By Aqel M. Aqel, CISA, MBA

Jeddah - Saudi Arabia 2nd of July 2009

Change Management A Lecture About

عقل محمد عقل: إعداد وتقديم

المملكة العربية السعودية–جدة

2009الثاني من أغسطس

إدارة التغييرمحاضرة عن

ترحباملستقبلمشورةشركة

عالموالإالثقافةوزارةفرعبمنسوبي

املكرمةمكةبمنطقة

لقخلق اإلنسان من عأقرأ باسم ربك الذي خلقربك األكرم الذي علم بالق لم واقرأ

علم اإلنسان ما لم يعلم

صدق هللا العظيم

1

5

2

34

مقدمة1. التغيري”ما هو“نظرة سيكولوجية: التغيري على مستوى اإلفراد

التغيري املؤسسي2.أمهيتهاملؤسسات الناجحة والتغيري

معايري اجلاهزية للتغيري3.منوذج مقرتح

خالصة4.أهم خماطر التغيريمالمح خطة العمل

المقدمة

”قبل امليالد 475-535هرياكليتوس “ التغيري يكاد يكون هو الثابت الوحيد

ينشأ معنا وجيب أن نعتادهأمثلة عديدة...

االنتقال من املدرسة للجامعة، الزواج: على مستوى األفرادرسالة املصطفى صلى هللا عليه وسلم: اجلماعاتالتغيري نعمة ورمبا نقمةالتغيري املستهدف مقابل التغيري العشوائي

يتعذر جتنبهInevitable حتميUnavoidableقد ال ميكن التنبؤ بهUnpredictable متسارعAccelerating متقطعDiscontinuous مؤثرImpacting

التغيري يف حياة الفرد يرتبط بشعوره بالسيطرةالشعور بالسيطرة يقدم لإلنسان:

السعادة، الصحة، الفاعليةإحساس الفرد بالسيطرة الداخلية على جمريات اإلحداث:

خيفف الضغوط النفسيةيزيد من الفاعلية والقدرة على األداءاإلحساس بسيطرة القوى اخلارجية:

يزيد الضغوط النفسية االجناز/ يقلل القدرة على األداءتقاوم حىت التغيريات االجيابية: يؤدي لتشكل الشخصية السلبية

أثر وجود األهداف الواضحة يف حياة الفرد:يودي إىل توقع وحتديد التغيريات القادمةاخلاضع للسيطرة / التغيري املوجهControlled Change

يرتبط بأهداف واضحة ومقنعةيسهل على الشخص تقبله بل يسعى حنوه بكل مهة استعداد أفضل للمفاجئاتاالستفادة من التجارباالستعداد ملزيد من التغريات القادمةؤسسيقدرة الفرد على التعامل مع التغيري تدعم التغيري امل

التغيير المؤسسي

املؤسسات متاما كاألفراد:هلا دورة حياةتتعرض للضغوط:

اخلارجيةPEST:سياسية، اقتصادية، اجتماعية، تقنية فقدان الكفاءات، فقدان السيطرة، احملسوبية: الداخليةأهم التحديات اليت تواجه املنشأة وتدفعها للتغيري الشامل

غرينرمنوذجGreiner لألزمات املؤسسية

متوقعة تتطلب التغيريأزمةمظاهر النمواملرحلة

1 .Leadership Crisisأزمة قيادةCreativityالريادية واإلبداع

2 Autonomy Crisisأزمة استقاللية Directionالتوجيه

3 Control Crisisأزمة سيطرةDelegationالتفويض

4 Red-Tape Crisisأزمة خطوط محراء Coordination and Monitoringالتنسيق واملراقبة

5 Internal Growthأزمة منو داخل املنظومة Collaborationالتعاون

؟؟ Extra-Organizational Solutionsحلول استثنائية للنمو6

التغيري يف مقابل التحولChange versus Transformationاسلسلة من التغريات املنظمة للوصول إىل نتيجة أو وضع محتول الصخور إىل املاس بفعل الضغط واحلرارة: مثال.التحول للحكومة االلكرتونية : مثالe- Transformation :

حيتاج للتخطيط والتنظيم حلماية االستثمارات يف هذا النطاقحيتاج للمحافظة على الضوابطيستلزم مشاركة اجلميع الفاعلة دائما هنالك مقدار من الضبابية

Using e-Readiness to facilitate organizational transformation

Source: Aqel M. Aqal.

e-Readiness الجاهزية

Criteria Method

s

Audits

Initiatives Monitoring

الوضع القائمة ExistingSituation

Barriersمعوقات

محدودية

Limitations

الوضع المرغوب DesiredSituation

Opportunitiesالفرص

Initiatives (projects(

TrainingInfrastructure

e-Services Change ManagementUncertaintضبابية

ies

أثر نظام إدارة املوارد على املنشأةERP اليدوية ، املؤمتتة كليا أو جزئيا -إجراءات األعمالالعالقات بني أصحاب املصلحةفريق التقنية ودوره يف التغيري

اهم األصول يف املنشأة–معاجلة البيانات القدميةالتعامل مع املنظومة اجلديدةتسيري النظامني معاً لفرتة ما امن املعلوماتكيف حنمي االستثمار يف النظام إدارة املشروعإدارة العالقات مع املقاولني

املنشأة اليت تتعلمLearning Organization “An organization that continuously learns through its

members individually and collectively to create a sustainable competitive advantage by effectively managing internally and externally generated change”

Many Resources ميزة تنافسية هي املنشأة اليت يقوم ميارس أفرادها ومجاعاهتا التعلم باستمرار لبناء

.مستدامة من خالل أدارة التغريات الداخلية واخلارجية بفاعلية

صفات املنشأة اليت تتعلمLO Characteristics Cultural Valuesالقيم 1. & Leadership Commitmentالتزام القيادة والتفويض 2.

Empowerment Communicationاالتصال 1. Knowledge Transferنقل املعرفة 2.Employee Characteristicsصفات العاملني 3.Performance Upgradingتطوير الفاعلية 4.ي اليت تصنعهاملنشآت اليت تتعلم أقدر على مواجهة التغيري بل ه

Cultural Valuesالقيم . 1دور القيادة أساسي يف وضع القيم للمنشأة تضمني التعلم املستمر يف القيم األساسية باملنشأة

اءات ختصيص منهجيات وإجراءات لدعم قيم التعلم املستمر والتجريب تطوير الكفاحلرية متاحة للتجربة واإلخفاق وتقبل الفشل واستقبال النقد البناءالتمييز بني التقصري يف أداء العمل وتبين مبادرة غري موفقة اعتبار التعلم والتطوير متطلب أساسي لإلبداع

Leadership Commit.& Empowermentالتزام القيادة والتفويض . 2 يؤسس القائد روح الفريق يشجع ويفوض الصالحيات ويتابع البحث والتطويريدعم اجملازفة املدروسة ويوفر أجواء الثقة بالعاملنيدائم البحث عن الفرص ويعيد مراجعة املخاطرمينح العاملني السلطة املطلوبة لفهم وتنفيذ أدوارهم بفاعلية شخصية القائد التحويليTransformational Leadership Style

Communicationاالتصال . 3القيادة تقوم باالتصال لبث الوعي بالرؤية والرسالة واألهدافقنوات االتصال مفتوحة بني األطراف املختلفةاالتصال سريع وواضح ومرناالتصال منفتح ومتفهم ومشرتكتوقع وتقبل حدوث تعارض وخالفات

األخطاء فرصة للجميع كي يتعلميوفر االتصال جو من الثقة بعيدا عن اللوم والتقريعاحلرية يف اإلفادة عن األخطاء واملشاكلةيوفر االتصال الفرصة للتعلم واكتساب املعارف إلبداع معارف جديد.

Knowledge Transferنقل املعرفة . 4 مشاركة املعرفة أهم أداة للتعلمتشجيع مشاركة وتبادل املعارف واخلربات والدروس املستفادة مشاركة املعرفة تتيح استخالص الفرص وإبداع اجلديد يف العمل

“رب مبلِغ اوعى من سامع”توفري وإتاحة املخزون املعريف للعاملني استخدام التقنيات احلديثةتطوير منوذج إلدارة املعرفة

Employee Characteristicsصفات العاملني . 5 أهم األصول وهم مادة التغيري وأداتههم من يعتنقون أو يقاومون التغيريالعاملون يعارضون الضبابية أو النتائج املتوقعة من التغيريساهم يف حتقيق باإلضافة إلتقان املهام املوكلة إليهم، يدرك العاملون أمهيتها وكيف ت

أهداف املنشأةكيف حنصل على مثل هؤالء:

عملية االختيار والتعيني يف املقام األولتطوير القدرات املهنية والسلوكية

القدرات القيادية القدرات التنفيذيةالتخطيط والتنظيم واإلدارة

Performance Upgradingحتسني الفاعلية . 6قياس األداء بوصلة لقياس مدى كفاءة املنشأةحتسني الفاعلية

االستمرار يف تطوير أداء اخلدمات املقدمةمنتجات إسرتاتيجية جديدة/ عرب توفري خدمات : اإلبداع.تفضيل احللول اجلذرية على احللول اآلنية املؤقتة

إتباع الطرق التحليلية والعلمية لدراسة املشكالت التأكيد على ضرورة التغيري للتطوير والتحسنيتوضيح املسؤولية يف األداء للعاملني

معامل االرتباطCorrelation لم بني خصائص املنشاة اليت تتعوالقابلية للتغري

اليت تتعلم والقابلية للتغيريمعامل االرتباط بني خصائص املنشأة

Cultural Valueالقيم•متوسطة Communicationاالتصال •Knowledge Transferالتبادل املعريف •Performance Upgradingتطوير األداء •

leadership commitment & empowermentوالتفويض التزام القيادة•عالية employee characteristicsصفات العاملني•

نموذج مقترح: معايير الجاهزية للتغيير

لتغيريهي قدرة أو قابلية املنشأة إلدارة ا”: اجلاهزية للتغيري“يقرتح احد الباحثني منوذجاً من سبعة عناصر:

قدرة املنشأة على إدراك املتغريات احملتملة والقائمة 1.

قابلية القيادة2.

الثقافة السائدة يف املنشأة3.

املمارسات اإلدارية يف املنشأة4.

الكفاءات الوظيفية وموائمتها5.

إدراك املنافع والعوائد6.

فاعلية اهليكل التنظيمي7.

قدرة املنشأة على إدراك املتغريات احملتملة والقائمة . 1 هل هنالك آليات ملراقبة التغرياتPESTهل هنالك آليات حلصر وتقييم املخاطر والفرص هل يتم مراقبة التغيريات لدى املنافسني واجلهات املكافئةهل هنالك آليات ومسؤوليات ملتابعة التطوير والتحسني يف:

املنتجات العمليات واإلجراءاتاخلدمات املقدمة العمالء/ رضا املستفيدين

قابلية القيادة. 2هل لدى القيادة رؤية واضحة ملستقبل املنشأة وتؤمن هباتههل تشعر القيادة العاملني باعتناقها للتغيري وتشعرهم بأمهيي باملقابلهل تقدر القيادة تضحيات العاملني لتحقيق التغيري وهل تضحهل تقوم بتحفيز وقيادة ومكافأة التغيري يف املنشأةهل هنالك آليات جملاهبة املشكالت املتوقعة أو القائمةهل تشيع القيادة جواً من الثقة بأمهية التغيريتقييم االتصال املؤسسي بالقيادة

الثقافة السائدة يف املنشأة. 3 ة للتطوير والتحسنيهل ثقافة املنشأة تعترب التغيري أمراً طبيعيا وعملية مستمر ثقافة التحفيز واملكافأةآليات التظلمثقافة جتاوز املرجعثقافة تطوير املوارد البشرية

املمارسات اإلدارية يف املنشأة. 4املوائمة اإلسرتاتيجية آليات اختاذ القرار يف املنشأة

آليات واضحة وسهلة ومنفتحةيوجد قنوات حمدودة ومركزية الختاذ القرار القرار صعب ومركزي(Red Taps)مرونة التنظيم اإلداري

الكفاءات الوظيفية وموائمتها. 5 مناسبة كفاءات العاملني يف الوظائف املختلفةالتدريب واملتابعة من املدراء للتابعنيحتضري اإلدارينيSuccessive Management آليات التدريب الوظيفي

إدراك املنافع والعوائد. 6مستوى التواصل مع العاملني بشأن منافع التغيريموائمة أهداف املنشأة مع أهداف العاملني ًالتواصل بشأن أثر التغيري على العاملني شخصيا حتديد حوافز مرحلية تتناسب مع العاملني

فاعلية اهليكل التنظيمي. 7هل اهليكل التنظيمي موثًق؟هل هو معروف ومتداول بني أصحاب املصلحة؟هل يعكس مجيع األهداف والنشاطات اإلسرتاتيجية؟هل يوضح العالقات واملرجعيات والسلطات؟هل يتكامل مع مهمات إدارة املوارد البشرية؟هل هنالك آلية إلدارة اهليكل التنظيمي وحتديثه؟موقع فريق تقنية املعلومات يف التنظيم

الخالصة

عدم وضوح ما التغيري الذي نستهدفه بالضبطعدم توضيح السبب واملسبب وعالقته بأعمال املنشأةعدم وضوح توجه اإلدارة العليا ودعمها وموافقتهاعدم إشراك املستويات اإلدارية املختلفةاإلشاعات هي مصدر املعلومات الوحيدام ومسئولياتعدم توضيح هيكلية الوضع املستقبلي وما يعتمد عليه من مهعدم موائمة املهام واألدوار يف التغيري مع الكفاءات واملهاراتيةخماطر تتعلق بتشعب العمل يف إدارات خمتلفة داخلية أو خارجعدم موائمة التغيري مع الثقافة السائدةخطط عمل للتغيري غري فعالة ال حتوز ثقة أصحاب املصلحة

التغريمراجعة خطة عمل املشروع وتاريخ املنشأة فيما يتعلق بستوياتتلمس وحصر أهم أسباب مقاومة التغيري على خمتلف املكمةتصميم رسائل معلوماتية ألصحاب املصلحة وفق خطة حم

نشرات/ اجتماعات / لقاءاتمحالت توعيةحوافزتصريح رمسي استغالل النجاحات العاجلة