MANEJO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

Carlos Pelcastre

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A) Identificación de las características del proceso de organización

Concepto: Grupo de personas y métodos organizados con un fin determinado.

Elementos de la organización:

v Grupo humano v Recursos v Fines y Objetivos v División de trabajo v Proceso de dirección v Posibilidad de remoción y sustitución del recurso humano

ORGANIZACIONES

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CARACTERISTIC

AS DEL PROCESO

DE

ORGANIZACION

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B) Aplicación de los principios de la organización

DEL OBJETIVO

Es el último fin al que se dirige una acción u operación. Es el resultado o sumatoria de una serie de metas y procesos.

ESPECIALIZACIÓN

Proceso en el que un individuo descentra en una actividad concreta o en un ámbito intelectual restringido en vez de embarcar en su totalidad de las actividades posibles ó la totalidad del conocimiento.

JERARQUIA

Es una estructura que se establece en orden a su criterio de subordinación entre personas, tal criterio puede ser inferioridad, anterioridad, posterioridad, etcétera.

AUTORIDAD &

RESPONSABILIDAD

Debe corresponder al grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

UNIDAD DE MANDO

Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación en particular solamente de una persona.

DIFUNCIÓN

Proceso de propagación o divulgación de conocimientos, actividades o costumbres.

AMPLITUD

Debe haber un límite en cuanto al número de subordinados que debe reportar a cada ejecutivo.

COORDINACIÓN

Capacidad de ordenar elementos en apariencia dispares para lograr un objetivo determinado.

CONTINUIDAD

Describe los procesos y procedimientos que una organización pone en marcha para garantizar que las funciones esenciales puedan continuar.

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C) ESTRUCTURACIÓN DE ORGANIGRAMA

Concepto: Representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución, en la cual s se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de l las personas que trabajan en las mismas.

Funciones: Tiene una doble finalidad:

• Desempeña un papel informativo, al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas que conozcan, a nivel global, sus características generales.

• Es un instrumento para realizar análisis estructurales al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.

Simbología:

INICIO Ó FIN FLUJO DE INFORMACIÓN

DESICIÓN

PASOS O CONDICIÓN DOCUMENTO EN PROCESO DOCUMENTOS EN PROCESO

DATOS DE ALGUNOS PROCESOS QUE

REQUIEREN TRASLADO

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Tipos de organigramas: Existen distintos tipos y clasificaciones de organigramas, los cuales se pueden distinguir segundo los siguientes criterios:

Según su contenido

v Organigramas estructurales: presentan solamente la estructura administrativa de la organización.

v Organigramas funcionales: muestran, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de cada departamento.

v Organigramas de integración de puestos: resaltan dentro de cada unidad, los puestos actuales y también el número de plazas existentes y requeridas.

Según la amplitud que se utiliza

v Organigramas de carácter general: muestran toda la organización y sus interrelaciones. v Organigramas de carácter específico: representan solamente la organización de un

departamento o sub-unidad dentro de la organización.

Según la forma elegida

v Verticales: muestran a las unidades ramificadas de arriba hacia abajo, con la máxima autoridad ubicada en el nivel superior.

v Horizontales: ordena las unidades ramificadas de izquierda a derecha, colocando a la máxima autoridad en el extremo izquierdo.

v Mixtos: disponen la estructura utilizando recursos verticales y horizontales. v Circulares: colocan a la máxima autoridad en el centro, y los departamentos en torno a esta.

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D) INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL DISEÑO DE ORGANIGRAMAS

Métodos de recolección de datos:

v Investigación documental (a través de leyes, reglamentos, reformas, boletines, etc.). v Cuestionarios escritos. v Entrevistas con jefes y empleados. v Observación directa de los locales en donde se desarrolla el trabajo (se observa de las oficinas y

talleres donde se labora).

Organización de datos:

v Los datos recopilados se organizan por medio de jerarquías, puestos, responsabilidades, actitudes, aptitudes y capacidades. Para así poder obtener la jerarquización, perfil de puestos y funciones que se requieren para la empresa.

v Los organigramas son útiles instrumentos de organización, puesto que nos proporcionan una imagen formal de la organización, facilitando el conocimiento de la misma y constituyendo una fuente de consulta oficial; algunas de las principales razones por las que los organigramas se consideran de gran utilidad, son:

Ø Representan un elemento técnico valiosos para el análisis organizacional. Ø La división de funciones. Ø Los niveles jerárquicos. Ø Las líneas de autoridad y responsabilidad. Ø Los canales formales de la comunicación. Ø La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento. Los jefes de cada grupo de

empleados, trabajadores, etc. Ø Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o

sección de la misma.

Análisis de datos:

v Analizar es conocer y comprender más profundamente una cuestión o situación y así sacar conclusiones para saber dónde hay un error y así poder corregirlo.

v La información recopilada debe ser analizada, interpretada y confirmada. En un organigrama debemos de analizar la precisión, sencillez, uniformidad, presentación y su vigencia.