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Stakeholders

Técnicas de Engajamento

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Sumário

1. Introdução ..................................................................................................... 3

2. Definição ....................................................................................................... 3

3. Classificação ................................................................................................ 4

4. Identificação ................................................................................................ 5

5. Mapeamento ............................................................................................... 7

6. Priorização ..................................................................................................... 7

7. Engajamento .............................................................................................. 10

8. Norteadores do Engajamento ............................................................... 11

9. Nível de Engajamento .............................................................................. 12

10. Monitoramento ....................................................................................... 14

11. Download ................................................................................................. 14

12. Conclusão ................................................................................................ 14

13. Bibliografia ................................................................................................ 15

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1. Introdução

Muito se ouve falar sobre Partes Interessadas (Stakeholders) e os

efeitos, positivos ou negativos, que os mesmos possuem sobre o

projeto a partir do nível de engajamento dispendido por cada um.

Muito se fala em estarmos próximos a elas, direta ou indiretamente,

influenciá-las, monitorá-las e, ultimamente, engajá-las.

A dúvida que fica é como realizar esse processo para afim de

obter sucesso?

O PMBOK® 5 possui uma Área de Conhecimento específica para

isso, apresentando algumas ferramentas muito úteis que podem ser

aplicadas no dia a dia pelo Gerente de Projeto. Este artigo tem o

objetivo de apresentar as principais Partes Interessadas em um projeto

e descrever, com um pouco mais de detalhes, os mecanismos que

podem ser utilizadas para engajar tais Partes.

Deixe seu comentário ou questionamento caso não tenha

entendido alguma parte do texto ou então fique à vontade para

compartilhá-lo

2. Definição

Segundo o PMBOK®:

Uma Parte Interessada é um indivíduo, grupo ou organização que

pode afetar, ser afetada ou sentir-se afetada por uma decisão,

atividade ou resultado de um projeto.

Partes Interessadas podem estar ativamente envolvidas no

projeto e terem seus interesses afetados positiva ou negativamente,

dependendo do bem ou mal que o projeto lhe proporcionará.

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Tomemos como exemplo um Gerente de Contas que necessita,

com urgência, de alterações em um módulo financeiro do Sistema de

Retaguarda da Organização. Por outro lado, temos na empresa um

Gerente de Compras que por sua vez encontra-se satisfeito com o

processo de Compras utilizado.

Ambas são Partes Interessadas para um projeto que visa

modificar a forma como o processo de compras será realizado. Esta é

uma situação de extrema importância pois a realização do projeto

terá impacto negativo em ambas as Partes.

Por mais alinhado que possa estar o projeto o mesmo sofrerá

uma forte resistência, tanto do setor de Contas quanto Compras pois

o mesmo não atenderá as necessidades de cada um, apesar de ser

necessário segundo a Visão da empresa.

3. Classificação

A imagem abaixo, presente no Guia PMBOK, Pág. 30, apresenta a

relação entre o projeto, o gerente de projeto, a equipe do projeto e

outras Partes Interessadas.

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Elas possuem vários níveis de autoridade e responsabilidade que

podem sim variar durante a execução do projeto. Por este motivo, o

monitoramento constante e contínuo, e o entendimento e

balanceamento de suas expectativas e exigências destas Partes

torna-se especialmente importante para o sucesso do projeto.

4. Identificação

Vários podem ser as Partes Interessadas envolvidas em nosso

projeto. Porém, dentre as principais, podemos citar:

Patrocinador

Pessoa ou grupo que fornece os recursos necessários para a

execução do projeto.

Cliente e Usuários

Pessoas internas ou externas a organização que utilizarão o

produto ou serviço.

Vendedores e Fornecedores

Empresas externas contratadas através de um contrato formal

que fornecerão recursos ou serviços para execução do

projeto.

Gerentes Funcionais

Pessoas dentro da organização que desempenham papel

gerencial.

Gerente de Projeto

Pessoa responsável por executar as atividades necessárias

para conclusão do projeto.

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Escritório de Projetos

Célula da organização cuja função é prover suporte ao

projeto e aos Gerentes de Projeto de várias formas.

Equipe do Projeto

Todos os recursos humanos da organização que participam

da execução do projeto de alguma forma.

Outras Partes Interessadas

Podem ser órgãos públicos, ONG’s, instituições financeiras,

especialistas em determinada área de conhecimento,

consultores ou qualquer um que possa, novamente, contribuir

ou ser afetada pelo projeto.

Para que seja possível realizar o mapeamento de forma correta

o Gerente de Projetos deve buscar:

Identificar as categorias das Partes Interessadas a partir da

cadeia de valor da empresa;

Aplicar os critérios de priorização definidos e selecionar as

categorias das Partes Interessadas correspondentes;

Listar pessoas que representem cada subcategoria das Partes

Interessadas a ser envolvido;

Pesquisar dados secundários: documentos / web – pesquisar

documentos como o organograma e a cadeia de valor da

empresa para checar os públicos (interno ou externo);

Identificar subcategorias das Partes Interessadas a partir de

“brainstorming” coletivo;

Se necessário, realizar um trabalho de campo ou contar com

parceiros que possam auxiliar na tarefa.

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5. Mapeamento

Várias são as formas de se classificar as Partes Interessadas do

projeto com o objetivo de exercer maior influência e controle sobre

elas. Em um primeiro momento as Partes Interessadas devem ser

classificadas como:

Primárias

Estão diretamente relacionados com a cadeia de valor da

empresa.

1. Empregados (gestores e operacionais diretos e

indiretos);

2. Investidores e proprietário;

3. Clientes

4. Fornecedores e parceiros.

Secundárias

Público que tem interesse e influência no negócio mesmo sem

participar diretamente de sua cadeia de valor.

1. Governo / Legislação - ONGs / Sociedade civil;

2. Sindicatos;

3. Mídia;

4. Associações comerciais;

5. Competidores;

6. Comunidade local.

6. Priorização

Após a identificação das Partes Interessadas em Primárias ou

Secundárias é necessário aplicar os Critérios de

Priorização identificando onde cada Parte Interessada se encaixa.

Muitos são os critérios de priorização que podem ser utilizados não

existindo o melhor ou o pior.

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O dia a dia de cada, a cultura, o ambiente e a forma como a

Organização age nos fornecerá informações sobre quais critérios

serão utilizados. São eles:

Dependência

Nível de dependência da Parte Interessada em relação à

Organização. Essa dependência pode ser em relação a

recursos financeiros (salários, investimentos, pagamentos,

doações e afins) ou não financeiros (insumos, trabalho,

produtos, serviços).

Impacto

Grau de alteração sofrida pela Parte Interessada por

atividades e ações da Organização podendo ser no meio

físico ou social.

Influência

Grau de interferência que a Parte Interessada pode exercer

na tomada de decisão ou no andamento do projeto, sem

necessariamente ter poder formal para tanto.

Poder

Domínio de responsabilidade formal (legal, financeira,

governança e/ou operacional) estabelecido por meio de

normas, contratos, políticas ou outros documentos normativos.

Proximidade da relação

Grau de proximidade das Partes Interessadas em relação à

Organização. Inclui as Partes internos como empregados

diretos e indiretos e externos como parceiros, fornecedores,

governo e aqueles que vivem próximo aos locais de

produção.

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Urgência ou Tensão

Grau de urgência e tensão das Partes Interessadas em

relação a uma situação específica.

Representação

São as Partes Interessadas que se apresentam com

legitimidade para representar o interesse ou a voz de um

grupo impossibilitado de se expressar diretamente, como

futuras gerações ou meio ambiente.

Ponto de vista

Partes Interessadas que podem trazer um ponto de vista

menos conhecido, normalmente pelo perfil pessoal, mas

também pelo contexto que vivencia.

Após a identificação dos Critérios de Priorização a serem

utilizados podemos agrupar todas as Partes Interessadas em uma

única Matriz como a apresentada abaixo, afim de identificar a

relevância de uma.

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7. Engajamento

Pode ser entendido como o processo através do qual incluímos

o ponto de vista da Parte Interessada no processo decisório da

Organização. Desta forma, conseguiremos ampliar a percepção de

cada Parte, o que nos permitirá desenhar estratégias de atuação

mais adequadas para cada uma delas.

Segundo o PMBOK ® 5, Pág. 401, os níveis de engajamento

podem ser classificados como:

Desinformado;

Resistente;

Neutro;

Fornece Apoio.

Uma matriz nova matriz deverá ser elaborada pelo Gerente de

Projeto identificando o quão engajado cada parte se encontra e

trabalhando constantemente para vencer as lacunas que as de

apoiar o projeto. A mesma pode ser preenchida com as letras C

indicando o estado Corrente e D para Desejado.

Além da matriz apresentada acima, outros modelos também

podem ser utilizados para classificar as Partes, tais como:

Grau de Poder x Influência;

Grau de Influência x Impacto;

Grau de Interesse x Poder.

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Grau de Influência

Possas responsáveis pelas decisões, pela administração de

processos ou mesmo formadores de opinião:

Interesse

Pessoas que possuem ou não interesse pela realização e

entrega do projeto;

Grau de Poder

Pessoas que possuem uma alta posição hierárquica dentro da

organização, pelo carisma ou mesmo pela liderança

apresentada pela Parte Interessada;

Grau de Impacto

Pessoas que podem efetuar mudanças no planejamento ou

mesmo execução do projeto.

8. Norteadores do Engajamento

O principal objetivo a ser atingido com o processo de

engajamento é dar voz as Partes Interessadas. Tais norteadores

podem ser assim classificados:

Inclusividade

Diretamente relacionado ao nível de participação das Partes

Interessadas que impactam e são impactadas, na busca por

melhores soluções aos desafios de sustentabilidade.

Materialidade

Identificação das questões mais relevantes da Organização e

Partes Interessadas, podendo impactar na estratégia definida

pela própria.

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Responsividade

Resposta dada pela Organização sobre assuntos materiais por

meio de decisões, ações e execução de atividades, além da

própria comunicação.

9. Nível de Engajamento

Durante a execução do projeto caberá ao Gerente de Projeto

utilizar as ferramentas descrias abaixo para manter as Partes

Interessadas apoiando o projeto. As que por algum motivo não

apoiam devem receber uma atenção especial aplicando-se:

Consulta

Procura identificar o ponto de vista das Partes, não havendo,

entretanto, diálogo com a Organização. Exemplos são

iniciativas de averiguação de temas de interesse das Partes

para a construção de teste de materialidade ou percepção

sobre novo produto ou conceito.

Diálogo

Nível avançado de envolvimento das Partes Interessadas

onde as mesmas são convidadas a participação sobre a

discussão de um determinado tema ou assunto que poderá

afetar a execução do Projeto.

Resolução de Conflitos

Processo de diálogo entre a Organização e as Pares

Interessadas cujo objetivo final é eliminar uma situação de

conflito ou disputa de interesses.

Quanto maior for o diálogo e mais aberta a relação entre as

Partes, mais duradoura serão as decisões pós-conflito.

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Parceria

Formalização e desenvolvimento de uma parceria que visa

beneficiar ambas as Partes. Geralmente está associada à

negociação, deveres e ganhos, firmada através de termos

contratuais.

Empoderamento

Nível mais elevado dentre todos, pois através dele fornecemos

maior poder às Partes para a tomada de decisões. Exemplo

disso é a participação de stakeholders em conselhos de

administração ou conselhos consultivos.

Para se atingir o sucesso pretendido no processo de

engajamento das Partes Interessadas várias metodologias podem ser

aplicadas. Segundo Mille Bojer, Heiko Rochl, Marianne Knuth no livro

Mapeando diálogos, algumas opções são:

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10. Monitoramento

É importante que o Gerente de Projeto monitore

constantemente o nível de engajamento presente em cada Parte

Interessada do projeto sem deixar nenhuma pessoa de fora do seu

círculo de influência. Durante o processo de monitoramento algumas

questões podem ser levantadas como ponto de partida.

Os objetivos estavam claros?

A Parte Interessada envolvida respondeu de forma produtiva

ao diálogo proposto?

O tema abordado era de interesse das Partes Interessadas e

da organização?

A metodologia utilizada foi adequada?

A logística atendeu às necessidades?

Quais os aprendizados extraídos da experiência?

No caso de uma avaliação da qualidade do resultado,

procure refletir sobre:

Como a atividade foi avaliada pela Parte Interessada?

O resultado objetivo atende às necessidades da

Organização?

11. Download

Planilha de Controle das Partes Interessadas.

12. Conclusão

Existem várias técnicas e mecanismos que podem ser utilizados

para aproximar as Partes Interessadas das decisões do Projeto. Estas

opções devem ser utilizadas pelo Gerente de Projetos que, por sua

vez, deve identificar quais técnicas podem ser aplicadas e quais

serão descartadas.

Uma boa identificação das Partes Interessadas aumenta, em

muito, as chances de sucesso do projeto. Mas o processo de

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engajamento das Partes, trazendo-as para próximo da Organização,

ouvindo suas preocupações, esclarecendo suas dúvidas, permitindo

sua participação ativa no projeto oferecerão oportunidades

singulares para obtenção do sucesso na conclusão do projeto.

Até lá.

13. Bibliografia

PMI - Um guia do conhecimento em gerenciamento de projetos.

Guia PMBOK® 5a. ed. – EUA: Project Management Institute, 2013;

BOURNE, Lynda. Stakeholders relationship management: a maturity

model for organizational implementation. England: Gower

Publishing Limited, 2009.

Livro Mapeando Diálogos, Mille Bojer, Heiko Rochl, Marianne Knuth.