Основы бюджетирования и финансового планирования для T&D- и HR- специалистов

Введение в бюджетирование и финансовое планирование деятельностью УЦ Вебинар №1

Лектор Ольга Стасевич

14.07.2015

- Сколько вам нужно денег, Шура? - 5 тыс. р. - В месяц? - В год

Содержание

1. Кратко о мероприятии

2. Задачи бюджетирования, понятия проекта и операционной деятельности

3. Разница бухгалтерского и финансового учета

4. Понятия накладных и прямых затрат, инвестиционные расходы

5. Что важно знать T&D и HR специалисту, чтобы грамотно спланировать и защитить бюджет

6. Общая информация о цикле вебинаров в T&D Dive

Цикл вебинаров

Цели Потребители

Затраты Ресурсы

Бюджет


цели ресурсы затраты учет

расходов формы учета

сложно-расчитываемые затраты

показатели

эффективности

бизнес-план

Сегодняшнее мероприятие

• Задачи бюджетирования, понятия проекта и операционной деятельности

• Понятия накладных и прямых затраты, инвестиционные расходы

• Разница бухгалтерского и финансового учета

• Что важно знать T&D и HR специалисту, чтобы грамотно спланировать и защитить бюджет

Что значит УЦ для компании 1. Средство мотивации персонала 2. Инструмент передачи необходимых

знаний и навыков по продуктам и процессам в компании

3. Подготовка кадрового резерва компании 4. Проведение обучения партнеров 5. Средство для развития компетенций,

знаний среди сотрудников для вывода компании на новый уровень развития

6. Сохранение уникальных знаний компании в компании, распространение их среди необходимых категорий сотрудников

7. Экономия расходов на внешних провайдеров

8. Позиционирование на рынке среди конкурентов

9. Проверка знаний в качестве элемента управления персоналом (аттестация, тестирование, сертификация)

10. Участие компании в тендерах с необходимым уровнем знаний сотрудников

Что значит УЦ для компании

• Если обученный сотрудник уходит, то сложно заставлять его вернуть расходы на его обучение

• Если необученный сотрудник остается, то от него трудно ждать роста производительности или новых решений

• Это затратное подразделение • Расходы на обучение часто

относятся к понятию «инвестиций» в персонал

• В период кризиса расходы на обучение и на маркетинг режут в первую очередь

• Эффективность расходов на обучение сложно доказуемо

Для вас важно:

•Цели УЦ

•Планирование

•Исполнение

•Получать финансирование на деятельность УЦ во время и в полном объеме!







Про цели

Целеполагание

время

ре

сур

сы

Модель «As is and as to be»

Примеры целей в УЦ

1. Обучить … количество человек на … курсах

2. Потратить … рублей

3. Научить сотрудников грамотно продавать услуги (товары)

4. Оформить договора и заявки на обучение для… департаментов, отчитаться перед бухгалтерией

5. Способствовать повышению показателей компании путем управления знаниями среди сотрудников и организацией процессов обучения

Разные уровни зрелости УЦ в компании

разовые курсы по запросу

Обучение всей компании

Стратегический подход По запросу

адм

ин

ист

ри

ро

ван

ие

Сам

оо

буч

ающ

аяся

о

рга

ни

зац

ия

Пр

оф

есс

ио

нал

ьны

й

спец

иал

ист

Упр

авл

ени

е о

буч

ени

ем

Пар

тнер

по

би

знес

у

кон

сул

ьти

ро

ван

ие




Бюджет

Финансовое планирование

Для учебного департамента важно:

1. Спланировать расходы по их статьям

2. Утвердить у финансовой службы и руководства

3. Вести мониторинг выполнения бюджета, отчетность

4. Можно вести анализ на основе данных, применять полученные данные для будущего планирования или предоставления этих данных руководству

Что важно финансовой службе

- Ну нет у меня никакого миллиона!

Финансовая служба

• Вашей финансовой службе важно: • Получить во время корректные данные

• Понимать, что из полученных данных подлежит корректировке, а что нет

• Какие лимиты можно заложить на разные ситуации в компании

• Какие расходы в какие периоды несет подразделение, с тем, чтобы деньги были на счете для выполнения обязательств

• Иметь общую картину по подразделениям, чтобы понимать, выполним ли общий бюджет, с учетом доходов

• Во время оплачивать счета компании по согласованным заранее расходам

• Оптимально, если подразделение может предоставить аналитику по своим данным, чтобы было видно как ведется управление подразделением, какую часть расходов на обучение несет компания относительно разных категорий (численность, доходы, категории обучающихся, рост продаж и проч.)

Вашему непосредственному руководителю важно: • УЦ бывают в составе более крупных подразделений,

которыми могут являться:

• Управление по работе с персоналом

• Департамент по развитию персонала

• Служба маркетинга

• Консалтинговое подразделение

• Техническая поддержка

• Служба продаж

• Кадровая служба

• Управление бизнес-развитием компании

• Руководитель компании

Руководителю важно:

- Моя фамилия Фунт! Я зиц-председатель Фунт! Я не должен знать деталей!

Вашему непосредственному руководителю важно: • В разрезе финансов вашему руководителю всегда важно знать:

• какую часть ваши расходы будут составлять от его подразделения • Сможет ли компания «потянуть» расходы на обучение • Что из ваших расходов можно сократить безболезненно • Какое количество новых сотрудников, основных средств нужно

запланировать на будущие периоды, что из этого нужно согласовывать с другими службами

• Кросс- функциональные вопросы между службами не менее важны!

• Аналитические данные, свидетельствующие о том, как вы управляете расходами очень важны для позиционирования вашей службы и его подразделения в целом

• Аналитические данные в разрезе данных вашей службы относительно других общекорпоративных параметров, тоже важно для представления руководству компании о том, как в целом инвестиции на обучение персонала влияет на развитие компании в целом

Для вас важно: - Я знаете, не финансист, я свободный художник и холодный философ


1. Удовлетворённость вашей деятельностью руководства

2. Удовлетворённость вашей деятельностью сотрудниками компании

3. Рост вашей зп и зп ваших сотрудников

4. Получение одобрения вашей деятельности в целом

5. Получение большего количества интересных проектов

6. Карьерный рост

7. Известность среди коллег по цеху


Цели Планирование Исполнение

1. Задачи бюджетирования, понятия проекта и операционной деятельности

- Деньги нам принесут на тарелочке с голубой каемочкой

Из чего состоит повседневная деятельность департамента обучения?

Что такое проект по обучению?

Вопросы:




Бюджет

Ресурсы







Операционная деятельность T&D департамента

- Я идейный борец за денежные знаки

Операционная деятельность T&D департамента

• Проведение курсов сотрудников компании

• Мероприятия по аттестации

• Мероприятия по сертификации

• Тестирование персонала

• Разработка материалов

• Разработка курсов

• Программы по наставничеству

• Управление базой знаний

• Повышение квалификации сотрудников уц

• Сбор заявок на обучение

• Работа с партнерами и поставщиками

Проектная деятельность T&D департамента

- В этой папке есть все! Пальмы, девушки, носки без дырок

Проектная деятельность T&D департамента • Проект- уникальное разовое мероприятие или комплекс

мероприятий для достижения определенных результатов с выделенным бюджетом, ресурсами, определенным качеством и ограниченным по временным срокам

• Примеры проектов в T&D департаменте: • Курс на выезде

• Уникальный курс с привлечением эксперта

• Аттестация персонала

• Запуск СДО

• Запуск учебных программ

• Разработка тестов

• Разработка показателей эффективности

У проекта должен быть обязательно ответственный менеджер проекта!

Ресурсы

статья расходов подстатья расходы количество

персонал

тренеры 5

директор 1

администратор 1

продавец 1

зп привлеченного тренера 1

бонусы преподавателей 1

командировки 2

обучение 1

мебель

столы 3

стулья 5

оргтехника

ноутбук HP 2

принтер НР 1

программное обеспечение

websoft 1

разработка материалов

тренинг по продажам 1

курс по презентациям 1

подготовка материалов

печать 25

брошюрование 25

аренда помещения

аренда 200 м2 1

аренда классов на выезде 1

коммунальные расходы

интернет 1

телефония 1

канцелярские расходы

бумага для флипчарта 10

фломастеры 5

провайдеры тренинги

T&D Dive Тренинги для УЦ

УЦ Форс ПО Оракл

Бюджетирование

- Скажите, Шура, сколько вам нужно для счастья? -100 рублей? -нет, не на сейчас, а до конца жизни -6 400 - Получите 50 000




Бюджет


• Бюджет – это план, представленный в денежном выражении, подготовленный и принятый на определенный период времени в будущем, в котором обычно указывается, какой доход должен быть получен и/или какие затраты должны быть сделаны в течении этого периода, а также какой капитал предполагается использовать для этого.

Бюджет








• Процесс составления бюджета:

• Определение целей

• Планирование деятельности и ресурсов, необходимых для достижения этих целей

• Отслеживание обратной связи и управление

Бюджет

время

затр

аты

2. Понятия переменных и постоянных затраты, инвестиционные расходы

- Но гири! Они же золотые! По 1,5 пуда каждая! 96 пробы - а вдруг не золотые? - а какие же?

Вопросы

Что такое затраты?

Какие они бывают?

Как их согласуют?

Кто их несет?

Что такое инвестиции?




Бюджет

Про расходы







Затраты

- Гражданин Корейко, сколько будет 836 на 423 - 353 628!

Затраты

• Затраты могут быть рассчитаны:

• По проекту

• По периоду их затрат в операционной деятельности

• По периоду их планирования (бюджет)

• По правилам управленческого учета (амортизация, внутренние зачеты в компании, начисления бонусов, актирования, начисления дивидендов и проч.)

Расходы

статья расходов подстатья расходы количество цена за 1 ед., р. количество раз итог персонал тренеры 5 20000 1 100000 директор 1 40000 1 40000 администратор 1 15000 1 15000 продавец 1 25000 1 25000

зп привлеченного тренера 1 10000 1 10000

бонусы преподавателей 1 500 7 3500 командировки 2 20000 1 40000 обучение 1 15000 1 15000 мебель 0 248500 столы 3 10000 1 30000 стулья 5 5000 1 25000 оргтехника 0 55000 ноутбук HP 2 15000 1 30000 принтер НР 1 5000 1 5000 программное обеспечение 0 35000 websoft 1 50000 1 50000 0 50000 разработка материалов 0 тренинг по продажам 1 10000 1 10000 курс по презентациям 1 10000 1 10000 подготовка материалов 0 20000 печать 25 500 8 100000 брошюрование 25 50 8 10000 аренда помещения 0 110000 аренда 200 м2 1 50000 1 50000

аренда классов на выезде 1 5000 2 10000 60000

коммунальные расходы 0 интернет 1 5000 1 5000 телефония 1 2500 1 2500 канцелярские расходы 0 7500 бумага для флипчарта 10 30 1 300 фломастеры 5 20 1 100 400 586400

Учет затраты

цели ресурсы затраты учет расходов

формы учета





О затратах

- Вот все что осталось от 10 тыс. - это 34 рубля. Накладные расходы, все

расходы сожрал огромный бюрократический аппарат

Классификация затрат

• Различают различные типы классификации затрат в зависимости:

• от их предназначения определенной подсистеме бухгалтерского учета (элементы затрат и статьи затрат);

• от их экономической роли в системе производства и управления (производственные и непроизводственные затраты, иначе говоря, затраты продукта и затраты периода)

• от способа включения в себестоимость продукции (прямые и косвенные затраты)

• от степени полезности косвенных затрат (полезные и бесполезные затраты);

• от отношения к объему выпуска или иного выражения деловой активности (совокупные и удельные затраты)

• от отношения совокупных затрат к изменению объема выпуска продукции или объема продаж (переменные и постоянные затраты)

• от момента включения затрат в затраты продукта (материальные затраты и конверсионные затраты (затраты на обработку), то есть затраты прямого труда и накладные производственные затраты).

Переменные затраты

• Переменные затрты

• Затраты, изменяющиеся от количества выпускаемой продукции, например сырье и материалы, зарплаты привлекаемых специалистов специально под производство, привлекаемые подрядчики. Данный вид затрат предприятие несет только в период производства продукции или услуг

• Примеры переменные расходов в УЦ: • Аренда класса на выезде

• Командировочные расходы на тренера

• Сдельная зп тренера

• Печать материала для тренинга

• Кофе-брейки для тренинга

• Любые закупки именно

для данного мероприятия

Пример расходных материалов: бумага, чернила

Постоянные расходы

• Постоянные расходы

• Вид затрат, которые делаются независимо от объемов производства, продаж продукции, сезонности. К ним относят – аренду, окладная часть заработной платы, связь, интернет и др. расходы, которые предприятие будет нести вне зависимости от ситуации на рынке.

• Пример постоянных расходов: • ФОТ персонала УЦ

• Аренда помещений для

административного персонала

• Коммунальные расходы

Пример постоянных расходов: персонал УЦ

расходы № ВИД СТАТЬЯ КАТЕГОРИЯ персонал тренер1 постоянные тренер2 постоянные тренер3 по сдельной переменные администратор курса постоянные директор постоянные канцелярские расходы бумага для флипчарта переменные ручки переменные бумага писчая переменные командировочные расходы тренер1 переменные тренер2 переменные аренда классов в БЦ постоянные на выезде переменные офисные помещения постоянные провайдер бизнес тренинги переменные ит курсы переменные материалы разработка материала силами УЦ постоянные

разработка материалов внешними поставщиками переменные разработка материалов сотрудниками компании переменные печать материалов в УЦ переменные печать материалов в типографии переменные основные средства ПК инвестиции флипчарт инвестиции проектор инвестиции столы инвестиции стулья инвестиции

Графически про затраты…

Постоянные затраты

Переменные затраты

периоды

рубли

Инвестиции

Единоразовые затраты на Учебный центр

Пример инвестиций:

• Основные средства (мебель, оборудование)

• Программное обеспечение

• Ремонт

• Исследования

Основные средства, пример

Машина «Антилопа Гну»

Амортизация

• Для учета в бюджете, отчете о прибылях и убытках

• Способы ведения учета амортизации: линейный, по износу

• Политику начисления определяет главный бухгалтер

• Пример: Стол стоит 20 тыс. руб. Срок службы 5 лет. Рассчитать амортизацию по линейному способу на один год

• Ответ:

• 20 000 тыс. р. / 5 лет = 4 тыс. р.

Формы учета










Бюджет

Бюджет

• Различают следующие виды планирования.

• По срокам: текущее, среднесрочное и перспективное планирование.

• Текущее (оперативное) планирование краткосрочно. Оно рассчитано на срок не более года. Такое планирование называют иначе бюджетированием или сметным планированием.

• Среднесрочное (тактическое) планирование рассчитано на 1 – 3 года. Его еще называют административным планированием.

• Перспективное (стратегическое) планирование – это долгосрочное (на сроки 3, 5 и более лет) планирование.

Работа с бюджетом

затраты Бюджет-план (р.) Бюджет-факт (р.) Отклонение (%)

Прямые затраты

на материалы

10 000 12 500 25%,

неблагоприятное

прямые затраты

на оплату труда

10 000 17 500 75%

неблагоприятное

переменные

накладные

затраты

20 000 15 000 25%

благоприятное

постоянные

накладные

затраты

40 000 40 000 0%

Работа с бюджетом

• Разница между фактическими и нормативными показателями называется отклонением. Анализ отклонений является эффективным инструментом контроля затрат и всей системы управления.

• При подготовке отчетов о деятельности центров ответственности необходимо учитывать, что некоторые виды затрат изменяются в зависимости от изменения объемов выпуска (продаж).

- Для хорошего человека и миллиона не жалко!

Вам важен результат вашей работы

Анализ расходов

• Для того, чтобы менеджер мог оказать влияние на финансовый результат деятельности вверенного ему участка, он прежде всего должен уметь управлять затратами, формирующими расходы отчетного периода.

• Доходами управлять значительно сложнее, поскольку они зависят от внешних лимитирующих факторов.

• Пример: • Соотношение прямых и накладных расходов в

расчете на один тренинг/день • Структура затрат разных проектов

Анализ затрат

цели ресурсы затртаы учет






- За полгода собрали всего 1,5 десятка

рогов и копыт. Профанация!

3. Разница бухгалтерского и финансового учета

Зачем нужен учет?

Какие бывают виды учета?

Учет бывает СТАТИСТИЧЕ

СКИЙ УЧЕТ

Система

регистрации и

обобщения данных о

массовых, чаще

всего социально-

экономических

явлениях, которые

необходимо отразить

в

общегосударственно

м масштабе (либо в

масштабе отрасли,

региона) и извлечь из

его результатов те

выводы, которые

послужат

улучшению

управления страной,

регионом.

БУХГАЛТЕРСК

ИЙ

(ФИНАНСОВЫЙ

)

УЧЕТ

Упорядоченная

система сбора,

наблюдения, измерения,

регистрации, обработки

и обобщения

информации в

стоимостном

выражении об

имуществе и

обязательствах

организации, их

движении и изменениях

в результате

деятельности

организации на основе

сплошного,

непрерывного,

документального и

взаимосвязанного

отражения всех фактов

хозяйственной

деятельности.

БУХГАЛТЕРСКИ

Й

(УПРАВЛЕНЧЕС

КИЙ) УЧЕТ

Подсистема

бухгалтерского учета,

которая в рамках одной

организации

обеспечивает ее

менеджеров

(управляющий аппарат)

информацией,

необходимой для

прогнозирования,

планирования, контроля,

анализа и, как итог,

принятия

управленческих

решений для

достижения

оптимальных

результатов

деятельности

организации.

НАЛОГОВЫЙ

УЧЕТ

Система

формирования

информации на

основе данных

бухгалтерского

учета, целью

которой является

определение базы

для начисления

различных налогов.

4. Что важно знать T&D и HR специалисту, чтобы грамотно спланировать и защитить бюджет

- Кто такой Студебейкер? Родственник вам? У нас

Мерлиндитрих!

Вопросы

Текущая деятельность или все «с

нуля»?

Велись ли данные по учету до вас?

Есть ли цели сверху?

Если ли ограничения по затратам?

Есть ли расходы, которыми вы не управляете, но их надо учитывать?

Что надо знать? Цели!



Бюджет

Варианты работы

1 вариант

• Какие есть запросы от других департаментов на обучение

• Что вам нужно для эффективного ведения своей деятельности (сотрудники, оборудование, связь, помещения и проч.)

• Составить бюджет по «хотелкам»

• Получить одобрение сверху

2 вариант

• Оттолкнуться от расходов предыдущего года и построить бюджет нынешнего периода с учетом секвестов или расширения деятельности

3 вариант

• От стратегических целей компании построить план развития персонала

Бизнес-план!







Командовать парадом буду я!

Тест по итогам вебинара №1

• Что такое проект?

1. Чертеж инженера или архитектора

2. Это то, что мы с супругом запланировали на лето

3. Комплекс мероприятий, ограниченных по времени, ресурсам, бюджету, с требуемым качеством

Тест

Что такое управленческий учет?

1. 1с

2. Чеки в столе у бухгалтера

3. Составление бюджета компании или подразделения, где учитывается статьи расходов и доходов, период планирования (год или больше), выплачиваемые налоги и прибыль

Тест

• Что такое бухгалтерский учет?

1. Учет всех расходов и доходов в зависимости от статьи учета в налоговом кодексе

2. Отчетность сдается в налоговую для отчета по начисляемым налогам

3. То, что жена ведет в своем гроссбухе

Цикл вебинаров по бюджетированию и финансовому планированию для T&D 6 занятий

- Вы не заметили, у меня есть седые волосы? - Нет - Будут. Нам предстоят великие дела

Цель вебинара

• Научить целостной методологии для применения на практике

• Дать инструменты и готовые шаблоны для работы

• Провести практику на живых примерах

• Дать экспертные рекомендации

• Проведение в дистанционном формате позволит обучаться в удобном режиме без обязательного присутствия в классе

На кого рассчитан

• Руководители Учебных центров

• Руководители Корпоративных университетов

• Специалисты T&D

• Специалисты HR

• Education managers

• Специалисты учебных центров, ответственные за бюджетное планирование и расчеты эффективности

• Руководители учебных проектов

• Любые специалисты, которым интересна тема по финансам, бизнес-планированию, управлением ресурсами проекта

Что надо знать

• Ваши цели и задачи для составления бюджета

• Из чего состоят операционные расходы подразделения

• Какие расходы планируются в будущем периоде

• Какие KPI стоят перед подразделением

Что получите по итогам

• Получите готовые методики и шаблоны для дальнейшей практической работы

• Увидите диапазон возможностей по сбору данных и анализу информации, полезной как в стратегическом, так и оперативном планировании

• Поймете как составлять грамотный бюджет и бизнес-план учебных программ и всего отдела

• Разберетесь, какие управленческие действия можно принять на основе бизнес-плана и финансовых планов и отчетов

Как будет проходить

• В формате вебинара

• 6 занятий, включая и текущее

• Длительность каждого занятия по два часа

• Дополнительно – занятия по итогам мероприятия с выполнением домашнего занятия на основе своей рабочей практики

• сможете попрактиковаться в построении таблиц по расходам и доходам

• Каждое занятие будет включать в себя повтор предыдущих тем с кратким ответом на вопросы по домашнему заданию

• Задавать вопросы можно будет по чату в сессии вебинара

- Держитесь! Вас ждут золотые зубы, веселая вдова и бассейн кефира

Расписание вебинаров

• 23 июля. Расходы и доходы отдела обучения. Финансовое моделирование.

• 27 июля. Основные финансовые формы для планирования бюджета на обучение.

• 30 июля. Показатели эффективности проектов по обучению и отдела обучения в целом.

• 3 августа. Бизнес-планирование в отделе обучения.

• 6 августа. Бизнес-планирование учебных программ.

Краткое содержание • Расходы и доходы отдела обучения. Финансовое моделирование

• Расходы отдела обучения и их учет для планирования деятельности • Доходы отдела обучения: какие они могут быть и как учитываться • Построение финансовых моделей учета, допуски и основные данные (начало

планирования)

• Основные финансовые формы для планирования бюджета на обучение • Движение денежных средств • Бюджет

• Показатели эффективности проектов по обучению и отдела обучения в целом • Маржинальная прибыль проекта обучения • Точка безубыточности проекта • Показатели эффективности деятельности отдела обучения

• Бизнес-планирование в отделе обучения • Основы бизнес-планирования. Причины использования в отделе обучения • Определение стратегии подготовки — инвестиции в ресурсы или сокращение издержек? • Структура документа • Необходимая информация для подготовки документа и методики ее анализа:

маркетинговые, управленческие, финансовые

• Бизнес-планирование учебных программ •

В ходе вебинара Вы будете практиковаться в методах анализа и структурирования информации для составления бизнес плана на примерах своих подразделений

- Мы беседуем с вами всего лишь 1,5 часа, а такое впечатление, что я знаю вас всю свою жизнь

Запись на дальнейшие вебинары www.tnddive.ru в разделе «расписание»

Контакты Стасевич Ольги: email: [email protected]

Т. 8 (903) 7204557

www.academtech.ru

www.sm-d.ru

Не надо оваций…

http://www.tnddive.ru/

mailto:[email protected]

http://www.academtech.ru/

http://www.sm-d.ru/

http://www.sm-d.ru/

http://www.sm-d.ru/

Recruiting & HR

Основы бюджетирования и финансового планирования для T&D- и HR- специалистов