabajo.

Metodología que obliga a poner foco, manteniendo el flujo de trabajo y minimizan-do el desperdicio.

No te dice cómo tiene que funcionar tu proceso, introduce una gestión visual del flujo y una restricción muy potente para controlar el trabajo en curso.

No exige cambio radical en la organización. Cada departamento o equipo en-cuentra su propio Kanban que está en constante evolución.

•

¿SIEMPRE ES VÁLIDO KANBAN?

¿Es mejor Kanban u otras metodologías ágiles (Scrum...)?¿Ya no valen las metodologías tradicionales?.


¿Qué es mejor un cuchillo o un tenedor? Cada herramienta tiene un objetivo, es igual, cada proceso, departamento, ... Tiene su metodología de trabajo perfecta.


HISTORIA. INICIOS EN TECNOLOGÍA

H I S T O R I A K A N B A N

2004

David Anderson llega al departamento de evo-lución de aplicaciones de tecnología internas, dan-do soporte a 80 aplicaciones. Tiene originalmente una media de resolución de 155 días y el depar-tamento tiene la satisfacción más baja de todos los departamentos de TI de Microsoft.

Tras realizar una primera interpretación de Kanban, baja el tiempo de entrega a 14 días, se cumple el objetivo de 25 días máximo en el 98 % de los casos y es elegido el “Mejor depar-tamento de TI de Microsoft”.

2005

Existen centenares de implementaciones en

todo tipo de contextos, departamentos...


EN LA ORGANIZACIÓN

¿CÓMO NOS PUEDE AYUDAR KANBAN?

¿ C Ó M O N O S P U E D E A Y U D A R K A N B A N ? K A N B A N

· Aumenta trasparencia.· Simplifica priorización.· Mejora Calidad.· Alinea personas con objetivo.· Optimización de los procesos:

detectando cuellos de botella y fomentando la mejora continua.

· Mejora predictibilidad.· Genera valor con ritmo constante.· Obliga a tomar decisiones de forma

ágil.

· Espíritu de equipo.· Ritmo sostenible de acuerdo a la

capacidad.· Promueve la inteligencia y

comportamiento colaborativo.· Mejora satisfacción de los equipos.

· Menos Stress.· Incrementa satisfacción de las

personas.· Visión completa.· Capacidad de decisión.· Sensación de avance.

EN LOS EQUIPOS EN LA PERSONA


CARACTERÍSTICAS

Sistema con la cantidad de trabajo en curso limitada.

Sistema Pull el trabajo que sale del sistema es el que marca el ritmo, no el trabajo que entra.

Flujo continúo de tareas que entran y salen.

El principal objetivo es eliminar todo tipo de desperdicio.

C A R A C T E R Í S T I C A S K A N B A N

Obsesionado con la calidad.

Trata de mejorar la predictibilidad de las entregas, teniendo en cuenta que nos movemos en un contexto de incertidumbre continua.

Sistema transparente, en todo momento los interesados pueden saber la cantidad de trabajo en curso, en qué fase está, cuándo se espera que salga...

CANTIDAD DE TRABAJO

TIPO DE SISTEMA

FLUJO DE TAREAS

OBJETIVO

CALIDAD

PREDICTIBILIDAD

SISTEMA TRANSPARENTE

Kit bienvenida a Kanban. Ibercaja10

Kanban no cambia tu proceso, pero sí que incorpora unas pequeñas reglas. Hay que ver qué sucede y actuar en consecuencia.

VISUALIZA EL FLUJO

a. Establecer distintos estados que puede pasar un elemento de trabajo. b. Los estados mínimos son:

Pero pueden ser muchos más, los que se necesiten (Análisis, Implantación, Pruebas, Despliegue,...). El panel muestra en qué estado se encuentra cada tarea de forma muy visual y transparente. El Backlog contiene todas las tareas pendientes. Los miembros del equipo van desplazando el post-it hacia la derecha de acuerdo a cómo vayan realizando las tareas.

BACKLOG EN CURSO TERMINADO

Coloca aquí el trabajo pendiente de realizar (un post-it por cada ítem)

Cuando una persona comienza a trabajar en un ítem, mueve el post-it a esta columna

Cuando una tarea está completamente finalizada, mueve el post-it aquí.

R E G L A S K A N B A N







O virtualmente:


LÍMITA EL WIP. “DEJA DE EMPEZAR Y EMPIEZA A TERMINAR”

WIP = Work In Progress (trabajo en curso)Hay que centrar esfuerzo en acabar las cosas, en crear valor. Las cosas a medio hacer tienen valor 0 para los clientes (internos y externos). Además, el cerebro humano odia las cosas a medio hacer, por ello debemos evitar la multitarea, ya que es letal para la productividad. Debido a esto, Kanban es un sistema pull, sólo se desplaza post-it hacia la derecha si otro post-it ha dejado “hueco”.

Debido a esto, es necesario establecer un número máximo de tareas en curso (WIP). Ejemplo:


BACKLOG EN CURSO TERMINADO

Límite = 4 Límite = 2

6

7

8

9

5

4

3

2

1

La tarea 6 no puede comenzarse, ya que el limite de “en curso” es dos, y ya está ocupado con las tareas 4 y 5. Hasta que no se termine alguna de ellas, no se comienza otra. Sólo cuando la tarea 4 se termina, deja lugar para empezar una nueva.


¿Y cuál es el WIP correcto? Prueba y observa.Si es muy grande: no estás haciendo Kanban:

· Excesivas tareas en curso.· Multitarea e improductividad.· No hay incentivo para finalizar.· Los problemas se ocultan.

Si es muy pequeño: · Cuello de botella.· Desperdicio de recursos: la gente espera sin hacer nada.

¿Y si una columna se atasca? ¡Flujo interrumpido!Se revisa qué está sucediendo y entre todos se ve cómo se puede colaborar o mejorar el procesos. Se fomenta colaboración y mejora continua.

¿Cómo ponemos el primer WIP?Puede usarse la regla de 2n-1, donde n es el número de miembros del equipo, y el -1 se aplica para aumentar el grado de colaboración. Pero no es más que una regla, que no tiene mayor base que algo de sentido común. Al final, cada equipo debe buscar su WIP.


WIP


OPTIMIZA EL LEAD-TIMEAunque se debe evitar cualquier tipo de reporting y documentación que produzca desperdicio, sí que se debe analizar el lead-time (tiempo desde que un post-it entra en el circuito hasta que desaparece por la derecha) frecuentemente para asegurar que este tiempo sea lo más pequeño y predecible.

POLÍTICAS EXPLICITAS

Las define el equipo, tienen que ser las mínimas y necesarias, evitando en todo caso la documenta-ción exhaustiva de las mismas. Se deben analizar la conveniencia o no de las políticas definidas y los efectos que tienen sobre el sistema.

· ¿Qué reuniones vamos a tener?· ¿Qué roles existen?· ¿Cuál es el contenido de cada ítem?· ¿Cuáles son los WIPs permitidos?· ¿Cuáles son los criterios para pasar de un estado a otro?· ...

MEJORA CONTINUA

Se debe generar cultura de mejora continua en todas las personas del equipo tanto de la metodo-logía, como de los procesos. Detecta tu cuello de botella y resuélvelo, detecta el nuevo cuello de botella y vuélvelo a resolver...



EJEMPLO. Políticas explícitas



Como se ha visto Kanban es muy flexible, la metodología pertenece al equipo. Si bien, a continuación se comentan algunos temas que pueden ayudar.

DISEÑO DEL PANEL KANBAN. EL EQUIPO DECIDE... SI BIEN,

Lo importante es plasmar inicialmente el proceso actual, Kanban nos hará mejorar. No se debe intentar montar el panel con un nuevo proceso mejorado. No cambies flujo, responsabilidades...

Puede ser interesante disponer de:· Subestados por columna. Para cada estado (Análisis, En Curso, Pruebas, Desarrollo,...)

puede ser interesante dividir la columna en dos (En curso/Finalizado).· Diferentes Carriles. Pueden existir diferentes carriles si existen diferentes tipos de procesos

que se quieren tener diferenciados.· Carril Fuego. Además, es posible tener un carril fuego para temas muy urgentes y no pre-

vistos que no consuman WIP, pero limita mucho este carril, sino todo será fuego y no estarás haciendo Kanban.

· Espacio Parking. Temas que dependen de terceros y están frenados por ello. ¿Consume WIP?, el equipo decide. En principio, debería consumir con el objetivo de tensionar el proceso y obligar a buscar soluciones para eliminar los frenos.

· Espacio Impedimentos. El equipo apunta todas las dificultades o problemas que está encontrando con el objetivo de que el equipo las revise posteriormente de forma conjunta.

· Espacio Waste o Basura. Tareas que finalmente se han descartado cuando ya se había invertido tiempo en ellas. Es bueno analizarlas y ver por qué ha ocurrido.

¡Lo mejor es probary experimentar!

¿ Q U É PA S O S D E B O D A R PA R A I M P L A N T A R E L PA N E L K A N B A N ? K A N B A N


· Panel Proyecto/Tareas. A veces puede ser interesante disponer de un panel que relacione los proyectos en curso con sus tareas. Estas tareas pendientes son las que se pasan al panel Kanban hasta que están finalizadas, momento en el que vuelven a este segundo panel. De esta forma, se conocen las tareas pendiente de ser realizadas de cada proyecto:

¿QUÉ ROLES DEFINO? EL EQUIPO DECIDE... SI BIEN,

El equipo se autogestiona y no se requieren roles especiales. Sin embargo, en ocasiones puede ser interesante que exista un rol de Producto Owner quien decide las tareas que pasan del Backlog a En Curso.



¿CUÁNDO NOS REUNIMOS? EL EQUIPO DECIDE... SI BIEN,Es interesante realizar, como mínimo:

· Reunión diaria de 15 minutos para revisar las tareas del día y problemas urgentes.· Reunión periódica para analizar el proceso y cómo puede mejorarse.

DETALLE DEL ÍTEM O POST-IT. EL EQUIPO DECIDE... SI BIEN,

Podría ser interesante que estuviera la siguiente información:· Nombre de la Tarea.· Qué persona está trabajando en la tarea.· Fecha de Entrada y Fecha Salida.· Tipo tarea.· Fecha Fin Obligatoria.· Marca de tarea bloqueada.· Proyecto al que hace referencia.· Estimación de esfuerzo.

MÉTRICAS. EL EQUIPO DECIDE... SI BIEN,

Deben ser las mínimas e imprescindibles que permitan, si son necesarias, medir el lead time y el trabajo en curso.


Para ello, además de escribir directamente en el post-it, existen múltiples opciones: uso de gomets, etiquetas, diferentes colores de post-it... ¡Ten imaginación!


K A N B A N E N I B E R C A J A

REPUTACIÓN CORPORATIVA Y MARCA


K A N B A N E N I B E R C A J A

SECRETARÍA TÉCNICA DEL CEO – INNOVACIÓN Y EXPERIENCIA DEL CLIENTE

Secretaria Técnica del CEO-Innovación y Experiencia del Cliente

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Leadership & Management

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