Het belang van Strategische Personeelsplanning

in het onderwijs

Whitepaper

Whitepaper Strategische personeelsplanning, mei 2016

Het wordt steeds duidelijker dat de maatschappij waarin wij leven en werken aan het veranderen is. Ontwikkelingen zoals krimp, vergrijzing, kwaliteitsdrang en jonge leerkrachten die vroeg het onderwijs verlaten, maken dat de schoolbesturen steeds meer de noodzaak voelen om continu bezig te zijn met hun planning en control cyclus. Of het nu de financiële, de huisvesting of de personele kant betreft, er wordt een andere manier van werken gevraagd. Voor zowel de financiën als ook de huisvesting, wordt al meerdere jaren gewerkt met een meerjarenplanning. Maar ook voor de personeelsplanning is een langetermijnplanning noodzakelijk, een zogenaamde strategische personeelsplanning (SPP). SPP gaat over een verbinding tussen de toekomst en het heden, maar ook over de verbinding tussen organisatiedoelen en de doelen op het gebied van personeel. Voor kwalitatief goed onderwijs is goed personeel essentieel. SPP helpt te realiseren dat, nu en in de toekomst, zowel kwalitatief als kwantitatief personeel aanwezig is om het best mogelijke onderwijs te geven.

De druk vanuit de maatschappij op onderwijsresultaten is afgelopen jaren fors toegenomen. Scholen werken hard om de kwaliteit van het basis- en voortgezet onderwijs te verbeteren en het aantal zwakke scholen terug te dringen. De leerkracht staat hierin centraal. De ontwikkeling van de leerkracht, in relatie tot de ontwikkeling van de school, verdient alle aandacht. Daarbij gaat het om de juiste persoon op de juiste plek. Grote onderwijsinstellingen zien zich geconfronteerd met de uitdaging in het werven en behouden van talenten. Door verandering in gedrag, samenstelling en familiestructuren is het noodzakelijk dat werkgevers carrièrepaden daarop afstemmen. Een analyse van de personeelsbezetting is daarbij van groot belang, niet alleen voor het heden, maar ook voor de toekomst.

Wat is strategische personeelsplanning?Er is geen eenduidige definitie van SPP. Wij hanteren de definitie van Evers en Verhoeven, omdat deze zich, naast het doel, ook op het proces van personeelsplanning zelf richt en zo een compleet beeld geeft: “Het voorbereiden, vormgeven en implementeren van beleid rondom de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel waardoor de juiste personen op de juiste momenten aanwezig zijn op de juiste plaats in de organisatie, teneinde de activiteiten uit te kunnen voeren, benodigd voor het behalen van de strategische doelen.”(Evers en Verhoeven, 1999)

SPP is dus het ontwikkelen van een goed beleid om personeel zo goed mogelijk, op de juiste plek in de organisatie in te zetten. Dit beleid moet deel uitmaken van de dagelijkse bedrijfsvoering en niet in de kast belanden. Het is namelijk van groot belang voor de kwaliteit van mens en structuur. SPP is een instrument dat helpt die keuzes te maken waardoor dus ook de juiste persoon op de juiste plek zit. SPP is echter een complexe uitdaging. Zowel om problemen die nu spelen het hoofd te bieden, als grip te krijgen op de toekomst, verdient SPP veel aandacht. SPP is daarmee niet alleen een zaak van de afdeling HR, maar ook een belangrijke taak en verantwoordelijkheid van het totale management. Het is dan ook belangrijk dat HR en management goed samenwerken om een juiste combinatie van denken en doen te bereiken.

2/7

Whitepaper Strategische personeelsplanning, mei 2016

Waarom strategische personeelsplanning?Goed voorbereid zijn op de toekomst! Dat is het doel van SPP. Deskundig, ruimdenkend en betrokken personeel is de belangrijkste factor die het verschil moet maken voor scholen. Met een goede SPP zijn scholen voorbereid op de toekomst.

“De toekomst is moeilijk voorspelbaar”, is een slecht excuus voor een onderwijsinstelling om niet verder te kijken dan de huidige gang van zaken. Vooruit kijken en plannen zijn van cruciaal belang voor het onderwijs. Vooral in de snel veranderende wereld van nu. Deze veranderingen zijn ook van invloed op de samenstelling van de personeelsformatie. De vergrijzing leidt steeds meer tot grote uitstroom van personeel. Het wordt op termijn moeilijker om personeel aan te trekken. SPP is daarom essentieel. Zeker voor een organisatie waarvan 20 % van het personeelsbestand ouder dan 57 jaar is en waar wordt verwacht dat 20% van het personeelsbestand de komende 5 jaar wordt vervangen. SPP zorgt voor optimale inzet van medewerkers en gerichte sturing op mobiliteit in en buiten de organisatie. Daarnaast zorgt SPP voor effectieve ontwikkeling van medewerkers, doordat duidelijk is wat hun doelen zijn en welke ontwikkelingsmethodes nodig zijn om deze doelen te realiseren. Nu is het zo dat veel startende leraren na een korte tijd het onderwijs verlaten. Ook ervaart 70% van de medewerkers veel werkdruk en weinig steun van de onderwijsinstelling. Uit onderzoek blijkt dat uitdagend werk, mogelijkheden om te leren en groeien en

vooruitzicht op carrièremogelijkheden, de belangrijkste factoren zijn bij het aantrekken, behouden en betrekken van medewerkers. Met goede SPP wordt u een aantrekkelijke werkgever voor medewerkers en voorkomt u een hoop personeel gerelateerde problemen die zowel de cultuur als de portemonnee geen goed doen.

Door SPP kan worden bepaald:• Wat over 5 jaar de personeelsbehoefte is.• Hoe de personeelsomvang zich ontwikkelt.• Welke oplossingen noodzakelijk zijn om

mee te bewegen met ontwikkelingen.

Michael Fullan stelt, in de 6 geheimen van verandering, dat een werkgever van haar medewerkers moet houden. Als men zich vooral richt op klanten (in het onderwijs dus leerlingen en hun ouders) zonder veel aandacht te besteden aan de medewerkers, dan houdt men het niet lang vol, terwijl als de werkgever goed is voor haar medewerkers, zij goed zijn voor de klanten (en dus met trots lesgeven).

Valkuil: de korte termijn regeert!SPP stelt organisaties in staat om te anticiperen op het mogelijk wegvallen van competenties, kennis en op krimpscenario’s. Daardoor krijgt het onderwijsbestuur meer grip op de toekomstige personeelsbehoefte. In de praktijk blijkt dit echter makkelijker gezegd dan gedaan. Veel onderwijsinstellingen steken, door de hectiek van de dag, de kop in het zand en negeren onvermijdelijke ontwikkelingen. De korte termijn regeert! De toekomst is iets wat in het achterhoofd speelt, maar waar in het hier en nu niet naar gehandeld wordt.

Zo is het vaak dat SPP nu vooral een uiteenzetting van compliance is, puur gebaseerd op rechtspositie en financiële risico’s. Vaak wordt bij scholen onder SPP slechts formatiebeheer verstaan: het binnen budgettaire grenzen houden van de personeelsomvang door allocatiemodellen en loonkostenuitputtingen. Deze nogal statische benadering, vloeit voort uit de dominante aanwezigheid van het ‘management accounting’-denken in veel onderwijsinstellingen na het invoeren van de lumpsum-bekostiging. Zo worden er nu bijvoorbeeld bij veel onderwijsbesturen personeelsleden op basis van de ontslagruimte in het Risicodragende Deel van de Formatie (RDDF) geplaatst in volgorde van ‘last in first out’ (LIFO) en vervolgens na een jaar in het RDDF ontslagen. Door het LIFO-principe worden jonge, talentvolle leerkrachten ontslagen. Terwijl de gemiddelde leeftijd alleen maar hoger wordt, het aantal 55+ers toeneemt en de noodzaak naar jonge, talentvolle leerkrachten groeit. Ook het te laat inspelen op de Wet Werk en Zekerheid (WWZ) maakt het schoolbesturen lastig om jonge, talentvolle leerkrachten te binden aan de onderwijsinstelling. Onze ervaring is dat de kwantitatieve en kwalitatieve bezetting veelal niet op elkaar zijn afgestemd. Het gevolg hiervan is dat bij een kwantitatief knelpunt de oplossing vaak gepaard gaat met verlies aan kwaliteit. Vaak horen we dan ook van klanten: “Het is ons overkomen!”

WAAROM HOE

WAT WIE

Stip op de horizon Strategische doelen

FocusgroepenKennis en talenten

Er is geen gevolg zonder oorzaak.– Voltaire

3/7

Whitepaper Strategische personeelsplanning, mei 2016

Strategische personeelsplanning in 5 praktische en leuke stappen:In de literatuur zijn diverse modellen en theorieën voor SPP beschreven en uitgelicht. Deze worden in de praktijk echter niet, of nauwelijks, toegepast omdat er in de loop van de jaren een verschil ontstaan is tussen wat de literatuur beschrijft en de werkelijke activiteiten en behoeften van HR en management. Ook zijn vele modellen van SPP erg statisch en lijken erg complex. Hierdoor laten veel schoolbesturen dergelijke modellen en theorieën voor wat het is. De meeste modellen voor SPP zijn algemene modellen. In deze modellen wordt niet of nauwelijks aangegeven hoe een SPP daadwerkelijk moet worden uitgevoerd. Helder Onderwijs begeleidt schoolbesturen in 5 stappen om een gerichte en effectieve SPP te maken en hiermee het verschil tussen het toekomstig benodigd personeel en het huidig beschikbaar personeel te overbruggen. Deze 5 stappen maken het mogelijk om op een laagdrempelige, confronterende en leuke manier met elkaar in gesprek te gaan over het anticiperen op een onzekere toekomst en HRM zaken (zoals talentmanagement en functioneren van huidige medewerkers).

Stap 1: SWOT analyseIn stap 1 worden de interne en externe ontwikkelingen in kaart gebracht. De sterke en zwakke punten maken deel uit van de interne analyse van het personeel in de organisatie zelf. Ook worden de externe ontwikkelingen zoals ontwikkelingen op de

arbeidsmarkt (onder andere WWZ, meer academische lerarenopleidingen) en demografische ontwikkelingen in de regio in beeld gebracht. Het deel waarin de kansen en bedreigingen worden geanalyseerd, wordt de externe analyse genoemd.

Belangrijk is om heel duidelijk te weten wat de huidige koers en het strategisch beleid van de school is (missie en visie van de school/HR beleid).

Stap 2: Inzicht in het personeels-bestand

De belangrijke tweede stap is de inventarisatie van het huidige personeelsbestand op kwantitatieve en kwalitatieve aspecten. Een vlootschouw kan hierbij een bruikbaar instrument zijn. Hierin beoordelen leidinggevenden hun medewerkers op huidige prestaties en potentieel en plotten ze de medewerkers in een diagram*.

Stap 3: Gewenste toekomstige situatieAan de hand van ontwikkelingen als leerlingen-aantallen en strategische doelstellingen wordt de personeelsbehoefte bepaald. Het bepalen van een stip op de horizon is essentieel. Houd brainstormsessies, een open gesprek met een ongedwongen, informele en relaxte sfeer, waarbij de manager en medewerker met elkaar overleggen. Het geeft als het ware een vrije ruimte in de gespreksstof en beide partijen gaan met een open vizier het gesprek aan. Door elkaar vaak een spiegel voor te houden, wordt de stip scherper en realistischer. Deze stap leidt uiteindelijk tot inzicht in de gewenste optimale personeelsbezetting in de toekomst. Het is wel van belang dat het personeel een bepaalde kwaliteit en mentaliteit heeft die past bij de zeitgeist en de doelstellingen van het schoolbestuur. Naast de beschrijving van de personeelsbehoefte zijn ook de contouren voor het toekomstige en gewenste functiebouwwerk essentieel.

* Voorbeeld van HR3P model (HR Performance Potentieel Portfolio)

Huidige Performance

Pote

ntie

el

Onvoldoende Bevredigend Goed Uitstekend

Potentiële grenzen bereikt

Groei binnen functie mogelijk

Kan door-groeien op lange termijn

Kan door-groeien op korte termijn

4/7

Whitepaper Strategische personeelsplanning, mei 2016

Stap 4: GAP analyse In deze stap wordt duidelijk wat het verschil is tussen benodigd en beschikbaar personeel. De gewenste personeelsbezetting wordt naast het huidige personeelsbestand gehouden. Er worden beelden gevormd welke medewerkers over- of ondergekwalificeerd zijn en overbodig worden of wellicht elders in de organisatie beter tot hun recht komen. Ook wordt er gekeken hoe het functiebouwwerk aangepast kan worden. De keuzes die het schoolbestuur (al) heeft gemaakt in het onderwijsaanbod, in de profilering naar buiten voor het werven van leerlingen, in de functiemix en in de inrichting van het onderwijs moeten bekeken worden. Vervolgens dienen de volgende vragen beantwoord te worden:

• Welke kennis, vaardigheden en professionele houding hebben de medewerkers nodig?

• Beschikken de medewerkers over deze kennis, vaardigheden en professionele houding?

• Zo niet, wat missen ze dan en hoe zou het effectief aangepakt kunnen worden?

Stap 5: HR actieplan/personeelsmanagement In deze laatste stap wordt nagedacht hoe het personeel kan professionaliseren en hoe de in-, door- en uitstroom van personeel er, in de gewenste situatie, uit moet zien. Ook wordt bepaald welke maatregelen of acties nodig zijn om het personeel klaar te maken voor de gewenste situatie. Personeelsmanagement is heel belangrijk in deze stap om de competenties, mobiliteit, vaardigheden en talenten van medewerkers passend te maken aan de gewenste situatie. Daarnaast moet een passend HR beleid en een nieuw functiebouwwerk ontwikkeld worden om toekomstbestendig te zijn.

Alle benodigde acties krijgen prioritering en verantwoording ligt bij HR en het management.

Beoordeel je succes naar hetgeen je moest opgeven om het te bereiken.– Dalai Lama

5/7

Whitepaper Strategische personeelsplanning, mei 2016

Tot slotVoorgaande 5 stappen zijn een continu proces. Het is van groot belang om de activiteiten regelmatig te monitoren en te evalueren, zodat er, waar nodig, bijsturing kan plaatsvinden. Waar het uiteindelijk allemaal om het gaat is integraal beleid te

ontwikkelen dat voortdurend in beweging is en leidt tot een optimale personeelsbezetting. Een personeelsbezetting waarin alle medewerkers, van jong tot oud, maar ook ongeacht geslacht of afkomst, ruimte hebben voor ontwikkeling en om met veel plezier goed onderwijs te geven. SPP is de essentiële lijm, waarbij kosten, kwaliteit en ontwikkeling samenkomen. Het is verstandig dat schoolbesturen acties ondernemen om alle medewerkers mogelijkheden te bieden om hun potentieel goed te benutten. Door verschillende ontwikkelingen aan elkaar te koppelen, wordt een visie voor de lange termijn ontwikkeld. Om dat te realiseren, moeten vooroordelen weggezet worden, onorthodoxe oplossingen niet geschuwd worden en medewerkers, HR en management elkaar vooral opzoeken om samen tot oplossingen te komen. Dit versterkt eigenaarschap en leiderschap.

SPP wordt één van de belangrijkste onderdelen van de bedrijfsvoering en draagt fundamenteel bij aan het succes van de school.

Als je niet weet waar je heen gaat eindig je waarschijnlijk ergens anders.– Laurence J. Peter

6/7

Helder Onderwijs is een volledig automatisch digitaal advies- en administratiebureau gespecialiseerd in dienstverlening voor het onderwijs op het gebied van HRM, financieel management, juridische zaken, facilitaire zaken en ICT. Met de klant centraal in alles wat we doen, werken 100 professionals met hart en ziel om het Nederlandse onderwijs excellent te houden en waar nodig te verbeteren. Wij ontzorgen onderwijsinstellingen door de bedrijfsvoering te vereenvoudigen en door het bestuur en de medewerkers op elk moment te voorzien van de kennis en informatie die zij nodig hebben. Hierdoor blijven onderwijsinstellingen in control en kunnen zij zich volledig richten op het leveren van excellent onderwijs.

Meer informatie is te vinden op onze website www.helder-onderwijs.nl. Auteur:Dharam Jethoe MSc.Consultant Helder OnderwijsT 06-19054631E d.jethoe@helder-onderwijs.nl