organização e manutenção do

arquivo

O que é o arquivo?

Um arquivo é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data, a sua forma, o seu suporte material, elaborados ou recebidos por

um organismo público ou privado, em função da sua actividade e conservado para efeitos administrativos. O arquivo funciona como a

memória organizada da instituição que serve.

A Associação de Arquivistas Portugueses adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza

ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.

O documento é um registo que reproduz ou representa, uma coisa ou uma pessoa, podendo servir de meio de prova ou de confirmação de um acontecimento, situação ou ocorrência. A empresa apresenta através de documentos os factos relativos à sua actividade. Os documentos constituem a memória da empresa. As empresas têm necessidade de recolher ordenadamente os documentos que contêm registos de dados e informações de interesse, garantindo a sua conservação e assegurando as consultas provenientes dos seus diversos sectores. Essa recolha, conservação e consulta são asseguradas pelo arquivo.

Para que serve um arquivo?

Um arquivo tem variadíssimas funções, tais como:

• Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;

• Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;

• Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;

• Arquivar os documentos, visando a preservação da informação;

• Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda;

• Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.

Importancia de um arquivo

A importância do arquivo para a empresa está associada ao aumento de documentos que ela produz ao longo do tempo. Há necessidade

de se estabelecerem critérios de guarda e de eliminação de documentos, quando estes já não são mais úteis para a organização. A adoção de

técnicas arquivísticas adequadas permite não apenas a localização eficiente da informação desejada, mas também a economia de recursos

para a empresa

Organizacao de um arquivo

Organização de arquivos: a organização de arquivos é um procedimento que tem como finalidade principal criar formas de controlo e monitoramento do

armazenamento de documentos nas empresas. Tem inúmeras vantagens que passam pelo ganho de tempo, segurança da informação (muitos

documentos são perdidos devido à falta de organização) e economia (otimização) de espaço, entre outros...

Acesso rápido aos documentos: cabe destacar o ganho em termos de praticidade com o rápido acesso aos documentos arquivados, através de sistemas

próprios de informática ou, caso seja necessário, desenvolvendo sistemas específicos, voltados para as características e necessidades da empresa.

Arquivo morto: Para organização destes arquivos compreendem a digitalização de documentos para armazenagem em arquivo morto. Esse procedimento

é muito utilizado para documentos em quarentena, que podem ser requeridos a qualquer momento mas provavelmente não serão.

Descarte Seguro: Tabela de temporalidade, a tabela de temporalidade é o instrumento com o qual se determina o prazo de permanência de um

documento em um arquivo e sua destinação após este prazo. O descarte seguro deve obedecer às regras previstas no que diz respeito à guarda de

documentos por longo tempo ou possibilidade de descarte.

Tipos de arquivos

Na frequência do uso ou consulta, existem vários tipos de arquivos tais como:

Arquivo Ativo: mantém arquivados os documentos e papéis de uso, consulta e referência constante e atuais, ou que se encontram em fase de

conclusão.

Arquivo Inativo: guarda documentos e papéis que oferecem menor frequência de uso, consulta ou referência.

Arquivo Morto: armazena documentos de frequência de uso, consulta ou referência quase nulas, mas mesmo assim são significantes e precisam

ser guardados, e inclusive organizados como um arquivo ativo.

Principais unidades de arquivos

Processo: Constituído por um conjunto de tipos documentais referentes a uma qualquer acção administrativa ou judicial, sujeita a tramitação

própria normalmente regulada. Exemplo: Processo judicial

Dossier: unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos compilados com o fim de informar uma decisão pontual.

Colecção: documentos do mesmo arquivo, organizada para efeitos de referência ou conjunto de tipos documentais organizados por

tipologia, assunto ou outra qualquer característica comum.

Série: Unidade arquivística constituída por um conjunto de documentos simples ou compostos a que, originalmente, foi dada uma ordenação

sequencial,de acordo com um sistema de recuperação da informação.