Material preparat per l’Observatori del Tercer Sector

EL CICLE DE GESTIÓ DEL VOLUNTARIAT

Algunes reflexions

Novembre 2007

Diferents situacions de partida

Organitzacions a l’etapa 1• Centrades en la motivació (millor dit, “desmotivació”)• Èmfasi en els objectius de l’associació

Organitzacions a l’etapa 2• Ja es plantegen algunes qüestions com la captació, formació

o potser seguiment...• Comencen a considerar objectius d’entitat i persona

Organitzacions a l’etapa 3• Introdueixen la visió de cicle• Motivacions de persona i organització en equilibri

Importància de la visió global

ENTENDRE LA GLOBALITAT DE LA VIDA/ITINERARI DE LA PERSONA VOLUNTARIA EN

L’ORGANITZACIÓ

No només es selecció o formació o reconeixement o motivació....

Es el conjunt dels elements necessaris per la gestió del voluntariat a l’organització durant tota la seva

relació

Qualitat al voluntariat

La visió de cicle ajuda a millorar l’eficàcia i eficiència de la gestió

Millora de la qualitat en la gestió de voluntariat:• Introducció de processos i sistemes• Passar de criteris personals a organitzacionals

De fet, moltes de les etapes del cicle ja les gestionen de manera informal, com coses aïllades, sense una visió global

Definició• Perfils• Captació• Selecció

1 Incorporació• Compromís• Procés d’acollida

2

Desenvolupament

• Organització• Formació• Comunicació• Participació• Seguiment 3Reconeixement

• Reconeixement formal

• Reconeixement informal 4Desvinculació

• Gestió de la sortida• Relació posterior

5

· Relació equip remunerat i voluntariat· Identificació missió i valors

Temes transversals:

· Planificació· Estructura organitzativa· Sistematització

Fase de preparació:

Gestionar des del cicle

Definició• Perfils• Captació• Selecció

1 Incorporació• Compromís• Procés d’acollida

2

Desenvolupament

• Organització• Formació• Comunicació• Participació• Seguiment 3Reconeixement

• Reconeixement formal

• Reconeixement informal 4Desvinculació

• Gestió de la sortida• Relació posterior

5

· Relació equip remunerat i voluntariat· Identificació missió i valors

Temes transversals:

· Planificació· Estructura organitzativa· Sistematització

Fase de preparació:

Gestionar des del cicle

Planificació• Establir els plans d’actuació en relació amb el voluntariat• Calendari concret i objectius de cada acció

Estructura organitzativa• Assignació de les funcions vinculades en relació amb el

voluntariat dins l’entitat

Sistematització• Especificar per escrit aquests procediments (execució no

basada exclusivament en el coneixement o l’experiència de la / les persona / es que els estan realitzant)

Comentaris sobre la preparació

Gestionar des del cicle

Definició• Perfils• Captació• Selecció

1 Incorporació• Compromís• Procés d’acollida

2

Desenvolupament

• Organització• Formació• Comunicació• Participació• Seguiment 3Reconeixement

• Reconeixement formal

• Reconeixement informal 4Desvinculació

• Gestió de la sortida• Relació posterior

5

· Relació equip remunerat i voluntariat· Identificació missió i valors

Temes transversals:

· Planificació· Estructura organitzativa· Sistematització

Fase de preparació:

Comentaris sobre la definició

Perfil• Competències tècniques• Competències motivacionals

Captació• Identificar col·lectius amb potencial de voluntariat a l’entitat• Base per poder seleccionar

Selecció• Ser capaços de dir “no”• Saber i poder dir “no”: capacitat de gestió limitada, missió i

satisfacció del voluntariat

Gestionar des del cicle

Definició• Perfils• Captació• Selecció

1 Incorporació• Compromís• Procés d’acollida

2

Desenvolupament

• Organització• Formació• Comunicació• Participació• Seguiment 3Reconeixement

• Reconeixement formal

• Reconeixement informal 4Desvinculació

• Gestió de la sortida• Relació posterior

5

· Relació equip remunerat i voluntariat· Identificació missió i valors

Temes transversals:

· Planificació· Estructura organitzativa· Sistematització

Fase de preparació:

Comentaris sobre la incorporació

Compromís• Clarificar expectatives i compromisos mutus• Obligació de la “Ley del Voluntariado”• Adequar llenguatge al tarannà de l’organització: no és un

contracte!

Acollida• Sempre hi ha acollida, encara que no es plantegi

expressament• Explicacions operatives i de valors• Decidir si es realitzarà un període de tutoratge

Gestionar des del cicle

Definició• Perfils• Captació• Selecció

1 Incorporació• Compromís• Procés d’acollida

2

Desenvolupament

• Organització• Formació• Comunicació• Participació• Seguiment 3Reconeixement

• Reconeixement formal

• Reconeixement informal 4Desvinculació

• Gestió de la sortida• Relació posterior

5

· Relació equip remunerat i voluntariat· Identificació missió i valors

Temes transversals:

· Planificació· Estructura organitzativa· Sistematització

Fase de preparació:

Comentaris sobre el desenvolupament

Organització• Formació de grups de voluntariat / mixtes• Forma d’estructuració interna dels grups / comissions

Formació• Decidir si és formació tècnica o de valors en funció de perfil• Definir un itinerari formatiu al llarg de la vida del voluntariat

Comunicació• Establir / aprofitar canals de comunicació amb el voluntariat• Fixar criteris en relació a la freqüència de la comunicació, el mitjà utilitzat, etc.• Reflexionar sobre la utilitat i tipus d’informació

Seguiment• Poder saber si s’està fent bé o malament• Clau per fidelitzar o exclusió de voluntaris

Participació• Importància de la vida associativa• Definició del rol actiu a l’organització del voluntariat• Coneixement del voluntariat del que passa a l’organització

Gestionar des del cicle

Definició• Perfils• Captació• Selecció

1 Incorporació• Compromís• Procés d’acollida

2

Desenvolupament

• Organització• Formació• Comunicació• Participació• Seguiment 3Reconeixement

• Reconeixement formal

• Reconeixement informal 4Desvinculació

• Gestió de la sortida• Relació posterior

5

· Relació equip remunerat i voluntariat· Identificació missió i valors

Temes transversals:

· Planificació· Estructura organitzativa· Sistematització

Fase de preparació:

Comentaris sobre el reconeixement

Reconeixement• Reconèixer que és una relació d’intercanvi• Reconeixement formal: Més fred. Exemple: certificats,...• Reconeixement informal: Més càlid. Exemple: comentaris

responsables,...

Altres aportacions• Reintegrament de despeses?• Facilitats especials de transport, etc...• Beneficis adicionals com a col·lectiu: entrades gratis,

descomptes, etc...• En funció dels valors de l’entitat, potser no són plantejables

Gestionar des del cicle

Definició• Perfils• Captació• Selecció

1 Incorporació• Compromís• Procés d’acollida

2

Desenvolupament

• Organització• Formació• Comunicació• Participació• Seguiment 3Reconeixement

• Reconeixement formal

• Reconeixement informal 4Desvinculació

• Gestió de la sortida• Relació posterior

5

· Relació equip remunerat i voluntariat· Identificació missió i valors

Temes transversals:

· Planificació· Estructura organitzativa· Sistematització

Fase de preparació:

Comentaris sobre la desvinculació

Gestió de la sortida• Conèixer les causes de la sortida del voluntariat• Si no s’aprofunditza, la “causa fàcil” per persona i entitat és la

falta de temps. Però els dies segueixen tenint 24 hores! Baixada en la prioritat personal: Esbrinar el perquè!

Relació posterior• I després, què?• No abandonar la comunicació ni relació encara que no sigui un

voluntariat actiu• Pensar en clau de relació futura: possibles associats,

participació com a voluntariat puntual, persona que parla bé de l’entitat,...

Gestionar des del cicle

Definició• Perfils• Captació• Selecció

1 Incorporació• Compromís• Procés d’acollida

2

Desenvolupament

• Organització• Formació• Comunicació• Participació• Seguiment 3Reconeixement

• Reconeixement formal

• Reconeixement informal 4Desvinculació

• Gestió de la sortida• Relació posterior

5

· Relació equip remunerat i voluntariat· Identificació missió i valors

Temes transversals:

· Planificació· Estructura organitzativa· Sistematització

Fase de preparació:

Gestionar des del cicle

Definició• Perfils• Captació• Selecció

1 Incorporació• Compromís• Procés d’acollida

2

Desenvolupament

• Organització• Formació• Comunicació• Participació• Seguiment 3Reconeixement

• Reconeixement formal

• Reconeixement informal 4Desvinculació

• Gestió de la sortida• Relació posterior

5

· Relació equip remunerat i voluntariat· Identificació missió i valors

Temes transversals:

· Planificació· Estructura organitzativa· Sistematització

Fase de preparació:

Mantenir la visió global del cicle

Visió global• Possibilitat d’anar completant el que ja s’està fent

informalment amb reflexions per anar sistematitzant i creant processos

La carpeta de la gestió del voluntariat• Manera fàcil d’anar sistematitzant les tasques• A partir de les necessitats i la realitat• Sense agobiar-se!• El més important és millorar la tendència de gestió

Personalitzar el cicle en funció de l’organització!

Personalitzar el cicle !

………………

………………….

1 ………….

……………………………..

2

………………..

……………………..

3…………………..

………………………..

4……………………

………………………..

5

……………………………………..Temas transversales:

…………Fase de preparación:Fase de preparació

Temes transversals

Material preparat per l’Observatori del Tercer Sector

EL CICLE DE GESTIÓ DEL VOLUNTARIAT

Algunes reflexions

Novembre 2007