手帳活用分享

Lily Chen分享日期： 2010/6/18

手帳活用分享

• Outline– 何謂手帳– 手帳的形式– 手帳的用途– 手帳的益處– 實務分享– 名人手帳法

何謂手帳

• 手帳（てちょう）是日本用詞，就是個人隨身記事本。

• 有一句話叫，「日本のサラリーマンは、必ず名刺と手帳を持ち歩いている」，意思就是：日本的上班族隨身兩件寶，一個是名片，一個是「手帳」，足以說明這個小冊子的威力。「手帳」在日本絕不僅僅是日本上班族使用，大中小學生、老年人、家庭主婦也都經常會用。

• 「手帳」並不僅僅是一本筆記本，或是一份日曆，而應該定義為「多功能日程管理手冊」。「手帳」根據年齡、職業、用途的不同還有各種各樣的版本。

手帳的形式

• 手帳的內容，大概包含下列幾種：– 行事曆– 日 /週 /月 / 年計劃表– 任務清單– 筆記本– 家計簿– 通訊錄

手帳的用途

加工加工加工加工

組織組織組織組織

排程排程排程排程

行動行動行動行動

蒐集蒐集蒐集蒐集

檢視檢視檢視檢視

Getting Getting Things DoneThings Done

手帳的用途

• 蒐集– 把需要管理的事項，都寫入手帳中。

• 加工– 將事項分類，分為待辦事項、下一步清單、待追蹤清單…等。對

於需要長時間處理的事項，當作專案處理，利用年度或者月計劃表進行規劃。

加工加工加工加工

組織組織組織組織

排程排程排程排程

行動行動行動行動

蒐集蒐集蒐集蒐集

檢視檢視檢視檢視Getting Getting Things Things DoneDone

手帳的用途

• 排程– 把固定行程都排入計劃表中，則空餘的時間可另行計劃安排。每

個行程都要預留 Buffer ，以處理突發狀況。好的時間管理並不是用來壓縮工作時間，讓壓縮後多出來的時間可以做更多的事情。而是在做好時間管理後，能夠心平氣和、沒壓力的做好每件事。

• 行動– 把寫在手帳裡計劃表內的每件事項，都按照規劃的時間去進行。

手帳的用途

• 檢視– 每天每週每月都要不定期的去檢視事項執行處理的狀況，檢視那

些事項已經完成，而哪些事項尚未完成，或者規劃需要因時制宜、進行變更。

加工加工加工加工

組織組織組織組織

排程排程排程排程

行動行動行動行動

蒐集蒐集蒐集蒐集

檢視檢視檢視檢視Getting Getting Things Things DoneDone

手帳的益處

• 規劃生活瑣事及各項行程。• 用手帳給自己適度的時間壓力。• 把大腦留給思考。• 記下重要日子維繫人際關係。• 盤點每日生活模式。• 記下及規劃欲完成目標之行動計劃。• 通訊錄備份。• 製作個人備忘筆記。

實務分享

• 行事曆– 手帳上的行事曆可用於規劃年度專案、或者中長期目標之日期區

段參考。也可以於行事曆上面標示重要日子，以維繫人際關係。

行事曆

實務分享

•日 /週 /月 / 年計劃表– 日計劃表：可依時段記錄及規劃一天當中所要執行的大小事。

– 週計劃表：可列出一週內那幾天要進行什麼作業或者活動的記錄與規劃。

– 月計劃表：適合規劃中長期目標與活動，或者用於記錄固定活動與節日。

– 年計劃表：適合規劃長期目標及年度活動，例如國考及各項資格考。甚至是出國旅遊等。

實務分享

日計劃表

週計劃表

年計劃表

個人備忘筆記

月計劃表

實務分享

• 任務清單– 把要完成某一目標之所需執行作業，一項項列出來，完成後可在

一旁註記完成，也可以檢視那些任務已經完成，哪些任務尚未完成。

– 往後有相同或者類似的目標要達成，可以參考上一次執行的任務清單，很快就能把需要準備的工作按部就班準備齊全，以免有所遺漏。

實務分享

• 筆記本– 可作為個人備忘筆記本，例如想要吃的美食列表、想要去參觀的地方、想要去上的課程，甚至可以把相關傳單或者資訊黏貼在上面，使筆記本具有幫助圖像記憶的功能。

– 亦可作為工作開會用之筆記本，一邊開會一邊做記錄，又可一邊在會議中查閱行事曆，空白頁也可以作為靈感記錄。甚至需要在會議中決定任務排程時，也可以翻閱自己的生活計劃與排程，迅速決定任務排程時間。

– 記錄個人雜項，例如收到的生日禮物 (可作為回禮參考 )、佳句摘錄、讀書心得速記、飲食日記…等。

實務分享

• 家計簿– 記帳是理財的第一步，它可以幫助你瞭解自己的現金與財務流向，知道自己錢究竟花到哪裡去了。

– 找到自己適用的家計簿，比較能夠讓記帳作業持續。且請將各式收據、發票留下並稍加整理，可以更瞭解自己手上的現金用途。

– 也可以利用 Excel 作為家計簿，並非一定要記在紙本上。但紙本的好處是可以跟各式單據做結合。

Microsoft Excel ¤u§@ªí

實務分享

• 通訊錄– 雖然現在大部分都習慣把通訊錄建在電腦及手機上了，但是若沒

有備份的習慣，建在電腦及手機上面的通訊錄，仍有可能因這些3C產品損壞或遺失之後，無法找回。就算能夠找回，也無法找回得很齊全。

– 將簡單的資訊 (如姓名、電話、 E-mail等 )列印出來，放一份在手帳中，也可以作為簡易的備份，甚至要查詢親友資料，也可以很方便的翻閱查詢，不用擔心手機沒電或者電腦損壞等突發狀況。

名人手帳法

• 用顏色來管理行程與資訊－日本明治大學齊藤孝教授– 以紅、藍、綠三色法，來區別行程與管理。例如，紅色用來寫最

重要的待辦事項；藍色用來寫一般的待辦事項；而綠色則用來寫自己的私事。

– 在資訊管理方面，用紅色表示從別人口中聽來、或者較主觀的事；藍色表示次要資訊；綠色表示自己的想法。

名人手帳法

• 六件必辦事項－管理大師 Ivy Lee– 美國鋼鐵大王 Charles Michael Schwab 向 Ivy請教，要如何才能每天有效率地工作，而不會像無頭蒼蠅一樣忙碌卻一事無成。Ivy 請 Charles 把每天要完成的六件事寫下來，然後排好順序，一件做完在做下一件。

– Charles半信半疑的照著做。過了一段時間， Charles開了一張價值兩萬五千美金的支票給 Ivy 。

名人手帳法

• 工作要統一化、一元化、架構化－《提早六小時下班的工作術－用架構化創造最高效率》作者泉正人– 統一化就是統一文件尺寸與格式；一元化就是在同一部電腦處理

所有的工作；架構化就是將所有同性質的工作都事先模式化，有固定的 SOP 。

– 如此一來，做這些固定的事情時，就不需再花大腦思考，照著流程說明做就可以，把大腦留給思考用。

名人手帳法

• 公事私事要合在一本手帳中－《活用手帳設定工作》作者佐佐木香– 手帳的主角是自己，手帳中要寫的是自己要做的事情，不管公事私事都是自己要做的事情，所以全部寫在一起。

名人手帳法

• 公事私事要合在一本手帳中－日本經濟評論家、暢銷作家勝間和代– 他所設計的手帳將每天的格子分為兩部份，一部分寫公事、另一部份寫私事。

手帳活用分享

• 參考書目 《筆記女王的手帳活用術》

作者： Ada出版： Suncolor三采出版集團出版ISBN： 978-986-229-190-0( 平裝 )

手帳活用分享

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