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Presentación del representante de la Superintendencia de Mercado de Valores (SMV), José Espinoza Aldave, de su exposición durante el taller "Sistemas de Tramite Documentario con Firma Digital" el cual se realizó en el local del RENIEC.
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Sistema MVNet, SMV Virtual, Gestión Documental y , , yMicroformas
Por: José Espinoza Aldave
Hitos ImportantesNuevo SGDNuevo SGD
Act Norma y SMV Virtual
E-ProspectusServicios
IOFE
Nuevos servicios
Adecuación al Sistema
Certificación SGD - Microformas
MVNet: Firma Digital
SGD – Entorno Web – BPM Workflow
Sistema Gestión Documental
1999-2002 2003 2005 2007-2009 2013 20142010 2011
Fuente Externa: Digital
DomicilioElectrónico
Servidor de Autoridad de Certificación
Aplicaciones
Sistemas de S i ió
EmpresasSupervisadas
Supervisión
HTTPS
Bitácora y Base de datos Institucional
Servidor Web
PortalSMV
Sistema de Gestión Documental
Sistema MVNet – Red del Mercado de Valores
Fuente Externa: Digital – SMV Virtual
Estrategias de Implementación
1. Revisión de las normas del mercado y normas internas Reglamento del Sistema MVNet Directiva del Sistema de Gestión Documental
2 Distribución de un certificado digital y una lectora para2. Distribución de un certificado digital y una lectora para todas las empresas.
3. Cambio en los requisitos en el TUPA Se cobra por el servicio de escaneo Nueva empresa en el RPMV: requisito adquirir certificado digital
y token.y
4. Sanción por no uso del Sistema a las empresas5. Ventanilla Única con la Bolsa de Valores de Lima
Estrategias de Implementación
1. Diseño del Sistema Enfoque similar al esquema físico Enfoque similar al esquema físico Uso de certificado para autenticación pero sólo para los
responsables de firma.U i fi d i l Usuarios que no firman acceden con usuario y clave
2. Cargo electrónico automático3 Notificaciones al domicilio electrónico3. Notificaciones al domicilio electrónico4. Procedimientos de contingencia (Trámite)5. Integración con el Sistema de Gestión DocumentalgComentario:Si bien la firma digital tiene el mismo valor que una firma manuscrita, la experiencia nos ha enseñado que si es similar al mundo físico tieneexperiencia nos ha enseñado que si es similar al mundo físico tiene menos rechazo.
Tipos de Documentos Electrónicos
Origen (Empresa) Características Documento Electrónico
1. Estructurado
E d Pl ill l A hi lEn documentos u otros medios
Plantillas en excel Archivos textos o planos
En documentos u otros medios
Especificaciones TécnicasTaxonomía - IFRS
Archivos XBRL(Estándar Internacional)
Sistemas informáticos Especificaciones Técnicas Archivos textosArchivos XML
En documentos u En formulario (MVNet) Archivos PDFotros medios
En documentos u otros medios
En formulario y plantillas word (MVNet)
Archivos Word
Si t E ifi i Té i A hi T t XMLSistemas Informáticos
Especificaciones TécnicasProceso en línea
Archivos Texto y XML(Firma agente automatizado)
2. No Estructurado
En documentos u Libre / sin especificaciones Archivos en Word Excel y pdfEn documentos u otros medios
Libre / sin especificaciones Archivos en Word, Excel y pdf
Gestión de Documentos
Documentos: Soporte papel
D t Fí iCiudadanos Fedatario InstitucionalDocumentos FísicosCiudadanosInstitucionesEmpresas
DocsDocsFirma Digital
Es ventana
DocumentosElectrónico
No
Es ventana única?
Si
Docs Electrónicos: Generación en SMV
Notificaciones Electrónicas
FirmadasDigitalmenteDigitalmente
ExpedienteExpedienteElectrónico
DomicilioElectrónico
Bitácora
Acuse de Recibo
Bandeja SGD
Información General SGD
Documentos SGD
Expedientes SGD
Estrategias de Implementación
1. Directiva de Gestión Documental Expedientes obran en el Sistema. Uso obligatorio Simplificación de tipos de documentos y numeración única Excepciones mínimasExcepciones mínimas Los físicos se quedan en Trámite Foliación por archivo y orden cronológico
E t i t i l Estaciones receptoras especiales
2. Acceso de documentos Sólo personal autorizado y por la estación asignada.p y p g Designación de responsables.
3. Procedimientos de reescaneo e integridad documentos
Estrategias de Implementación
1. Servicio de mensajería integrado al MVNet y SGD (cargo escaneado)(cargo escaneado)
2. Proceso de notificación valida las personas autorizadas a firmar.
3. Las boletas de contribuciones son notificadas por el Sistema y debe tener 2 firmas.
4 Trazabilidad del expediente y de los documentos4. Trazabilidad del expediente y de los documentos
Comentario:Comentario:Los documentos deben ser firmados digitalmente a tiempo.
Conservación de Documentos
Microformas de Digital a Digital
Verifica, Escanea Escanea
Indiza
Cargo
Control de
Control Calidad SMV
Firma Digital Fedatario
Generación
Recepción Preparación y
Control de Calidad
Fedatario
Generación de Medios
(DVDs)
Acta de
Sistema Gestión Documental
Revisa y deriva
Enviar Archivo Di it l
Recepción y Validación
p yMuestra de Exp
Microformas
Acta de Conformidad
Sistema MVNetDigital
VALOR LEGAL: CERTIFICADO DE IDONEIDAD TÉCNICA – INDECOPI
Acervo Documental
UNIDADES DE ALMACENAMIENTO ARCHIVO CENTRAL: FISICOACTIVIDADES CANTIDAD EN FOLIOS POR ELIMINAR TOTALACTIVIDADES CANTIDAD EN FOLIOS POR ELIMINAR TOTAL
ARCHIVO CENTRAL 1,740,000 1245,000 495,000- TRAMITE DOCUMENTARIO 375,000 255,000- CONVERTIDOS A MICROFORMAS 990,000 990,000ARCHIVOS DE GESTIÓN 270,000 270,000
ARCHIVO DIGITAL:
373 DVDs originales 1 - 3.980 gb373 DVDs originales 2 - 3.980 gb
Información a abril 2014
Solicitud expedientes por terceros
Solicitud de expedientes11. Usuario involucrado en el procedimiento sancionador2. Ciudadanos por Ley de Transparencia3. Órgano de Control Institucional (OCI)4. Auditores Externos5. Contraloría General 6 Ministerio Público (ver Caso)6. Ministerio Público (ver Caso)7. Poder Judicial8. Reniec9 C MEF BCR SBS t t9. Congreso, MEF, BCR, SBS entre otros
Comentario:Comentario:Es muy importante que en las normas de Contraloría, Ministerio Público y Poder Judicial se señale expresamente el reconocimiento a los documentos firmados digitalmentelos documentos firmados digitalmente.
Atención de SolicitudesAtención de Solicitudes
Microformas
Fedatario Institucional
Fedatario Juramentado
Muchas Gracias