RUMUSAN SEMENTARA HASIL DISKUSI IMPLEMENTASI APLIKASI REPOSITORY PADA WORKSHOP PENGELOLAAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

UK/UPT LINGKUP BADAN LITBANG PERTANIAN CISARUA, 3-5 APRIL 2012

Kemutakhiran data

Workshop ini berhasil memutakhirkan data repositori publikasi pada server lokal yaitu sebanyak 609 judul artikel yang awalnya 959 menjadi 1568. Data ini berasal dari 67 judul publikasi yang terdiri dari kategori publikasi 22 jurnal, Buletin, 5 Warta, 14 prosiding, 15 Info teknologi dan 2 judul Majalah. Pemutakhiran data ini yang telah dilakukan oleh peserta selama pelaksanaan pengelolaan akan diupload ke dalam server repositori dan dilakukan editing dan verifikasi kembali.

Pengelolaan:

1. Pengelolaan repositori di tingkat UK/UPT harus melibatkan pengelolaan perpustakaan, Web dan publikasi yang merupakan staf dari bidang KSPHP di tingkat UK dan Jaslit di tingkat Balit sehingga seharusnya sinergi ini sudah harus terjalin.

2. Perlu dibuatkan satu rekomendasi mekanisme pengelolaan repositori yang dimulai dari produksi publikasi hingga di-upload ke dalam repositori. Mekanisme yang diusulkan adalah sbb.:

3. Akun pengelola repository diberikan kepada UK/UPT dan digunakan bersama oleh pengelola informasi (pengelola web/pustawakan/publikasi).

4. Untuk menghindari duplikasi dengan konten digital library yang telah dibangun harus diberikan definisi dan pedoman konten yang ada pada masing-masing sistem. Repositori publikasi memuat hasil penelitian/pengembangan/pengkajian/kegiatan dari masing-masing UK/UPT yang telah dipublikasikan dalam bentuk jurnal, prosiding, dsb. Sedangkan digital library merupakan koleksi yang dimikili oleh perpustakaan UK/UPT.

5. Untuk keamanan dan identitas artikel repositori publikasi Badan Litbang Pertanian diperlukan Watermark pada setiap halaman artikel. Usulan untuk watermark adalah menggunakan logo badan litbang pertanian dan logo kementerian pertanian sebagai back ground tulisan (terlampir).

Publikasi Terbaru Pengelola Publikasi

Metadata Petugas Perpustakaan

Pengelola Web

Repository

Percetakan

Publikasi Lama Perpustakaan

Scan ; Metadata Petugas Perpustakaan

6. Pada implementasinya terdapat file artikel yang berukuran besar sehingga berpotensi untuk mengurangi kecepatan akses dan kenyamanan pengelola dalam mengunggah file dan pengunjung dalam mengunduh file. Untuk itu pada pengembangan kedepan perlu menggunakan viewer.

7. Perlu penyempurnaan PANDUAN yang lebih detil untuk pengelolaan repositori publikasi versi berikutnya.

Konten Informasi 1. Konten yang dimasukkan pada repositori adalah publikasi yang diterbitkan masing-

masing instansi. 2. Konten informasi yang dimuat dalam repositori dikategorikan menjadi Jurnal, Buletin,

Warta, Majalah, Prosiding, Laporan dan Info Teknologi. Pengkategorian publikasi akan disesuaikan dengan jenis publikasi yang ada di UK/UPT. Misalnya Buku yang didalamnya memuat beberapa artikel, dapat dikelompokkan dalam prosiding sehingga perlu kategori publikasi prosiding diperluas dan diganti menjadi Buku & Prosiding.

3. Laporan yang dimuat dalam repositori adalah laporan yang telah dipublikasikan UK/UPT, misalnya Laporan Tahunan. Untuk laporan bulanan, laporan hasil penelitian, laporan hasil kegiatan dsb tidak dianjurkan dimasukkan dalam repositori.

4. Konten informasi seperti bahan presentasi, laporan bulanan, laporan hasil kegiatan, materi pelatihan yang tidak dipublikasikan merupakan kekayaan intelektual Badan Litbang Pertanian yang perlu dimasukkan dalam repositori publikasi, dan dikelompokkan dalam kategori publikasi “Grey Literatur” .

5. Publikasi sekunder berupa kumpulan abstrak dan bibliografis merupakan publikasi yang berfungsi sebagai alat temu kembali koleksi bagi perpustakaan sehingga publikasi ini dikategorikan sebagai layanan perpustakaan dan tidak dimasukkan dalam repositori publikasi.

Pengunjung 1. Pengunjung repositori dibedakan menjadi 2 yaitu tamu dan member. Tamu adalah

pengunjung yang belum pernah me-registrasi. Untuk aplikasi versi berikutnya “Tamu” hanya diberikan hak akses pada satu judul artikel saja dengan cara mengisi buku tamu.

2. Member dapat mendownload file artikel lengkap setelah login menggunakan akun member. Untuk memperoleh akun ini pengunjung diharuskan mendaftarkan diri /register. Kemudian sistem repositori akan memverifikasi dan mengirimkan konfirmasi pendaftaran.

3. Untuk pengembangan kedepan perlu dibuat akun khusus member bagi staf Badan Litbang Pertanian. Akun ini dapat mengakses file lengkap dari artikel koleksi kategori publikasi “grey literatur”.

4. Registrasi ditambah Profesi

Aplikasi Repositori Saran untuk pengembangan aplikasi ke versi berikutnya: Back-End: 1. Field Length Nama penulis : harus ditambah 2. Tambah Pada kategori publikasi Info Teknologi belum ada upload Artikel Lengkap, tapi di

Proses edit sudah ada 3. Cari berdasar publikasi pada level Daftar Artikel yang tampil hanya max 10 sebetulnya

data yg ada > 10 4. Uploda file artikel =>3 Mb tidak finish 5. Entri artikel pada buletin Plasma nutfah, tampil terbitan yang berbeda, namun pada hasil

(front end) tidak ada masalah. Setelah log out ulang entri utk terbitan selanjutnya tidak masalah (Gbr 2)

6. Belum tersedia untuk publikasi Buku yg mempunyai artikel. Bisa dimasukkan pada kelompok Prosiding & Buku.

7. Kata kunci disediakan field tersendiri 8. Penyeragaman penulisan Judul Publikasi: CAPITAL dan Judul Artikel : Huruf Awal besar

lanjutkan 9. Nama: Dibalik / Tidak ?

Front-End 1. Hasil telusur berdasar artikel pada level 1 (Gbr 1) : disarankan seperti pada hasil telusur

pada Sciendirect 2. Login: Menu utama halaman repositori Over flow, dan Wide space terlalu banyak 3. Ukuran file ditampilkan di download level 1 4. Web service pada masing web UK/UPT 5. Pencarian advanced search: Perlu ditambah ISSN/ISBN dan dibatasa range tahun

6. Form register masih perlu ditambah profesi 7. Pembatasan waktu, pertimbangkan keaktifannya seperti pada e-mail (>=3 bulan)