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COMITES DE ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos.

Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.

El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del Evento para el evento en cuestión.

El Comité de organización del evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.

El comité de organización del evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: Comité de finanzas: conjunto de personas que deben reportar los egresos e ingresos.

Máximo 6 y mínimo 5 integrantes

Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y buscan recursos económicos necesarios.

Establecen las prioridades de gastos, efectúan los pagos. Mantienen reuniones periódicas con el comité organizador.

Comité de programas:

Prepara el cronograma de las actividades con fechas y toques.

Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar.

Estructura el programa técnico

Establece los mecanismos para la preselección.

Selecciona los ponentes y conferencistas.

Selecciona coordinadores de actividades.

Entrega las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y exposición.

Estructura el programa social.

Elabora el programa de visitantes.

Fija fechas de reuniones

Programa acciones pendientes.

Mantiene informado al comité organizador.

Comité de apoyo o servicios generales:

Colabora en todo lo referente a planificación y logística.

Reservación del centro de convenciones

Montaje de salones.

Alquiler de equipos de sonido.

Reproducción del material organizador del personal técnico.

Comité de promoción/ relaciones públicas:

Diseño y elaboración del logotipo, afiche, programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con impresos.

Diseño y compra del impreso.

Elaboración de pancartas

Actos de inauguración y clausura.

Planificación y coordinación del protocolo con los medios de comunicación.

Comité de transporte:

Coordina todo lo referente al transporte.

Coordina la llegada y salida de los delegados e invitados en las terminales.

Coordina los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.

Comité de seguridad:

Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como de los delegados y participantes.

Vigila las instalaciones y materiales hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios.

Constata el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.

Coordina los servicios de ambulancia y primeros auxilios.

Comité de recepción:

Da la bienvenida a todos los participantes

Recibe a los invitados especiales.

Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra índole requerida por los delegados e invitados.

Comité de registro:

Coordina todo lo referente a la inscripción.

Diseña las planillas de inscripción.

Entrega el material y suministra información.

Comité de alojamiento:

Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje.

Contrata los servicios de alojamiento.

Distribuye las habitaciones

Asigna la habitación a los invitados especiales.

Comité de alimentos y bebidas:

Selecciona los menús del evento (desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios, entre otros.)

Organiza los horarios para la alimentación.

Comité de damas:

Coordina el programa de acompañantes.

Coopera en la recepción y hospedaje de los invitados y participantes.

Solicita obsequios y donaciones.

Ayuda en la planificación y organización del programa social

El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.

Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente.

Envío de la Actividad: Indicaciones / recomendaciones / herramienta infovirtual (sitio) generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se lleve a cabo en forma fluida.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO

Empezar lo más pronto posible

• Definir el responsable del evento

• Determinar el objetivo del evento

• Determinar la audiencia meta

• Realizar el presupuesto

• Definir opciones de sede

• Definir opciones de recintos

• Investigar vías de comunicación que conectan con la sede

• Investigar la capacidad hotelera

• Solicitar cotizaciones de las opciones de sede

• Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas

• Realizar primera revisión de avances

• Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo (apoyándose en cámaras y

asociaciones)

• Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas, entre otros

A ocho meses del evento

• Determinar los comités que el responsable del evento va a coordinar: hospedaje, transportación aérea y terrestre,

alimentos y bebidas, conferencistas/programa/contenido, promoción y publicidad

• Realizar viajes de inspección a las sedes preseleccionadas

• Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportación, alimentos y bebidas

• Analizar viajes y cotizaciones

• Elección de sede y recinto

• Analizar contrato y reglamento de operación del recinto seleccionado

• Revisar basa de datos

• Diseñar el Manual del Expositor

• Definir la imagen general del evento (logo, papelería y programa de producción)

• Diseñar la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing, revistas especializadas, radio,

televisión, prensa, productos promocionales, etc.)

• Definir plan de medios de promoción (calendarización)

A seis meses del evento

• Negociación con hoteles, recinto y transportación

• Definición de la fecha del evento, así como tiempos de montaje y desmontaje

• Revisión de presupuesto

• Depuración de la base de datos

• Inicio de la promoción del evento (pósters, invitaciones por correo directo, relaciones públicas, ruedas de prensa, etc.)

• Presentación del evento en medios y a clientes potenciales

• Revisión del programa preliminar del evento de acuerdo a los conferencistas confirmados

• Definir cómo se hará el preregistro (invitaciones y/o telemarketing)

• Elaborar el plan de transporte y hospedaje para los asistentes y sus acompañantes

• Establecer necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoración, atenciones, souvenirs, fotografía,

filmación, grabación de videos y memorias del evento, iluminación, escenografía, mamparas, tarimas, edecanes,

traducción, módulos de recepción e información, sala de prensa y organizador, publicidad, traducción simultánea,

impresos, mensajería, mobiliario

A cuatro meses del evento

• Enviar correspondencia de promoción

• Impresión de programas definitivos

• Diseñar el programa turístico para acompañantes

• Primer cierre y monitoreo del pre registro

• Continúa la depuración de la base de datos

• Redefinir necesidades y ajuste de presupuesto

A tres meses del evento

• Planeación del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios)

• Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores

• Ajustar necesidades de hotelería y transportación

• Continúa pre registro y ajuste presupuesto

• Entregar Manual del Expositor

A dos meses del evento

• Programación de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguración, etc.)

• Requerimientos adicionales: leyendas, mantas, señalización, gafetes, etc.)

• Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto

• Verificar avance de materiales impresos

• Revisar el presupuesto actual y pre registro

• Revisar con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores

A un mes del evento

• Prueba y confirmación del menú/montajes/colores del mantel

• Confirmar habitaciones del hotel

• Confirmar transportación

• Revisar equipo de apoyo

• Preparar paquetes de información para participantes registrados

• Primera junta con el recinto para la revisión de la logística del evento

• Labor de telemarketing para quienes no se han registrado

• Cerrar el contrato con alimentos y bebidas y pagar el anticipo A una semana del evento

• Cerrar cuentas con alimentos y bebidas

• Junta final para revisión de la logística con el recinto: horarios y fechas del montaje y desmontaje, vigilancia, limpieza,

requisitos de teléfonos y faxes, servicios de copiado, apoyo en escenografía, señalización, estacionamiento, ubicación del

área de registro, requerimientos para la inauguración, área de invitados especiales, proveedores oficiales, etc.

• Junta con alimentos y bebidas para revisar horarios y tiempos

• Junta con hoteles, confirmar últimos detalles

• Junta con empresa de transportación

• Confirmación de programa de acompañantes

Requerimientos para la inauguración

• Listón, tijeras, micrófono inalámbrico

• Presidium/tarima para presidium

• Personalizadores para presidium/iluminación

• Equipo de sonido

• Iluminación de podium

• Confirmar invitados importantes

• Fotógrafo/video

• Discurso

Equipo

• Equipo audiovisual

• Iluminación

• Decoración

• Tarimas

• Escenografía

• Mobiliario especial

• Sonido

• Requisitos de teléfonos/faxes y larga distancia

• Servicio de copiado

• Circuito cerrado

• Traducción simultánea

• Tablero para recados de los participantes

Instalaciones

• Área de registro: gafetes de pre registro, material a entregar, teléfono

• Sala de organizadores: teléfono, sala, circuito cerrado

• Sala VIP de conferencistas: sala, teléfono/fax, servicio de café, circuito cerrado

• Sala de prensa: teléfono/faxes, máquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito cerrado, sala, servicio de café,

área de información, estacionamiento, lugares especiales para las personalidades, señalización.

Promoción/Memorias

• Impresos/publicidad

• Atenciones a visitantes

• Reconocimientos

• Souvenirs

• Fotografía

• Filmación

• Gafetes de VIP´s organizadores y prensa

• Grabación de videos y memorias del evento.

Personal

• Anfitriones de conferencistas e invitados especiales

• Edecanes

• Programa de edecanes

• Traducción simultánea

• Programa de traducción simultánea

• Fotografía y video

• Operadores de equipo

• Variedad musical

• Vigilancia

• Limpieza

Se sugiere:

• Antes de tomar cualquier decisión, considere los resultados de una investigación de mercados previa

• Tenga una lista de proveedores alternativos

• Revise con anticipación los tiempos de correo directo, para que la papelería llegue a tiempo a los diferentes destinos

• Tenga listos varios conferencistas alternativos

• Si tiene invitados internacionales, considere las fechas para promocionar el evento con mayo anticipación

• Es importante realizar juntas periódicas con todos los que participan en la organización para que estén enterados de los

avances

• No deje de asistir por lo menos a dos juntas con el recinto

• Recuerde que al final de revisar la lista de pagos pendientes e incluirlos en el presupuesto

• Aproveche la clausura para anunciar su próximo evento

• Envíe cartas de agradecimiento a los expositores participantes

Marcano Larez Cristina, Comites de un evento, Presentacion Slideshare, recuperado 16 de febrero de 2017; http://es.slideshare.net/crismarla/los-comites-de-un-evento?qid=c4bed4e2-f45f-495c-bc62-ff6a2cae5f55&v=&b=&from_search=1

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