Manual contable alix rojas

Manual de Sistema de Contabilidad

General

Manual de Sistema de Contabilidad General

RAMACA C.A Capítulo I

MATERIA Índice ASUNTO Contenido por capítulos PÁGINA 2

Capítulo I: Aspectos Introductorios.• Instrucciones de uso.• Objetivo General del Manual. • Objetivos Específicos del Manual.• Exposición de Motivos.

Capítulo II: Aspectos Organizacionales. • Denominación Social.• Domicilio Fiscal.• Razón Social.• Objeto Social.• Misión • Visión. • Estructura Organizativa.• Descripción De Cargo.




Capítulo III: Normas Políticas Y Procedimiento.• Normas Estatutarias.• Políticas.• Normas Técnicas P.C.G.A• Leyes Vigentes.Normas De Control Interno: Caja Chica Efectivo Depreciación NominaProcedimientos Contable: Procedimiento De Caja Chica. Procedimiento De ventas al contado. Procedimiento De Depreciación. Procedimiento De Pago De Nomina.




Capítulo IV: Sistemas De Contabilidad General.• Plan De Cuentas.• Catalogo De Cuenta.• Plan De Asientos.• Plan De Reporte.• Plan De Formulario.• Plan De Libro.

Capítulo V: Aspectos Finales. • Recomendaciones.• Glosario De Términos.• Firmas De Aprobación.• Grupo Responsable Y Fecha De Emisión.

Capítulo I Aspectos

Introductorios



MATERIA Aspectos introductorio

ASUNTO Exposición de motivo PÁGINA 6

El manual de procedimientos contables tiene la finalidad de conocer por medio de

capítulos, la actividad y funcionamiento de la empresa. Este manual sirve para

verificar, organizar y explicar las funciones determinadas en cada área; de igual

forma, sirve de guía para el personal que se encuentre en el momento en la entidad.

Con la realización del mismo se busca proporcionar la información de la empresa de

manera clara y ordenada para que sea útil en el proceso de toma de decisiones de la

empresa y sirva como guía para el manejo, registro y presentación de la información

contable.




ASUNTO Objetivo general del manual PÁGINA 7

Agilizar el flujo de información y los procedimientos contables, para maximizar la

eficiencia de los empleados, optimizar los recursos y permitir un mejor manejo de la

información.




ASUNTO Objetivos específicos del manual PÁGINA 8

• Sistematizar las relaciones entre los integrantes de la organización.

• Instruir a los empleados en cuanto a políticas contables, normas de control interno,

normas técnicas, normas legales, etc.

• Servir de Control y Consulta para el adiestramiento del personal.

• Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operativa.

• Servir de guía para la ejecución de las labores y tareas de los empleados.

• Sistematizar los procedimientos contables.

• Facilitar la interpretación de las políticas y procedimientos contables.

• Suministrar un conocimiento conciso y claro de la función exacta de cada fase del

negocio.




ASUNTO Instrumentación del uso PÁGINA 9

Este símbolo significa “PAGINA PRINCIPAL DEL MANUAL”, lo que quiere decir es que si el usuario hace click sobre este icono, el sistema lo llevará a la primera página de este manual.

Este símbolo significa “ADELANTE/SIGUIENTE PÁGINA”, por lo que si el usuario hace click en este símbolo el sistema lo llevara a la siguiente página de la información que está consultando.

Este símbolo significa “RETROCESO/PÁGINA ANTERIOR”, por lo que si el usuario hace click en este símbolo el sistema lo llevara a la anterior página de la información que está consultando

Capítulo II Aspectos

organizacionales


RAMACA C.A Capítulo II

MATERIA Aspectos organizacionales

ASUNTO Denominación social PÁGINA 11

La compañía girará bajo la denominación comercial de RAMACA C.A.




ASUNTO Domicilio fiscal PÁGINA 12

Tiene como domicilio principal, ubicado en la calle 6ta. Miranda con carretera 6, casa

número. 5-75, Zea, Estado Mérida.

Pudiendo establecer sucursales, oficina, agencias o representaciones en cualquier

otro lugar, tanto en el país como en el exterior.




ASUNTO Razón social PÁGINA 13

El capital social de la compañía es la cantidad de TREINTA MIL BOLIVARES

(30.000), dividendos en treinta mil acciones comunes con valor nominal cada una de

UN BOLÍVAR (1,00) totalmente suscrita y pagada de la siguiente manera: Jesús

Manuel Ramírez Carrero, suscribe y paga VEINTISIETE MIL (27.000) acciones para

un total de VEINTISIETE MIL BOLIVARES (27.000), Flor de María Huiza De Herrera

suscribe y paga mil acciones (1000) para un total de UN MIL BOLIVARES (1.000),

Carlos Julio Ramírez Carrero suscribe y paga mil acciones (1000) para un total de

UN MIL BOLIVARES (1.000), Rodolfo Vivas Moreno suscribe y paga mil acciones

(1.000) para un total de UN MIL BOLIVARES (1.000). Pagado por los accionistas el

cien porciento (100%) del capital social suscrito.




ASUNTO Objeto social PÁGINA 14

Alimentos y concentrados Ramaca C.A es una compañía anónima está constituida

por cuatro socios y un comisario, es una compañía que se dedica a la compra-venda

al mayor y el detal de comercialización, transporte, importación y exportación de:

agroquímicos, insumos, abono, insecticida, semillas; medicina veterinaria; la

producción de cría de especies animales y vegetales; víveres y alimentos de

consumo humanos como animal; materiales, maquinaria, sistema de riego, equipo

agrícola y del ramo ferretero; gestionar y suscribir contratos de cualquier naturaleza,

para sí o para terceras personas naturales o jurídicas, franquicias o

representaciones.




ASUNTO Misión PÁGINA 15

Misión: Prestar un buen servicio con esfuerzo para satisfacer las necesidades y los

requerimientos de los clientes, garantizándoles que nuestros productos superan las

expectativas en el mercado.




ASUNTO Visión PÁGINA 16

Visión: Ser una empresa líder en el mercado con la perspectiva de extenderse a

nivel nacional obteniendo más sucursales ampliando y mejorando sus productos.




ASUNTO Estructura organizativa PÁGINA 17

Director General

Director Gerente

Contador PublicoAsesor jurídico

Departamento de Venta




ASUNTO Descripción de cargo PÁGINA 18

Director General:

Es el que posee la mas amplia facultad de representación administrativa y

disposiciones, en especial para: representar la entidad ante terceros y cualquier

organismo publico y privado, comprar, enajenar, hipotecar, arrendar bienes muebles

o inmuebles, contratar con institutos, organismo públicos, privados y organizaciones

no gubernamentales, podrá abrir movilizar y cerrar cuentas bancarias y librar,

endosar, aceptar, avalar y protestar letras de cambios y demás títulos valores,

solicitar prestamos a nombre de la sociedad garantizándolos con bienes propios de

esta y efectuar todo tipo de contrato en bancos e instituciones de crédito


RAMACA C.A Capitulo II

MATERIA Aspectos Organizacionales


y cualquier otras, prestar las garantías q fueran necesarias para lograr el objeto

social de las compañías, podrá convenir transigir, realizar pagos otorgando los

correspondientes recibos y finiquitos, celebrar y otorgar los contratos que interese a

la compañía y realizar cualquier otra actividad y función que sea inherente al objeto

social de la compañía.





Director Gerente:

También tendrá a su cargo la gestión diaria de los negocios de la compañía, con las

atribuciones y facultades siguientes. Administrar la compañía, fijar los gastos

generales de la compañía así como los sueldos y remuneraciones del personal,

nombrar y remover los empleados de la compañía, aceptar y efectuar los pagos,

ordenar y realizar las adquisiciones del producto, materiales, equipos, suministros,

así como los trabajos y servicios que se requieren en la gestión diaria de los

negocios de la empresa, vigilar la ejecución de los contratos celebrados por la

empresa en defensa de sus intereses ordenando la ejecución de los actos

requeridos para el cumplimiento de dichos contratos.





Personal Externo

Contador Público: • Examinar libros o registros de contabilidad, documentos conexos y estados

financieros de la empresa, así como realizar el dictamen sobre los mismos cuando

dichos documentos sirvan a fines judiciales o administrativos.

• Actuar como peritos contables, en diligencias sobre exhibición de libros, juicios de

rendición de cuentas o avalúo de intangibles patrimoniales.



MATERIA Aspecto organizacionales


Gerente administrativo • Manejar la cartera de clientes de la empresa.

• Asignar los precios de los productos a vender.

• Revisa ordenes de compra y ordenes pagos.

• Lleva control presupuestario de Ingreso y Egresos de la empresa.

Capítulo III Normas, Políticas y

Procedimiento


RAMACA C.A Capítulo III

MATERIA Normas, políticas procedimientos.

ASUNTO Normas estatutaria PÁGINA 24

• La junta directiva la integran un director general y un director gerente, cada uno

tendrá un respectivo suplente quienes solo ejercerá el cargo por mandato expreso y

por escrito del director general o director gerente según corresponda, y quienes

podrán ser o no accionistas de la compañía. Durarán cinco (5)años en el ejercicio de

sus funciones.

•Las asambleas ordinarias o extraordinarias de accionistas las convocaran

indistintamente el director general o director gerente y se celebraran las ordinarias

dentro de los tres meses (3) siguientes al cierre del ejercicio económico de la

compañía, el dia q indique la convocatoria, y las extraordinarias cuando sean

necesarias para la buena marcha de la sociedad.




ASUNTO Normas estatutaria PÁGINA 25

•Las convocatorias se harán por la prensa con diez (10) días de anticipación, dicha

convocatoria también podrá efectuarse por carta certificada dirigida a cada una de los

accionistas con la presencia de la totalidad de accionista que representen la totalidad

del capital social. El ejercicio económico de la compañía comenzara el primero de

enero de cada año y terminara el 31 de diciembre de cada año.

•El ejercicio económico se iniciara a partir de la fecha de registro de este documento

constitutivo, finalizando el ejercicio económico se formara el inventario, el balance

general y el estado de ganancia y perdida del año transcurrido, el cual será sometido

a consideración del comisario para su informe anual correspondiente. Las ganancias

y perdidas se repartirán entre los accionistas en forma proporcional a su respectivas

acciones.




ASUNTO Políticas PÁGINA 26

• los estados financieros debe presentarse bajo las VEN-NIIF.

• Para la toma de decisiones se realizara por medio de la asamblea de accionistas

tomando en cuenta la participación que tenga el accionista en la empresa.

• los dividendos se repartirán desacuerdo al numero de acciones que tenga cada

accionistas.

• Se debe registrar fecha, hora de entrada y salida de los empleados.

• El empleado debe asistir a su lugar de trabajo con su respectiva identificación.

• Portar el uniforme adecuado para cada área de trabajo.




ASUNTO Normas, técnicas P.C.G.A PÁGINA 27

PRINCIPIO DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADO

Entidad: Los Estados Financieros, se refieren a la empresa como unidad económica

independiente, es decir que debe segregar el patrimonio personal del patrimonio de la

entidad, debido a que ésta se considera como unidad económica, jurídica y social

distinta de sus dueños y propietarios.

Realización: Las transacciones son registradas en los libros en el momento en que

se haga efectivo la operación que la origina. Esto se considera relacionado cuando se

efectúen intercambios con otros entes económicos, cuando haya dado

transformaciones internas o cuando existen factores externos.




ASUNTO Normas, técnicas P.C.G.A

PÁGINA 28

Negocio en Marcha: La empresa debe emitir los estados financieros de un ejercicio

económico, a menos que se exprese lo contrario, asume que estará en capacidad de

continuar sus operaciones en un período de tiempo razonable.

Revelación Suficiente: Los Estados Financieros de la empresa, deben tener la

información necesaria y de fácil compresión, y demás permita conocer claramente la

verdadera situación financiera y los resultados de sus operaciones.

Comparabilidad: Los métodos de valoración deben ser aplicados uniformemente de

un período a otro, ya que sólo de esta forma se podrá comparar efectivamente los

resultados de los diferentes ejercicios económicos.





Importancia Relativa: En los Estados Financieros, deberán analizarse las partidas

que puedan tener un efecto importante sobre estos. Sin embargo no existe un

parámetro que permita establecer a partir de que monto se puede considerar una

partida de importancia relativa, en este caso se recurre al juicio lógico y razonado.

Costo Histórico: Las operaciones que afecten la entidad deben ser registradas y

cuantificadas monetariamente al valor de adquisición o producción correspondiente,

es decir, las cifras de los Estados Financieros deben reflejar las operaciones al valor

de Compra.





Periodo contable: La necesidad de conocer los resultados de operación y la

situación financiera de la entidad, que tiene una existencia continua obliga a dividir su

vida en períodos convencionales, los hechos contables deben identificarse con el

período en que ocurren.

Dualidad Económica: La contabilidad de las operaciones se realizará atendiendo a

la teoría del Cargo y del Abono, la doble dimensión de la entidad es fundamental para

una adecuada compresión de su estructura y relación con otras entidades.




ASUNTO Leyes vigentes. PÁGINA 31

•Constitución De La República Bolivariana De Venezuela.•Ley Orgánica Del Trabajo Para Los Trabajadores Y Trabajadoras.•Código De Comercio.•LOPCYMAT•Ley Del Seguro Social.•Ley De Impuesto Sobre La Renta.•Ley De IVA.•Código Orgánico Tributario.•Ley Orgánica De Habita Y Vivienda.•Plan De Cuentas VEN-NIIF.




ASUNTO Normas de control interno de caja chica

PÁGINA 32

• El monto de caja chica no debe superar los diez mil bolívares (10.000)

•Se debe hacer uso de las misma exclusivamente para gastos sorpresivos que la

empresa necesite.

•El arqueo de la misma se hace semanalmente, aparte de los arqueos sorpresivos

que los superiores deseen.

•Una sola persona sera responsable de la caja chica (custodio).




ASUNTO Normas de control interno de efectivo

PÁGINA 33

•Los cheques son firmados solo por el director general.

•Toda la entrada de efectivo se debe registrar diariamente y depositar diariamente en

el banco donde se encuentre la cuenta de la empresa.

•Se debe guardar los comprobantes y facturas de ingreso y gastos.

•No se firmaran cheques en blanco.

•Al momento de cometer un error con la elaboración de un cheque se debe inutiliza y

dejar prueba del mismo.




ASUNTO Normas de control interno de depreciación

PÁGINA 34

•El método utilizado por la empresa para depreciar la propiedad planta y

equipo es por el método de línea recta.

•Se debe llevar un registro detallado de los activos fijos.

•Los activos de la empresa deberán estar registrados por sus respectivos

códigos.



Materia Normas, políticas procedimientos.

ASUNTO Normas de control interno de nomina

PÁGINA 35

• Informar con anticipación de dos días, posibles faltas al lugar de trabajo.

•Para contratar personal debe ser autorizado por el director general y director

gerente.

•El pago de nomina debe ser autorizado por el director general y director gerente

•Se cancelara quincenalmente el pago de nomina como lo establece la ley.

•Los trabajadores deben de firmar un recibo de pago donde conste el sueldo

devengado.

•La obligaciones laborales se realizara mensualmente.




ASUNTO Procedimiento de reposición de caja chica

PÁGINA 36

El custodio realiza la reposición de caja chica contando el efectivo y confirma el

saldo mínimo, elabora firma y envía la solicitud de reposición al auxiliar contable, el

mismo examina los datos de los comprobantes y confirma si la suma es correcta,

de no ser así la devuelve al custodio para que la elabore de nuevo y si son

correctos los datos la envía al contador. Este recibe e inspecciona la solicitud de

reposición determinando las cuentas emita y envía las orden de pago a la

administradora.

El administrador recibe la orden de pago, determina la cuenta bancaria y autoriza la

emisión. Luego firma y envía la orden de pago a la secretaria.

La secretaria recibe la orden de pago elabora el cheque y solicita la firma, realiza la

entrega del cheque y la orden de pago al custodio.




ASUNTO Procedimiento de reposición de caja chica

PÁGINA 37

El mismo recibe y firma la notificación de que recibe el cheque y la orden de pago y

la envía firmada al auxiliar contable.

El cual recibe y firma la orden de pago, registra la reposición en un asiento

contable y la envía a la secretaria que recibe y archiva la orden de pago.

Fecha Código Descripción Ref Debe Haberdd/mm/aa Gastos Varios X XXX

1.1.01.02.001 Banco mercantil. Cta. Cte. 8938

X XXX

P/R




ASUNTO Procedimiento de ventas al contado

PÁGINA 38

.Se verifican las necesidades o solicitudes del cliente. Luego se solicita la

autorización del representante legal para realizar la operación, Se entrega la

mercancía al cliente para que la verifique y la apruebe. Por ultimo se cobra según la

mercancía y se emite la factura.

Fecha Código Descripción Ref Debe Haberdd/mm/aa 1.1.01.02.001 Banco mercantil. Cta. Cte. 8938 X XXX

2.1.03.01.003 I.V.A debito fiscal X XXX1.1.03.XX.XXX Inventario de mercancía

X XXX

P/R




ASUNTO Procedimiento de depreciación PÁGINA 39

El auxiliar contable verifica la existencia y propiedad del activo, revisa la fecha de

adquisición del mismo y busca la vida útil y valor residual conforme a las

especificaciones de la fábrica o en la base como lo establezca la empresa.

Siguiendo el método de línea recta calcula la cuota de depreciación obteniendo el

valor en cual se expresa en unidad de tiempo la vida útil del activo.

Luego se determina el periodo de gasto a registrar que pueda ser desde la fecha de

adquisición del bien hasta la fecha de registro o desde la fecha del último registro

de depreciación hasta la fecha del registro actual.

Procede a realizarse el cálculo de depreciación del periodo que es la multiplicación

de la cuota de depreciación por el periodo a depreciar.




ASUNTO Procedimiento de depreciación PÁGINA 40

El resultado se le informara al contador el cual verifica si el cálculo y los datos son

correctos; de ser incorrecto se le notifica al auxiliar contable y de coincidir el

resultado se procede a registrar el asiento en libros.

Fecha Código Descripción Ref Debe Haberdd/mm/aa 6.1.01.10.XXX Depreciación Mobiliario Y Equipo ventas X XXX

6.1.02.10.XXX Depreciación Mobiliario Y Equipo administrativo X XXX1.2.01.02.XXX Depreciación Acumulada Mobiliario Y Equipo X XXX

P/R




ASUNTO Procedimiento pago de nomina PÁGINA 41

El auxiliar administrativo solicita lista de asistencia, recibe y envía la lista de

asistencia. Determina el número de días ordinarios, horas extras, tipos de horas

extras, días de descansos feriados a cancelar por cada trabajador. Verificando la

asignación mensual base y otros beneficios a pagar al trabajador.

Procede a realizar el cálculo del salario diario, monto a pagar por día ordinario,

salario por horas extras, monto a pagar por feriados trabajado a cada trabajador y

se realiza la suma por carácter salarial. Siguiendo con el cálculo de las retenciones

obligatorias se suman otros beneficios por pagar.





Se envía al administrador la nómina del periodo y listas de asistencia, el

administrador la recibe, verifica si los cálculos coinciden; Si no coinciden se le

devuelve la información al auxiliar administrativo para que evalué de nuevo el

procedimiento; de ser favorable se procede a la firma de autorización para el pago.

Se devuelve al auxiliar administrativo la nómina y lista de asistencia, elabora el

resumen nominal y se envía al administrador para que prepare la nómina de cada

trabajador con un recibo de pago original y una copia del recibo.

El administrador recibe el resumen de nómina y elabora la solicitud de transferencia

de fondo y la envía al banco; luego le devuelve al auxiliar administrativo el resumen

de nómina y la solicitud de transferencia de fondos.





El auxiliar administrativo le solicita la firma a cada trabajador para entregarle el

recibo y el pago original; se anexa la nómina del periodo con copias del recibo y se

envía al auxiliar contable la nómina del periodo, el mismo verifica los cálculos y

realiza los asientos del pago de nómina.





Fecha Código Descripción Ref Debe Haberdd/Mm/aa 6.1.01.01.XXX Sueldos y salarios X XXX

6.1.01.02.XXX Aportes al SSO X XXX6.1.01.03.XXX Aportes al RPE X XXX6.1.01.04.XXX Aporte FAOV X XXX6.1.01.05.XXX Aporte INCES X XXX2.1.02.02.XXX Aporte SSO por pagar X XXX2.1.02.03.XXX Aporte RPE por pagar X XXX2.1.02.04.XXX Aporte FAOV por pagar X XXX2.1.02.05.XXX Aporte INCES por pagar X XXX2.1.02.06.XXX Retención SSO por pagar X XXX2.1.02.07.XXX Retención RPE por pagar X XXX2.1.02.08.XXX Retención FAOV por pagar X XXX2.1.02.09.XXX Retención INCES por pagar X XXX1.1.01.02.010 Banco mercantil. Cta. Cte.8938 X XXX

P/R

Capitulo IV Sistema de

Contabilidad general


RAMACA C.A Capítulo IV

MATERIA Plan de cuentas ASUNTO Definición PÁGINA 46

Es una relación o listado que comprende todas las cuentas que pueden ser

utilizados al desarrollar la cuenta de contabilidad de una determinada empresa.

Este cuadro puede estar acompañado de información complementaria que indique

para cada una de las cuentas, los motivos de cargo, abono y el significado del

saldo.

El cuadro deber suponer una clasificación, distribución y agrupación de cuentas de

acuerdo con el inventario patrimonial permitiendo distinguir los elementos del

activo y del pasivo, separando las cuentas del estado de situación financiera y de

las cuentas de resultado. Según estos principios las cuentas son ordenadas

mediante la asignación de un código único y una descripción de la misma.



MATERIA Plan de cuentas ASUNTO Objetivos PÁGINA 47

• El plan de cuentas de una empresa trata de dotar de la máxima eficiencia a la

contabilidad, al homogeneizar y facilitar la tarea de contabilización.

• Agrupar las cuentas por secciones, grupos financieros, cuentas control, cuentas

de detalle y cuentas de movimiento según criterios de formulación de los estados

financieros y las necesidades de información de la empresa.

• Realizar en las cuentas de movimiento como: incluir y eliminar cuentas sin

modificar el orden establecido.

• Contribuir a formular reportes financieros mediante una estructura de cuentas

adecuadas y completas.

• Garantizar la correcta formulación de los estados financieros.



MATERIA Plan de cuentas ASUNTO Funciones PÁGINA 48

• Servir de guía para el entrenamiento del personal que labora en el área contable.

• Garantizar de manera permanente y uniforme la adecuada presentación de los

reportes contables.

• Permitir al personal que labora en el área contable conocer la estructura de las

cuentas que integran el sistema de contabilidad general.

• Facilitar una guía para el registro de operaciones de manera correcta a través de

los asientos contables.



MATERIA Plan de cuentas ASUNTO Estructura PÁGINA 49

La codificación del plan de cuenta de la empresa RAMACA. C.A. Comprende nueve dígitos (longitud nueve), y tiene cinco niveles .

X . X . XX . XX . XXX

NIVEL 5 Cuenta de movimientoNIVEL 4 Cuenta de DetalleNIVEL 3 Cuenta de ControlNIVEL 2 Grupo FinancieroNIVEL 1 Sección Principal



MATERIA. Plan de cuentas ASUNTO Estructura PÁGINA 50

• Sección Principal: con un digito de longitud, esta conformado por las secciones

de activo, pasivo, capital, ingresos, gastos operativos, otros ingresos y egresos y

cuenta de orden.

• Grupo Financiero: con un código de longitud contiene los distintos grupos

financieros para cada sección principal establecida.

• Cuenta Control: con dos dígitos de longitud, contiene las cuentas control

establecidas para cada grupo financiero.

• Cuenta De Detalle: con dos dígitos de longitud, contiene las cuentas de detalle

previstas para cuenta control.

• Cuenta De Movimiento: con tres dígitos de longitud, en este nivel podemos

obtener hasta 999 cuentas auxiliares.



MATERIA Plan de cuentas ASUNTO Catalogo de cuenta PÁGINA 51

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