The

Hitchhiker’s

Guideto

TweetupsAlles wat je moet weten voor je eerste keer.

WAARSCHUWING: Dit is een levens veranderende ervaring.

Samengesteld voor Tweetups in Europa door @akanel . Aangepast naar Nederlands door @ JustBe74.

Ben je geselecteerd om een Tweetup bij te wonen welke

georganiseerd wordt door een ruimtevaart of

wetenschappelijk organisatie, zoals ESA, DRL, CNES, ASI,

OEWF, CERN, ISU, etc.?

Geen angst

Hier is alles wat je moet weten om aan dit levens

veranderend event deel te nemen. Deze gids bevat een

gedetailleerde omschrijving zodat je niet voor verrassingen

komt te staan. Alsook een collectie van tips die door

SpaceTweeps met ervaring bij elkaar gesprokkeld zijn. Ze

zullen je voor, tijdens en na het event helpen om deze

unieke ervaring te maximaliseren.

Ready? Let’s get started!

Wat is een Tweetup?

Een Tweetup (ook wel als “social” omschreven) is een van de

manieren waarop ruimte, wetenshap en technologie instituten en

organisaties hun fans en volgers “achter de schermen” neemt van hun

activiteiten. Het is een unieke gelegenheid om enthousiaste mensen,

zoals u en mij, een inzicht te geven in het “wat, waarom en wie” van

ruimtevaart, wetenschap en technologie.

Geselecteerd worden om een Tweetup bij te wonen is effectief een

privilege en eer. Het wilt zeggen dat een vooraanstaande organisatie

je vertrouwd en toegang verleent tot mensen en plaatsen die normaal

enkel bereikbaar zijn voor astronauten en wetenschappers.

Dit privilege is persoonlijk aan u

verleend. Om meerdere redenen,

gaande van veiligheid tot logistieke

aspecten, zijn de deelnemers

zorgvuldig geselecteerd en beperkt

in aantal. Check daarom alvorens

verder te lezen, dat je de

uitnodigingsmail beantwoord hebt voor de deadline. Lees de

mail aandachtig, ze omvat namelijk alle informatie die je nodig zal

hebben. Indien je onvoorzien niet kan deelnamen, laat dit dan zo snel

mogelijke weten aan de organisatie. Hierdoor kan iemand anders

deelnemen aan het event welk jij eigenlijk ook niet wilt missen.

De uitnodiging is strikt persoonlijk en kan dus niet doorgegeven worden

aan iemand anders. Daarnaast kan je ook geen andere mensen

meenemen. Het spreekt voor zich dat iedereen die aankomt zonder

op de lijst te staan geen toegang zal krijgen, om welke reden dan ook.

Breng de organisatie dus niet in de vervelende positie om dit te

moeten doen.

Wat gebeurd er nu tijdens een Tweetup?

De agenda van de dag hangt natuurlijk af van het doel van elke Τweetup.

Maar meestal omvat ze de volgende twee zaken:

(a) speeches door wetenschapper, engineers en/of astronauten;

(b) en een of meerdere bezoeken in en aan ruimtevaart of labo faciliteiten.

Beide zijn exclusief opgezet voor ons. Vragen stellen staat niet allen vrij, het is

zelfs aanbevolen. Daarnaast kan je foto’s of video’s maken naar hartenlust,

misschien zelfs een livestream opzetten. (indien hier niet voldoende

bandbreedte voor is delen ze dit mee). V.I.P. sprekers, zoals astronauten en

wetenschappers, zijn dikwijls ook beschikbaar voor interviews,

handtekeningen of foto’s (fancy a selfie?).

Op een bepaald punt in de dag is het tijd voor de groepsfoto – zorg dat je

deze alvast niet mist!

Het schema van de dag is meestal lang, intensief en vol met spannende

onderwerpen en bezoeken. Spanning verzekerd!

It’s always a blast! Wees bereid om versteld staan, uit je sokken geblazen te

worden en behoorlijk vermoeid te zijn aan het einde.

Vergeet niet, Tweetups zijn openbare evenementen, dus mogelijk wordt je

gefotografeerd of opgenomen op elk moment van de dag. Smile!

Waar zullen we zijn?

Er is altijd een vaste plek waar we allemaal verzamelen in het begin

van het evenement. Deze fungeert als onze uitvalsbasis. Deze locatie

wordt meestal aangeduid als de "Twent" in SpaceTweeps jargon, want

in de vroege dagen van Tweetups, was het eigenlijk een grote tent

opgezet voor de specifieke gebeurtenis.

De Twent heeft genoeg ruimte zodat we allemaal kunnen zitten en,

zeer belangrijk, ook een Wi-Fi verbinding. Daarnaast ook genoeg

stopcontacten om al je toestellen in leven te houden. Meestal wordt er

ook wat drank en lichte snacks gratis aangeboden in de Twent.

De Twent is waar de presentaties en gesprekken plaatsvinden door de

uitgenodigde sprekers, en van waar we vertrekken naar de geleide

bezoeken en rondleidingen. Als we op een rondleiding gaan, meestal

te voet, is er geen Wi-Fi en zijn er geen stopcontacten, tot we terug zijn

in de Twent. Je niet-waardevolle persoonlijke spullen kan je achterlaten

in de Twent, maar altijd op onze eigen risico.

Wat wordt er van ons verwacht?

De organisatoren bieden ons deze unieke kans om allerlei informatie

over hun activiteiten te leren kennen en allerlei fantastische faciliteiten

te bezien. In ruil daarvoor worden we verwacht om dit te delen! Het

zou zonde zijn dit voor onszelf te houden. Deel de vreugde en

opwinding, verspreidt het naar iedereen die je kent, laat hen weten

welke geweldige dingen die je gezien en geleerd hebt.

Ieder van ons heeft natuurlijk zijn favoriete manier om het te delen.

Sommigen willen alles direct tweeten of posten op Facebook, Google+

en gelijkaardige platformen. Anderen willen foto's en albums uploaden

met gedetailleerde uitleg op Flickr, Instagram, enz. Weer andere geven

de voorkeur om het allemaal op te nemen, en daarna blog posts,

artikels of zelfs boeken te schrijven. Anderen uiten zich beter door te

praten in plaats van te schrijven: ze maken presentaties in hun lokale

gemeenschappen of belangengroepen, geven les aan kinderen op

scholen, of geven interviews voor tv of radio. Dus, ongeacht wat uw

medium bij uitstek is, vertel het verder!

Je kan je enthousiasme al delen van het moment dat je geselecteerd

bent. Vertel je vrienden, familie en volgers waar je naartoe gaat en

waarom. Ontsteek hun nieuwsgierigheid zodat ze staan te popelen om

meer van u horen als je terug bent.

Het is nuttig om wat onderzoek over het onderwerp van het

evenement te doen voor de Tweetup. Uiteraard niet verplicht, maar

het zal u toelaten om vollediger te genieten van de ervaring, om beter

te begrijpen wat er gaande is, om de juiste vragen te stellen en om het

straks beter uit te leggen aan iedereen.

Belangrijke tip: De organisatoren prefereren het, als we gebruik maken van het

evenement hashtag (bijvoorbeeld #CERNtweetup, #MarsTweetup, #LucaTweetup)

in al onze online communicatie. Dit helpt hen onze activiteiten te volgen en de

resultaten van hun inspanningen te meten. Laten we ze helpen. ☺

Hoe moeten we handelen?

Het organiseren van een Tweetup is een complexe, moeilijke en

kostbare aangelegenheid. Een heleboel verschillende factoren

moeten samenwerken om hiervan een geslaagde dag te maken. De

organisatoren doen een grote inspanning om de planning op te

maken en ze aan te houden. Daarnaast besteden ze aardig wat geld

om ons te voorzien van deze geweldige ervaring. Het minste wat we

kunnen doen is om dienovereenkomstig te handelen. Hier is hoe:

Het is heel belangrijk dat we vriendelijk, respectvol en coöperatief

zijn; dat we de instructies van de organisatoren opvolgen; en dat we

op tijd zijn voor elke afspraak. Houdt in gedachten dat je niet alleen

bent; er zijn 50-100 deelnemers in elke Tweetup.

We moeten altijd onthouden dat we genodigden zijn, dat we zijn

geselecteerd uit honderden kandidaten, elk gretiger dan de andere.

Neem deze kans nooit voor lief, ongeacht hoeveel Tweetups je kan

hebben bijgewoond.

In sommige gevallen tijdens de Tweetup bezoeken we misschien

gebieden die, om verschillende redenen, misschien speciaal gedrag

vereisen van onze kant (bijvoorbeeld stil zijn, af te zien van het

fotograferen, enz.). Beschouw in gedachten dat je niet in een pretpark

bent, ook al voelt het misschien zo aan; maar eerder in een aantal van

's werelds meest geavanceerde technologie faciliteiten.

Neem zeker de tijd om je collega-deelnemers te leren kennen; er

zullen mensen van over de hele wereld zijn die dezelfde passie en

opwinding delen als ons. Voel je vooral niet geïntimideerd. We zijn er

allemaal, want we zijn gelijk! Sommige blijvende vriendschappen zijn

ontstaan bij Tweetups.

Je hebt ook de kans om de aanwezige organistoren te leren kennen.

Schroom je ook niet om je waardering te laten blijken, maar dat

spreekt wellicht voor zich.

Respecteer de verschillende meningen die je kan horen tijdens de

Tweetup, of ze nu afkomstig zijn van andere deelnemers of de sprekers

zelf. Tracht niemand te beledigen door je vragen en/of antwoorden

zorgvuldig te stellen.

Luister zorgvuldig naar wat de sprekers te zeggen hebben. Het zal een

zeldzame kans zijn om elk van hun te horen spreken over hun passie.

Het is altijd leuk als je een beetje onderzoek hebt gedaan over de

sprekers en hun onderwerpen en een aantal vragen op voorhand

hebt voorbereid. Voorbereid of niet, stel zeker elke vraag die in je

opkomt! Dit zal de discussie meer inhoud geven, de spreker zal zich

ook meer gewaardeerd voelen. Vergeet niet, er zijn geen domme

vragen!

Last but not least, have fun! Lots of fun! Laat je verrassen en

wegblazen, voel je weer vrij als een kind. En geloof me, je zal je zo

voelen!

Is er iets wat je kan doen alvorens je

naar de Tweetup gaat?

Ja natuurlijk! Je verbinden met de SpaceTweeps community. Wij zijn

een grote gemeenschap van ruimte, wetenschap, en technologie

liefhebbers uit alle hoeken van deze rotsachtige planeet, die onze

passie delen via sociale media. Hoe noemen we onszelf?

#SpaceTweeps natuurlijk. (www.spacetweepsociety.org).

Zodra de deelnemers worden aangekondigd organiseren veteraan en

‘rookie’ SpaceTweeps zichzelf en plannen ze activiteiten rond de

Tweetup. Houdt bij het boeken van uw reis

plannen, in gedachten dat SpaceTweeps

meestal ook voor en na de Tweetup bij

elkaar komen. Dat kan een diner zijn of

gewoon een bezoek aan een café. Maar

ook een bezoek aan diverse andere

(wetenschappelijke of niet) locaties in de

stad waar de Tweetup zal plaatsvinden. Ze delen ook hotelkamers of

appartementen, en ze carpoolen.

Voor Europese Tweetups is Facebook de plaats waar deze planning

meestal plaats vindt. Een speciale Facebook-groep wordt

aangemaakt voor de Tweetup en alle bevestigde aanwezigen worden

uitgenodigd om lid te worden. Dit forum wordt gebruikt voor het

uitwisselen van tips en informatie over reizen, accommodatie, voor en

na evenementen en achtergrondinformatie over onderwerp van het

evenement. Tegen de tijd dat de Tweetup dag aanbreekt kennen we

elkaar al wat beter, ook al was het virtueel.

Een ander belangrijk ding wordt er ook georganiseerd: Het

Dankjewel Project! Het samenstellen van een evenement als een

Tweetup is geen gemakkelijke job. Hoe eenvoudiger het uitziet, hoe

harder het meestal was om het evenement zo te maken.

SpaceTweeps voelen altijd de behoefte om de sprekers, de gastheren

en de organisatoren te bedanken voor alle moeite die zij gedaan

hebben voor ons. Wij willen onze dank uitdrukken door het aanbieden

van een symbolisch geschenk aan de organisatoren als een souvenir

van de Tweetup. Dit cadeau kan van alles zijn, van een

herdenkingsposter met alle handtekeningen erop, mokken of andere

speciale voorwerpen die te maken hebben met thema van het

evenement. Elke groep kan beslissen om iets nieuws te doen of hun

voorgangers te volgen. Beslissen wat het gaat worden, en het maken

ervan, is de helft van het plezier!

Wat moeten we inpakken?

De juiste ‘koffer’ is een van de belangrijkste manieren om je Tweetup

genieten. Dit is wat je het meest nodig hebt:

Door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs met foto. Geen

identiteitsbewijs = geen toegang.

Uw favoriet apparaat om te tweeten, bloggen en/of fotograferen

(zoals telefoon, tablet, laptop, camera, statieven, etc.).

Stroomkabels, opladers, reserve batterijen, extra geheugenkaarten.

Alsook adapters indien uw eigen land gebruik maakt van verschillende

sockets dan het land waar de Tweetup plaatsvindt.

Geld (b.v. contant geld, kredietkaart, reischeques, etc.). Niet veel,

maar ook weer niet te weinig. Denk aan eten en drinken, waar de

organisatoren dit niet aanbieden, en voor vervoer van en naar de

samenkomst plaats. En ook, om te winkelen: sommige Tweetup

locaties hebben grote gift-shops!

Comfortabele schoenen. Voorzie dat je behoorlijk wat zal wandelen

en ook staan.

Geschikte kleding voor elk type weer. Meestal is de beste keuze om je

te kleden in lagen.

Rugzak, tas of een andere methode van het vervoer van uw spullen

tijdens de Tweetup. Zipsloten voor je spullen veilig te houden. Zorg

ervoor dat je koffers en al je spullen gelabeld zijn met je naam, voor

het geval je het kwijt raakt.

Voor handtekeningen: Permanent marker en iets om je

handtekeningen op te verzamelen.

Uw persoonlijke snack, als u speciale dieetwensen heeft.

Uw medicijnen, als je een specifieke aandoening hebt.

Tal van visitekaartjes, waar je Twitter account en andere sociale media

identificatie opstaan. Je zal vast veel nieuwe mensen ontmoeten!

…en voor de HGTG fans onder ons…je handdoek! ;-)

En wat na de Tweetup?

Blijf in contact met de SpaceTweeps community! Tweetups mogen dan

eindigen, maar de herinneringen blijven voor altijd. Zo ook de vrienden

die erbij zijn gekomen. Door in contact te blijven met de

gemeenschap door middel van sociale media blijf je nieuwe en

spannende dingen leren, en mogelijk begin je zelfs nieuwe projecten,

of maak je de volgende stap in je carrière. Het zou niet de eerste keer

zijn!

Alle V.I.P. sprekers en gasten die we ontmoeten op Tweetups, zoals

bijvoorbeeld astronauten en beroemde wetenschappers en

ingenieurs, zijn hoffelijk, open en vriendelijk. Veel van hen zijn om actief

met ons op sociale media na de Tweetup (zelfs wanneer ze in de

ruimte zijn!). Een unieke kans die we best niet laten liggen. Aan de

andere kant, wees hoffelijk, misbruik dit niet.

Wanneer je engageert met een van hen, houd in gedachten dat hun

schema's erg druk zijn, en ze hun best doen om verbinding te maken

met ons, meestal tijdens hun werk. Dus, persoonlijke gunsten en privé

verzoeken zijn niet zo'n goed idee. Ook, als je ze wilt uitnodigen voor

een evenement dat u misschien wil organiseren, de beste manier is om

dat door middel van hun persbureaus te doen.

Oh en een laatste ding! Blijf het woord verspreiden! Na uw eerste

Tweetup, ben je nu de nieuwe ambassadeurs van de kennis die je hebt

opgedaan. Blijf je passie delen!

Welcome to the party!