Manajemen KontrakTogap Siagian, MBA

Trainer & Consultant

Manajemen Kontrak adalah proses pengelolaan segala aspek yang berhubungan dengan kesepakatan yang dibuat antara para pihak.

Tujuan Manajemen Kontrak● Memastikan penyelesaian pekerjaan secara efisien

● Memastikan pengertian yang sama atas kesepakatan

● Memastikan kepatuhan para pihak

● Menghindari dan menyelesaikan perselisihan

● Penilaian kinerja yang adil dan transparan

● Mengantisipasi risiko risiko pada para pihak

Komponen Manajemen Kontrak

Tahapan Proses Manajemen Kontrak

Identifikasi kebutuhan, pembuatan

lingkup kerja (scope of work), evaluasi

risiko, pembuatan rencana pengelolaan

kontrak, pemilihan dan penunjukan

kontraktor

Pengelolaan dokumen, eksekusi

pengadaan jasa/barang, penanganan

perselisihan, monitoring kinerja, audit

hasil kontrak, dan penyelesaian kontrak

Pembuatan Kontrak Pelaksanaan Kontrak

Jangka Waktu Kontrak

● Spot

● Jangka pendek (< 1 tahun)

● Jangka menengah (1 – 3 tahun)

● Jangka panjang (> 3 tahun)

● Tanpa jangka waktu

Model Kontrak Berdasarkan RateFixed Rate

● Fixed Total Cost (Lump

Sum)

● Fixed Unit Price

● Fixed Price with Incentive

● Fixed Price with

Adjustment

Cost Reimbursable

● CR with Fixed Fee

● CR with Percentage Fee

● CR with Incentive Fee

● CR with Award Fee

● Time & Materials

Perbandingan Kontrak Fixed RateTipe Kejelasan

Lingkup KerjaSharing Risiko Kepastian

AnggaranInsentif Pemenuhan Milestone

Fixed Total Cost (Lump Sum)

Sangat Tinggi Semuanya di Kontraktor

Sangat Tinggi

Tinggi

Fixed Unit Price Tinggi Kontraktor Tinggi Medium

Fixed Price with Incentive Fee

Tinggi Kontraktor & Pemberi Kerja

Medium Tinggi

Fixed Price with Price Adjustment

Tinggi Kontraktor & Pemberi Kerja

Medium Medium

Perbandingan Kontrak Cost ReimbursableTipe Kejelasan

Lingkup KerjaSharing Risiko Kepastian

AnggaranInsentif Pemenuhan Milestone

CR with Fixed Fee Medium Pemberi Kerja Rendah Medium

CR with Percentage Fee

Medium Pemberi Kerja Rendah Medium

CR with Incentive Fee Medium Pemberi Kerja Rendah – Medium

Medium – Tinggi

CR with Award Fee Medium Pemberi Kerja Rendah – Medium

Medium – Tinggi

Faktor yang Mempengaruhi Pemilihan Model Kontrak

● Detail dan akurasi dari lingkup kerja

● Jangka waktu dari kebutuhan barang/jasa

● Ada tidaknya risiko kenaikan harga yang tidak

diperkirakan

● Pentingnya memenuhi target milestone

● Kepastian jumlah anggaran

Poin Poin Penting dalam Kontrak● Para pihak

● Jangka waktu

● Lingkup kerja, a.l. tujuan, peralatan, lokasi, penanggung jawab kontrak,

kriteria pencapaian kinerja, proses monitoring pelaksanaan

● Tata cara pembayaran

● Proses penyelesaian perselisihan

● Proses perubahan kontrak

● Proses penghentian kontrak

● Kondisi darurat

Manajemen Risiko Kontrak

To be prepared is half the victory!(Miguel de Cervantes Saavedra)

Tahapan Manajemen Risiko

Identifikasi

Pelaksanaan Kontrak

Analisis Mitigasi

Identifikasi Jenis Risiko

● Risiko atas Produk/Jasa

● Risiko atas Proses

● Risiko Keuangan

● Risiko atas Jadwal

● Risiko atas Keselamatan, Kesehatan dan Lingkungan

● Risiko Sosial

Analisis RisikoProbabilitas

vs

Dampak

Boston Matrix untuk Analisis Risiko

Mitigasi RisikoTahap Persiapan Kontrak

•Prekualifikasi: kompetensi teknis,

kemampuan keuangan, site visit,

referensi (contoh D&B, experience)

•Pembuatan draft kontrak: kejelasan

spesifikasi, pengukuran, monitoring

•Indemnification & hold harmless

•Contract Management Plan

•Jaminan: asuransi, warranty, bank

guarantee, parent company guarantee

Mitigasi RisikoTahap Pelaksanaan Kontrak

•Serah terima kontrak pada project

manager / pemilik kontrak

•Monitor pelaksanaan pekerjaan

•Monitor KPI secara rutin

•Pencairan jaminan pelaksanaan

•Proses pembayaran

•Arbitrase

•Terminasi kontrak

Take Aways

● Pembuatan kontrak perlu direncanakan dengan baik

● Melibatkan semua pihak yang akan dipengaruhi oleh kontrak

tersebut

● Proses monitoring dan pengukuran kinerja sangat penting

● Risiko risiko kontrak dapat dikelola dan dibatasi

Togap Siagian, MBATrainer & Consultant

Phone: +62 811 9 851 861, email: togap.siagian@gmail.com

Experience: Senior Manager of Strategic Procurement - PT Vale Indonesia (current), ConocoPhillips Indonesia, Inc., PT Freeport

Indonesia, PT Omron Manufacturing of Indonesia

Education: MBA Rochester Institute of Technology, Industrial Engineering Institut Teknologi Bandung

Interests: Supply Chain Management, Procurement, Contract Management, Strategic Sourcing, Procurement Cost Saving,

Negotiation, Materials Management, Warehousing, Inventory Management