OPTIMALISASI PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT MELALUI PENYUSUNAN PEDOMAN

PENGELOLAAN PENGADUAN MASYARAKAT PADA KOMISI PENGAWAS HAJI INDONESIA

Project Leader

Abdillah

Arif Nurrawi

Mentor

M. Tahmid Slamet Riyadi

Coach

Balai Diklat Keagamaan JakartaDiklat PIM IV Angkatan XXVII

Jakarta, 10 September 2015

Latar Belakang

UU 13 Tahun 2008 tentang penyelenggaraan ibadah haji

pasal 12 mengamanahkan pembentukan KPHI

Menerima masukan dan saran masyarakat mengenai Penyelenggaraan Ibadah Haji

TUGASMelakukan pengawasan serta memberikan pertimbangan untuk penyempurnaan Penyelenggaraan Ibadah Haji Indonesia

FUNGSI

Latar Belakang

PMA 80 Tahun 2013 tentang Perubahan Kedua Atas PMA 10 Tahun 2010 tentang Organisasi

dan Tata Kerja Kementerian Agama

pasal 304C Subdit Fasilitasi KPHI

Menyiapkan bahan fasilitasi penerimaan masukan dan saran masyarakat tentang penyelenggaraan ibadah haji

TUGAS Melaksanakan Fasilitasi Administrasi dan Teknis kepada Komisi Pengawas Haji Indonesia

FUNGSI

SEKSI PENGADUAN MASYARAKAT, INFORMASI, dan KOMUNIKASI

Latar Belakang

November 2014 di Launching Pengaduan On Line di www.kphi.go.id

Awal tahun 2015 sampai sekarang, pengaduan masyarakat berjumlah tiga pengaduan

Jumlah pengaduan kurang signifikan dibandingkan kompleksnya permasalahan penyelenggaraan haji

Latar Belakang

Pengaduan masyarakat itu tidak hanya bersifat pasif dengan menunggu masuknya saran,

masukan, dan pengaduan

Latar Belakang

Bisa dilakukan secara aktif sehingga saran, masukan, dan pengaduan masyarakat bisa dijaring melalui berbagai sumber dan media

Kerjasama dengan lembaga-lembaga yang mengawasi pelayanan publik

Menjaring melalui media sosial Facebook, Twitter, Instagram, dan media sosial lainnya.

Penjaringan secara aktif juga bisa dilakukan melalui fokus grup diskusi, surat pembaca, komentar pembaca, group-group WhatsApp, BBM, kelompok masyarakat, dan lain-lain

Gagasan Perubahan

Pedoman

Pengelolaan

Saran, Masukan,

dan Pengaduan

Masyarakat

OPTIMALISASI & EFEKTIVITASPenerimaan Saran, Masukan dan Pengaduan Masyarakat

Perubahan Pola dan Konsep Kerja

J U D U L

Penyusunan Pedoman Pengelolaan Pengaduan Masyarakat

pada Komisi Pengawas Haji Indonesia

T U J U A N

November 2014 di Launching Pengaduan On Line di www.kphi.go.id

Terlaksannya Penjaringan

Terwujudnya Laporan Tahunan

Tersusunnya PedomanJANGKA

PENDEK

JANGKA

Menengah

JANGKA

Panjang

MANFAAT

Memberikan

Kemudahan Menjaring

dan Pedoman

Mengelola

Mempermudah Masyarakat Menyampaikan Pengaduan

M I L E S TO N E

TAHAP & KEGIATAN WAKTU OUTPUT

Koordinasi Tim Kerja & Persiapan Program Kerja Pekan IUraian Tugas

Time Schedule Notulensi

Penyusunan Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat Pekan II s.d. V Draft Buku Pedoman

Editing Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat Pekan VI s.d. VII Draft Buku Pedoman

yang Disempurnakan

Layout dan Design Cover Pekan VII s.d. VIII Dami Buku Pedoman

Persetujuan Pekan IX Surat Persetujuan

Penjilidan dan Penggandaan Pekan X Buku Pedoman

JANGKA

PENDEK

M I L E S TO N E

TAHAP & KEGIATAN WAKTU

Meningkatnya Kemampuan SDM dalam Menjaring Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat

Januari s.d. Desember 2016

Melaksanakan Penjaring Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat dengan Memedomani Buku Pedoman

Evaluasi Pelaksanaan Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat

JANGKA

Menengah

M I L E S TO N E

TAHAP & KEGIATAN WAKTU

Mengembangkan Buku Pedoman Pengelolaan Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat Sesuai Kebutuhan

Januari s.d. Desember 2017

Menyusun Buku Laporan Tahunan Pengelolaan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat

JANGKA

Panjang

Tata Kelola Proyek

PROJECT LEADER

MENTOR

COACH

PENCAIRAN ANGGARAN EDITOR PENYUNTING ANGGOTA

Identifikasi Stakeholder

Pemangku Kepentingan

PengaruhKuat Sedang Lemah

DPR, KPK, BPK, BPKP, POLRI,

Kejaksaan, KSP, OMBUSDMEN

v

Kapus Pinmas vItjen Kemenag v

Kanwil & Kanmenag v

PIHK, KBIH v

Pemangku Kepentingan

Pengaruh

Kuat Sedang LemahKomisioner vDirjen PHU v

Ses Ditjen PHU vDityan LN PHU vDityan DN PHU v

Ditbina PHU vDitlola PHU v

ANGGARAN

RAPAT DALAM KANTOR

Rp30.450.000,-(Tiga Puluh Juta Empat Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)

Rapat:1.Penyusunan Tim dan Agenda Kerja 2.Membuat Kerangka Buku Pedoman 3.FGD 4.Evaluasi Penyusunan Buku Panduan 5.Penyusunan Laporan

T i m P e r u b a h a n

Kegiatan Nama Uraian Tugas

Menetapkan & Mengarahkan Arif Nurrawi Menetapkan, mengarahkan dan memberikan

bimbingan untuk mencapai tujuan

Penyusunan Konsep & Supervisi Abdillah Memimpin Proyek Perubahan dan Mengevaluasi

perkembangannya

Mencairkan Anggaran Fitsa Burhanuddin Mencairkan anggaran proyek perubahan

Menulis Naskah Hartono Menyiapkan naskah buku pedoman

Mengedit Naskah Asep Subhana Mengoreksi, mengimprovisasi, dan mengedit naskah dan draft buku pedoman

Sinkronisasi Aturan Mahdisin Mensinkronkan buku pedoman yang disusun dengan tata peraturan perundang-undangan

Menyiapkan Bahan Tholhah Menyiapkan bahan, Literatur, design cover

Penghubung Teknis Retno Dwi Astuti Penghubung teknis antar unit dan lembaga

Mencairkan Anggaran Suviyatni Membantu pencairan anggaran

Membuat Laporan Tengku Nina Membuat notulensi rapat, daftar hadir pertemuan, Penyusunan Laporan

Identifikasi Potensi Masalah

No Kendala yang Mungkin Muncul

Resiko yang Harus Diantisipasi bagi

Keberhasilan Proyek Perubahan

Strategi Mengatasi Kendala

1 Adanya penugasan kantor di antara anggota Tim

Sebagian tugas yang diberikan kepada anggota tim tersebut tidak selesai

Mengalihkan tugas kepada anggota Tim yang berada di

kantor

2 Anggaran dialihkan untuk kegiatan lain

Tidak terlaksannya kegiatan Rapat Dalam Kantor (RDK)

Melaksanakan rapat proyek perubahan tanpa anggaran

di saat jam kantor

3Pelaksanaan tidak sesuai

dengan jadwal yang ditentukan

Target penyelesaian proyek perubahan bisa mundur

Mengefektivkan schedule waktu yang dibuat dengan

mereschedule

Time Schedule & Monitoring

TAHAP & KEGIATAN WAKTU MULAI WAKTU SELESAI

Koordinasi Tim Kerja & Persiapan Program Kerja 14 Sept 18 Sept

Penyusunan Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat 21 Sept 19 Okt

Editing Draft Buku Pedoman Penjaringan Saran, Masukan, dan Pengaduan Masyarakat 20 Okt 29 Okt

Layout dan Design Cover 30 Okt 6 Nov

Persetujuan 9 Nov 13 Nov

Penjilidan dan Penggandaan 16 Nov 18 Nov

PENUTUP

Terima Kasih

الحمد هلل رب العاملني