OFOIFA IN VERANDERING!

VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATION

ONTWIKKELINGTRAJECTEN VOOR LEIDINGGEVENDEN

2015-2016Informatiesessie

22/06/2015

Programma

Ontwikkelingstrajecten voor leidinggevenden

- editie 2015-2016: Concept: context, kenmerken, doel, doelpubliek,

structuur, inhoud, evaluatie Kandidaatstelling en selectie: leergroepen,

deelnemingsvoorwaarden, rol chefs deelnemers, rol SPOC’s, kandidaatstellings- en selectieprocedure, planning

Vragen & antwoorden

Broodjeslunch

OFOIFA IN VERANDERING!

VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATIONOntwikkelingstrajecten voor leidinggevenden 2015-2016:

concept

Context De federale overheid is volop in beweging:

- staatshervorming

- hertekening van de structuur van de federale overheid

- modernisering (nieuw evaluatie- en loopbaansysteem, het Nieuwe Werken, bestuursovereenkomsten, …)

- vergrijzing ambtenarenkorps

- besparingen

- etc.

=> behoefte aan competente leiders en managers

Leren om te leiden

Ontwikkeling van management- en leiderschaps-competenties

=> Grote vraag naar de ontwikkeling van leidinggevenden

Ontwikkelingsaanbod voor leidinggevenden

Eigen ontwikkelingsaanbod van de federale organisaties

Transversaal ontwikkelingsaanbod van de FOD P&O-DG OPO: Vitruvius ( In Vivo)

-DG OFO (zie www.ofoifa.be)

– standaardopleidingen– opleidingen in het kader van de evaluatiecycli– opleidingen op vraag / op maat van organisaties– gecertificeerde opleidingen– ontwikkelingstrajecten voor leidinggevenden

Kenmerken ontwikkelingstrajecten

• Ontwikkeling van een grote groep leidinggevenden (210 deelnemers) van alle niveaus (ook C en D)

• Ontwikkeling, niet louter opleiding => diverse leervormen

• Traject: 12 dagen, gespreid over 1 jaar => grote investering en engagement, maar ook sterkere groepscohesie en resultaten op het terrein

• Focus op praktische toepasbaarheid, op transfer van het geleerde naar de werkplek

• Op maat: flexibel, modulair programma afgestemd op de behoeften van de deelnemers en hun organisaties

• Ontwikkeling van management- EN leiderschapscompetenties (hard en soft skills)

Doel

• Door het ontwikkelen van de management- en leiderschapscompetenties van federale leidinggevenden - hun dagelijks functioneren als leidinggevende

verbeteren, - hun persoonlijke impact op de cultuur binnen hun

organisatie beïnvloeden - en zo tot een cultuurverandering binnen de federale

overheid komen.

• Creatie van een intra- en interdepartementaal netwerk van federale leidinggevenden die elkaar kunnen adviseren en ondersteunen, ervaringen en best (en worst) practices kunnen uitwisselen.

Doelpubliek• Franstalige en Nederlandstalige ambtenaren (contractuelen en

statutairen)

• van de FOD’s, POD’s, parastatalen en wetenschappelijke instellingen die willen deelnemen aan de trajecten + Federale Politie, Defensie, de Rechterlijke Orde [+ Smals]

• van niveau A, B, C of D

• die min. 1 jaar ervaring hebben

• in een leidinggevende functie (hiërarchisch of functioneel) op operationeel of tactisch/strategisch niveau

• Specifieke en beperkte doelgroep (leidinggevenden en stafmedewerkers van niveau A2-A3-A4 en mandaathouders, 48 deelnemers (1 groep NL + 1 FR + 1 NL/FR) >< ruimere doelgroep (leidinggevenden van niveau A-B-C-D, 210 deelnemers (7 groepen NL en 7 FR)

• 20 dagen gespreid over 8 maanden >< 12 dagen gespreid over 1 jaar

• Focus op leiderschapsontwikkeling >< management- en leiderschapsontwikkeling

• Zelfsturend, inductief leren, peer coaching >< mix van leervormen

• Residentiële sessies >< geen residentiële sessies

Verschil Vitruvius VIII – Trajecten III

Structuur trajecten

Follow-up

Fase 1: het intakegesprek

Praktisch Gestructureerd interview ( ca. 1,5 u): trajectbegeleider + deelnemer + chef deelnemer

Wanneer ? Begin november – midden december 2015

Waar ? Bij OFO

Voorbereiding door de deelnemer en zijn chef

=> instrumenten OFO (in voorbereiding)

=> de stafdienst P&O / opleidingsverantwoordelijke dient voor het intakegesprek de deelnemers op de hoogte te brengen van de visie op leidinggeven binnen hun organisatie

Doel: de deelnemers weten wat hun organisatie van hen verwacht als leidinggevende

Doelstellingen

• Kennismaking trajectbegeleider – deelnemer – chef

• De deelnemer en zijn chef hebben een goed beeld van het traject en van het engagement dat van hen verwacht wordt

• De deelnemer heeft een beter beeld van waar hij naartoe wil als leidinggevende

• De deelnemer heeft een beter beeld van zijn sterke punten en verbeterpunten als leidinggevende

• Afstemming chef-deelnemer over wat zij beiden met het traject willen bereiken en met welke steun van elkaar

Fase 2: het eigenlijke traject

Praktisch

12 klassikale sessies

Waar ? Bij OFO

Wanneer ?

Dag 1 en 2: aaneensluitend (maar niet residentieel)

De aanwezigheid van de deelnemers is verplicht (engagement ! => beperkt aantal plaatsen, groepsdynamica)

jan feb ma apr mei jun jul aug sep okt nov dec

2 1 1 1 1 1 1 1 1 2

Dag 1 en 2: doelstellingen • Groepsvorming (creatie veilige leeromgeving)

• Aspecten van groepsdynamica bijbrengen

• Deelnemers bewust maken van verschillende leerstijlen en leiderschapsstijlen (en –rollen) en van hun eigen leerstijl en leiderschapsstijl

• De deelnemers een duidelijker zicht geven op hun persoonlijke leeragenda inzake leiderschaps- en managementontwikkeling => elke deelnemer heeft op het einde van dag 2 een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) (meerjarenplan !)

• De thema’s m.b.t. management en leiderschap identificeren die in de leergroep behandeld zullen worden tijdens het traject

Dag 3 -12

Vaste structuur (werken op afgesproken thema’s)

+ flexibiliteit (ruimte voor ad hoc thema’s, problemen en uitdagingen op de werkvloer)

Voorbeelden van thema’s (vorige cyclus): conflictbeheer, tijdmanagement, feedback geven, omgaan met veranderingen en weerstand, medewerkers evalueren, medewerkers motiveren, gesprekstechnieken, delegeren, stressbeheer, boordtabellen, procesbeheer, …

1 dag = “de dag met de chefs”: deelnemers + hun chefs

Dag 3 -12: doelstellingen • De deelnemers leren hun eigen ervaringen en

inzichten te verbinden met theorieën en modellen rond leiderschap en management

• De deelnemers kunnen hun inzichten en kennis verbinden met hun dagelijkse realiteit als leidinggevende (transfer)

• De deelnemers worden door de confrontatie met de ervaringen van hun collega’s gemotiveerd en geïnspireerd

• De deelnemers leren alternatieve wegen te verkennen in werksituaties (via o.a. cases en rollenspelen)

De dag met de chefs: doelstellingen

• De chefs van de deelnemers ondersteuning en hulpmiddelen aanbieden om hun coachende rol t.a.v. de deelnemer(s) (maar ook t.a.v. hun andere medewerkers) en hun rol in de evaluatiecyclus zo goed mogelijk op te kunnen nemen.

• De chefs en hun medewerkers in debat laten gaan over diverse aspecten van leidinggeven.

Leervormen

- doceren,

- modellen / theorieën vertalen naar de praktijk, - intervisie (= samen met andere leidinggevenden nadenken

over vragen en problemen uit de werksituatie),

- individuele en groepsopdrachten,

- cases,

- rollenspelen,

- zelfreflectie,

- groepscoaching,

- individuele coaching (max. 2 u / deelnemer),

- …

Pedagogisch concept

De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor zijn leerproces => hij moet zelf ook input en feedback geven

Omkadering en ondersteuning van de deelnemer door de trajectbegeleider, de groep, zijn chef, de stafdienst P&O/opleidingsverantwoordelijke

Deelnemers leren zoveel mogelijk van elkaar: delen van ervaringen (intervisie), uitwisselen van best (en worst) practices, geven van feedback

Pedagogisch concept 2/2

Focus op praktische toepasbaarheid en transfer van het geleerde naar de werkvloer !

=> Stevige verankering binnen de organisatie (actieve betrokkenheid van chef en stafdienst P&O / OV)

=> Gebruik van transfer-bevorderende leervormen

Fase 3: het outtakegesprek

Praktisch en doel

Gesprek (ca. 1u): trajectbegeleider + deelnemer + chef deelnemer

Wanneer ? Midden december 2016 – begin 2017

Waar ? Bij OFO

Doelstellingen: •nagaan of het ontwikkelingstraject beantwoordde aan de verwachtingen en behoeften van de deelnemer •nagaan welke ontwikkeling heeft plaatsgevonden (aftoetsen van het POP)•bespreken van eventuele obstakels voor transfer •bespreken van toekomstige ontwikkelacties•het traject afsluiten

Follow-up

• Indien voldoende vraag bij de deelnemers • In het jaar na het afsluiten van het eigenlijke traject • Max. 3 dagen (of 6 halve dagen) per trajectgroep • Combinatie van elementen uit intervisie, training en

groepscoaching

Doelstellingen: • de competenties van leidinggevenden verder

ontwikkelen;• door regelmatige ontmoetingsmomenten het netwerk van

leidinggevenden in stand houden.

De trajectbegeleiders

• Gemengde rol: opleider, facilitator, coach, …• Cruciale partners !• Nog onbekend (overheidsopdracht lopende)

• Ervaren professionnals die voeling hebben met de problemen en uitdagingen van federale leidinggevenden

KerncijfersEditie I (2010-2012) Editie II (2012-2014)

111 kandidaten (45 van FOD Justitie) 218 kandidaten (83 van FOD Justitie)

111 deelnemers 175 deelnemers

40 tactische leidinggevenden59 operationele leidinggevenden niveau A/B12 operationele leidinggevenden niveau C/D

59 tactische leidinggevenden75 operationele leidinggevenden niveau A/B41 operationele leidinggevenden niveau C/D

57 FR en 54 NL

89 FR en 86 NL

63 mannen en 48 vrouwen

91 mannen en 84 vrouwen

21 verschillende federale instellingen (8 FOD’s, 2 POD’s, 7 parastatalen, 4 wetenschappelijke instellingen)

27 verschillende federale instellingen (10 FOD’s, 2 POD’s, 8 parastatalen, 7 wetenschappelijke instellingen)

Evaluatie Editie II: on-line enquête: evaluatie van de tevredenheid en transfer (eind maart 2014):

- verstuurd naar 150 deelnemers

- 101 respondenten (respons% van 67 % !, evenwichtige verdeling NL/FR, M/V, AB/CD, OPE/TACT)

=> 78% van de respondenten gaf een globaal beoordelingscijfer van 7 of meer op 10 aan zijn ontwikkelingstraject, 23% gaf zelfs een 9 of een 10

=> Ruim 72 % van de respondenten was het eens tot helemaal eens met de stelling dat het traject hen geholpen heeft hun functioneren als leidinggevende te verbeteren.

Sterke punten trajecten

• De unieke kans om ervaringen en inzichten uit te wisselen met collega-leidinggevenden van andere organisaties

• De samenhang, openheid en steun binnen de groep

• De professionele ondersteuning en begeleiding door de trajectbegeleiders

• Het gevarieerde en flexibele programma

Verbeterpunten trajecten

• Het ontbreken van een follow-up

=> ca. 74 % van de respondenten gaf aan dat zij behoefte hadden aan een verderzetting (follow-up) van hun traject, het liefst in de vorm van intervisiesessies met hun oorspronkelijke trajectgroep

• Het theoretisch kader zou soms meer uitgediept mogen worden door de trajectbegeleider

=> Remediëring in editie III

Vragen ?

OFOIFA IN VERANDERING!

VERHUIS SUBTITLE OF THE PRESENTATIONKandidaatstelling en selectie

Doelpubliek• Franstalige en Nederlandstalige ambtenaren

(contractuelen en statutairen, ook Smals)

• van de FOD’s, POD’s, parastatalen en wetenschappelijke instellingen die willen deelnemen aan de trajecten + Federale Politie, Defensie, de Rechterlijke Orde

• van niveau A, B, C of D

• die min. 1 jaar ervaring hebben

• in een leidinggevende functie (hiërarchisch of functioneel) op operationeel of tactisch/strategisch niveau

Leergroepen• Max. 15 deelnemers / groep• NL en FR groepen (geen tweetalige groepen)• Groepering van leidinggevenden die een

gelijkaardige werkcontext en ontwikkelingsbehoeften hebben:

> operationele leidinggevenden niveau A-B operationele leidinggevenden niveau C-D > tactisch / strategische leidinggevenden

=> aparte, maar gelijkaardig trajecten  => aparte kandidaatstellingsdossiers

• Heterogene groepen (bij voorkeur ≠ organisaties, diversiteit qua ervaring, leeftijd, sexe, …)

Managementniveaus

=> geen sluitende definities=> afhankelijk van

wat u doet (uw taken en verantwoordelijkheden), met wie u in interactie treedt, en uw plaats in het organigram van uw organisatie

Strategisch

Tactisch

Operationeel

ManagementniveausOperationele leidinggevenden: bijv.

- Beginnende leidinggevenden

- Leidinggevenden uit het lagere middenkader

Tactische leidinggevenden: bijv.- Geven vaak leiding aan andere leidinggevenden

Strategische leidinggevenden: mandaathouders

Aantal deelnemers

Totaal (operationeel + tactisch): max. 210 deelnemers

14 groepen (7 NL + 7 FR) van max. 15 deelnemers

Minimum 2 groepen niveau C-D (1 NL + 1 FR) bij de operationele leidinggevenden

Deelnemingsvoorwaardenmbt uw ORGANISATIE :

uw organisatie moet binnen de stafdienst P&O/opleidingsdienst een SPOC (single point of contact) voor de trajecten aangeduid hebben (zie lijst SPOC’s op www.ofoifa.be)

uw stafdienst P&O/opleidingsdienst dient vóór de intake de deelnemers op de hoogte te brengen van de visie op leidinggeven binnen uw organisatie

Deelnemingsvoorwaarden KANDIDAAT (1/2)

U dient:

te behoren tot een organisatie die beantwoordt aan de bovenstaande voorwaarden

minstens 1 jaar ervaring als (hiërarchisch of functioneel) leidinggevende te hebben

gemotiveerd te zijn om uw competenties als leidinggevende te ontwikkelen en om het geleerde in de praktijk te brengen

bereid te zijn om uw eigen ervaringen als leidinggevende te delen en u bloot te geven 

Voorwaarden KANDIDAAT (2/2)

bereid te zijn om input en feedback te geven aan andere deelnemers

zich te engageren om aanwezig te zijn tijdens de 12 groepssessies en tijd vrij te maken voor de individuele en groepsopdrachten

de steun te genieten van uw functionele chef en van uw stafdienst P&O / opleidingsverantwoordelijke

OPGELET: het is mogelijk dat uw organisatie bijkomende voorwaarden stelt aan de kandidaten (qua niveau, ervaring, …). Raadpleeg daarom uw intranet of uw SPOC !

Kandidaatstellingsdossier

Standaard kandidaatstellingsdossier per traject

(operationeel / tactisch) op www.ofoifa.be

Dossier: 3 delen:

deel I: vult u zelf in

deel II: vult uw functionele chef in

deel III: vult uw stafdienst P&O / OV in

Rol van uw chef

• U dienstvrijstelling verlenen• De intake en outtake samen met u voorbereiden• Aanwezig zijn op het intake- en outtakegesprek en

op de dag met de chefs• U ondersteunen en opvolgen tijdens het traject• Ervoor zorgen dat u het geleerde zoveel mogelijk

in de praktijk kan brengen

=> Engagement !

Rol SPOC stafdienst P&O / opleidingsdienst (1/2)

• Is contactpunt voor de trajecten, zowel voor geïnteresseerden binnen uw organisatie (informatieverstrekking) als voor het OFO;

• Beantwoordt vragen over de deelnemings-voorwaarden en de selectieprocedure

• Neemt de kandidaatstellingsdossiers binnen uw organisatie in ontvangst

• Begeleidt de selectie van de kandidaten

• Bezorgt de dossiers van de geselecteerde kandidaten en hun prioritisering aan het OFO

Rol SPOC (2/2)

• Zorgt ervoor dat elke deelnemer vóór de intakegesprekken input heeft gekregen mbt de visie op leidinggeven binnen uw organisatie

• Volgt de deelnemers op tijdens hun traject en ondersteunt ze

• Bewaakt mee de transfer naar de werkplek

• Geeft feedback aan het OFO

Kandidaatstelling

U dient het ingevulde kandidaatstellingsdossier te bezorgen aan uw SPOC (NIET aan het OFO !).

De deadline voor het indienen van de dossiers is in principe 10 juli 2015, maar kan verschillen per organisatie.In sommige organisaties is de datum om praktische redenen vervroegd. Raadpleeg daarom uw intranet of uw SPOC !

Selectieprocedure (1/3)• Uw stafdienst P&O / opleidingsdienst selecteert de

kandidaten en rangschikt hen volgens prioriteit. => geen beperking van het aantal voorgestelde

kandidaten per organisatie (geen quota)=> validatie van de selectie en prioritisering door het Directiecomité

• De SPOC maakt de dossiers van de geselecteerde kandidaten en hun prioritisering over aan het OFO (deadline = 24 augustus 2015)Als uw dossier niet wordt overgemaakt aan het OFO, wordt u hiervan op de hoogte gebracht door uw SPOC.

Selectieprocedure (2/3)

• Indien het OFO meer kandidaatstellingen ontvangt dan dat er deelnemers toegelaten kunnen worden tot een traject, zal er een beperking opgelegd worden aan het aantal deelnemers per organisatie. De deelnemers zullen dan op basis van hun rangschikking volgens prioriteit toegelaten worden.

• Het OFO brengt de SPOC op de hoogte welke kandidaten kunnen deelnemen aan de trajecten (week van 28 september).

Selectieprocedure (3/3)

12 oktober 2015: Het OFO brengt de deelnemers op de hoogte en nodigt hen samen met hun chef uit voor het intakegesprek

Kandidaten die geselecteerd zijn door hun organisatie maar niet toegelaten kunnen worden tot het traject omdat er te veel kandidaten zijn, worden hiervan op de hoogte gesteld door het OFO. Indien zij vragen hebben bij de prioritisering van dekandidaten van hun organisatie dienen zij contact opte nemen met hun SPOC.

PlanningJUNI 22 juni Informatiesessie voor de kandidaten bij OFO

JULI 10 juliOPGELET: deze datum kan verschillen per organisatie ! Raadpleeg uw intranet of uw SPOC !

Deadline indienen kandidaturen bij uw SPOC.

AUG 24 augustus Overdracht dossiers geselecteerde kandidaten (+ prioritisering) door de SPOC aan het OFO

OKT 12 oktober Kennisgeving definitieve selectie en groepssamenstelling aan deelnemers + uitnodigingen intakegesprekken door OFO

NOV Intakegesprekken (deelnemer + zijn chef)

DEC Intakegesprekken (deelnemer + zijn chef)

JAN Start trajecten

Contactpersonen

Bij uw organisatie:Zie lijst SPOC’s op www.ofoifa.be

Bij het OFO: Projectleider: Sarah Geens (sarah.geens@ofoifa.fgov.be, tel.: 02 573 74 32)Secretariaat: dhr. Dominik Monteyne

(dominik.monteyne@ofoifa.fgov.be, 02 573 74 51)Algemeen e-mailadres: LMT@ofoifa.fgov.be

Vragen ?

Bedankt voor uw aandacht !